Word、Excel、PPT使用技巧与实战方法大全_8

2.1.37在数据录入时自动切换输入法由于工作表中数据类型的复杂和多变性，所以常常要在各种输入法之间来回切换，请问可以实现一定位到某个单元格系统就会自动切换到相应的输入法吗？答：可以通过下面的设置来实现它：首先选中使用同一种输入法的所有单元格，再单击执行“数据”菜单上的“有效性”命令，在弹出的对话框中选择“输入法模式”选项卡，在“输入法模式”下拉列表中，根据需要进行设置。如要使用中文字符的话，就选择“打开”，如要使用英文输入模式，就选择“关闭（英文模式）”。2.1.38消除运算结果的系统误差在对一些带小数的数据进行统计中，系统计算后得出的结果往往和我们运算得到的值有一定的出入。为什么出现这种问题？该如何解决呢？答：出现这种问题的原因是，在默认情况下，系统对中间运算得出的带有小数结果的显示都是经过了四舍五入操作后给出的近似值。而在其他如求和、求差等运算过程中，使用的是更精确的实际值，所以和用屏幕显示值进行运算得出的结果是有出入的。要想解决这一问题，只要更改默认设置即可，具体操作如下：单击“工具”菜单中的“选项”命令，再选择“重新计算”选项卡，找到并取消选择“以显示值为准（P）”复选框，最后单击“确定”按钮完成。这样系统就会直接依据显示结果来进行运算了。2.1.39为数据输入设置下拉选择列表为了统一输入的格式，有时希望用户在输入数据时，只需要选择设置好的单元格内容即可，而不要自行重新输入。有没有办法为单元格设置一个供选择的类似下拉列表的选择框?答：这是完全可以的。具体操作如下：首先要选择需要建立自动选择列表的单元格，然后单击“数据”菜单栏中的“有效性”命令。再选择“设置”选项卡，在“允许”下拉列表中选择“序列”项。这时对话框会增加“来源”项，在其下面的输入框中，输入供用户选择的序列。不同的选择项用“，”号分开（是在英文输入法状态下的逗号）。如输入“满意，一般，不满意”，如图2-14所示。图2-14设置下拉列表最后单击“确定”按钮完成即可。这样设置后，当用鼠标单击单元格时，在单元格右边会出现一个向下的黑色箭头，单击该箭头就会弹出一个选择输入列表了。2.1.40自动填充等差序列在工作表中为数据库添加记录序列号是经常要执行的操作。可是有时如果记录太多，一个一个地输入就会显得费事。请问可以让系统自动完成吗？答：要输入一些这样有规律的数据，使用以下方法将会节省许多的时间和精力：首先在起始单元格中输入第一个数据，例如输入“1”。然后在第二个单元格中输入第二个数据，如输入“3”，这两个数据的大小差就是这个数据序列等差比。选择这两个单元格，移动指针至该区域的右下角的填充柄处。当鼠标变成一个黑色的实心十字形状时，按住鼠标左键执行拖动操作，到最后一个单元格处放手。这样系统就自动按照等差比值填充好其他单元格。如果要设置的一个等差比为“1”的数据序列，只要输入起始的第一个数据，然后按住“Ctrl”键，再移动鼠标这至填充柄处，这时鼠标指针会变成两个小的黑色十字状。接着再执行与上述同样的拖动操作即可完成。2.1.41为不相连的单元格快速输入相同信息由于单元格的不连续分布，无法利用前面介绍的方法来快速填充，请问有什么其他的方法来实现吗？答：如果要输入相同内容的单元格不连续，还可以使用下面的方法来实现快速输入：首先按住“Ctrl”键来选择好所有的单元格，然后将光标定位到编辑栏（就是“fx”图标后面的输入栏）中，输入需要的数据。输入完成后按住“Ctrl”键不放，然后再按下“Enter”键，这样输入的数据就会自动填充到所有刚才选择的单元格。2.1.42在多个工作表中同时输入相同数据如果要在不同的工作表中输入相同的内容，有什么快捷的方法吗？答：可以试试以下方法来实现：先按住“Ctrl”键，然后用鼠标单击左下脚的工作表名称来选定所有的工作表。这样所选择的工作表就会自动成为一个“成组工作表”。只要在任意一个工作表中输入数据，其他的工作表也会增加相同的数据内容。如果要取消“成组工作表”模式，只要在任一工作表名称上单击鼠标右键，在弹出的菜单中选择“取消成组工作表”选项即可。2.2.1如何在公式中引用其他工作表单元格数据公式中一般可以用单元格符号来引用单元格的内容，但是都是在同一个工作表中操作的。如果要在当前工作表公式中引用别的工作表中的单元格，那该如何实现呢？答：要引用其他工作表的单元格可以使用以下方法格式来表示：工作表名称+“!”+单元格名称。如要将Sheet1工作表中的A1单元格的数据和Sheet2工作表中的B1单元格的数据相加，可以表示为：“Sheet1!A1+Sheet2!B1”。2.2.2同时对多个单元格执行相同运算请问有什么好的方法来实现一步完成对多个单元格数据执行同样的运算吗？答：可以执行如下操作：假设要对多个单元格执行全部加“1”的相同操作。首先在空白单元格中输入要执行运算的操作数“1”，再利用“复制”按钮将其添加到剪贴板。然后选择所有要进行运算的单元格，再单击“编辑”菜单中的“选择性粘贴”命令。在弹出的对话框中单击选择“运算”选项区域下的“加”单选按钮，如图2-15所示。图2-15“选择性粘贴”对话框最后单击“确定”按钮完成。2.2.3利用单步执行检查公式错误Excel中提供的函数是十分丰富的。但是在使用一些比较复制的嵌套函数时，一旦出现错误，要找到错误原因是比较困难的。请问有什么好的方法来查找公式函数中的错误吗？答：可以利用“公式求值”功能来一步一步执行函数，这是一个准确找出错误的好办法。由于“公式求值”不是系统默认的按钮，所以需要先将其添加到工具栏。单击“工具”菜单中的“自定义”命令，在弹出的对话框中的选择“命令”选项卡。再在“类别”列表中选择“工具”项，在“命令”列表中选择“公式求值”项，最后将其拖到工具栏上。接下来选择包含函数的单元格，然后单击“公式求值”按钮。在弹出的对话框中，会用下划线表示公式中的执行步骤，如图2-16所示。图2-16公式求值通过“求值”按钮，可以一步步地执行公式，同时观察下划线表达式的运算结果是否正确，从而找出公式的错误之处。2.2.4快捷输入函数参数系统提供的函数一般都有好多不同的参数，请问如何在输入函数时能快速地查阅该函数的各个参数功能呢？答：可以利用组合键来实现：先在编辑栏中输入函数，完成后按下“Ctrl+A”组合键，系统就会自动弹出该函数的参数输入选择框，可以直接利用鼠标单击来选择各个参数。2.2.5函数中快速引用单元格在函数使用时，常常需要用单元格名称来引用该单元格的数据。如果要引用的单元格太多、太散的话，那么逐个输入就会很麻烦。请问有什么简捷的方法吗？答：遇到这种情况时，可以试试下面的方法，利用鼠标直接选取引用的单元格。具体操作如下：以SUM函数为例。我们在公式编辑栏中直接输入“＝SUM()”，然后再将光标定位至小括号内。接着按住“Ctrl”键，在工作表中利用鼠标选择所有参与运算的单元格。这时会发现，所有被选择的单元格都自动的填入了函数中，并用“，”自动分隔开。输入完成后按“Enter”键结束即可。2.2.6组合键隐藏单元格中的公式如果要隐藏单元格中的公式，除了用系统命令外，还有什么更快捷的方法吗？答：可以使用以下组合键来隐藏公式。选择要隐藏公式的单元格，然后按下“Ctrl+`”（数字“1”键左边的那个按键）组合键即可。如果要再次显示隐藏的公式，只要再按一次上述组合键即可重新恢复显示。2.2.7快速找到所需要的函数函数应用是Excel中经常要使用的。可是如果对系统提供的函数不是很熟悉，请问有什么办法可以快速找到需要的函数吗？答：对于没学习过计算机编程的人来说，系统提供的函数的确是一个比较头痛的问题。不过使用下述方法可以非常容易地找到你需要的函数：假如需要利用函数对工作表数据进行排序操作，可以先单击工具栏的“插入函数”按钮，在弹出的对话框的“搜索函数”项下面直接输入所要的函数功能，如直接输入“排序”两个字。然后单击“转到”按钮，在下面的“选择函数”对话框中就会列出好几条用于排序的函数。单击某个函数，在对话框最下面就会显示该函数的具体功能，如图2-17所示：图2-17“插入函数”对话框如果觉得还不够详细，还可以单击“有关该函数的帮助”链接来查看更详细的描述。这样就再也不会为不懂函数而头痛了。2.2.8利用“数据透视表”对工作表中数据进行统计对工作表中数据进行统计是经常需要的。一般情况我们都是使用菜单命令或函数来进行数据的统计的。可是如果要统计的工作表中记录很多，而且需要统计的项目也很多时，使用这种方法就显得力不从心了。请问还有什么更好的方法来实现吗？答：对于一些大型的工作表文件，而且统计数据的条件比较复制的情况下，可以使用数据透视表来进行统计，这种方法不但功能强大，而且操作起来比用函数、公式简单多了。下面就来统计一个包含“操行评定”、“性别”、“姓名”等字段名称的数据文件中，操行评定各个级别中男生与女生的人数。具体操作如下：首先打开工作表，选择整个工作表数据，然后单击“数据”菜单中的“数据透视表和数据透视图…”命令项。接着按“数据透视表和数据透视图向导”提示进行操作。在弹出的步骤一设置对话框中的“请指定待分析数据的数据源类型”中选择“MicrosoftExcel数据列表或数据库”项。在“所需创建的报表类型”中选择“数据透视表”项，然后单击“下一步”按钮。接着会弹出第二个对话框，直接单击“下一步”按钮。在弹出第三个对话框中，在“数据透视表显示位置”选择第一项“新建工作表”，最后单击“完成”按钮。然后从右边的“数据透视表字段列表”中将“性别”字段拖至“请将行字段拖至此处”；将“操行评定”字段拖至“请将列字段拖至此处”；将“姓名”字段拖至“请将数据项拖至此处”。这样系统将自动统计出所有操行评定级别的男生和女生的数量，如图2-18所示。图2-18数据统计这样统计出的结果将作为一个新的工作表保存在当前文件中，方便随时查阅。2.2.9开启函数输入时的参数提示平时在手动输入函数时，在输入过程中屏幕会显示一个提示条，可不知为什么现在没有了。请问该如何开启这种提示功能？答：要开启函数的参数提示功能可以执行以下操作：单击“工具”菜单中的“选项”命令，在弹出的对话框中选择“常规”选项卡，然后选择“函数工具提示”复选框即可。2.2.10矩阵型数据区域求和的快速实现在一个比较大的工作表中，需要对输入的数据进行横向和纵向的求和，请问有什么快捷的方法吗？答：对于这种矩阵形状的数据进行行和列的求和，可以使用如下快捷的方法：如要对数据矩阵进行横向求和，首先用鼠标拖动操作选择整个数据矩阵，同时还要多选择一空白列。然后单击工具栏上的“∑”按钮。这样会发现多选择的那一个空白列中已经自动填入了对应行求和得到的结果了。同样，如果要按列方向求和，则只要多选择一行；如果要同时对行和列进行求和，就多选择一行和一列，最后单击“∑”按钮即可。不过用这种方法来求和时，必须保证所有的单元格都是直接输入的数据，不能是通过函数式计算得到的数据。否则在该单元格前的所有单元格数据都不会参与求和。2.3.1将单元格中的文本链接到图表文本框希望系统在图标文本框中显示某个单元格中的内容，同时还要保证它们的修改保持同步，这样可以实现吗？答：这个是完全可以实现的，只要将该单元格与图表文本框建立链接关系就行。具体操作如下：首先单击选中该图表，然后在系统的编辑栏中输入一个“＝”符号。再单击选中需要链接的单元格，最后按下“Enter”键即可完成。此时在图表中会自动生成一个文本框，内容就是刚才选中的单元格中的内容。如果下次要修改该单元格的内容时，图表中文本框的内容也会相应地被修改。2.3.2重新设置系统默认的图表当用组合键创建图表时，系统总是给出一个相同类型的图表。请问可以重新设置系统默认给出的图表类型吗？答：要修改系统的这种默认图表的类型，可以执行以下操作：首先选择一个创建好的图表，然后单击鼠标右键，在弹出的菜单中选择“图表类型”选项，再在弹出的对话框中选择一种希望的图表类型，当然也可以选择自己设置定义的类型，然后单击“设置为默认图表”按钮完成即可，如图2-19所示。图2-19设置系