IT与企业业务流程

1利用IT进行组织及流程再造ManagementInformationSystem王茜博士/副教授Tel:[e-mail][e-mail]2确立组织的信息需求——企业分析法企业分析法(企业系统规划法)认为企业的信息需求惟有在以全体组织的单位、功能、流程和数据元素的观点考察时，才能充分了解。企业分析法可以帮助确认组织数据的主要实体和属性企业系统规划法是IBM公司提出的企业信息系统规划的结构化方法。3确立组织的信息需求——企业分析法企业分析法步骤分析法是对主管进行大量的采样，并且询问他们如何使用信息,从哪里得到信息，环境如何、什么是他们的目标，他们如何做决策，以及他们的数据需要是什么？对主管所做的调查结果会整合起来分类为子单位、功能、流程以及数据矩阵。数据元素被分类成逻辑应用群组——用来支持相关的一些组织的数据元素组。了解企业目标识别企业过程分析企业过程并建立数据类确定管理信息系统的总体功能结构确定各子系统的优先级制定开发进度确立组织的信息需求——企业分析法步骤5确立组织的信息需求——关键成功因素法关键成功因素法或战略分析法一个组织的信息需求是由管理者的少数关键成功因素(criticalsuccessfactor,CSF)所决定。关键成功因素法的目的是通过企业的关键成功因素，确定企业运营管理的关键信息需求。所谓“关键成功因素”是指在一个企业运营管理中的一些因素或领域，这些因素或领域的状态决定着企业的运营状况，这些因素或领域称为关键成功因素。确立组织的信息需求——关键成功因素法7系统开发与组织变革组织变革的范围显示IT所带来的四种组织架构的改变：自动化、合理化、再造、典范转移。每种各带来不同风险和投资。8系统开发与组织变革组织变革的范围——自动化信息技术最早应用就是协助员工更有效地执行工作。组织变革的范围——程序合理化自动化经常引发新的生产瓶颈，使现行的程序及结构安排不合理；程序合理化使标准作业程序更平顺，消除明显的瓶颈问题，使作业更有效率。如，FleetBoston公司的销售意向管理新系统的有效不是因为它使用计算机，因为它设计让组织的运作更有效率。9系统开发与组织变革组织变革的范围——企业流程再造企业流程被分析、简化和重新设计。使用信息技术，组织可以重新考虑并简化企业流程以改进速度、服务和质量。企业流程再造重新整合工作流程，减少步骤来减少浪费，消除重复性及大量的纸张作业。比起程序合理化，企业流程再造需要以新的视野来看待如何重整组织流程。如，福特汽车公司的免开发票处理程序。在北美的处理应付账款组织中，雇佣超过500人。大部分的时间都花在解决订单、收货文档有发票之间数据不符合的问题；重新再造整个应付账款处理程序，让采购部门将订单输入在线数据库，收货部门当接到订购的材料时可用此数据库来查核数据。如果收到的货品数据符合订单，系统会直接开出应付账款的支票给供货商，不需要供货商送发票来。经过再造后，福特公司减少75%的人员，产生出更精确的账务信息。10系统开发与组织变革组织变革的范围——典范转移程序合理化和企业流程再造都只限于企业某些部分的改变新的信息技术通过转变组织经营的方式或甚至业务性质，会影响整个组织的设计。如，北美最大的长途货运业者，使用新的信息系统改变了营运模式。开发了新的物流管理业务。BaxterInternational的零库存系统使其转型成为医院的合作伙伴且成为其顾客的供料管理者。这种更彻底的企业变革称为“典范转移”；其涉及重新思考企业本质和组织本质。11企业流程再造与流程改善工作流程管理为了抵押贷款申请程序中简化文书工作，银行转而采用工作流程与文档管理软件。通过使用该软件电子化储存与处理文档，组织能重新设计其工作流程，使得文档能同时被处理，并且较易于有效率地由一处送到另一处。简化企业程序，让文档轻松、有效率地移动，称为工作流程管理。各种企业管理理论与方法分析质量管理：全面质量管理，零缺陷，ISO9000，卓越绩效模式，六西格玛管理。生产管理：MRP、MRPII、ERP、供应链管理现场管理：5S、定置管理、目视管理、准时生产（JIT）、TPM、防错设计、精益制造其他管理理论与方法：Benchmarking、BPR、SWOT分析、BSC、知识管理、学习型组织全面质量管理(TQCTotalQualityManagement)全面质量管理，即日本式TQC质量的涵义是全面的，不仅包括产品服务质量，而且包括工作质量，用工作质量保证产品或服务质量全过程的质量管理，不仅要管理生产制造过程，而且要管理采购、设计直至储存、销售、售后服务的全过程好的质量是设计、制造出来的，不是检验出来的要求全员参与以数据为客观依据视顾客为上帝，以顾客需求为核心一切按PDCA循环办事为什么要进行全面质量管理？缩短总运转周期降低质量所需的成本缩短库存周转时间提高生产率追求企业利益和成功使顾客完全满意最大限度获取利润六西格玛定义六西格玛是一套系统的业务改进方法体系，是旨在持续改进企业业务流程，实现客户满意的管理方法。它通过系统地、集成地采用业务改进流程，实现无缺陷的过程设计（面向六西格玛的设计，简称DFSS），并对现有过程进行过程定义(Define)、测量(Measure)、分析(Analyze)、改进(Improve)、控制(Control)，简称DMAIC流程，消除过程缺陷和无价值作业，从而提高质量和服务、降低成本、缩短运转周期，达到客户完全满意，增强企业竞争力。16总结说明建立一个新系统如何能改变组织的运作？建立一个新IT系统是一种有计划且涉及到组织内许多不同人员的组织变革。因为IT系统的改变会涉及到工作、管理阶层和组织的改变。技术驱动的改变有四种(1)自动化；(2)流程合理化；(3)企业流程再造；(4)典范转移，其广泛的改变会带来极高的风险与报酬。许多组织借由组织流程造来重新设计工作流程与企业流程。IT系统可以被用来支持全面质量管理。