XXXXXX集团IT固定资产管理规范V1.1

XXXXXX集团IT资产管理规范一、目的为了规范集团公司IT资产管理；保障IT资产安全；促进IT资产合理、有效、规范使用；根据国家有关规定结合集团公司实际情况，制定本规范，以下简称规范。二、适用范围规范适用于集团公司IT类硬件、软件、以及其他IT类资产。三、IT资产相关定义1、规范所称IT资产主要包括为保证员工正常办公而配备的个人PC、笔记本、打印机及配套软件；为构建办公网络环境而购置的网络设备；为保证办公网络系统持续管理而购置的相关设备与工具等。2、规范所称受益人主要是指IT资产的实际使用者，通常为集团公司员工个人，也可以是多个使用者中的代表，通常部门经理或者部门总监&副总，受益人对所使用的办公IT资产负有直接的保管责任。3、规范所称主管部门主要是指由公司授权负责代为管理IT资产的部门。主管部门负责所有库存IT资产的直接保管和登记有在使用中的IT资的维护与使用监督责任，规范规定主管部门为IT及电子商务部。4、IT资产的分类IT资产分为软件、IT设备以及配件耗材三大类。软件：所有服务器、PC主机、便携电脑所需要安装的操作系统及必要办公软件。IT设备：包括服务器、PC主机、便携式电脑（含平板电脑/iPad等）、显示器、打印机、扫描仪、UPS（≥3KVA）、多功能一体机、网络交换机、路由器、防火墙、网关设备、无线AP、数码相机、扫描枪、无线网卡、手写板、磁卡读卡器、机柜、数据采集器、视频会议设备、电话交换设备、投影仪等正常使用年限范围为3--5年；配件及耗材：硬盘、内存、网卡、显卡、主板、CPU、键盘、鼠标、风扇等。5、IT固定资产分级IT固定资产分为常购与非常购IT固定资产。非常购的IT固定资产指的因公司业务需要而配合一次性采购。如软件系统、打印机、扫描仪、服务器、UPS、网络交换机、路由器、防火墙、机柜、视频会议设备、投影仪等非日常购买的设备。常购的固定资产指的是日常办公用的IT固定资产是，如PC、扫描枪、手写板、便携电脑、无线网卡。这些需要日常采购的设备需要根据人员工作性质进行分级。常购相关设备分级如下表：设备名称级别配置（随时间变化）价格(元)使用人PC设备A半年更新一次4500日常办公B半年更新一次3200门店使用C半年更新一次9600设计师D半年更新一次4500外地办公人员E半年更新一次4600总监级别以上手写板H半年更新一次2700设计师扫描枪I半年更新一次1035门店、仓库无线网卡J本地5G1250门店6、IT设备在初次投入使用前必须由IT资产管理员统一粘贴资产标识码、正版系统认证码，登记设备型号规格、MAC地址、出厂设备编号、采购日期、采购价格等相关采购信息。四、作业程序1、IT资产使用申请1.1、IT资产的使用必须遵循先申请后使用的原则。1.2、IT资产的使用申请由使用人直接在OA系统中:“办公用品申请”中提交申请，经过部门直属领导审批同意后，由集团公司指定授权人审批同意后，再经IT资产管理人进行分配。（指定授权人在审核时，结合申请人的工作性质确认是否需要申请的设备）2、IT资产正常领用与交还2.1受益人的IT资产使用申请经过审批同意后，再由IT资产管理人员在OA系统中进行统一分配，明确责任人。2.2IT资产受益人或保管人即是该IT资产的责任人，负责IT资产的安全和一般性维护。2.3部门公用IT资产的责任人为该部门负责人，或者由部门负责人指定的部门内员工。2.4不同的职务和岗位可以选用不同的机型、配置；不同的需求设备。2.5员工离职或请长假时，必须向IT资产管理人员交还领用的IT资产，如有遗失或损毁必须按公司相关规定进行赔偿，特殊情况须出具书面说明并报总经理审批。2.6IT资产管理人员应对交还的IT资产进行认真的核对，检查无误后在《离职人员交接与结算清单(共5页)》签字后，并在OA系统中回收相关的IT资产，员工方可办理离职手续。如果固定资产2.7长假手续同2.63、IT资产采购与入库3.1IT资产的采购尽量保持统一品牌。3.2除员工因工作需要而指定的IT资产的品牌、型号以外（指定产品需由集团公司指定授权人进行审核），IT资产的品牌、型号由IT资产管理员选型，交IT及电子商务部总监及集团公司指定授权人审核。3.3常购IT资产的购买必须在指定供应商处购买。供应商的选择，每半年由IT资产采购员提交三家以上供应商交由IT及电子商务部总监及集团指定授权人进行审核选择出半年度设备指定供应商。3.4非常购IT资产的购买，由IT资产采购员根据IT资产申请单所需配置提交三家以上的供应商交由IT及电子商务部总监及集团公司指定授权人审核选择出本次供应商。3.5IT资产的采购由IT资产管理员根据库存、使用申请情况提交采购申请，交由IT资产采购员进行核价及确认配置，交由IT及电子商务总监审核，后经集团公司指定授权人确认同意后方可购买。3.6采购IT资产到货后，由非采购的其他人员核收，由IT资产管理员根据采购申请配置清单与IT资产采购员一起与供应商进行交接、验货。不合格、与配置不符的直接退回供应商，由IT资产采购员协调后续事情。3.7IT资产采购申请每周一次，时间为每周三提交。采购申请单审批同意后，三个工作日内IT资产到货。（特殊定制的IT资产视情况而定到货时间）。3.8IT资产到货后，IT资产管理人根据采购申请单进行入库处理，在OA系统中录入资产编号、采购时间、服务期限、采购单价、供应商等相关的信息。3.9IT资产入库时资产管理员需在IT资产上粘贴对应的资产编号标签，标签信息需包含资产编号、采购时间。4、IT资产调配4.1规范IT资产转移指的是员工之间的转移。4.2严禁任何员工未经审批而擅自进行IT资产转移。4.3因工作需要而进行IT资产转移的，需由IT资产管理员提出申请，经使用部门主管审核同意后，交由IT及电子商务部门主管审核同意后方可执行。5、IT资产盘点5.1规范IT资产使用，提高IT资产的精确性。5.2IT资产盘点由IT资产管理员制订盘点计划，报备资产审计审核并锁定IT资产库存。5.3在IT资产盘点期间，严禁任何形式IT资产的转移。5.4盘点完成后，通过系统生成差异，差异报请IT资产管理部门主管审核并给出处理意见。经资产审计审核同意后进行IT资产的库存调整，完成后，数据归档。6、IT资产报废6.1规范规定办公IT资产的报废采用两种方式，即主动报废和被动报废。被动报废指的是IT资产受到严重损伤且简单维修无法恢复使用时而申请的报废。主动报废指的是IT资产由于使用时间过长，作为办公平台所能提供的性能、效率、可靠性和稳定性已经不满足公司办公的最低业务需时，由主管部门根据资产本身的性能指标分析结合受益人的意见，提请对IT资产进行报废。6.2报废由IT及电子商务部发起，员工个人无权申请报废。6.3报废时主管部门必须填写报废申请单，报经主管部门总监、财务部门主管、集团公司指定授权人审批同意后，方可执行。同时在OA系统中进行登记，反映已经报废的那部分IT资产。6.4报废的编号不得重新使用。6.5主动报废的IT资产（PC&手提电脑、服务器等硬件设备参照使用年限范围：3-5年）7、IT资产的安装与维护7.1IT及电子商务部负责IT资产的安装和维护，其它任何人不得私自对IT资产进行处置。7.2IT资产发生故障时责任人应及时通知IT专员，IT专员按照IT维护与支持流程进行处理（可拨打集团统一热线995）。7.3对于保修外的故障设备，IT专员无法维修的需由指定的专业服务商进行维修，专业的服务商由IT及电子商务部进行选定，报经集团公司授权人审批。7.4计算机所安装的软件必须符合国家《知识产权保护法》，禁止员工私自安装任何未经许可的第三方软件，详细见《XXXXXX计算机使用管理规范》。8、IT资产的借用8.1员工个人或者部门在由于业务需要而暂未申请采购或已提出申请但所申请采购的IT资产的未能及时到位时都可以向主管部门提出IT资产借用申请。IT主管部门将视IT资产库存及借用人或部门的需求决定是否给予借用。申请单见附件《IT设备借用申请》8.2员工个人因出差需要的可以向主管部门提出IT资产的借用申请。8.3因出差而借用IT资产，借用期限不得超过出差期限，确有需要，经主管部门总监/副总审批同意后可以延长至一星期。8.4借用的IT资产，借用期满，须立即归还。8.5期满未归还的，将视情况由行政部进行相应的罚。且因此造成的设备资产故障等问题由申请人承担。9、IT资产使用的监督与检查9.1IT及电子商务部负责IT资产管理的监督和检查。9.2各部门有责任配合IT及电子商务部对IT资产的使用情况进行监督检查。9.3IT及电子商务部每年年底，应对公司的IT资产进行汇总/盘点，并由总经理办公室备案。9.4IT及电子商务部在每年年底，应该根据公司发展状态及IT资产状况制定次年的IT资产更新计划。五、附则1、该规范由IT及电子商务部制定。2、该规范最终解释权归XXXXXX公司。3、该规范适用于XXXXXX及所有下属/分公司所有员工。4、该规范经董事长批准后生效。以下无正文拟稿：审核：审批：IT设备借用申请申请人：申请部门：申请时间申请原因□出差□已申请未到位□未申请□开会申请要求使用时间至部门总监意见IT及电子商务部总监意见IT资产管理员归还时间1、因出差而借用IT资产，借用期限不得超过出差期限，确有需要，经主管部门总监审批同意可以延长至一个星期。2、在领用IT资产，请确认是否能正常使用及是否破损，因在使用过程中发现破损，IT及电子商务部不予负责。3、在归还IT资产，IT资产管理员必须检查IT资是否能正常使用及是否破损，如果存在破损，IT及资产管理员有权限拒绝归还，并要求借用人根据集团公司相关规定进行赔偿。4、在借用期间遗失的，借用人必须根据集团公司相关规定进行赔偿。IT设备转移申请申请部门申请人申请时间申请事由转出资产编号/使用人转入资产编码/使用人转入部门总监意见IT资产管理主管意见IT资产管理员