第5章 办公自动化信息系统分析2

102:395.2功能建模和数据流程图数据流程图(DFD)用于功能建模最初，结构化分析方法仅讨论数据流建模。目标系统被表示成如图5-6所示的数据变换流程图。系统的功能体现在核心的数据变换中。202:39图5-6数据变换流程图外部实体外部实体外部实体外部实体目标系统302:39功能建模：就是用抽象模型的概念，按照系统内部数据传递、变换的关系，自顶向下逐层分解，直到找到满足功能要求的所有可实现的系统为止。1）功能模型使用了数据流图来表达系统内数据的运动情况，2）数据流的变换则用如下方式来描述：结构化语言判定表判定树402:39系统分析的根本目的：是分析出合理的信息流动、处理、存储的过程。数据流程分析方法：如HIPO(hierarchialinput-process-output)法和结构化方法等。他们基本思想都是一样的，即：把一个系统看成一个整体功能，明确信息的输入与输出，系统为了实现这个功能，内部必然有信息的处理、传递、存储过程。这些处理又可以分别看作整体功能，其内部又有信息的处理、传递、存储过程。如此一级一级地剖析，直到所有处理步骤都很具体为止。502:39图5-7数据流程分析方法602:395.3.3数据流程图数据流程图(DFD)用于功能建模通过本节学习要求大家掌握：数据流程图的基本成分数据流程图的画法画数据流程图的注意事项702:39数据流程图描述数据流动、存储、处理的逻辑关系，也称为逻辑数据流程图，一般用DFD(logicaldataflowdiagram)表示。DFD具有抽象性，仅对数据流进行描述，总结出数据的（信息的）流向、传递、处理、存储等特性的内部规律。802:391．数据流程图的基本成分数据流程图用到四个基本符号，即：外部实体数据处理数据存储数据流902:39图5-8数据流程图的基本符号1002:391）外部实体：外部实体是指系统以外又与系统有联系的人或组织。它表达该系统数据的外部来源和去处，外部实体也可以是另外一个信息系统。在数据流程图中，为了减少线条的交叉，同一个外部实体可在一张数据流程图中出现多次，这时在该外部实体符号的右下角画小斜线，表示重复。如重复的外部实体有多个，则相同的外部实体画数目相同的小斜线。外部实体的表示如图5-9所示。1102:39图5-9外部实体的表示1202:392)数据处理：处理指对数据的逻辑处理，也就是数据的变换，它表示对数据流的操作。在数据流程图中，用带圆角的长方形表示处理，其分为三个部分：标识部分、功能描述部分和功能执行部分。如图4-10所示。图5-10数据处理的表示1302:39标识部分：用于标注加工编号，加工编号应具有唯一性，以标识加工，一般用字符串表示，以“P”开头，如P1、P1.1等等。功能执行部分：表示这个功能由谁来完成，可以是一个人，也可以是一个部门，也可以是某个计算机程序。功能描述部分：用来写加工名。它直接表达这个处理的逻辑功能，用动词+名词对功能进行描述，功能描述部分其详细描述在数据词典中定义。1402:39加工要逐层分解，以求得分解后的加工功能简单、易于理解。什么是基本加工？对数据的处理功能十分简单、加工逻辑清楚的加工称基本加工。例如：成绩统计、学籍审查、学籍变动通知等。为了区别基本加工，在基本加工的加工编号前打一“*”作标志。当分解得到的所有加工均已变成基本加工时，分解即行停止。对加工符号说明如下：①顶层加工名可以是系统的名字。如：学籍管理系统、成绩管理系统、财务管理系统、工资核算系统等。②加工名要简捷易懂，最好由动词或动宾词词组组成。例如：登录成绩、编排课表、输入会计凭证等。由于未分解的加工本身具有抽象性，所以加工名必然具有抽象性。如：考试考务、财务管理等。但不可用空洞的动词命名，如：处理、转换、计算等。1502:393)数据流数据流是指处理功能的输入或输出，用一个水平箭头或垂直箭头表示。箭头指出数据的流动方向。数据流由一个或一组确定的数据组成，可以是信件、票据、文件等信息。一般说来，对每个数据流要加以简单的描述，使用户和系统设计员能够理解一个数据流的含义。对数据流的描述写在箭头的上方，一些含义十分明确的数据流，也可以不加以说明，如图5-11所示。1602:39图5-11数据流的表示1702:39数据流的简化：有时很难用简单而适当的语句来描述一个数据流。例:图（a）表示储户到储蓄所去存取款时，要将填好的存（取）单与存折交给营业员。营业员处理完这笔业务后，把存折交给储户若把“存取单”与“存折”这两个平行且方向相同的数据流合并为“存取要求”，则可以减少一个数据流，数据流程图就更简单好读一些，如图（b）所示。至于“存取要求”的具体内容，会随着数据流程图的展开，变得更具体化。1802:39数据流的流向，有以下五种情况：从加工到加工(P→P)、从源点到加工(S→P)、从加工到终点(P→S)、从加工到数据存储(P→D)、从数据存储到加工(F→P)。其中，前三种情况应注明数据流名。后两种情况，可以不注数据流名。数据流名应能直观地反映数据流的含义：如日常业务中的产量日报表、汇款单、录取通知书、课程表等均可直接用做数据流名。也可以用一组数据中的主要数据为数据流命名：例如：“学生成绩单”由学生姓名、成绩、通讯地址等数据组成，但成绩是主要的，可以用“学生成绩”为这一数据流的名字。1902:39数据流可以同名，也可以有相同的数据结构，但必须有不同的数据或具有不同的含义。例如：数据流“付款单”可以有合格付款单、不合格付款单，这两个数据流的数据结构可以是相同的．但所含数据不同，或者意义有区别。2002:39数据流统一编号：为了区别同名数据流，DFD中所有与基本加工(基本加工定义见后)相连的数据流要统一编号，但与数据存储相连的数据流除外，编号写在数据流名之前，以“F”开头。两个符号(加工、外部实体、数据存储)之间可以有多个数据流存在，DFD并不表明它们之间的任何关系，诸如次序、主次等。避免错误的数据流命名方法：不能用动作名作为数据流名。如“取下一个考生成绩”是一个动作，不能用作数据流名。数据流中只能含有数据(信息)，而不能含有动作，换言之，数据流名只能是名词而不能是动词或动宾词组；不能用实物名作为数据流名。如“现金”是实物，不能作为数据流名。信息系统只能处理信息，不能处理实物。2102:394）数据存储数据存储是用来存贮数据的，表示数据保存的地方。这里“地方”并不是指保存数据的物理地点或物理介质，而是指数据存储的逻辑描述。现对数据存储符号说明如下：①数据存储名写在开口的长方框内，应概要地说明文件中的主要数据。②数据存储上一定要有数据流。如果数据流指向数据存储是写操作，离开数据存储则是读操作。有的加工要修改数据存储，则要读、写操作，因此，在加工和数据存储之间的数据流是双向的，用两个数据流表示。如图5-12所示，“商品编号#_”表示按这个数据项检索，即“商品编号”是关键字。2202:39图5-12加工和数据存储之间的数据流2302:39③为便于说明和管理，数据存储亦应编号。编号写在文件符号左端小方格中，以“D”开头，用字母D和数字组成。为清楚起见，用竖线表示同一数据存储在图上不同的地方出现，如图4-13所示：图5-13数据存储图形表示2402:393）相关部门职责①管理中心负责组织确定记录格式、编号、贮存、检索、保存期限和处置相关的管理规定。对记录的各归口部门进行监督、管理，对记录的发放进行审核。②各部门负责本部门记录格式的提出，本部门领导负责对记录格式的审核；负责管理体系中本部门记录的使用、贮存、检索和保护。③管理者代表负责对记录格式的批准。④公司办公室负责记录的印刷。2502:392．绘制数据流程图的主要原则和步骤：系统分析的根本目的是分析出合理的信息流动、处理、存储的过程。数据流程分析有许多方法，如HIPO(hierarchialinput-process-output)法和我们介绍的结构化方法等。基本思想都是一样的，即：把一个系统看成一个整体功能，明确信息的输入与输出，系统为了实现这个功能，内部必然有信息的处理、传递、存储过程。这些处理又可以分别看做整体功能，其内部又有信息的处理、传递、存储过程。如此一级一级的剖析，直到所有处理步骤都很具体为止。2602:392．数据流程图的绘制主要原则和步骤：绘制数据流图的主要原则:为了表达数据处理过程的数据加工情况，需要采用层次结构的数据流图。按照系统的层次结构进行逐步分解，并以分层的数据流图反映这种结构关系，能清楚地表达和容易理解整个系统。数据流程图的绘制步骤如下：1）确定所开发的系统的外部实体，即系统的数据来源和去处。2）确定整个系统的输出数据流和输入数据流，把系统作为一个加工环节，画出关联图。一般应把数据来源置于图的左侧，数据去处置于图的右侧。2702:393）确定系统的主要信息处理功能，按系统的主要信息处理功能将整个系统分解成几个加工环节（子系统）。确定每个加工的输出与输入数据流以及与这些加工有关的数据存储。4）根据自顶向下，逐层分解的原则，对上层图中全部或部分加工环节进行分解。5）重复步骤4），直到逐层分解结束。6）对图进行检查和合理布局，主要检查分解是否恰当、彻底；DFD中各层是否有遗漏、重复、冲突之处；各层DFD及同层DFD之间关系是否正确；命名、编号是否确切、合理等，对错误与不当之处进行修改。7）和用户进行交流，在用户完全理解数据图的内容的基础上征求用户的意见。2802:393．绘制数据流程图注意事项1)数据流程图上所有图形符号只限于前述四种基本图形元素。2)数据流程图的主图必须包括前述四种基本元素，缺一不可。3)数据流程图的主图上的数据流必须封闭在外部实体之间。4)每个加工至少有一个输入数据流和一个输出数据流。5)在数据流程图中，需按层给加工框编号，编号表明该加工所处层次及上下层的亲子关系。6)规定任何一个数据流子图必须与它上一层的一个加工对应，两者的输入数据流和输出数据流必须一致，即父图与子图的平衡。7)可以在数据流图中加入物质流，帮助用户理解。数据流图上每个元素都必须有名字。8)数据流图中不可夹带控制流9)初画时可以忽略琐碎的细节，以集中精力于主要数据流。2902:394．企业记录控制数据流程图的设计实例1）企业记录控制的任务企业记录控制目的:对管理体系运行所使用的记录标识、贮存、保护、检索、保存期限和处置进行控制。2）企业记录控制适用范围适用于管理体系运行的所有记录的管理，包括来自相关方的记录的管理。3002:394）企业记录控制工作程序①管理中心对记录统一编号标识，并建立记录清单。②记录的使用部门可根据工作需要提出记录表格设计更改，执行《文件控制程序》有关文件更改的规定。③当库存记录需补充时，管理中心填写“记录印刷通知单”传递给公司办公室。④公司办公室按现行的格式对记录进行印刷、入库。⑤使用部门填写“记录领用单”，经管理中心审核后领取记录。⑥各部门管理员必需对当年使用的各种记录进行分类整理。整理后的记录经部门负责人审核符合记录管理要求后，方可归档。3102:39⑦对需要传递的记录，记录的填写部门应及时将记录传递到归口管理部门或接收单位，传递时填写“记录传阅单”。⑧借阅或索取有关记录，由需用者填写“文件/记录借阅登记表”，经管理者代表批准后到归口管理部门办理有关手续。⑨来自供方的记录，除表格形式外，应按本程序进行管理。⑩各部门管理员必须把所有记录分类，便于查阅。适时对陈旧且无法修复未达到保存期限的记录，应由归口管理部门填写“记录处理审批单”经管理中心批准后复制。记录超过保存期限，由记录的归口管理部门填写“记录处理审批单”经管理者代表确认后实施处理。