第6章办公自动化

第6章办公自动化通常办公室的业务，主要是进行大量文件的处理、起草文件、通知和各种业务文本等，我们把能实现办公室内事务性业务的自动化系统称为办公自动化系统，如利用计算机来处理各种文字、存储各种文件、通过网络来传送公文、通知等。办公自动化系统第一个层次为事务型办公自动化，如在微机上使用的文字处理、电子表格、简单数据库等办公自动化处理软件的应用，事务型办公自动化处理的是日常的办公操作，是直接面向办公人员的；第二个层次为办公自动化信息系统，能支持管理和决策。办公自动化系统的两个技术层次文字处理软件发展–WordStarfordos•MicroPro软件公司1979年–WPSfordos/windows•香港金山电脑公司1989年–Word•Microsoft公司90年代自MicrosoftWordforWindows以来不断发展新版本Office2003套件Microsoft公司Office家族Word2003Excel2003PowerPoint2003Outlook2003Access2003FrontPage2003…Word2003能在图形界面的操作系统WindowsXP或WindowsNT等平台下运行。Word2003简介Word2003是一个优秀的文字处理软件，适用于制作各种文档，如信函、传真、公文、报纸、书刊和简历等。它除了可帮助用户进行一般性文字处理之外，还提供了功能强大的版面设计与制作功能，能将文字、表格、图形、图表等内容进行综合加工处理。Word2003的主要功能编辑功能排版功能绘图功能打印功能数据共享功能帮助功能网络功能自动完成任务的功能Word2003的特点易学易用所见即所得快速方便的图表制作功能实用的图文混排功能多种显示方式(视图)能编辑数学公式兼容性好有许多样式和模板可利用创建和编辑Web页启动Word2003☻常规方式“开始”菜单-“程序”-“MicrosoftOffice”-“MicrosoftOfficeWord2003”Word快捷方式☻使用快捷方式桌面(双击快捷图标）双击Word文档（自动运行）关闭Word20031.单击标题栏右端的“关闭”按钮退出时，系统将关闭所有文档，对未保存的文档会提示是否保存2.双击标题栏左端的W字母4.执行命令3.单击标题栏左端的W字母，再选择控制菜单中的“关闭”命令常用格式绘图标题栏菜单栏状态栏编辑区视图按钮插入点注意保存标尺栏Word2003的操作界面I视图：查看文档的不同方式普通视图大纲视图页面视图Web视图打印预览普通视图：默认设置，最简单方式大纲视图：文件各层次上的结构页面视图：与实际打印效果完全相同显示比例，多页同时显示Web页或在Web浏览器上显示的文档工具栏的使用应用程序中完成一件事情常常有多种方法：菜单命令、快捷键、工具栏按钮；工具栏按功能分组，提供一些与常用命令和专用命令等价的按钮；显示或隐藏工具栏：执行命令将光标移到任一工具栏上按鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择将光标移到按钮上停留片刻，会显示其功能提示常用工具栏：文档操作、编辑操作、显示比例、表格绘图工具栏文档操作编辑操作绘图工具栏：绘制图形、修饰图形、插入文本框和艺术字绘制图形插入文本框艺术字修饰图形图片表格和边框工具栏：绘制表格、单元格拆分合并、对齐边框底纹拆分合并对齐图片工具栏：插入图片、裁剪图片、文本环绕、调整图片格式工具栏：文本格式化、添加项目符号、横向对齐、字符颜色字体颜色对齐方式样式字体字号、字型Word文档结构文档：是以磁盘文件形式保存的、由某种固定格式组织起来的符号集合。它是一种电子化的资料。构成文档的元素:字符(含汉字)、表格、图片、图形、声音等。左边界右边界上边界页眉Header页脚FooterPageSize正文范围下边界文档结构Word文档结构纸张大小、页边距、正文范围段落及段落标记，按下Enter键产生一个段落标记软分页(自动分页)、硬分页(按下Ctrl+Enter)节:是一种排版单位页面内容：文本、图形、图片、表格、文本框样式：段落样式、字符样式模板：提供某些标准文档的制作方法，扩展名为.DOTWord文档的的扩展名为.DOC创建文档—“文件/新建”使用默认的模板创建空白文档(或Ctrl+N）使用“新建”对话框选择模板创建文档文档的建立就是由操作系统在内存中开辟一段内存区域，以便用户进行编辑，编辑的内容都保留在内存中。如果需要永久保存所编辑的内容，可以使用“保存”命令将内容写到所指定的磁盘文件中。文档创建过程首先是键入文字，进行编辑和错误修改；其次是设置文本格式，进行字体、大小、下划线、粗体、斜体的文本格式的设置；然后是设计版面格式，如段落的缩进、分栏、加入插图、美术字、加页眉页脚、插入各种对象，用于美化版面。文字录入插入点、行和段落：当前文档窗口中的闪烁光标，标识字符输入的位置。I插入点：段落：录入文字的单位，以回车键为一个段落的结束的标识。行：文本编辑时设置了左右边界，录入的文字到达右边界后，自动移到下一行，所以行是段落中的逻辑单位。插入当前日期和时间定位日期和时间插入选定格式按确定按钮将当前日期按选择的格式插入到文档指定位置插入文档定位插入点插入文件选定文件按插入按钮借助于已有的文档给当前文档输入内容即点即输入所谓即点即输入，是指在插入字符时不必将插入光标定位到插入位置，而是将鼠标直接指向插入点，然后双击左键来定位插入点，即可输入内容。操作步骤如下：切换到页面视图鼠标指针指向插入点，双击左键输入内容输入特殊符号—“插入/符号”保存文件—“文件/保存”由临时性转为永久性由内存转为外存第一次保存(Save)另存为(SaveAs)•文件名•文件类型•存放位置内存永久选择“文件/另存为”文件保存的方式方式一退出Word应用程序；方式二关闭文档窗口；方式三只保存文件，不关闭窗口；方式四另存文件。新文件保存或另存为单击文件输入文件名按保存按钮单击保存确定保存位置确定文件类型计算机知识“旧”文件的保存打开已经存在的文件进行编辑，当结束编辑，关闭文档窗口或关闭Word应用程序窗口，系统会显示询问是否保存的对话框。文档录入或编辑过程中，可执行“文件”菜单中的“保存”命令或单击“工具”栏中的“保存”按钮，不关闭窗口而保存文件的现有内容；实际上，Word提供了“自动保存”功能。设置自动保存功能工具/选项保存标签同时保存多个文档Word允许将打开的多个文档同时保存。按住“Shift“不放，单击菜单栏上的”文件“菜单，弹出”文件“下拉菜单，在”文件“下拉菜单中，单击”全部保存“命令，即可将打开的多个文档同时保存到磁盘上。打开文档—“文件/打开”要编辑或使用原有文档，需先打开文档按“常用”工具栏上的或执行命令(Ctrl+O)在“打开”对话框中选择文档返回控制文档显示显示／隐藏非打印字符：工具/选项／视图/格式标记调整显示比例：视图／显示比例全屏显示：视图／全屏显示显示／隐藏网格：视图／网格线拆分窗口：窗口／拆分全部重排窗口：窗口／全部重排浏览定位文档一般都在一页以上，但文档窗口只能排列１５行左右，所以，多数文档不能在一个文档窗口中全部显示出来，需要上下左右滚动，进行浏览或定位插入点。注意：在滚动过程中原插入点位置不变。利用垂直滚动条快速浏览利用按键快速浏览、定位利用编辑／定位菜单定位插入符屏幕滚动基本操作滚动方式操作向上或向下滚动一行单击或按钮向上或向下滚动一页单击或按钮向上或向下连续滚动连击或按钮向上或向下按块滚动拖动滑块向左或向右滚动单击或按钮滚动到指定的某一页拖动滑块到指定页屏幕滚动功能键[↑]键向上移动一行；[↓]键向下移动一行；[→]键向右移动一个字符；[←]键向左移动一个字符；[Ctrl+←]、[Ctrl+←]键向左、右移动一个单词；[Ctrl+↑]、[Ctrl+↓]键向上、下移动一个段落；[PgUp]、[PgDn]键向上、下滚动一个屏幕；[Home]键移到行首；[End]键移到行尾；[Ctrl+Home]键移到文档开始；[Ctrl+End]键移到文档结尾；[F5]键打开定位对话框；[Shift+F5]键将光标定位到前一次的位置。文字编辑单位字符（字符修饰、字符间距）行自动换行（左右边界、字回绕）自由断行（Shift+Enter）段落（行间距、对齐方式、段落缩排）段落结束标记（）选定对象编辑对象前要先选定对象选定文本：拖动选择利用文本选择区选定行、段、全文文本块：按住Alt键后拖动鼠标选定图象、图片、图文框、文本框(单击)选定表格单元格、行、列、全部表格单击双击三击返回文本选择区文本的选定用鼠标拖动选择用鼠标＋Shift选取文本块鼠标指针指向选定部分的第一个字符的左边，按下左键并保持拖动指针到选择部分的最后一个字符后，松开按键。单击第一个字符左边，按下Shift键，单击最后一个字符的右边，不必拖动鼠标指针文本的选定用鼠标+Alt定义文本块用选定栏单击第一个字符左边，按下Alt键，拖到最后一个字符的右边,选择纵向文本块。指针指向窗口左边的选定栏：单击选中指针指向的一行；双击选中指向的一段；三击选中整个文本。剪贴板是操作系统（如WindowsXP）在内存中开辟的一段可共享的一块公共信息区域。剪贴板不但可以保存文本信息，也可以保存图形、图像和表格等各种信息，因此，可作为信息交换的一个桥梁。用户在使用“复制”、“剪切”、“粘贴”等命令时，感觉不到在使用剪贴板，因为这些都由操作系统自动完成了。剪贴板文本编辑操作Del/Delete键2．移动文本选定要移动的文本指针指向选定文本插入点定位目标处拖曳到目标处3．复制文本选定要复制的文本插入点定位目标处指针指向选定文本Ctrl+拖曳到目标处编辑文本也可以用编辑菜单的剪切、复制、粘贴命令实现。1．删除文本选定欲删除的文本注意：文本编辑键盘操作修改：双击状态栏上的按钮使其处于改写状态，再次双击又回到插入状态删除：选定后按Del或按Ctrl+X剪切复制：选定后按住Ctrl并拖动到新位置或按Ctrl+C后定位到新位置再按Ctrl+V移动：选定后拖动到新位置或按Ctrl+X后定位到新位置再按Ctrl+V撤消：按Ctrl+Z或按“常用”工具栏上恢复：按“常用”工具栏上查找与替换—“编辑/查找”按Ctrl+F以查找的方式打开“查找和替换”对话框查找功能只用于在文本中定位，而对文本不做任何修改。利用Word2003的查找命令可在文档中快速找到所需要的内容，带特殊格式的文本及特殊字符。查找有两种方式：常规查找和高级查找。查找与替换—“编辑/替换”按Ctrl+H以替换的方式打开“查找和替换”对话框利用替换命令可以快速地将文档中指定的内容替换为新内容，如文本的内容、文本的格式等。替换操作也分常规替换和高级替换两种方式。文本高级查找与替换单击“编辑”菜单中的“查找”项，打开“查找与替换”对话框，单击“高级”按钮，在“查找内容”框中输入待查找的文字。然后，单击‘格式’按钮，在列表中选择相应的格式的选项，同时可选择多种查找条件。除查找文本和格式之外，不可以查找‘特殊字符’和空白区。查找与替换—“编辑/定位”编辑文本时常常需要快速定位，定位方法有：翻页、选择对象按钮定位、查找返回在文档的输入过程中，难免会发生一些错误，文字处理软件一般提供了拼写检查功能以帮助用户识别文档中可能出现的词法和语法错误，并将其标志出来。例如在未检查过的Word文档中，我们会发现某些文字下面被自动加上了一条波浪线。拼写和语法检查6.1.2文档排版编辑完文本之后，为了使文档具有漂亮的外观，便于阅读，需要对文档进行排版。文档排版的主要对象有：字符、段落和页面。字符格式化所谓字符格式化就是设置字符的各种外观，以实现用户所要求的屏幕显示和打印效果。省二级考试内容：1.字符格式的排版：如字型、字号、字符间距、上下标等。常见的字符格式化有：字体、字号、字形、文字的修饰、字间距和字符宽度以及中文版式等。字体：是指文字在屏幕或打