电子政务与办公自动化探析

电子政务与办公自动化探析[摘要]：本文主要探析了电子政务和办公自动化的内涵，联系和区别，对政府部门实施办公自动化的步骤提出指导性的意见。电子政务应用与一般的办公自动化系统既紧密相关，应用侧重点，用户群体以及采用的技术等方面有所差距。总的来说电子政务在用户的范畴上包含办公自动化，电子政务是更广泛意义上的政府办公自动化。办公自动化是电子政务的基础，电子政务是办公自动化的发展和延伸。[关键词]：电子政务，办公自动化，OA，信息化ResearchonE-governmentandOfficeAutomatic[Abstract]Thedissertationmainlyresearchesonthecontents,connections,differences,E-governmentbetweenE-governmentandOfficeAutomatic,bringingupsomeinstructionaladviceongovernment’sputtingOfficeAutomaticintoeffect.ThoughE-governmentisconnectedwithofficeautomaticclosely,itisdifferentfromOfficeAutomaticinemphasis,usersandtechnique.Inall,E-governmentiswiderthanOfficeAutomaticinasense.E-governmentisbasedonOfficeAutomaticandisthedevelopmentandextendofOfficeAutomatic.[Keywords]E-government;OfficeAutomatic；OA;Research;1．引言信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势，积极利用信息技术，尽快建立办事高效，运转协调，行为规范的电子政务，促进决策科学化和管理现代化，已成为政府适应形势发展的迫切要求和前提。我国政务信息化的进程大致可以分为三个阶段：（1）以桌面字处理为典型的个人办公工具软件阶段，计算机应用提高了个人工作效率。（2）基于关系型数据库技术，以C/S体系结构应用为特征阶段，这一阶段基本实现了部门级的数据处理、公文处理等的自动化。（3）基于符合Internet/Intranet技术标准的平台应用阶段，这一阶段不仅在技术上有了很大进步，而且应用范围已从部门内部、部门之间扩展到行业/系统内部，乃至跨行业跨系统。在Internet应用方面，政府部门已陆续建立了自己的Web服务器和网站，有的还实现了一些简单的网上业务。但由于各相关单位在信息化建设中的技术差异和经验欠缺，电子政务并未在真正意义上得以实现，相反不少政府站点在规划建设、管理维护以及安全性方面还停留在较低的水平上，还需进一步的建立和完善，要形成从页面制作、流程管理、应用开发、安全性保证以及与后台应用系统（如OA和业务系统）集成等一整套的管理模式、运营方法和技术平台。办公自动化是实现电子政务的基本内容，它能提高办公人员的工作效率，减轻工作强度，增强办公人员之间的沟通和交流。当办公自动化从支持一个机构内部各办公室的基本事务活动到包含业务管理功能的管理模型，再到包含决策支持系统的电子政务应用与一般的办公自动化系统既紧密相关，又在应用侧重点、用户群体以及采用的技术等方面都有所差异，总的来说，前者在用户的范畴上包含后者，电子政务是更广意义上的政府办公自动化或者可以理解为“面向社会的政府办公自动化”。2.电子政务与办公自动化的联系2.1电子政务和办公自动化的内涵电子政务是（E-government）指运用计算机、网络和通信等现代信息技术手段，实现政府组织结构和工作流程的优化重组，超越时间、空间和部门分隔的限制，建成一个精简、高效、廉洁、公平的政府运作模式，以便全方位地向社会提供优质、规范、透明、符合国际水准的管理与服务。办公自动化（OfficeAutomation,简称OA）是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式，是当前新技术革命中一个技术应用领域，属于信息化社会的产物。电子政务包括政府间电子政务（G2G），政府对企业的电子政务（G2B），政府对公民间的电子政务（G2C），政府对政府工作人员间的电子政务（B2E）。2.2办公自动化是电子政务的基础办公自动化是办公信息采集、存储和处理的计算机化，办公文件复制、传递和应用的网络化，常见的办公设备有计算机、多功能一体、复印机、传真机、加密器等。电子政务建设中提到的办公自动化，是政务主体在提供管理和服务全过程中的自动化，凡是常规事务均由计算机事务程序自动进行处理，办公设备在政务部门内部、部门之广泛使用，与公众的交流更加顺畅便捷。即将政府的事务运用办公自动化技术以及其他的信息技术来进行处理，以提高政府人员的工作效率和与公众的交流程度。因此，办公自动化是电子政务的基础，电子政务是在办公自动化的基础上发展起来的。在一个办公自动化系统中包含若干个应用子系统，如发文，收文，信息服务，档案管理活动安排，会议管理等，可以将电子邮件信箱作为这些办公应用子系统的统一接口，每个用户通过自己的邮箱就可以了解到需要处理的工作，可以大大提高系统用户的友好性和易用性，减少培训的工作量。电子政务的种类G2GG2BG2CG2E办公自动化系统发文收文信息服务档案管理活动安排会议管理2.3电子政务是办公自动化的延伸和发展2.3.1办公自动化的层次和基础办公自动化系统可以分为单个层次，第一个层次：只限于单机或简单的小型局域网上的文字处理、电子表格、数据库等辅助工具的应用，一般称之为事务型办公自动化系统。第二层次：信息管理型的办公系统，即把事务型（或业务型）办公系统和综合信息（数据库）紧密结合的一种一体化的办公信息处理系统。第三个层次：决策支持系统，即使用由综合数据库系统所提供的信息，针对所需要做出决策的课题，构造或选用决策数字模型，结合有关内部和外部的条件，由计算机执行决策程序，作出相应的决策。一体化、网络化的办公自动化系统将办公自动化的三个层次系统集成在一起，使办公自动化系统不仅在本单位内可以使办公信息的运转更为紧凑有效，而且也有利于和外界的信息沟通，使信息通信的范围更广，能更方便、快捷地建立远距离的办公机构间的信息通信，并且有可能融入世界范围内的信息资源共享。2.3.2电子政务的特点和研究对象电子政务的最大特点就在于其行政方式的电子化，即行政方式的无纸化、信息传递的网络化、行政法律关系的虚拟化等。电子政务是政府部门/机构利用现代信息科技和网络技术，实现高效，透明，规范的电子化内部办公，协同办公和对外服务的程序、系统、过程或界面。与传统政府的公共服务相比，电子政务除了具有公共物品的属性，如广泛性、公开性、非排他性等本质属性外，还具有直接性、便捷性、低成本性以及更好的平等性等特征。电子政务主要包括以下几个方面(1)政府从网上获取信息，推进网络信息化；(2)加强政府的信息服务，在网上设有政府自己的网站和主页，向公众提供可能的信息服务，实现政务公开；(3)建立网上服务体统，使政务在网上与公众互动处理，即“电子政务”；(4)将电子商业用于政府，即“政府采购电子化”。2.3.3电子政务是对办公自动化的发展和延伸。电子政务是在办公自动化的基础上发展起来的，在计算机以及internet普及的初期，公司以及政府办公事务逐渐板上电脑，实现办公的信息化，即办公自动化，运用计算机，打印机，扫描仪等信息设备，EXCEL，WORD,SAPSS等软件进行日常的事务处理，大大的提高了企业和政府工作人员的工作效率，在此基础上，后来出现了政府上网的现象，最后发展成为电子政务。这一发展过程历经15余年。办公自动化的建设时电子政务发展的源泉，想要在网上为企业和个人政务服务，必须上网。从网络划分的角度，政府上网是电子政务的外网建设，办公自动化是电子政务的内网建设，办公自动化工程是政府信息化的基础，政府上网工程是信息化的对外表现形式，办公自动化在政府信息化过程中所占比重远远高于政府上网工程。只有办公自动化工程的成功建设并运转成功，政府上网才会有源源不断的信息发布，政府上网才有意义，电子政务的发展才会有意义。随着弟子政务的发展，办公自动化正从简单的文档处理向给予Internet平台以及知识管理的深层次发展，是工作人员在电子协作中不断获得学习的机会和进步；从“工作流应用系统”向更高级的“智能决策系统”过度，成为一个真正的电子政府，为企业和民众提供更高更完善，更人性化的电子政务服务。3．办公自动化与电子政务的区别电子政务是指政府机构再起管理和服务智能中运用现代网络技术，打破传统行政机关的时间，空间和部门间隔的制约，是各级政府的各项监管工作更加严密，服务更加便捷，从而把各级政府建设成廉洁，勤政，务实，高效的政府。而办公自动化是指利用现代化地办公设备，计算机技术和通信技术来代替办公人员的手工作业，从而大幅度地提高办公效率。办工资佛那个花在20世纪80年代已经普及应用，而电子政务系统的大规模应用是在90年代中期以后。电子政务应用于一般的办公自动化系统既紧密相关，又在应用侧重点，用户群体以及采用的技术方面有所差异。3.1应用侧重点不同。办公自动化的重点是一个政府部门内部或者一个企业的内部，其应用范围主要以内部公文，政务信息，会议管理，哪敢管理，公共性息等业务应用的处理为主。而电子政务的侧重点在于政府部门之间，跨部门以及政府部门面向企业或者个人模式的应用。3.2用户群体不同办公自动化主要应用于政府，企业以及各种团体组织。电子政务的用户群体主要是政府部门。3.3采用信息技术不同办公自动化主要应用各种软件处理分析数据，建立管理信息系统，运用数据仓库技术挖掘数据潜在信息，甚至发展到智能决策支持系统，大大提高了管理者的决策效率和准确率。电子政务主要采用办公自动化技术和计算机网络技术进行政府之间，政府各部门之间，政府与企业或者个人之间信息的交流和沟通。3.4应用服务对象不同办公自动化的应用服务对象主要是政府部门的内部用户或者一个系统的内部用户，电子政务的应用服务对象是政府部门以外的用户，如其他政府部门的用户，企业用户和社会公众。综上所述，办公自动化和电子政务虽然在侧重点，用户群体，采用信息技术，应用服务对象等方面不同，但两者关系并不是对立的，而是相互联系的。电子政务是办公自动化系统的发展和延伸，是面向社会的办公自动化。将办公自动化系统和电子政务系统有效结合才能更好的发挥电子政务的作用，从而服务公众，提高政府的工作此奥率。4．政府部门实施办公自动化的步骤4.1首先在组织内部构建通信平台，在工作人员之间建立网上信息交流和初步的网上协同工作。4.2太高组织内部人员的计算机水平，老驴在办公网络内进行一些日常工作流程，如公文审批，常用申请，会议管理等日常业务，基本实现组织内部办公自动化。4.3在internet上建立公用网站，进行洗洗蔡集，发布，部门间公文交换，电子贸易等，将办公自动化范围扩大到跨行业，跨部门，以基本实现电子政务。在此过程中，要保证网络信息的安全，网络信息安全的的稳定性对电子政务的成败起关键性作用。5．结束语电子政务的发展关乎政府的工作效率和政府与公众的沟通程度，从某种程度上说，电子政务的建设和发展会影响政府的执政能力和公众对政府的认可度。一个电子政务发展好的政府是一个高效率的政府，与时俱进的政府，同时，公众可以享受到政府提供的一站式服务，在线服务，与市长对话等，加强了政府与公众之间的沟通。我国电子政务现阶段的任务就是加强与公众的互动，将实体政府工作最大限度网络化。参考文献：[1]李建升.电子政务与办公自动化的实施[J].郑州铁路职业技术学院学报,2006,(01)[2]王淑玲.电子政务与办公自动化[J].内蒙古科技与经济,2006,(05).[3]李建升.电子政务与办公自动化的实施[J].郑州铁路职业技术学院学报,2006,(01)