项目文件归档管理实施细则

Q/HDYLRD-52-2015陕西华电杨凌一期2×350MW热电工程项目文件归档管理实施细则批准：审核：初审：编制：2015-07-05制定2015-07-10实施陕西华电杨凌热电有限公司发布目录一、总则……………………………………………………………………………1二、引用标准………………………………………………………………………1三、术语……………………………………………………………………………1四、职能与分工……………………………………………………………………2五、管理内容及要求………………………………………………………………5（一）工程归档文件质量要求………………………………………………………………5（二）工程竣工档案的编制要求……………………………………………………………6（三）工程竣工档案的归档移交……………………………………………………………9（四）工程竣工图的编制要求………………………………………………………………10（五）工程竣工图的验收、移交归档管理…………………………………………………10（六）工程设备档案的验收、移交和归档管………………………………………………11（七）工程调试文件的收集、整理及归档管理……………………………………………12（八）项目监理文件的收集、整理及归档管理……………………………………………12（九）生产准备、试生产及验收交接文件的收集、归档管理……………………………12（十）工程建设期间职能部门文件材料的收集、整理及归档管理……………………14六、检查与考核……………………………………………………………………14七、附则……………………………………………………………………………14八、附件1竣工用表………………………………………………………………15九、附件2火电企业6-9大类档案分类及保管期限划分表……………………22陕西华电杨凌一期2×350MW热电工程项目文件归档管理实施细则Q/HDYLRD-52-20151项目文件归档管理实施细则一、总则（一）为规范陕西华电杨凌一期2×350MW热电工程建设过程中形成的各类应归档材料的收集、整理和归档工作，特制订本制度。（二）本管理制度适用于所有参与陕西华电杨凌一期2×350MW热电工程建设的工程勘测、设计、施工、调试、监理、质监及设备制造、材料供应等单位。二、引用标准（一）《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822－2008）（二）《照片档案管理规范》(GB/T11821-2002)（三）《电子文件归档与管理规范》（GB/T11894-2002）（四）《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》(DA/T28-2002）（五）《企业档案工作规范》（DA/T42-2009）（六）《火电建设项目文件收集及档案整理规范》（DL/T241-2012）（七）《电力工程竣工图文件编制规定》（DL/T5229－2005）（八）《中国华电集团火电工程达标投产考核办法(2008年版)》（中国华电工[2009]96号）（九）《中国华电集团公司建设项目档案验收办法》（中国华电办制【2012】490号）三、术语（一）建设项目：指建筑、安装等形成固定资产的活动中，按照一个总体设计进行施工，独立组成的，在经济上统一核算、行政上有独立组织形式、实行统一管理的单位。（二）项目档案：指建设过程形成并办理完毕、具有保存价值，经过系统陕西华电杨凌一期2×350MW热电工程项目文件归档管理实施细则Q/HDYLRD-52-20152整理并归档的项目文件。（三）归档：项目竣工后，将在建设过程中形成并办理完毕且具有保存价值的文件，经系统整理后交档案室或档案馆保存的过程。（四）工程档案管理：是指对工程建设过程中产生的的各类应归档文件材料按照规定进行收集、分类、整理、归档及保管。项目档案管理应按照建立、实施、审查验收、移交归档等规定程序和要求执行，以保证工程建设各种地上地下建筑物、构筑物和设备安装、调试等环节管理工艺质量记录的真实性、准确性、完整性，及工程施工质量和质量责任的可追溯性，确保工程项目建设档案管理的规范化、制度化。四、职能与分工（一）本工程档案管理工作按照统一领导、分级管理的原则，由建设单位全面负责，组织成立由建设单位及监理、施工、设计、调试、设备厂家等单位参加的工程档案管理网络，严格按照华电集团公司《火电机组达标投产考核办法》(2008版)中对工程档案内容和质量的规定要求，进行工程档案的积累、收集、整理、移交管理。（二）各参建单位工程合同签订后，即应明确本工程的专职档案管理人员和主管领导，将档案管理机构及人员名单上报建设单位、项目监理，并依据本管理制度制定切实可行的工程档案管理制度，并及时与建设单位、项目监理进行沟通交流工程档案管理中经验，随时解决工作中存在的问题。（三）建设单位1．工程基建部1)作为工程建设项目档案的主管部门，负责工程档案管理的组织协调和监督指导工作。2)负责做好施工过程中文件材料、图纸、设计变更、工程联系单等的接收、登记、复制、分发、传递工作。陕西华电杨凌一期2×350MW热电工程项目文件归档管理实施细则Q/HDYLRD-52-201533)负责工程全部档案的接收、整理、保管和利用工作。4)按照基建工程档案管理“三纳入”、“四参加”的要求，参与工程建设全过程，确保工程档案的齐全、准确、完整归档。5)负责对参建单位在移交符合要求的竣工档案后，签发工程档案移交签证。2．综合管理部1)负责工程建设期间形成的有关工程项目的各类来往公文的移交归档工作。2)负责工程档案管理所需物资材料的后勤保障工作。3．计划部1)负责工程前期工作中形成的有关文件、招投标文件、合同协议等文件材料，所有文件材料都必须收集齐，全由部门设的兼职二、三级档案员进行移交归档工作。4．财务部1)负责在合同结算付款时审查项目文件归档情况，在收到档案人员的归档签字确认后，方可结算付款。5．热网项目部1)负责热网审批文件的整理与归档。2)负责项目运行维护过程中产生文件的归档工作。6．生产准备部1)负责收集、整理移交生产准备文件，包括生产准备大纲、培训计划、教材及生产技术管理制度（机组运行规程、操作及事故处理规程、生产管理制度与措施等）；2)提供整套启动及试生产期的运行记录（试生产期的调度记录、运行记录、统计报表、设备缺陷及事故处理记录、分析和结论等）；3)提供设备命名清册、主系统启动及倒送厂用电等方案、继电保护整定单。陕西华电杨凌一期2×350MW热电工程项目文件归档管理实施细则Q/HDYLRD-52-201544)提交机组生产准备及试生产总结。7．安监环保部1)安全管理、环保管理工作中形成的制度、方案、措施及检查整改记录；2)试运及试生产期间形成工作票、操作票等。（四）项目监理部1．负责监督、检查指导工程项目建设中的文件资料的收集、分类、汇总，应保证其完整、准确、齐备；2．负责对各参建施工承包商提供的工程竣工资料的审核、确认及监督移交；3．审核、签署工程竣工文件，并向建设单位提交其项目监理业务范围内的有关专项报告、验证材料，如：综合管理、组织协调、安全控制、质量控制、进度控制、工程造价控制、综合记录、报告、验收总结、项目监理大纲管理执行等工程档案。（五）设计单位：1．负责勘察、设计文件的收集、审查、积累，按合同协议向建设单位提交各阶段完整、规范的勘察、设计基础资料、可行性设计、概念性设计、初步设计及概算书、施工图设计及预算书等。2．按合同及竣工图编制规定要求，编制全套准确、完整的竣工图，并提供竣工图电子版光盘三套，由项目监理审核合格后提交建设单位档案室归档。3．提交工程设计总结。（六）施工承包商：1．各施工承包商负责收集、整理承包合同界定范围内所有项目的施工、安装、验收全过程的档案资料；2．负责提交规定要求的施工、安装全部技术记录（含隐蔽工程及测量记录），提交分部试运阶段的方案、措施、试运记录、验收签证；3．提交移交试生产前的消缺记录、全部工程建设期间的工程联系单及总陕西华电杨凌一期2×350MW热电工程项目文件归档管理实施细则Q/HDYLRD-52-20155结；4．工程项目实行总承包的由总承包单位负责汇总各分包商的竣工文件（包括工程回访整改），并按照文件包管理及归档程序办理竣工档案的移交；5．工程项目属于建设单位分别向几个单位发包的，应由各分包商按照工程管理制度规定，统一由专业对口的总包商负责整理竣工档案，并按文件包管理及归档程序办理竣工档案的移交。（七）调试单位1．负责提交所承担调试工程项目的调试方案、措施、大纲细则及调试报告；2．提交调试过程中设备缺陷处理记录，调整试运质量验评表、调试过程中变更设计资料及调试工作总结；3．整理编制出完整的调试资料，按文件包管理及归档程序办理竣工档案的移交。五、管理内容及要求（一）建设单位档案管理部门应会同项目联合对各参建承包商在工程各建设阶段收集、整理工程档案的完整性、系统性、准确性和规范性进行检查指导、监督，发现问题及时提出整改要求和措施，对不重视工程档案管理的单位，应进行通报并给予必要的经济考核，责令其限期整改。（二）工程项目竣工后，如果没有准确、完整规范的档案资料移交归档，没有得到档案室的审核签字，则不得结算付款。（三）任何设备和物资厂商如果未提供合同规定的文件数量，工程计划、财务部门在未收到档案室的审核签字付款通知单之前，不得支付工程设备物资到货款。（四）工程归档文件质量要求1．工程建设中所形成的重要文件材料、图纸资料必须原件归档，不得使用复印件；形成的档案材料所用纸张大小必须是A4幅(210×297mm)，大于A4的陕西华电杨凌一期2×350MW热电工程项目文件归档管理实施细则Q/HDYLRD-52-20156纸张要折叠成A4幅面；工程中使用的各种表格必须为铅印或激光打印机打印件，不得使用复印件或普通色带打印机打印件(如表式为复印件，数据虽用合格书写材料书写也不能作为原件)；形成的图表、文字材料要求做到布局合理，整齐美观，文字不得涂改，页面设置：竖向左侧（装订边）25mm，上、右侧15mm，下20mm；表格页面设置：装订线为左侧25mm，上、右侧页边距15mm，下20mm；表格内文字为小四号宋体（表格内如内容多，可为5号字体）。2．工程建设中形成的文件资料必须用合格书写材料书写，不得使用铅笔、圆珠笔、红色墨水、纯蓝墨水、复写纸等书写，只能用碳素笔和黑墨水书写；且做到书写工整、字迹清晰、图面整洁、不得使用涂改液。3．工程中使用的钢材、焊条、水泥等必须有材料跟踪管理文件，其材质证明如为复印件时必须清晰，并加盖提供单位印章；复检报告必须是原件，并使用合格的书写材料书写，加盖复验单位印章，签字工整、齐全。4．工程建设过程中形成的设计变更单，必须采用正式印刷的变更单；且图号准确、手续完备，所用术语，符号必须符合国家制度规范，附图不得徒手绘制。5．各种签证材料的签字必须用合格书写材料亲笔签全名，不得代签或以印章、打印代替签名，落款日期必须完整。6．对工程建设管理中形成的不符合规定与不齐全的文件，档案人员必须拒收，并提出修改意见，直到符合要求后方可验收、归档。（五）工程竣工档案的编制要求1．完整性：凡是反映工程项目的各种职能活动所形成的具有查、考和利用价值的文件，根据《电力档案标准版管理实施指南》均应收集归档，具体内容见附录2：《火电企业6-9大类档案分类及保管期限划分表》。2．准确性：工程竣工资料必须做到文实一致、图实相符，真实地反映项目竣工时的实际情况和建设过程；技术数据准确可靠，文字、符号、计量单位应符合国家或国际标准，签字手续完备。陕西华电杨凌一期2×350MW热电工程项目文件归档管理实施细则Q/HDYLRD-52-201573．系统性：工程竣工资料应遵照文件材料的自然形成规律，保持工程文件之间的有机联系和科技文件材料的成套性特点进行整理，使之系统化。4．竣工档案由形成单位收集、整理和编制，编制套数为二套，分正、副本；正本中除参建单位资质证明（加盖单位公章）及进货时只提供复印件的材质证明外(要加盖销售方公章)，其余文字材料