如何高效管理外贸团队

目录序言..................................................................................................................................................3一．外贸人员日常工作内容........................................................................................................4二．外贸部门规章制度.................................................................................................................10三．外贸业务员考核标准..........................................................................................................12本周客户跟进一览表.....................................................................................................................15本周总结...................................................................................................................................16月报表............................................................................................................................................17客户成功故事.................................................................................................................................18序言做外贸，没有一支具有凝聚力的队伍是很难成功的。作为企业老板，订单、管理，事事要操心，往往依旧找不准诀窍。而这个现象，在刚起步的公司尤为严重：领导者缺乏管理经验、眉毛胡子一把抓，渴望成功，却适得其反，造成人心涣散、留不住人的局面。是时候下定决心好好整顿一番了！可方法呢？“授人以鱼不如授人以渔”。现在，我们结合阿里巴巴操作平台，以及许多老外贸的管理经验，编制了本电子书。如果您有以上苦恼，不妨将本书读一遍。对于刚起步、希望成功管理外贸团队的企业，本书还是有一定的借鉴之处。下面借鉴两个名人的名言：我把我的管理生涯分为三个阶段：第一个阶段是管业务，也就是在创业期间，那时候脑子里都是如何经营、如何创造业绩。第二个阶段开始重视协调。这段时间是我到微软之后和就任总裁之前。当我开始成为部门经理的时候，我开始领悟到能够让团队协作、能够充分合理的调配资源是多么重要。第三个阶段是从我就任微软总裁到现在，重点是如何“影响人”、“管理人”。——唐骏人管人气死人，制度管人累死人，文化管人管住魂。——翁荣金一．外贸人员日常工作内容（一）组成人员：老板----定目标盯结果-望远镜----全面的看待市场和使命，要有前瞻性；追求结果的同时，注重培育良好业务员良好的操作习惯。外贸经理（可能和老板是同一个）----盯目标、抓过程、勤汇报平面镜----帮助业务员做好工作，真实看待，时刻检查工作，及时向老板汇报操作进展。外贸部业务员----做过程，强有力地正确执行、勤汇报显微镜---做好过程，把事情做细，从小处入手，精细的做好每一件事情！遇到解决不了的问题，及时反馈，寻求解决，不要拖延。共同的关键词：开心、付出有回报（个人能力提升和经济收入）（二）操作规范业务员1.准备报价单：A.报价单采用文本形式，其优点文件小，不易受电脑病毒感染，海外买家更愿意接受。B报价单的确定需有生产部门和销售部门的协助，大家经过详细分析，最后确定。争取同一产品能有针对不同地区或特点客户的多种报价，如一般来讲中东和东南亚地区的客户对价格特别敏感，要求第一次报价就有竞争力，而美国的客户对产品的附加值和服务比较关心，报价时就要考虑这部分的成本，同时要向客户说明。2.准备电子样本、图片：由于您公司的产品目录上的产品图片摄影已非常专业，因此对其进行扫描处理，当然如有需要，还可进行重新拍摄。您公司需对每份产品进行详细表述，产品描述应该包括产品名称、规格、型号、最小定单量、关键人、价格、国际认证和技术参数等信息。3.准备实物样本：需由设计和生产部门配合，每件产品要提供高质量的样品，便于寄样。4.接收客户询盘：具体操作人员每天至少三次收发email(早中晚各一次)，出差时请指定有关人员代为接收和处理查询。5.询盘回复：a.确保回复每一个查询，不要觉得希望不大就忽略查询，重要的是和潜在的买家建立良好的沟通，而不是立即有订单。b.及时报价：一般无特殊情况，客户的每次询价提问确保在一天内完成，尽量争取在两小时内完成，同时要确保报价准确，如果需要，报价时连同电子样本、报价单一起发出。c.回复时尽量告诉买家我们能为他做什么,扼要介绍公司并强调优势所在,完整填写公司名称、创办年份、总资产、年销售额、奖项、联系人、电话和传真等，让买家感觉我们是一家很正规的公司。6.询盘整理：建一个EXCEL管理表格或者使用专业的管理软件，操作人员每天在买家发出查询后进行分类管理：第一步：接收和评级,将所有询盘按A`B`C`D`级进行保存第二步：建立买家数据库：1）定期向买家发送市场资讯，行业动态，公司新闻2）隔些日子，向买家发送最新的产品或最热门的产品，并通知买家到网站上去看；3）新产品开发：寻求买家对新产品的要求和建议，或按照买家的要求定做新产品4）出差拜访客户；利用买家数据库找出目的地的客户，并查看每次联系的记录，与买家约时间沟通；5）参加商展；利用买家数据库通知买家摊位号，带上商展的最新样品，追踪表格。按照买家反馈与买家约见面；6）利用买家数据库寄送最新的样本，样品和节日问候及正常性商务问候；7）利用买家数据库进行统计工作；了解客户源实力，地域，性质和最受欢迎的产品。注：A级：有明确意向，成交可能性较大的客户。B级：有意向，但有些犹豫，需要通过努力才能争取的客户。C级：有意向，但属于长线采购，周期较长，不确定因素较多。D级：意向不明确，但也有可能成交。如果需要，每月由具体操作人员将所有A级客户名单及具体情况提交给企业营销负责人。7.客户跟进：按ABCD级进行。A级：每周2次B级：每周一次C级：每半月一次D级：每月一次1)将所有的客户资料（如老客户、展览会认识的客户）放入excel客户管理系统中。2)每次收到一个陌生的邮件查询、电话或传真时，先在客户管理系统中查找他以前有没有和您联系过，问过产品，如果以前有过联系，当时的进展如何？在对该客户的情况有一个基本的判断，进行更有效的后续跟进；如果该客户以前没有联系过，则将他的资料录入到系统中。3)系统地跟踪每一个查询，一般每半个月至少和客户联系一次，如果有参展、新产品发布或促销活动，通知客户，有可能的话尽量邀请客户去会展现场面谈。4)经常利用客户管理系统来发直邮给所有问过产品的买家。5)常发新产品附件给买家。6)从节省成本角度出发，合理利用电话、传真、邮件。TEL电话：针对A级客户了解详细的情况；FAX传真：传真查询用传真回复（12小时以内）；邮件：半个月或一个月跟买家联系一次，做为日常的感情维护8.客户要求寄样品：a.电子样本。先寄电子样本给客户，因为速度快而且成本为零，还有样本可随时更新。b.真实样品。样品邮寄费一般采用样品免费，快件费倒付方式，如果客户对产品确有诚意，他会主动提出到付，这样的客户希望很大，关键就取决于样品质量了。如果样品量大，可以让买家先由T/T方式汇到贵司帐号。外贸经理阿里巴巴平台管理1．为业务员开通并分配子帐户，新人员上岗要及时开通帐户。员工离职立刻将帐户冻结，转移该帐户下的客户资源并分配给其他业务员。提醒业务员做好客户解释工作。2．新人员上岗培训，培训内容为阿里巴巴日常操作。产品信息发布和更新，引导外贸人员使用公司统一外贸报价模板。将新同事介绍给其他外贸同事和其他部门同事。做好配合。3．协助外贸人员制作公司统一对外宣传电子模板、电子报价单、产品目录。做好备份和更新工作。4．组织学习和培训，接待阿里巴巴服务人员，组织外贸人员座谈，将操作问题及时反馈出来，并做好记录。当收到阿里巴巴外贸业务培训和管理培训时，及时将培训内容通知外贸业务员，无特殊情况一律参加培训。管理培训信息报告老板。5．监督与汇报。通过阿里巴巴统计数据监督外贸业务员日常操作情况。每周六下班前以书面的形式将一周的工作情况和相关数据汇报老板，包括一周跟进的客户，重点客户情况等等。7．营造良好的工作和学习氛围，要与每个业务员保持相对独立关系，不搞小团体。向老板负责。其它业务与团队管理外贸经理是上级领导同业务员沟通的桥梁,很多事情都是从经理那里传达给业务员的,他更是一个管理者的身份,本身业务要做好以外，还要学会怎么管理,要协调好内部与其它部门的关系，参与外贸部门的管理发展计划。1、全面负责外贸部门的工作；2、负责外贸市场的规划，制定团队目标及分解个人目标，带领团队实现销售目标；3、外贸团队文化的建设和管理；4、协调好部门与工厂，公司与客户的关系；5、规划海外市场的中长期发展方向，所有海外市场的运营,策划,产品开发6、产品及市场推广，开拓新客户7、监控全部门运作，保证良好的客户服务、不断增长的订单量和安全收款老板关注结果的同时，更加关注过程。1．每周（原则上是每周三和周六下午）抽时间听取外贸经理汇报外贸人员操作情况。包括新客户开发、重点客户跟进、外贸人员操作中遇到的困难。及时做批复。每月与外贸团队进行一次工作REVIEW，听取大家对公司及业务的建议，老板也可以提出对员工的期望及改进点，随时调整目标。2．定策略，包括报价策略，产品规划和开发。为外贸人员提供好的外贸配套条件。创造良好的沟通氛围。3．组织人员对业务和产品不熟悉的业务员进行产品培训、工厂实习。4．邀请外面的讲师，为业务人员培训，即时掌握最新外贸动态，提升业务专业度。二．外贸部门规章制度为了更好的发展公司外贸业务，提升外贸业绩，同时帮助外贸人员更好的成长，特制定如下条例：1、薪资制度工资组成：基本工资（每月发放）＋外贸业务提成（每季度或半年发放一次）+奖金（每年发放一次）提成根据外贸业绩计算，提成比例根据产品不同而不同，一般从3%到15%不等。奖金根据整年资源有效利用率和工作态度及方法综合而定,奖金额度可以为一月工资的2倍~10倍不等。2、外贸部作息时间：考虑到国外买家的工作时间跟国内工作时间的时差问题，特调整公司外贸部作息时间如下：上午：09:00－11:30工作中午：11:30－13:30休息下午：13:30－17:00工作晚上：17:00－18:00休息晚上：18:00－20:00工作（不做限制，公司鼓励晚上加班联系客户）周日休息如果有特殊情况，需向公司老板请假说明.3、外贸部的学习培训：为了形成公司内部学习和交流的良好氛围，达到互助提高的效果，公司鼓励交流，学习和互相帮助，比如：阿里巴巴公司提供的业务培训要求必须到场，而且做好学习笔记，阿里巴巴后台外贸服务部要充分利用，加强和阿里巴巴外贸服务人员的沟通和学习，好的意见要充分利用，帮助自己提升业务能力和业绩；平时公司内部同事之间也可以形成互相分享的气氛，每人个有所长，做一个分享机制，大家可以免费学到