第三章 ERP对财务系统的影响

ERP系統對會計之影響蔡文賢中央大學企管系教授SAPCertifiedFIConsultant第三章壹、ERP系統對財務會計之影響財務會計係將整個企業體所發生的交易事項記錄下來，而最終目的為編製對外發佈之財務報表。在ERP系統之下，由於其擁有整合的應用系統與資料庫等功能特性，使得上述財務會計工作，有了相當大的改變。ERP系統係一整合性之資訊系統，資料僅在交易發生時由交易處理人員輸入即可，無須以單據層層傳送而再由財務會計人員將交易資料輸入會計系統。ERP系統可設定使用種語言、多種通貨幣別、多種會計科目表(ChartofAccount)，使其具有全球化之功能特性。在輸入外幣時，透過指定的換算匯率，可換算成當地通貨金額來進行記帳；亦可迅速編製跨國企業或關係企業集團之合併財務報表。會計期間過了，就可快速進行結帳工作，以儘速編製財務報表。ERP系統具備EDI能力，可更有效率地與客戶、供應商溝通，譬如，以EDI接收來自客戶的付款通知書，並自動列入應收帳款沖帳作業中。貳、ERP系統對成本會計之影響成本會計係依據成本資訊之需求而決定成本標的(CostObjects)，進而依據成本會計制度計算其成本，最常用的成本標的為產品、成本中心、部門、客戶訂單與利潤中心等。ERP系統具有整合性與即時性之特性，故吾人可隨時取得成本標的之最新成本資訊，以提供決策之需。作業成本制(Activity-BasedCosting;ABC)係一種較精確的新成本計算方法，其係先將資源成本分派至作業，再將作業成本分派至成本標的；大部份之ERP套裝軟體已納入此一功能，使用該ERP套裝軟體即可擁有此功能，並與其他功能模組整合，不須另購ABC套裝軟體。參、ERP系統對管理會計之影響管理會計係提供管理決策所需的會計資訊，其會計資訊則來自財務會計與成本會計再按決策問題加以調整，不像財務會計有一般公認會計原則須遵循。此外，管理會計不僅著重財務性資訊，亦看重非財務性資訊。ERP系統對管理會計最大之影響，在於ERP系統之整合性與即時性，其可適時提供管理決策所需的即時資訊。導入ERP系統後對存貨管理之影響，有項研究結果發現：存貨帳上數字與實際存貨符合率提高為98.5%；存貨水準降低20%；接單到交運之循環時間，由三星期降低至不到24小時。在資訊提供效率方面，會計人員可在極短時間內，依管理者需要而產生即時報表；在資訊內容方面，由於ERP系統記錄了交易詳細資料，所以可提供管理者較詳細的資訊。管理會計人員可避免以往資訊蒐集效率不彰以及蒐集不完整的情況，以提供管理者具有時效性及內容的資訊。經由組織結構的設定，可針對不同行銷地區、不同的業務範圍、集團企業的個別公司、或整個集團企業來產生合併報表，以進行全球化的利潤管理。肆、ERP系統對審計之影響在ERP系統或電子商務的應用下，除了新系統運作的風險與原系統不同外，新系統導入時的企業程序再造與企業組織變革，都可能使企業需要的控制有所變更。企業所面臨的風險，尚包含資訊保護之風險、內部與外部入侵之風險、盜取／破壞服務與舞弊之風險、交易完整之風險（即金流、物流、資訊流、商流等交易遭否認之控管）、交易個體認證之風險、以及交易資訊保密之風險等。ERP系統增加審計工作的困難度，但在審計軌跡方面，卻是相當完整的。由於ERP系統對於交易資料有完整之記錄，當稽核人員對財務報表之某科目餘額有疑問時，可用「回溯挖掘」(DrillDown)功能，從該科目之總分類帳追溯至明細帳，再由明細帳追溯到每筆交易，進行檢索，而有助於瞭解問題發生所在。伍、ERP系統對會計人員角色之影響在導入ERP系統後，傳統之會計處理工作大部份均由其他功能部門人員或ERP系統來執行，而財務會計人員不再機械式的輸入資料與編製報表。ERP系統蒐集各項交易資料後，即依企業在ERP系統所設定之參數與所選擇之企業業務程序，來進行運算、處理與分析，進而自動產生供管理決策參考之相關資訊，管理會計人員不需再蒐集、處理與分析資料。有鑑於此，企業內部會計人員所扮演之角色，應由原來的交易記錄者、報表編製者，轉變為企業決策者的諮詢夥伴，以協助企業決策者取得與運用ERP系統所產生之資訊。內部稽核人員方面，傳統的稽核業務較著重於正式的會計控制機能，如簽名核准、調節與文件手冊等重果而不重因的會計控制機能。然而，在新資訊技術之下，企業內部控制係從財務會計為主的內部控制擴大為企業整體營運之內部控制。因此，內部稽核人員的新使命將以有效提昇企業價值為未來角色發展的重要方向。陸、台灣之實證調查研究根據台灣研究者歐耿作針對ERP顧問所作之調查研究結果證實，導入ERP系統後，企業對財務會計與管理會計工作之資源分配、人員配置、教育訓練方面，已由偏重交易處理與報表編製等定型化工作轉向財務分析、成本分析、績效評估等非定型化工作。導入ERP系統後，企業財務會計與管理會計工作的成本與時間可節省約20~30%。ERP系統對於內部稽核工作之幫助有限，值得我們進一步關切導入ERP系統所帶來的風險。柒、小結ERP系統徹底地改變企業營運方式，同樣地，ERP系統亦對會計工作產生重大的影響與變革。在ERP系統之整合性與即時性的特性功能下，會計模組與其他企業功能模組無縫隙的整合，使得企業能迅速產生會計資訊，以便即時提供對外之財務報表與內部管理決策所需之會計資訊。在ERP系統之下，大部份的交易資料輸入﹑會計處理與報表編製工作，係由其他功能部門人員或ERP系統來執行。另一方面，有關成本計算、成本中心與利潤中心會計處理、獲利性分析、存貨管理等決策所需之財務與非財務資訊，只要依據企業實際情況而在ERP系統設定參數與處理原則，即可由ERP系統自動產生，而管理者則可在決策當時自系統取得其決策所需之即時資訊。有鑑於此，企業內部會計人員所扮演的角色，應由原來的交易記錄者﹑報表編製者，轉變為企業決策者的諮詢夥伴，以協助企業決策者取得與運用ERP系統所產生之資訊。根據台灣研究者針對ERP顧問所作之調查研究結果證實以上之說法。財務會計管理會計內部稽核角色轉變一、資源分配排序一、資源分配排序一、資源分配排序導入前導入後導入前導入後導入前導入後1.交易處理1.財務分析1.資本預算2.標準成本1.核對報表2.檢驗控制點2.報告財務結果2.交易處理2.損益兩平分析2.績效評估2.盤點及實體驗證2.核對報表3.現金流量管理3.系統處理原則3.存貨管理3.營運管理3.檢驗控制點3.盤點及實體驗證4.資金籌措4.報告財務結果4.標準成本4.存貨管理4.檢查系統處理原則4.檢查系統處理原則5.租稅規劃申報5.執行會計控制5.營運管理5.企業預算制度5.檢驗營運成果5.檢驗營運成果台灣之實證調查結果二、人員配置排序二、人員配置排序二、人員配置排序導入前導入後導入前導入後導入前導入後1.一般會計處理1.財務分析1.一般資料處理1.成本分析1.核對報表1.檢驗控制點2.稅務規劃與管理2.一般會計處理2.編製報表2.編製報表2.盤點及實體驗證2.核對報表3.現金流量管理3.預算編製3.成本記錄3.利潤分析3.檢驗控制點3.盤點及實體驗證4.財務分析4.現金流量管理4.成本分析4.一般資料處理4.檢查系統處理原則4.檢查系統處理原則5.預算編製5.稅務規劃與管理5.利潤分析5.績效管理5.檢驗營運成果5.檢驗營運成果三、教育訓練排序三、教育訓練排序三、教育訓練排序導入後導入後導入後1.財務分析1.標準成本1.瞭解ERP2.執行會計控制2.績效評估2.IT專業知識3.系統處理原則3.營運管理3.稽核技巧4.交易處理4.企業預算制度4.稽核工具運用5.報告財務結果5.企業程序再造5.稽核計劃資訊產出及運用一、成本與時間節省比例一、成本與時間節省比例一、成本與時間節省比例成本節省：28.42%（平均值）成本節省：23.29%(平均值)成本節省：18.92%(平均值)時間節省：39.14%（平均值）時間節省：28.86%(平均值)時間節省：20.66%(平均值)二、導入後滿意度變化二、導入後滿意度變化二、導入後滿意度變化1.整體功能顯著變佳1.整體功能顯著變佳1.整體功能不顯著2.資訊品質顯著變佳2.資訊品質不顯著2.資訊品質不顯著3.處理速度顯著變佳3.處理速度顯著變佳3.處理速度顯著變佳4.資訊時效性顯著變佳4.資訊時效性顯著變佳4.資訊時效性不顯著5.資訊正確性顯著變佳5.資訊正確性顯著變佳5.資訊正確性不顯著三、導入後結帳時間變化1.日結作業顯著減少2.月結作業顯著減少3.季報作業顯著減少4.年報作業顯著減少資料來源：歐耿作，ERP環境下會計功能之轉型—多重研究方法之運用，國立政治大學會計學研究所未出版碩士論文，2000年7月。補充：會計循環(1/3)未使用工作底稿：分錄交易事項會計憑證日記簿分類帳調整前試算表過帳試算財務報表調整後試算表編製編製分類帳日記簿調整後作調整分錄並過帳結帳後試算表分類帳日記簿結帳後作結帳分錄並過帳編製期末會計工作平時會計工作會計循環(2/3)使用工作底稿：分錄交易事項會計憑證日記簿分類帳調整前試算表財務報表結帳後試算表分類帳日記簿調整後分類帳日記簿結帳後調整後試算表過帳試算調整作結帳分錄並過帳編製作調整分錄並過帳編製期末會計工作平時會計工作工作底稿會計循環(3/3)在ERP之下：交易事項會計憑證分類帳並自動過帳輸入調整資料財務報表結帳後分類帳調整後分類帳編製相關工作進行各項結帳期末會計工作平時會計工作於交易發生處(可能為ERP其他功能模組)以一次一處方式輸入交易相關資料,並即時、自動過帳