销售业务规范

JSERP销售业务规程XS0001客户信息管理XS0002销售基础数据XS0003销售订单管理XS0004销售订单变更XS0005销售发货管理XS0006销售退货管理XS0007销售开票管理XS0008销售回款管理XS0009发出商品管理工作任务：XS0001客户信息管理执行角色：销售员工作标准：1.维护客户信息前对客户所在的地区进行划分，并通过“客户地区维护”功能对数据进行录入。2.维护客户信息前根据销售管理以及数据统计的需要对客户进行分类，通过“客户分类维护”功能对数据进行维护。3.接收到新的客户资料后，及时对信息进行整理，并通过系统“客户维护”功能进行资料的录入。4.客户信息发生变化后，及时通过“客户维护”功能对资料进行调整。5.客户资料维护时，需要正确的录入相关信息，保证数据的准确性和完整性。6.客户资料维护时，必须保证数据的唯一性，资料录入过程中对客户名称等基本资料必须录入规范，避免因同一客户叫法不同而反复录入资料的情况发生，否则将对销售数据的统计造成混乱。注意事项：1.若启用了“发票接口－导出”功能实现了JSERP系统同金税系统的集成，必须在“客户维护”功能中对客户名称、税号、地址、开户行、账号几项信息进行维护，否则数据将无法成功导出到金税系统。2.若进行“客户维护”功能维护客户资料时，需要进行地区、客户分类的选择，必须分别通过“客户地区维护”、“客户分类维护”功能进行数据的维护，否则下拉框中将没有可选择的项目。3.系统可以对客户资料进行安全性的控制，通过设置系统提供的参数XTF005=ZJ可控制销售员只能看到“客户维护”功能中销售员为自己或者为空的客户信息。工作任务：XS0002销售基础数据执行角色：销售员、销售内勤、售后服务人员、销售主管、应收会计、财务主管工作标准：1.销售业务上线前，销售主管对销售文档的类型进行划分，并通过系统的“销售文档分类维护”功能进行登记。2.销售业务上线前，销售主管对销售业务涉及的一些基本指标进行制定：如相关单据的前缀如何设置、销售订单评审最小金额如何设置等，并通过系统的“销售控制参数维护”功能进行登记。3.销售业务上线前，销售主管和销售员进行商讨，确定如何对付款类型进行划分，并通过系统的“付款类型维护”功能进行登记。4.销售业务上线前，销售内勤对目前销售业务涉及的一些基础信息进行维护，并通过系统的“销售员维护”、“运输单位维护”、“工程项目维护”功能进行登记。5.销售主管、售后服务人员、销售员讨论确定公司的售后服务条款，并由销售员通过“售后服务条款维护”功能进行登记。6.销售员对自己所负责的客户相关物料编码信息以及客户涉及的交货地点进行整理，并通过系统“客户物料编码维护”、“交货地点维护”功能进行登记。7.销售业务上线前，应收会计根据物料历史销售资料结合红线价格制定规则整理出销售红线价格，并提交财务主管、相关销售员、销售主管一并进行审定，评审确定后的销售红线价格通过系统的“销售红线价格维护”功能进行登记。8.销售员整理出自己所负责客户的销售价格表，交于销售主管、应收会计、财务主管进行审核，并通过系统的“销售价格表维护”功能进行登记。9.销售主管、财务主管、销售员、应收会计进行会审，根据客户的应收账款情况以及应收账款的回收情况为客户分别制定信用管理政策，包括信贷限额、付款期限、欠款期限等，并通过“客户维护”、“客户信贷限额维护”功能分别进行登记。注意事项：1.“销售价格表维护”功能中，可以根据管理的要求，判定是否需要设置工作流进行价格评审：设置工作流后，价格表必须完成工作流的审批后方能生效；未设置工作流时，价格表维护好后直接生效。2.销售基础数据的设置是个不断完善的过程，数据一旦有变化需要及时通过相关功能进行调整。工作任务：XS0003销售订单管理执行角色：销售员、销售主管、相关部门主管（生产部主管、技术部主管、采购部主管）工作标准：1.销售员与客户经过商务协商后，初步拟定销售合同，并通过系统的“销售订单维护”功能对销售合同的信息进行维护。2.根据双方初步协商的结果，正确录入合同的的相关信息，保证物料、单价、数量、金额、需求日期、计划发货日期等信息的准确性。3.销售员将维护好的销售合同通过系统“销售订单维护”功能中的工作流设置提交相关领导进行审批。4.销售主管以及相关部门主管对销售合同内容进行评审，并通过系统的“销售订单评审”功能实现审批。5.销售员将审批通过的合同打印出来或者以电子文档的形式传给相应的客户，对签订好的销售合同进行备案。6.销售合同必须在完成初步商定的24小时内进行录入。注意事项：1.注意结算方式的选择。2.通过系统的“查询销售订单”功能，将查询条件中的状态设置为“初始”，可以查询出已经登记，但还没有完成确认的销售订单，需要尽快进行处理。工作任务：XS0004销售订单变更执行角色：销售员、销售部门主管、相关部门主管（生产部门主管、技术部门主管、采购部门主管）工作标准：1.销售订单的内容需要变更时，由销售员通过系统的“销售订单变更”功能登记变更信息。2.正确录入订单的变更信息以及变更说明。3.销售员将整理好的销售订单变更信息提交销售主管和其他相关部门主管进行审批，并通过系统的“销售订单变更”功能中的工作流完成信息的提交。4.销售主管和各相关部门领导对销售订单的变更情况进行审核，给出处理意见，并通过系统的“销售订单变更评审”功能完成审批。5.销售员将销售订单变更的审批结果通过传真或电子文档反馈给客户。6.对确定需要变更的采购订单，与客户签订变更协议，并对资料进行存档。7.销售订单变更信息必须在收到信息后的24小时内完成登记。8.销售订单变更的审批工作必须在收到工作任务的24内完成评审。注意事项：1.销售订单变更功能中，出于信息安全性考虑，可以通过设置参数XTF005=ZJ/BM控制销售员能查询并操作的订单范围：等于ZJ时，当前用户只能查看销售员为自己的销售订单，等于BM时，当前用户只能查看XSU004规定的销售部门的销售订单。2.销售订单维护功能中，可以点击“相关功能”按钮查看指定采购订单的变更信息。3.通过系统的“查询销售订单”、“查询销售订单明细”功能，将查询统计条件中“变更”的勾打上，可以统计出有变更的销售订单，选定销售订单后，可点击“相关功能”按钮查询具体的销售订单变更信息。工作任务：XS0005销售发货管理执行角色：销售员、销售主管、财务主管、仓库保管员工作标准：1.签订销售订单后，销售员将销售订单需要的数量与当前库存数量进行比较，看当前库存是否能满足发货需要，并通过系统的“销售订单分配”功能设置分配原则对当前库存进行自动分配，提前对销售订单需要的物料进行库存预留。2.如发现当前库存数量不能满足需求数量时，销售员需要通知计划部门安排生产计划。3.销售发货时，销售员根据销售订单的要求开具销售交货通知单，正确录入交货物料、规格型号、含税价格等信息，并通过系统“开销售交货单”功能进行登记。4.销售员打印出交货通知单，交予销售主管、财务主管进行审批，通过相关领导盖章或签字后的交货通知单可送至仓库，通知仓库保管员进行发货。5.仓库保管员核对交货通知单手续办理是否完备，若手续齐全，则根据交货通知单要求清点货物办理实物出库，并通过“销售出库登记”功能完成实发数据的录入；手续不齐全时，不予发货，并将交货通知单退还给相应销售员进行处理。6.开具销售交货通知单时，如果出现发货数量超过销售订单需求数量、发货价格低于红线价格、包括本次发货金额在内的客户实际欠款余额大于客户维护中指定的客户信贷限额、客户欠款时间超过信贷期限等情况时，必须执行前置审批流程。7.销售交货通知单手续办理送至仓库后，必须在24小时内办理销售出库。注意事项：1.“开销售交货单”时可以设置参数XSS033=Y/N控制交货单是否需要审批：XSS033=Y时，所有的交货单必须在系统中经过审批后才能进行出库，XSS033=N时则交货单满足正常交货条件时可以直接确认。2.销售交货通知单可设置过期限制，超过指定期限而没有进行销售发货和开销售发票，则该销售交货单被标记为作废。作废的销售交货单不可以再发货、开票，不参与相关的销售查询分析。3.通过“查询销售交货单”功能，在查询统计条件中对出库情况、开票情况进行设置，可以对指定条件的交货单出库情况和是否开票进行查询和统计。4.通过“查询销售待发货情况”功能，在查询统计条件中对查询方式进行设置，可对近期应发货、期间内应发货以及过期未发货的数据分别进行查询和统计。特别对过期未发货的情况，需要及时分析未发货原因。5.销售交货单中对应的发货客户和最后销售开票的单位不一致时，可以在“开销售交货单”功能中进行开票单位的修改。工作任务：XS0006销售退货管理执行角色：销售员、质量检验员、仓库保管员工作标准：1.客户进行销售退货时，由销售员开出质量检验申请单，通知质量检验员对退回的货物进行质检。2.销售员接收到质量检验员的检验结果后，对质检合格的货物开具销售退货通知单，正确维护退货数量、含税价格等信息，并通过系统的“退货入库通知单维护”功能进行登记。3.对质检不合格的货物需要由质检人员、技术人员判定是否能够进行返修，返修后的商品需再次进行质检，合格后由销售员办理退货手续，并通过系统的“退货入库通知单维护”功能进行登记。4.销售员打印退货通知单，交由质量检验员、销售主管、仓库主管等盖章或签字确认后办理入库。5.仓库保管员核对退货通知单手续办理是否完备，若手续齐全，则清点实物办理退货入库，并通过“销售出库登记”功能完成退货入库的登记；手续不齐全时，将退货通知单退回给相应销售员进行处理。6.客户进行退货时，销售员必须在24小时内通知质检部门进行处理。注意事项：1.销售商品发出后，若发生调价业务，也可以通过“退货入库通知单维护”功能进行处理，直接录入一条明细记录数量为0，金额不为0的数据，对这种特殊的退货单，不需要出库。2.“查询销售交货单”功能中，可在查询统计条件中将“交货单类别”设置为“退货”，可以对退货通知单进行统计和汇总。工作任务：XS0007销售开票管理执行角色：销售员、销售开票员、应收会计工作标准：1.销售员接收到客户的开票需求后，将开票的物资品种、开票数量、开票单价以及对应的销售交货单或销售订单等信息反馈给销售开票员。2.接收到开票信息后，销售开票员对物资的开票数量和开票单价进行核对，若满足开票条件，则通过“商品销售开票”功能，开具销售发票。3.正确录入发票信息，保证开票明细的品种、数量、金额与实际要求一致。4.开具销售发票时，如果开票单价低于销售交货单单价，则必须执行前置审批流程。5.将销售发票的存根联交予应收会计执行应收账款入账。6.应收会计根据销售发票存根联，通过系统“销售发票记账”功能实现记账，并将发票存根作为记账凭证附件。7.销售发票开具后，必须在24小时内传递给应收会计，以便及时完成应收账款入账工作。注意事项：1.“商品销售开票”时，要注意客户是否选择正确，对应的交货单明细记录是否选择正确，开票数量和开票金额是否录入正确。2.若“商品销售开票时”找不到已开的交货单，请在“开销售交货单”功能查看该交货单的开票依据，开票依据为“实收数”时，则必须办理了“销售出库登记”后才能进行开票。3.通过“查询销售交货单”功能，将开票情况设置成“未开票”，可以查询出指定范围内已开交货单但未开销售发票的数据。4.通过“销售发票记账”功能，可以统计出制定的年度、月份中已开销售发票但还未进行应收记账的数据。工作任务：XS0008销售回款管理执行角色：销售员、应收会计、现金会计工作标准：1.销售业务上线前，销售员对客户的期初欠款数据进行整理和统计，并通过“期初销售欠款登记”功能进行数据的录入。2.正确录入客户对应的期初销售欠款情况。3.应收会计对销售期初欠款数据进行核对，确保期初欠款金额与财务的发出商品金额加上应收账款（及应收票据）的金额保持一致。4.日常业务处理中，销售员接收到客户的回款信息后，对回款信息进行核对，并通过系统“销售回款登记”功能进行回款登记。5.正确录入回款信息，保证交