第3章、办公自动化系统：Windows XP

第3章办公自动化系统：WindowsXP什么是WindowsXP熟悉WindowsXP桌面认识窗口、对话框和菜单使用和管理应用程序文件管理设置控制面板刻录文件闪存盘的使用3.1什么是WindowsXPWindowsXP是微软公司于2001年发布的操作系统，共有三个版本，分别是入门版（Starter）、家庭版（Home）和专业版（Professional）。WindowsXP具有采用WindowsNT／2000核心、多媒体功能强大、用户界面友好、上网方便、安全性高等特点。3.2熟悉WindowsXP桌面3.2.1WindowsXP桌面介绍启动系统后，最先映入眼帘的就是WindowsXP桌面。桌面主要由桌面区、桌面图标和任务栏几部分组成，如下图。WindowsXP的桌面任务栏桌面桌面快捷方式图标“开始”按钮语言栏WindowsXP的“开始”菜单3.2.2使用“开始”按钮桌面左下角，有一个写有“开始”字样的绿色按钮。单击它，会弹出一个具有若干选项的功能菜单，这就是“开始”按钮，如下图。3.2.3任务栏位于桌面最下方的矩形长条被称为任务栏，从左至右分别由“开始”按钮、快速启动工具栏、任务指示区与提示区四部分组成。前面已经介绍过“开始”按钮，下面介绍其他几个部分。1．快速启动工具栏WindowsXP系统中的各种功能模块、应用程序都对应一个启动文件，其表现形式是一个图标。显示快速启动工具栏开启快速启动工具栏，可以右键单击任务栏的空白处，在弹出的快捷菜单中选择“属性”项，在弹出的“任务栏和『开始』菜单属性”对话框中选中“显示快速启动”复选框，然后单击“确定”按钮即可，如下图。2．任务指示区在桌面上运行每一项任务时，系统都会在任务栏显示一个对应的条形图标，放置这些图标的位置就是任务指示区，如下图。任务指示区的应用任务指示区3．提示区提示区用来显示当前时间、声音调节、网络连接以及一些在后台运行的应用程序图标，如下图。提示区调节音量杀毒软件网络连接时间调节3.3认识窗口、菜单和对话框3.3.1认识窗口1．窗口组成，如下图。“我的电脑”窗口标题栏菜单栏任务窗格工具栏工作区2．窗口基本操作（1）最小化、最大化、还原和关闭窗口窗口标题栏右侧有3个控制按钮、和，分别为最小化、最大化和关闭窗口按钮。调整窗口大小（2）调整窗口大小通过对窗口边框左右、上下、45度拉动的操作，可以改变当前窗口的大小，如下图。移动窗口的位置（3）移动窗口当窗口打开较多时，可以通过移动窗口将其交错排开，如下图。（4）显示窗口内容当改变窗口大小后，如果内容无法完整显示，则窗口右侧、下侧会出现滚动条。此时在滚动条上单击左键并按滑轨方向拖动，可以显示窗口中隐藏的内容，如下图。显示窗口内容3.3.2认识菜单1．窗口菜单一个完整的窗口菜单由菜单栏、菜单名和菜单项组成，如下页左图所示。单击某个菜单名可以打开该菜单，例如单击“工具”菜单。在菜单中单击某个菜单命令便可执行相关操作，例如选择“文件夹选项”命令，便可以打开“文件夹选项”对话框。操作图示见下页窗口菜单弹出“文件夹选项”对话框2．快捷菜单当我们对桌面上某个文件/文件夹进行操作，或是要在窗口中对项目进行快速操作时，就需要用到WindowsXP的快捷菜单，下图为三种不同功能的快捷菜单。快捷菜单通过该快捷菜单的命令可以排列桌面图标，在桌面上新建某文件、设置桌面属性等该快捷菜单中的命令都是针对“网上邻居”选项的，例如可以搜索计算机、设置网络属性等该快捷菜单中的命令都是针对单击的文件夹的3.3.3认识对话框对话框是一种特殊的窗口，用于为达到某一目的而进行参数设置，如下图。对话框标题栏选项卡预览框复选框下拉列表框求助按钮编辑框列表框单选钮按钮3.4使用和管理应用程序3.4.1认识应用程序应用程序是指为了完成某项或某几项特定任务而被开发运行于操作系统之上的计算机程序。安装前，应用程序一般以一个或一组文件的形式存在；安装后，应用程序会在开始菜单创建快捷方式，以后直接使用这个快捷方式即可运行相应程序，如下图。应用程序安装3.4.2安装办公软件Office2003Office2003是目前使用最广泛的计算机办公软件，下面通过安装它来练习应用程序的安装方法。步骤1打开Office2003软件所在文件夹，双击Office2003的安装文件“setup.exe”，如左图。如果是光盘版，则将光盘放入光驱后会自动运行安装界面，如右图。执行安装操作光盘安装画面步骤2系统首先将必要的安装文件复制到硬盘上的某个位置，然后会打开输入序列号对话框，将软件序列号正确输入，单击“下一步”按钮，如左图。步骤3显示输入用户和单位名的对话框，填入相应的资料后，单击“下一步”按钮，如右图。输入序列号输入用户名许多软件在安装时都需要输入序列号，这可以在软件光盘包装盒或存放软件的文件夹中（文件名通常为SN）找到步骤4显示许可协议对话框。选中“我接受《许可协议》中的条款”复选框，然后单击“下一步”按钮继续安装，如左图。步骤5在接下来的对话框中可以选择安装类型。系统默认的是“典型安装”，表示此时只安装最常用的程序和组件。单击“下一步”按钮，如右图。接受许可协议选择安装类型步骤6显示左图对话框。单击“安装”按钮，开始安装并显示安装进度。步骤7耐心等待一会，显示右图所示对话框，提示安装成功，单击“完成”按钮，安装结束。开始安装安装结束3.4.3安装解压缩软件WinRARWinRAR是目前使用最广泛的数据压缩软件，下面我们来介绍一下这款软件的安装方法。步骤1双击WinRAR安装文件，如左图，会自动弹出右图安装界面，单击“安装”按钮。执行安装操作完成WinRAR安装步骤2弹出左图对话框，保持默认设置，单击“确定”按钮，弹出右图对话框，单击“完成”按钮，完成安装。3.4.4卸载应用程序步骤1单击“开始”“控制面板”，双击“添加或删除程序”图标，如下图。运行“添加或删除程序”程序步骤2弹出“添加或删除程序”对话框，单击想要删除的程序，如左图。然后单击“删除”按钮，此时会弹出“卸载XXX”对话框，单击“是”按钮，如右图。卸载WinRAR软件3.5文件管理3.5.1认识文件与文件夹1．认识文件（1）文件的命名规则电脑中的文件名由两部分组成，前面是主文件名，后面是扩展名，中间由“.”分隔，如“毕业论文.doc”、“风景图.jpg”等都是正常的文件名。（2）文件的类型在Windows系统中，不同的文件会以不同的图标进行显示。其中最常见的是以.EXE为扩展名的可执行文件，其图标可由系统默认图标和自用图标组成。2．认识文件夹WindowsXP采用文件夹对系统中的各类文件进行分类管理。文件夹的默认图标为，双击这个图标，就能打开相应的文件夹。（1）文件夹的类型Windows中的文件夹有两种类型，分别是系统文件夹和用户文件夹。（2）文件夹的结构Windows采用了层次结构来组织文件和文件夹。文件夹中既可以全部存放文件，也可以全部存放文件夹，更可以采用文件＋文件夹的混排形式存放，如下页图。文件夹的结构若文件夹名称前有“加号”，表明该文件夹中还包含了子文件夹，此时单击该文件夹名称可展开其下一层文件夹单击工具栏的“文件夹”按钮，窗口左边显示出文件的结构树硬盘驱动器。里面储存着本地计算机中的所有文件光盘驱动器。用于读光盘上的数据闪存盘驱动器。用于读写闪存盘上的文件3.5.2用“我的电脑”浏览文件和文件夹桌面上的“我的电脑”图标，是WindowsXP系统中浏览文件/文件夹的最主要入口，操作方法如下：步骤1双击“开始”菜单或桌面上的“我的电脑”图标，打开“我的电脑”窗口。用“我的电脑”浏览文件步骤2双击存放文件的磁盘，例如双击“本地磁盘G”，打开G盘。步骤3此时窗口中显示的便是存放在G盘中的文件或文件夹。如果所需资料不在G盘根目录下，则继续双击存放资料的文件夹，直到找到需要的资料为止。操作图示如下图找到所需文件3.5.3用“搜索”查找文件和文件夹如果你忘记某个文件或文件夹的存放位置，可以通过WindowsXP自带的搜索功能进行查找，方法如下：步骤1单击“开始”“搜索”菜单，打开搜索结果窗口，如下图。搜索功能步骤2我们以“所有文件和文件夹”功能为例，单击该选项，转到搜索页面。步骤3在“全部或部分文件名”编辑框中可以输入要查找对象的全部或部分名称；在“文件中的一个字或词组”编辑框中可以输入文件内容中的字或词组；“在这里寻找”下拉列表框中可以选择搜索位置。输入完关键词和搜索位置后，单击“搜索”按钮，如下图。搜索文件3.5.4创建文件与文件夹1．创建文件我们在使用计算机时，经常需要创建各种文件来满足需要。创建文件，既可以编写一个新文件，也可以通过拷贝从外部获取文件，如下图。创建文件2．创建文件夹方法1在要创建文件夹的磁盘或文件夹窗口中选择“文件”“新建”“文件夹”菜单，即可创建一个文件夹，默认名称为“新建文件夹”，此时直接填入文件夹名称并按回车键即可，如下图。新建文件夹方法一新建文件夹方法二2．创建文件夹方法2打开某个磁盘或文件夹窗口，在工作区空白处单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“新建”“文件夹”项，同样可创建一个文件夹，如下图。3.5.5选择文件与文件夹当我们要移动、复制文件和文件夹时，都需要先选择文件和文件夹。选择方法主要有单击选择、拖动选择和使用菜单命令。3.5.6查看和修改文件与文件夹属性在WindowsXP中，文件和文件夹都有相应的属性：只读、隐藏和存档。要查看或修改文件或文件夹属性，可在资源管理器窗口中右击文件或文件夹，从弹出的快捷菜单中选择“属性”项，打开属性对话框，如下页图。打开文件属性对话框3.5.7移动和复制文件与文件夹1．使用“剪切”、“复制”、“粘贴”命令（1）移动文件打开源文件或文件夹所在的窗口，选中需要移动的文件，然后选择“编辑”“剪切”菜单，或按快捷键【Ctrl+X】。之后打开所要移动到的目标文件夹，单击选择“编辑”“粘贴”菜单，或按快捷键【Ctrl+V】，即可移动文件或文件夹。（2）复制文件打开源文件或文件夹所在的窗口，选中需要复制的文件，然后选择“编辑”“复制”菜单，或按快捷键【Ctrl+X】。打开所要移动到的位置窗口，单击编辑粘贴菜单，或按快捷键【Ctrl+V】，即完成了文件或文件夹的移动。2．使用鼠标拖动步骤1打开“资源管理器”窗口，在左窗格中展开并单击某个文件夹，使要移动或复制的文件夹和文件出现在右窗格中。拖动要移动或复制的文件夹和文件到左侧窗格的目标文件夹上，如下图。步骤2这时，源文件便被移动或复制到目标文件夹了。其中，如果源文件与目标文件夹位于相同磁盘，则拖动操作为移动，否则为复制。使用拖动方法移动或复制文件将文件拖到目标文件夹上2．使用任务窗格步骤1打开源文件或文件夹所在窗口，选中需要移动或复制的文件或文件夹，在“文件和文件夹任务”任务窗格中单击“移动所选项目”或“复制所选项目”链接，如下图。选中要移动的文件夹步骤2打开“移动项目”或“复制项目”对话框，在列表框中选择目标磁盘和文件夹，如右图为“移动项目”对话框。也可单击“新建文件夹”按钮，在所选项目下新建一个文件夹，这样会将文件移动到新文件夹中。步骤3单击“移动”或“复制”按钮，就可以将选中的文件或文件夹移动或复制到目标文件夹中。“移动项目”对话框也可单击该按钮，在所选项目下新建一个文件夹，这样会文件移动到新文件夹中3.5.8重命名文件与文件夹为了使文件或文件夹更加易记，便于管理，我们需要对文件或文件夹进行重命名操作。步骤1在想要重命名的文件或文件夹上单击鼠标右键，从弹出的快捷菜单中选择“重命名”。或者单击鼠标左键，稍等1-2秒，然后再在文件或文件夹名称处单击一次左键，即可进入编辑状态。步骤2在编辑框内输入新的文件或文件夹名，按【Enter】键或在空白区单击鼠标左键都可以确认文件名的更改。3.5.9删除文件与文件夹删除文件与文件夹的操作方法如下。步骤1打开需要删除的文件或文件夹所在的文件夹窗口，选中需要删除的文件或文件夹，按下【Del】键。步骤2在弹出的删除确认对话框中单击“是”按钮，便可将选定的文件或文件夹删