黄陵县学校档案管理办法

黄陵县教育局关于进一步加强教育系统档案建设工作的意见（讨论稿）各中小学校、幼儿园、民办学校：学校档案管理是中小学常规管理的重要内容，学校的档案工作是教育事业的重要组成部分。为进一步加强学校档案工作，努力提高学校档案管理水平，更加有效地保护和利用档案，充分发挥档案工作在教学、科研、管理等各项工作中的作用，切实履行好档案建设工作在“双高双普”中的重要作用。根据《中华人民共和国档案法》、国家档案局8号令等法律法规，结合我县各学校的实际情况，现就加强教育系统档案工作，提出如下要求：一、提高认识，高度重视档案工作学校档案是学校历史的真实记录，充分有效地开展档案工作，是学校总结教育教学经验，探索教书育人规律，实现学校科学管理的重要依据，对于提高教学、科研和管理，保障教职工合法权益，扩大学校影响力和知名度，争创教育品牌，促进学校全面发展，具有重要作用。各学校要结合本校实际大力宣传档案法律法规，宣传档案管理知识，不断深化对档案工作的认识。广大教职员工要充分认识到做好档案工作是促进学校建设和发展的需要。每一个教职员工都应自觉参与学校档案建-2-设，积极配合、支持档案人员的工作，自觉地将工作中形成的各种门类和载体的档案资料收集齐全并向学校档案室移交。二、加强领导，构建权责明晰的档案工作体系各中小学校、幼儿园要进一步加强档案工作的领导，根据《档案法》和本校的具体情况建立和完善档案管理制度，逐步完善学校档案管理体系，使学校档案工作真正做到有法可依、有章可循。各中小学校、幼儿园要成立档案工作领导小组并由学校校长任组长，负责统筹、协调、组织检查本校档案工作。各学校档案室应根据工作需要配备专（兼）职档案管理人员至少1名，负责统筹规划全校档案工作，接收、管理学校档案。三、强化培训，提升档案队伍业务水平近年来，我县教育事业发展迅速，档案内容不断丰富、信息载体多样化、管理手段不断改进、利用需求不断提高，对档案工作人员提出了更高要求。各中小学校、幼儿园要抓好档案人员队伍的建设，保持专兼职档案员的相对稳定和工作的延续性，要对专兼职档案人员加强继续教育和专项培训，以提高业务水平。学校档案工作人员要进一步增强做好档案工作的责任感和紧迫感，提升开拓创新能力和主动服务意识，认真收集保存好档案，为学校各项工作提供更加便捷的服务。四、完善设施，保障档案工作正常开展各中小学校、幼儿园要根据档案管理要求，逐步改善档案保管条件，把档案设施设备建设列入学校建设总体规划，单独-3-预算档案工作经费。按照档案保管“十防”的要求，各校（园）要安排符合条件的专门档案室，保持档案室的清洁明静、通风透气，配足配齐档案柜、空调、除湿机、温湿度计、吸尘器、灭火器、计算机等专用设施设备，为档案保管提供良好的环境，保障档案工作的正常开展。五、务实创新，加强档案资源建设各校要充分认识加强档案资源建设的重要性和迫切性，不断创新收集档案的方法，建立覆盖全校师生的档案资源和方便广大师生的档案利用体系。一是要主动收集，多渠道、全方位地收集、征集档案。二是加强各种门类、载体档案资源的收集和集中统一管理，以教学档案为重点，进一步抓好文书档案、重大科研档案、重大基建项目档案和财务档案的收集，同时要做好各类电子文件、声像档案、实物档案的收集、归档。三是加强学生档案、教师业务档案等民生档案的收集归档，积极探索和创新有关民生档案管理的机制和体制。四是根据学校的性质特点和人才优势，进行特色档案的征集工作，如建立名人档案、荣誉档案等。附：1.《黄陵县中小学校（幼儿园）档案管理办法》2.《黄陵县中小学校（幼儿园）文书档案归档范围及保管期限表》二○一一年六月十日-4-附件一黄陵县中小学校（幼儿园）档案管理办法第一章总则第一条为加强全县中小学校（幼儿园）档案工作，提高学校档案管理水平，充分发挥档案的作用，根据《中华人民共和国档案法》及《〈档案法〉实施办法》，制定本办法。第二条中小学校（幼儿园）档案是指学校在从事教育教学、科研、党政管理以及其他活动中直接形成的对国家、社会和学校具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。第三条中小学校（幼儿园）应加强对档案工作的领导和组织管理，将档案工作纳入学校发展规划和工作计划，列入内部职能部门职责范围和工作程序。第四条中小学校（幼儿园）应依照《档案工作规范化管理办法》和其他相关标准，实现对档案工作的规范化管理。第二章领导体制和机构设置第五条中小学校（幼儿园）应确定校级档案工作分管领导和档案工作承办部门，建立综合档案室，实现对档案和档案工作的集中统一管理。-5-第六条中小学校（幼儿园）档案室的基本任务是：贯彻执行国家有关档案工作的法律、法规、政策、规定，统筹规划全校档案工作；制定学校档案工作的规章制度，并负责监督、指导和检查学校档案的接收、整理、分类、鉴定、统计、保管；负责编辑档案参考资料和档案信息开发利用工作。第七条中小学校（幼儿园）对保管条件要求特殊或利用比较频繁且具有一定独立性的档案，可根据实际需要设立档案分室管理。分室是档案室的分支机构，受档案室和业务主管部门的指导和监督。学校应建立档案管理网络，各部门须明确兼职档案工作人员，负责本部门档案材料的收集、整理和移交。第三章档案工作人员第八条中小学校（幼儿园）档案工作人员必须坚持四项基本原则，认真执行党和国家的方针政策，热爱档案事业，忠于职守，遵守纪律。第九条中小学校（幼儿园）档案工作人员应具备档案业务知识和一定的科学文化知识，取得档案从业人员上岗资格证。第十条中小学校（幼儿园）档案工作人员应保持相对稳定，享受与学校其他专业技术人员同等待遇。第十一条中小学校（幼儿园）档案工作人员列入学校事业编制，其编制人数由学校根据本校规模及档案室藏数量等确定。-6-第四章文件材料的归档、移交和接收工作第十二条中小学校（幼儿园）应将档案工作纳入教学、科研和管理人员的职责范围。各部门档案工作人员必须将完整、准确、系统的文件材料归档保存。第十三条中小学校（幼儿园）档案人员应参加科研成果、基建工程的鉴定、验收，重要设备仪器的开箱验收及重要业务会议。档案室与有关业务部门对应归档的文件材料加以审查，签署意见。没有完整、准确、系统的文件材料的项目，不予验收，不上报成果。第十四条中小学校（幼儿园）应根据有关规定，编制学校文件材料归档与不归档范围、保管期限表。档案的保管期限分为永久、定期两种。定期一般分为10年、30年。有长远利用价值的档案应永久保存，在一定时期内有利用价值的档案应定期保存，介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。第十五条归档要求：（一）归档文件材料必须完整、准确、系统，能真实全面反映活动情况；（二）归档文件材料必须纸质优良、纸张规格应符合要求。字迹工整，使用碳素墨水书写，严禁使用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水、红墨水、彩色笔、复写纸、热敏纸等不耐久的书写材料，对不符合要求的应采取补救措施。（三）归档文件材料要注意保持文件的完整性。-7-第十六条文件材料的归档时间（一）党政管理类文件材料应在次年七月底前归档；教学档案类文件材料在教学年度终了后一个月内归档。（二）科研、基建类文件材料在项目完成后一个月内归档；设备仪器类文件在设备开箱验收或接收后登记归档。（三）会计档案由会计部门归档保管一年后移交档案室。（四）照片、实物、教职工档案文件材料随时归档。第十七条学校教职员工在从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的、具有保存价值的各种载体形式的文件材料，须按照规定向学校档案部门移交，任何人不得据为己有。第五章档案整理、保管和利用第十八条中小学校（幼儿园）档案室要对档案进行科学分类，规范整理。中小学校（幼儿园）文件材料党政管理类按自然年度、教学管理类按教学年度进行分类整理；或全部按照教学年度进行分类整理。具体类目可设置党政管理、教学管理、科研、基建、设备仪器、会计、教职工档案七个一级类目。文件材料的整理应符合有关规范的要求。党政管理、教学管理档案按照《归档文件整理规则》的要求整理装盒；科研、基建、设备仪器类等科技档案按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》组卷；会计档案、教职工档案分别按照《会计档案管理办法》、《干部档案管理办法》组卷；照片档案按照《照片档案管理规范》组卷。-8-第十九条中小学校（幼儿园）应根据《档案馆建筑设计规范》建立档案库房，配备档案保护的设施或设备，做好防火、防虫、防鼠、防潮、防尘、防光、防高温、防盗等措施，定期检查，确保档案的安全。第二十条对保管期限已满的档案应组织鉴定。已失去保存价值的档案应在征得有关部门同意，并造册报经校领导及主管部门批准后，方能进行销毁。第二十一条中小学校（幼儿园）档案现代化管理应纳入学校现代化管理计划，与学校其他各项工作现代化同步。第二十二条中小学校（幼儿园）综合档案室应编制必要的检索工具，开展档案信息的编研工作；档案工作人员要熟悉室藏档案内容，主动提供利用，为学校教育教学和其他各项工作服务。第六章奖励与处罚第二十三条中小学校（幼儿园）应对在档案工作中做出突出贡献的人员给予表彰。第二十四条中小学校（幼儿园）应当建立档案工作责任追究制度，对不按规定归档而造成文件材料损失或对档案材料进行涂改、抽换、伪造、盗窃、隐匿和擅自销毁档案的直接责任人，依法进行处理。对违反《档案法》或构成犯罪的，由有关部门依法追究行政或刑事责任。第七章附则-9-第二十五条本管理办法适用于本县行政区划内的各级中小学、职业学校、民办学校、幼儿园。第二十六条本办法由黄陵县教育局负责解释。第二十七条本办法自公布之日起执行。-10-附件二黄陵县中小学校（幼儿园）文书档案归档范围及保管期限表一、党政管理类二级类目设：党群工作类、行政工作类（一）党群工作类A、党务工作：1、党员花名册、党员年终统计表永久2、党支部会议记录、纪要永久3、学校党支部年度工作计划、总结，换届改选、职务任免等文件永久4、表彰先进集体、个人的相关文件县级及以上的永久县级以下的30年5、对学校有关人员的处分材料受到警告以上处分的永久受到警告处分的30年6、上级颁发的针对本校党务工作并要求贯彻执行的决定、通知等文件10年7、入党积极分子花名册10年8、党员组织关系介绍信存根、党员转正、接收新党员的请示、报告、批复等文件材料永久-11-9、纪检、党风廉政建设、组织教育、民主评议等的总结、计化、目标责任书等文件30年10、民主生活会记录、党小组工作安排、计划、总结等文件10年11、党费缴纳收据存根10年B、团队工作1、上级颁发的针对本校团的工作并要求贯彻执行的决定、决议、批复等文件30年2、学校团委干部任免的请示、报告及批复等文件材料30年3、学校团支部、学生会干部任免材料30年4、表彰先进集体、先进个人的文件材料县级及以上的永久县级以下的30年5、学校团委工作的计划、总结、会议记录等文件材料30年6、团员、少先队员花名册、团统计报表、团组织关系介绍信存根批准加入团考察材料永久7、离（退）团员登记表、审批表30年8、共青团、少先队思想教育“三会一课”、团课教育的意见、报告、讲演稿件等文件10年9、团费收缴存根10年10、团组织、少先队、学生会的学习安排、活动材料10年C、工会工作1、上级工会颁发的针对本校工会工作并要求贯彻执行的文件-12-30年2、工会、职（教）代会成立、换届选举及结果、领导职务任免的请示、批复、报告、总结等文件材料永久3、召开工会、职（教）代会的通知、议程、领导述职报告、评议、报告、讲话、总结、决议等文件材料永久4、工会、职（教）代会年度工作计划、总结、会议记录等文件材料永久5、工会、职（教）代会会员名册、年度统计报表永久6、工会、教职工活动的安排、工作小结等文件材料10年二、行政工作类A、行政事务1、学校发展规划、学年度工作计划、总结永久2、年度综合性目标责任书10年3、成立临时机构、临时小组的通知10年4、学校联合办学的请示、批复等文件材料永久5、学校的设置、撤消、更名、合并及启用、更换印章等文件永久6、表彰先进集体、先进个人的文件材料县级及以上的永久县级以下的30年7、学校行政会、校务会的会议记录永久8、学校教育职工大会、专项工作会会议记录30年9、学校