警戒!ERP常犯的错误!注意事项!0326

ERP系统运行过程中常见的错误、注意事项！警戒：不要重犯！俗话说：前车之辙，后车之鉴，某公司7、8两个月份ERP系统运行下来，各个部门在操作过程中均犯了一些错误，我们将它总结下来，希望各个部门、操作员引以为戒！！！在以后的运行中牢记：绝对不要再犯这样的错误！因为：ERP是一个严谨的非常——哪怕是有一个部门、一张单、一个数据、一个操作存在错误都是致命的！！！最终都将影响到整个系统！！！！！！！！！序号错误或注意事项！举例（所举例为某公司案例）1多点、乱点某人刷新某界面时因为长时间无反映，他就多点一下！甚至乱点！这样反而更加浪费时间2想好了你在做——其实，在做每个单据、数据或者操作之前都需要你自己事先做一个规划或者设计：明确：我到底要干什么？将在什么具体的地方操作？应该注意什么？等等某人因未想好操作了一个错误的数据，导致4天才修改过来3计算机的每个操作都是有执行含义的，记住：不要多点，也不要少点，不要多操作也不要少操作！某人因为错误的操作，导致系统管理员协调ERP公司才解决4你在干的每一件事情在系统里面的操作都是精准的——不能多操作，也不能少操作，更不能有操作错误！——因为如果你发生了上述错误，ERP就认为这是您的意思！在ERP系统里面不存在“不小心”“我大意了”之类的概念。。。。。。。某公司一个错误的业务单据、数据导致财务拖延4天结账5定——能进入ERP系统的东西都是定了的，或者至少是暂时这么定，以后还可以修改的。不存在“不确定”——什么都得确定6自己不明白的地方、用不到的地方千万不能为了好奇去点，去操作——因为那样会引来麻烦7确保是正确的理解了——功能、界面、数据、操作等而不是在误解的情况下执行，更加忌讳“我以为是XXXX之类”自以为是，因为你的以为是没有任何意义，只会起害作用，只有系统的以为是才有用。8不多，不少，不错误9注意看你进入的过滤界面有人进去找东西找不到，实际上已经存在这个东西了，那就是可能你没有注意到过滤窗口！或者哪里操作出了问题10注意工作策略，所有的工作一定要做在平时！例如：可以边做边审，不要做完才审核某公司采购部8月份所有的单据月底才审11所有当日的单据和操作在当时、当日完成，不能超过当日主管一定要注意安排协调！如果上流不做或者做错误或者不及时，1分钟内都可能影响下流、影响整个公司！！！12拒绝接受——推给我的错误的东西！——当发现上一流程有问题、有错误时，要及时与上流沟通，协调，如果上流拒绝修改，则可以报告ERP专员，如果发现而不协调。直接往下走，则责任在本流程。某PMC部门8月份几十张单据无成本对象就往下走，造成极大困难13直接在单据里面操作，使用上一张、下一张、上查、下查等功能连续翻看操作，不要退出来再做。类似的技巧还很多，同志们可以总结、相互交流。我们都不喜欢笨的，不讲效率的东西例如：购销发票生成后直接在单据中审核、钩稽部分同志采用不效率的操作方法14输入单据时只顾埋头往下做，不注意数据项，导致数据错误返工某采购发票2次发生大批量修改15出现问题时，首先找找自己的原因，而后才是别人的问题。因为根据我们的经验，出现问题：1、单据和数据的输入遗漏、重复、错误2、您自己的操作错误3、上流的问题4、不按照标准流程和要求操作5、遗漏了某个操作6、关联流程的问题7、ERP系统本身的问题（概率几乎为0）16输入时认真注意每个数据项，数据输入错误，导致花很多时间去修改，甚至冒不能修改的风险例如：不注意时间、日期、定单、部门、币别等字段而盲目的往下干17所有的单据、数据最好用系统关联、自动计算得出的，除非万不得已，不能人为的输入不该输入的数据，如果确实需要，要经过主管和关联部门几方认可方可以人为的输入数据。ERP提倡关联——自动——用别人的资料所有的物料出库均允许填入单价，但那是对那些太特殊的企业，谁填入了谁负责18所有的东东都是重要的——在ERP系统，不存在大事、小事，所有的事情都是大事，都得认真对待例如：如果不小心选择错误了一参数，或者按错一个按钮，可能引起问题，甚至整个公司级的严重问题！19随时用刷新、重算，这样新做的东西才能体现因此，多点下刷新、存盘是有好处的已经输入的东西找不到，有可能是没有刷新。2021输入数据、单据错误、不正常，不符合业务原理，系统当然不能处理！如果你的单据数据和操作连业务逻辑、业务原理都不符合，这当然是自己解决了！例如：先领料后投产、无投产无完工而有废品、在产品负数等等22发生单据和数据输入错误，可以用下列方法改正：（1）反审后修改（2）作废（3）删除（4）补做一张蓝字单据补充、红字单据冲回来建议：采用修改但是做时，如果单据已经往下走，要通知关联部门23系统出了问题不立即向专员报告，而在那里无谓的等待！！！！！某仓库计算机出了问题，导致不能进入ERP系统，该操作员就等待了半天，不报告也不采取措施。24注意打印出来并分析系统的出错报告例如：存货核算检查成本计算合法性检查25资料没有分到每日填制而是月末别人追问才赶拖期某销售部26源头及输入数据错误1、源头数据：（营销部门（1）、《报价单》或《销售定单》（2）、退货单（即：销售退货单）（3）、补货单采购部门（包括：委外加工业务）（1）、《询价单》或《采购定单》（2）、收货单（即：采购收货单）（3）、退货单（即；采购退货单）2、中间单据制造部（1）、《计件/计时单》（2）、《补料单》（3）、《退料单》（4）、《超领料申请单》（5）、《生产汇报》3、所有的基准资料发生此类数据错误，ERP无办法判断与检测，其数据的正确性只能依赖人自己某公司销售收入大增，结果侦察发现将6的销售单价输入为6027没有把工作做到平时，而是月底集中做影响结账采购、销售、仓库、车间、财务、PMC少不应该怎样做，月底工作本来就忙！！！28主管对于各种工作的量、日期、提交没有充分估计安排协调失误塑料部让2个文员都请假，结果影响月底数据提交或找借口管理讲结果不谈过程，过程是您自己的事类似问题纯属管理失误29有很多难题是由于我们业务操作的不规范导致的，建议：尽可能的调整业务使其规范化去应用系统，而不是以系统来迎合不规范的数据和操作。包括对外的不规范也同样如此。购销与供货商的月结销售部门以“整体产品下定单”而以领部件分批走货30如果条件允许，尽可能的按照系统的要求报告完整的数据，而不是马虎的笼统的省略的数据。有而不报、报告不准责任在报告部门例：水、电分配到车间三个车间的废品，分为可修复废品、不可修复废品、月末在产品数31养成每日台数、报数的习惯，要主动工作，包括与别人的衔接工作，而不要等到别人催。32月末，结账前将所有数据重算一遍，采用覆盖方式主要针对财务部33以某种理由为借口，耽误输单某销售找不到部分单价就等，财务无数据主管不告诉就等应该主动找到相关人员并敦促其完成，不行就反映到系统管理员或更上级34很多东西可以自己操作或者协调主管、系统管理员完成，不能等各个部门均有基础数据没有可以自己增加，在等什么呢？35有少部分的生产任务单、投料单、领料单、入库单未填成本对象，车间统计报表则几乎没有填成本对象PMC、采购、仓库、车间成本对象至关重要，以后谁不填就由谁对造成的成本和财务无法工作负责36一些几乎天天都用到的数据不记住，还要到系统查找、耽误时间本部门编码财务的大部分常用科目编码37最后关帐，有明确的截止时间，关帐前不能再做任何处理多次打招呼，屡屡不听，明知故犯，结果影响财务结账各个部门均有大家都遵守时间规则事情才能做好38进行操作时注意是光标停留的位置是做一张单或是所有单据的处理购销存财务存货核算只做了一张单的明确哪些是批处理，哪些逐一处理39先领料后投产等不正常的业务数据，导致成本计算检测时提示：未投产等！PMC投料先投产，后领料40PMC下生产任务单、投料单时没有《成本对象》就往下走，导致领料、完工、出货等流程全部走完再去解决这个难题，花巨大时间PMC——生产任务——投料下生产任务单、投料单时一定要有《成本对象》如果“没有数据”与成本会计协调41生产领料单、领低值易耗品没有填“成本对象“导致花巨大精力返工。一切不按照《规范化管理体系》执行的单据数据同样在ERP系统无法运作。（1）3个基本车间（目前暂做塑料、装配、以后包括工模）所有的生产领、退、补料一定要填“成本对象”（2）3个基本车间若领低值易耗品则“成本对象”填“共耗费用”对象（在成本对象的最后，英文）（3）工模部领料、低耗品目前暂通过“其它出库”，以后与塑料等基本车间一样。其它部门领低值易耗品通过“其它出库”处理42上流经过审核的单据如果要反审、修改，一定要通过MAIL、口头等方式通知下流，并且协商可否修改。反审核/反下达等所有的逆反操作均需要与上下流沟通确认，同时记入绩效考核各个部门均有尤其销售部——本月发生销售部反审“订单”去修改数据项而该单已经走完流程的现象已经审核的单据最好不要反审，如果确实需要一定要立即通知下流，并且协商可否修改。43单据输入不正确，导致巨大返工仓库A．输入诸如0.000001这样的领料单，使系统单价计算为零而在财务处理时过不去44单据在输入期间发生串、错9月份的单据错误地输在，导致系统无入库而有出库，负结存！仓库——先出库而后入库一定要按照系统流程，先入而后出，可以该手工操作流程来适应系统45暂估入库单的估计数据不能输入“0.001”等最小数据，这样会导致系统金额为负数。从9月份开始，参照真实单价估计输入46“暂估入库单、”“其它入库单”等手工输入单价的仍然存在未输入而导致系统最终检查过不去财务部——存货核算手工输入单价、金额等数据时一定要注意，“数量”、“单价”、“金额”不能有一个资料为047手工输入单据数据时不注意，扩大了1000倍致使利润扩大数十倍例如：本期销售成本资料有一个扩大了1000倍手工输入单据数据时一定注意：可以慢一点、认认真真48财务审核时，如果发现异常资料一定要审核并从业务追查如：上条49业务单据先调整好，在做财务处理，否则反复。财务——存货核算例如：本月通过人工修改库存参数的办法调整了“0.0001”单据又反回来业务单据先调整好，在做财务处理，避免反复。50总账系统输入的凭证仍然存在“核算项目”调错财务部例如：将发生辅助生产时402科目的核算项目直接输成“塑料部”等车间辅助生产发生时，核算项目是该部门本身，如“维修组”，在分配时才记入““塑料部”等车间51采购、销售、仓库等业务部门直到结账前几分钟仍然有单据未审核，导致很大麻烦。采购部——一张发票未钩稽，导致不能结账所有部门的所有单据、数据、操作3个方面必须100%的正确。无一遗漏52重复输入了单据财务部——有一张付款单重复输入，使期末不能结账不能重复输入单据53不执行公司下发的文件仓库——8月份工模部的领料不通过生产领料，而且发了文件，仍然有单据认真执行公司已经下发的文件54结帐流程不符合，导致影响进度财务部——例如：最后结账时，应付模块提示仍然有2张发票未做凭证正确的结账流程：存货核算关账——固定资产——工资——应收——应付——存货核算（如果调整）——成本——总账55待所有非财务的业务数据都做好、确认！后再做关账、结账本月存在存货核算系统已经结账后欲改某个数据无法改的现象待所有数据都做好、确认后再做关账、结账56对于ERP系统管理员的建议：1、每月：根据系统日志检查分析出错原因、总结2、分析每个操作员自己该做的事的正确率、完整率、及时率；3、分析每个操作员不该做的事做了多少？4、根据“上机日志”等事实、数据，对错误不当操作按月进行绩效考核