非业务人员费用及报销管理办法

中山市福瑞特科技产业有限公司第1页共4页非业务人员费用及报销管理办法编制：___行政中心____审核：_________________批准：_________________本方案自2013年4月1日起正式执行。中山市福瑞特科技产业有限公司第2页共4页1、目的：为有效地提高营业费用利用率、简化内部非业务人员各项费用的审批、报销手续。结合目前公司工作实际情况，特制定本管理办法。2、范围：本办法适用于公司相关非业务人员（生产一线工人除外，下同）在开展商务活动工作过程中所涉及的相关费用的界定、申请、审批、报销等工作。3、定义：3．1车辆使用补贴：为拥有私家车的公司内部非业务人员在车辆使用过程当中，对其车辆损耗、油费、过桥路费等方面的费用补助。3．2通讯费：相关手机通讯话费补助。3．3差旅费：因公出差所发生的长途交通费、住宿费、生活\市内交通补贴、路桥费等费用。4、车辆使用补贴标准及管理办法序号级别月度补贴标准1职员、助理500元2副经理、副部长、经理、部长、副主任、主任1000元3总助、副总、总经理1500元4.1补贴对象：内部拥有私家车的非业务人员。公司购置车辆给私人使用，不在此补贴之列。4.2补贴流程：补贴对象向办公室提出车补申请，办公室初审后，报总经理批准后执行。4.3补贴办法：按月发放，随月度固定工资一起发放。5、通讯费补贴标准及管理办法序号类型及级别月度补贴标准1公司发放手机卡号按套餐标准执行2私人手机职员、助理100元副经理、副部长、经理、部长、副主任、主任300元总助、副总、总经理500元5.1补贴对象：内部办公人员，除一线生产工人。5.2补贴流程：补贴对象向办公室提出通讯费补助申请，办公室初审后，报总经理批准后执行。5.3补贴办法：按月发放，随月度固定工资一起发放。5.4补贴说明：凡是公司已发放手机卡号的人员，不得同时享受私人手机号码通讯补助。6、差旅费报销标准及管理办法：6.1长途交通费：实行实报实销，公司只报销长途交通费（例如飞机票、火车票、长途车票）以及订购车票或飞机票的手续费、保险费，其他的费用一概不予报销。原则上，总助及副总经理级别以上人员才予以报销飞机票、高铁或软卧。6.2住宿费、生活\市内交通补贴标准：中山市福瑞特科技产业有限公司第3页共4页级别住宿标准生活、市内交通补贴职员、助理省会城市：限额140元/天；非省会城市：限额120元/天定额30元/天副经理、副部长、经理、部长、副主任、主任省会城市：限额180元/天；非省会城市：限额150元/天定额40元/天总助、副总、总经理省会城市：限额260元/天；非省会城市：限额240元/天定额50元/天6.3路桥费:实行实报实销。6.4报销管理规定:6.4.1出行时间：乘坐汽车，原则上每天9:00以前，除班次不能满足需求或从一出差地去另一出差地或特殊情况。6.4.2出行线路：不能迂回往来，绕道兜圈。如发生绕道交通费不予报销。公司代出差人员购买的车票中如有绕道费用，也应扣除。6.4.3乘座交通工具：原则上选择搭乘火车硬卧（包括动车组）、快巴作为交通工具。不能乘座出租车、高铁、火车软卧、飞机。超原则的需经总经理批准后方可乘坐和报销。6.4.4住宿地点：应选择当天或第二天工作的地点住宿。如异地住宿，所发生长途交通费不予报销。6.4.5公司统一提供交通、食宿的(或参加会议，由会议主办方统一提供食宿)不再报销相关费用。6.4.6凡是由客户提供交通和住宿的，公司不再报销相关费用。6.4.7公司配置车辆出差的人员，各级人员皆以原生活\市内交通补贴扣除10元/天报销。6.4.8两人且同性别同时出差的，应首先考虑住双人标准间，住宿费按限额报销标准的80%报销。6.4.9不得捏造行程路线，拜访路线应与报销费用诉求相吻合。6.4.10本人只能报销本人的相关费用。6.5．出差及报销流程：6.5.1因公出差需填写“出差申请单”，注明出差人姓名、部门、职位、预计出差时间、事由。6.5.2“出差申请单”由各部门负责人审批，各部门负责人的出差申请由总经理审批。6.5.3各部门负责人应在“出差申请单”上“工作完成情况”栏内注明此次出差应完成的工作情况并签名。6.5.4因公出差如需借款，应填写“借款申请单”并附“出差申请单”复印件，借款金额原则按“往返长途车费+（住宿费+生活及市内交通补贴）×预计出差天数”计算，经各部门领导审核，财务经理审核、总经理审批后，到财务部预借现金。6.5.5出差返回后，应在3个工作日内填写“差旅费报销单”并贴好票据，由各部门领导审核，财务部审单会计审核、财务经理审核、总经理审批，出纳支款。6.6单据填写及粘贴的规定6.6.1差旅费中长途交通费与住宿费、生活\市内交通补贴必须在同一天报销中列示。中山市福瑞特科技产业有限公司第4页共4页6.6.2差旅费中起止地点必须清晰，以市、县、区、镇为准(不要将地点写成客户名称)，不要模糊概念，既不要模糊放大，也不要模糊缩小。如地址不清晰，造成无法区分长途或市内交通费，则一律按市内交通补贴处理，不予报销。6.6.3差旅费中工作内容必须详细。6.6.4差旅费中长途交通票（如为公司购买的车票，也必须与其他交通票一起粘贴）及住宿票一律据实分天按拜访路线依阶梯形粘贴于空白纸上，整齐美观，票据的数字、文字清晰，一目了然。在正下方详细填写日期、当天出行路线(不论是否报销费用，都需列明出行路线.)及工作内容。再粘贴于《差旅费报销单》中。如：××年××月××日金额金额××市(或区、县、镇)××市(或区、县、镇)××市(或区、县、镇)工作内容工作内容6.6.5所有相关人員的书写应字跡工整、清楚，保持页面整洁、完整。申请人必須用正楷字书写，否则财务将不予受理报支。6.7发票要求6.7.1长途交通车票及住宿票应为实际发生的票据，不得用其它票据代替，且长途车票原则上必须是电脑打印票。非电脑打印票必须说明情况且其费用不高于正常情况。6.7.2生活\市内交通补贴可不提供发票。6.7.3除定额发票、交通票，其他发票的客户名称必须是“中山市福瑞特科技产业有限公司”，费用大小写金额不应互相矛盾。6.7.4所有发票均需盖“发票专用章”或“公章”。6.7.5无特殊情况下，不按时间报销及票据遗失者，一律不予以报销。7、罚则7.1第一次虚报的，对虚报的金额不予报销，并处以虚报金额二倍的罚款。7.2第二次虚报的，对虚报的金额不予报销，并处以虚报金额五倍的罚款。7.3第三次重犯的，无论金额大小，一律作开除处理，并扣除所有在公司未结清的费用。7.4对有虚报差旅费行为者，相应的部门负责人应负连带责任，并视情况处以虚报金额30%的罚款。8、控制原则：分级负责、层层把关。8.1报销人对费用使用的真实性、必要性、合理性及报销票据的真实性负责。8.2各级部门负责人对本部门人员费用报销的真实性、必要性、合理性进行一级审查。8.3财务经理对费用报销的真实性、必要性、合理性及报销费用标准的执行、票据的合法性进行二级审查。财务人员应根据国家的制度和公司的规定，以及合同、协议、总经理批示的报告进行审核，对手续不完整的要求给予补充完整，对不合规的报销凭证予以拒绝并退还报销人。8.4总经理进行最后的审批。