第01章 办公自动化的理论基础

1第1章办公自动化的理论基础2【本章内容介绍】信息技术革命使人类社会从工业化向信息化迈进。信息种类和数量的急剧增长，以及信息的高度复杂化，使得人类很难再以传统的手工方式来处理信息。人类逐渐认识到：传统办公效率之低，已成为阻碍社会生产发展的重要因素。于是，人类开始借助办公自动化技术来迎接新的技术革命的挑战。目前，办公自动化的热潮已席卷美、日、欧各发达国家，我国的办公自动化在近几年也得到了较快的发展。本章介绍办公自动化的基本概念、国内外发展状况、未来发展趋势、电子政务基本知识以及办公自动化系统的安全与保密等内容。3【本章主要知识点】办公自动化的概念和层次办公自动化的组成与功能办公自动化的发展过程办公自动化的发展趋势我国办公自动化的发展历程影响我国办公自动化发展的因素电子政务的基本知识办公自动化的安全与保密4重点难点重点•办公自动化的基本概念•国内外办公自动化的发展情况•办公自动化系统的安全与保密难点•办公自动化的发展趋势•电子政务的相关知识•办公自动化系统的安全与保密措施51.1办公自动化的基本概念概念–办公自动化（OfficeAutomation,简称OA）是指办公人员利用先进的科学技术，不断使人的办公业务活动物化于人以外的各种设备中，并由这些设备与办公室人员构成服务于某种目标的人——机信息处理系统，以达到提高工作质量、工作效率的目的。6说明:对OA概念的全新认识–在OA功能上：对于企业高层领导而言，OA是决策支持系统；对于中层管理者而言，OA是管理信息系统；对于普通员工而言：OA是事务／业务处理系统。–在技术范畴上：计算机技术是OA的前提，通信技术是OA的基础，科学的管理思想是实现OA的核心。72.层次:–办公自动化分为三个层次：事务处理型、管理控制型、辅助决策型。3.组成:–办公自动化涉及了四个方面：办公人员、办公信息、办公程序和办公设备。–办公活动工作流程(P3图1-1)办公自动化系统，应当包括信息采集、信息加工、信息传输、信息保存四个环节。办公自动化系统综合体现了人、机器、信息资源三者的关系。信息是被加工的对象，机器是加工的工具，人是加工过程中的设计者、指挥者和成果的享用者。84.OA基本功能:–公文管理–会议管理–部门事务处理–个人办公管理–领导日程管理–文档资料管理–人员/权限管理。95.OA主要内容:–办公自动化从其处理技术来看，内容包括：公文电子处理技术电子表格和数据处理技术语音和图形图像处理技术电子邮件技术电子会议技术电子报表技术信息检索与传输技术互联网技术101.2办公自动化的发展演变起源:–20世纪60年代初，美国IBM公司研制出一种打字机,最先将电脑系统引入办公室。相关知识:–美国GE(通用电器)公司最早使用计算机进行工资计算,开始了计算机数据处理.–我国70年代末长春“一汽”最早使用计算机开始进行数据处理工作.112.办公管理思想体系的发展演变政府机关与企事业单位的办公自动化，伴随着管理思想与管理体系的演变已经经历了6代：–硬件配置阶段–数据处理自动化阶段–C/S架构下的工作流自动化阶段–无障碍工作流自动化阶段–协同工作型办公自动化（KM1代）–协同发展型办公自动化（KM2代）。123.现代办公技术设备的发展演变办公自动化技术设备的使用经历了单机、局部网络、大规模计算机网络、世界性计算机网络四个阶段。1975年以前为办公自动化的第一阶段，设备以单机为中心。20世纪70年代后期到80年代初期为第二阶段，设备使用在单机应用的基础上，以单位为中心向单位内联机发展，建立起电脑局部网络系统（简称局部网络）。20世纪80年代后期到90年代中期为第三阶段，设备使用由电脑局部网络向跨单位、跨地区联机系统发展的阶段。20世纪90年代中期至今为第四阶段，是“全面实现办公自动化”的阶段。134.办公自动化的未来发展办公自动化未来发展将体现以下几个特点：–办公环境网络化–办公操作无纸化–办公服务无人化–办公设备移动化–办公思想协同化–办公信息多媒体化–办公管理知识化141.3我国办公自动化的发展我国OA发展过程•我国的办公自动化从20世纪80年代初进入启蒙阶段,80年代中期，制定了办公自动化的发展目标及远景规划。•20世纪80年代末，我国开始大力发展办公自动化，到现在已经有十几年的历史。这个阶段我国建立了一批能体现国家实力的国家级OA系统.•20世纪90年代中期后，随着网络技术(如100M以太网)、群件系统(特别MicrosoftExchangeServer和LoutsNotes)、数据库技术(成熟的关系数据库管理系统)和各种面向对象开发工具(如MicrosoftVisualStudio)等技术和产品日渐成熟而被广泛应用，同时由于国内经济的飞速发展引发市场竞争的逐渐激烈，以及政府管理职能的扩大和优化，这一切导致政府和企业对办公自动化产品的需求快速增长。这时，办公自动化开始进入一个快速的发展阶段。15•我国办公自动化发展已经经历了三个阶段，各个单位办公自动化程度有所不同，大致可以分为四种情况:i.起步较慢，还停留在使用没有联网的计算机，使用MSOffice系列、WPS系列应用软件以提高个人办公效率。ii.已经建立了自己的Intranet网络，但没有好的应用系统支持协同工作，仍然是个人办公。网络处在闲置状态，单位的投资没有产生应有的效益。iii.已经建立了自己的Intranet网络，单位内部员工通过电子邮件交流信息，实现了有限的协同工作，但产生的效益不明显。iv.已经建立了自己的Intranet网络；使用经二次开发的通用办公自动化系统；能较好地支持信息共享和协同工作，与外界联系的信息渠道畅通；通过Internet发布、宣传单位的有关情况；Intranet网已经对单位的管理产生了明显的效益。现在正着手开发或已经在使用针对业务定制的综合办公自动化系统，实现科学的管理和决策，增强单位的竞争能力，使企业不断发展壮大。162.我国OA发展存在的问题目前困扰我国办公自动化的应用主要有以下问题：–基础设施建设尚不完善–系统的安全难以令人满意–与办公自动化相适应的规章制度不健全–落后的管理模式与先进的计算机网络化管理不相适应–领导的重视和工作人员的支持不够–软件应用相对滞后于硬件平台–不能慎重选择适合自身条件的设备、软件和服务厂商。173.实现办公自动化的必备条件–要实现办公自动化，就得为它创造必备的条件。没有这些条件，办公自动化就只是一句空话。这些必备条件是:经济条件技术条件设备条件标准化的建立办公环境的现代化办公人员的高素质。–总之，办公自动化实现的条件，涉及到机构、人、机等项目，还包括思想观念、工作机构、工作方式的相应变化。181.4.当前我国办公自动化的发展契机–近几年，计算机技术尤其是网络技术、通讯技术、数据库技术、多媒体技术、虚拟现实技术等的飞速发展和应用，使我国办公自动化的发展呈现出新的景象，为办公自动化的发展提供了契机。1)计算机网络技术的成熟与普及，使得许多单位建立了自己的局域网和广域网，并与Internet相连，形成了完善的信息流转通路。2)经过多年的不懈努力，建立了许多以数据库为基础的应用系统，积累了大量宝贵的信息资源，锻炼和培养了一批信息技术开发应用人员，工作人员使用计算机的能力和积极性都有了很大提高。193)以MicrosoftOffice、LotusNotes为代表的办公软件的完善，使办公过程中公文的流转得以顺利实现，同时多媒体、数字签名等技术的应用，又使电子公文能得到普遍认可，初步解决了电子文档的法律问题。4)20世纪90年代末，我国“政府上网”工程的开展，极大地调动了政府机关、企事业单位信息化建设的积极性，为办公自动化带来了新的发展契机。205)近两年国家各级政府部门如火如荼开展了“电子政务”建设，同时国家的政府机构改革也在紧锣密鼓地进行，政府一边精简机构、缩减人员，一边要求利用计算机技术实现政府管理的现代化。与此同时，随着市场经济的不断深化和市场竞争的逐渐激烈，企业也认识到暴利时代已经过去，企业的真正利润增长点在于优化企业内部管理、降低产品成本、提高产品竞争能力上。21世纪，将是我国办公自动化发展的一个黄金时代。215.我国当前实现办公自动化解决方案–一个单位要实现办公自动化，其解决方案应遵循以下步骤：•搭建单位的Intranet网络，这是办公自动化的应用网络平台。•对于已经拥有Intranet网络的单位，需要一套通用办公自动化系统。•对于那些已经在使用通用办公自动化系统的单位，或者只有Intranet网络并打算一次到位实施办公自动化的单位，进一步的工作将是开发针对其具体业务的一套综合办公自动化应用系统.221.4电子政务简介什么是电子政务:–电子政务就是借助电子信息技术而进行的政务活动，是指各级政府部门运用先进的信息技术手段，将政府可公开的信息面向社会、面向企业、面向公众发布，并使政府的服务工作网络化。–对于政府机关来说，OA建设就是电子政务工作开展的前提，电子政务是对OA建设的发展。232.我国电子政务的发展概况我国电子政务的发展经历了以下三个阶段:1.初期缓慢发展阶段–80年代末，中央和地方党政机关所开展的办公自动化（OA）工程，建立了各种纵向和横向内部信息办公网络–1993年底启动的“三金工程”，即金桥工程、金关工程和金卡工程,这是中央政府主导的以政府信息化为特征的系统工程，重点是建设信息化的基础设施，为重点行业和部门传输数据和信息。–这些都还只是电子政务发展的雏形，是电子政务发展的最初级阶段。242)快速完善发展1998年4月，青岛市在互联网上建立了我国第一个严格意义上的政府网站“青岛政务信息公众网”（）。1999年1月，40多个部委（局、办）的信息主管部门共同倡议发起了“政府上网工程”,其目标是在1999年实现60%以上的部委和各级政府部门上网，在2000年实现80%以上的部委和各级政府部门上网。截止到2002年1月15日，以gov.cn为结尾注册的域名总数达到5864个，占国内域名总数的4.6%;已经建成的WWW下的政府网站达4677个，占总数的1.7%，所有的省级政府机构和中央部委、95%以上的市级政府和省政府的厅局办、70%以上的县级政府以及经济发达地区的乡镇级政府都已经在网上设立了办事窗口。253)高深层次发展阶段最近，电子政务开始向更高层次发展，主要表现：首先，许多地方政府都将国民经济和社会信息化作为“十五”规划的重要内容其次，专业化的政府服务网站日益增多，服务内容更加丰富，功能不断增强，互动性得到很大提高。第三，电子政务的发展极大地促进了我国IT行业的发展，包括硬件、应用软件、系统软件等今几年都在一定程度上受惠于电子政务的发展第四，电子政务的软课题研究已经提到议事日程263.国外电子政务发展状况•从世界范围来看，推进政府部门办公自动化、网络化、电子化，全面信息共享已是大势所趋。美国加拿大新加坡英国日本韩国德国印度274.电子政务系统优越性分析•1998年4月，青岛市在互联网上建立了我国第一个严格意义上的政府网站“青岛政务信息公众网”（），发展至今，该网站设计已经非常精美、功能非常完善，对于大部分市民关心的问题已经实现了“一网式”电子政务，真正体现了电子政务的基本原则，在技术的使用、内容和管理等诸多方面都走在全国前列，对我国当前建设电子政务具有参考价值。281)建设原则先进技术实用化。在政府管理中采用先进的信息和通信技术可以使政府做到以前不可能做到的事情，如倍增的效率、高度的透明、巨大的管理幅度、充分的管理授权等。管理集成和系统开发的互动。即：按信息和通信技术的应用要求对现有流程进行优化和业务重组，在进行管理集成时充分挖掘信息和通信技术的应用潜力，使先进技术为管理集成服务。需求与实现的互动。即技术开发人员懂得如何实现工作业务的电子化，而政府工作人员知道正确地提出实现业务电