第一章办公自动化概论

本章要求第一节办公系统第二节办公自动化系统第三节办公自动化系统的层次第四节办公自动化系统的安全与保密第五节拓展导向互动创新思考实训第一章办公自动化概论本章要求1．了解传统办公系统及其问题；2．掌握办公自动化的定义、特点；3．掌握办公自动化系统的主要功能；4．熟悉办公自动化系统各层次的功能及配置；5．熟悉办公自动化系统安全、威胁及防范措施；6．熟悉本章拓展信息，掌握互动创新方法。第一节办公系统一、办公二、办公室三、办公系统的基本功能四、传统办公的问题一、办公（一）办公的概念（二）办公的基本联系（三）办公的基本条件（四）办公的核心任务（一）办公的概念办公是指管理和文职人员为实现单位的目标而进行的办理公事、处理公务的非物质生产性活动。主要表现：计划安排、事务办理、资源管理公文处理、数据处理、邮件处理（二）办公的基本联系即所谓的3C概念：1．沟通——Communication2．协调——Cooperation3．控制——Control（三）办公的基本条件1．办公目的2．办公人员3．办公地点4．文职工作（四）办公的核心任务1．制定计划2．组织实施3．督促检查4．总结评估二、办公室（一）办公室的概念（二）办公室的分类（三）办公室的职能（一）办公室的概念办公室是办公人员利用办公资源，办理特定事务或提供服务的办公场所。办公室是单位内办理行政性事务的综合部门，其主用功能是直接协助上司、近身综合办理行政事务，辅助管理[1]。实际表现：（1）狭义上，指某一类职业人员或某一级职务人员的办公场所，如经理办公室，编辑办公室，校长办公室等。（一）办公室概念表现（2）广义上，泛指一切办公场所，与生产用的车间、教学用的教室等有显著的区别。（3）专业上，指党和政府等国家机关、企事业单位、社会组织内辅助管理的综合办事机构。高级——办公厅，如中共中央办公厅，重庆市人民政府办公厅，中级或基层的称办公室，如四川省内江市人民政府办公室，联想集团公司办公室等。（一）办公室概念表现（4）特定上，指某种专门的独立工作机构，如国务院信息化工作办公室、重庆市人民政府会展办公室等。（二）办公室的分类1．按办公室工作性质分（1）确定型事务处理办公室。（2）非确定型决策处理办公室2．按办公室具体承担的业务分（1）文字处理和数据处理办公室（2）传递功能办公室（3）实时管理办公室（4）判断决策办公室（三）办公室的职能1．服务协调（1）服务职能（2）协调职能2．管理指导（1）管理职能（2）指导职能3．辅助决策（1）收集信息（2）辅助决策4．督促检查（1）明确监督目标（2）选用适宜督促方法三、办公系统的基本功能（一）接收生成信息（二）记录管理信息（三）加工处理信息（四）印制传输信息（五）利用开发信息（六）保存销毁信息四、传统办公的问题（一）办公效率低（二）办公压力大（三）信息开放度低（四）缺少信息系统功能（五）辅助决策作用弱第二节办公自动化系统一、办公自动化的概念与特点二、办公自动化的发展状况三、办公自动化系统的要素四、办公自动化系统的主要功能五、办公自动化系统的发展趋势一、办公自动化的概念与特点（一）办公自动化的概念（二）办公自动化的特点（一）办公自动化的概念1．原有概念办公自动化是将现代化办公和计算机网路功能结合起来的一种新型的办公方式，是信息技术一个非常活跃和具有很强生命力的应用领域，是信息化社会的产物。2.作者认为办公自动化是以现代信息技术、行为科学和系统科学为支柱，综合应用信息技术、网络通信、办公设备等现代技术高效率地完成办公业务，提高办公信息处理能力和辅助决策水平的综合性现代办公技术。（二）办公自动化的特点1．集成化2．智能化3．一体化4．动态化二、办公自动化的发展状况（一）美国办公自动化的发展阶段1．单机应用阶段（20世纪50年代~70年代中期）2．局域网阶段（20世纪70年代中期~80年代中期）3．一体化阶段（20世纪80年代中期~90年代中期）4．办公新阶段（20世纪90年代中期以后）二、办公自动化的发展状况（二）我国办公自动化的发展阶段1．启蒙与准备阶段（20世纪80年代初期—80年代中期）2．初见成效阶段（20世纪80年代中期—90年代初期）3．快速发展阶段（20世纪90年代中后期）4．高速发展阶段（21世纪以来）三、办公自动化系统的要素（一）办公人员1．决策管理人员2．专业技术人员3．辅助工作人员4．系统服务人员（二）办公信息（三）办公工具（四）办公机构（五）办公制度（六）办公环境四、办公自动化系统的主要功能（一）文字处理（二）事务处理（三）数据处理（四）图像处理（五）资源管理（六）决策支持（一）文字处理1．文稿拟写2．文件制作3．发文收文办理4．文档管理（二）事务处理1．文件印制2．电子秘书3．电子邮政4．邮件处理5．资料管理五、办公自动化系统的发展趋势（一）人性化（二）智能化（三）网络化（四）移动化（五）协同化第三节办公自动化系统的层次一、事务型办公自动化系统二、管理型办公自动化系统三、决策型办公自动化系统一、事务型办公自动化系统（一）事务型办公自动化系统的功能1．基本办公事务处理2．机关行政事务处理（二）事务型办公自动化系统的配置（二）事务型办公自动化系统的配置1．硬件电脑和网络+输入设备+轻印设备+音像设备2．软件通用软件和专用软件二、管理型办公自动化系统（一）管理型办公自动化系统的功能1．主要用于中层，担负信息管理功能2．信息管理+事务型办公系统功能（二）管理型办公自动化系统的配置（二）管理型办公自动化系统的配置1．硬件中、大型计算机配以多功能工作站或超级小型计算机和办公处理工作站互联组成网络2．软件通用软件和专用软件+需要的信息管理系统三、决策型办公自动化系统（一）决策型办公自动化系统的功能1．辅助决策2．提供的基础信息3．提供模型、案例或决策方法（二）决策型办公自动化系统的配置（二）决策型办公自动化系统的配置1．硬件2．软件*+大型知识库以知识管理为核心，增强决策支持能力第四节办公自动化系统的安全与保密一、办公自动化系统安全概述二、办公自动化系统安全威胁与要求三、办公自动化系统安全的防范措施一、办公自动化系统安全概述（一）办公自动化系统安全的内涵指办公自动化系统的信息、硬件、软件、网络和操作人员的人身安全受保护，不因自然的和人为的因素而受到破坏，保证系统能连续正常地运行。是各种安全技术、安全服务和安全管理的总和。必要保障：安全策略和技术（二）办公自动化系统安全的内容（三）办公自动化系统安全的特征（二）办公自动化系统安全的内容1．信息安全2．硬件安全3．软件安全4．网络安全5．操作者人身安全（三）办公自动化系统安全的特征1．关联全部2．覆盖广泛3．涉及系统4．关涉全面二、办公自动化系统安全威胁与要求（一）办公自动化系统安全威胁1．内部破坏2．外部侵入（二）办公自动化系统安全要求1．用户身份验证2．操作安全性3．文档安全性4．数据库安全性5．网络安全性三、办公自动化系统安全的防范措施（一）制度防范（二）技术防范（三）教育防范（四）密码防范（五）保密防范（六）黑客防范（七）病毒防范（八）产品防范（九）增强数据恢复功能第五节拓展动向互动创新一、任务目标二、拓展导向三、互动创新一、任务目标1．熟悉本章拓展信息，提升终身学习能力；2．加强沟通能力训练，改进教学互动方法；3．强化创新能力训练，优化本章理论与运用。二、拓展导向（一）办公自动化概论（二）信息安全（一）办公自动化概论1．办公自动化_百度百科【拓展理据】百度百科为开放性知识库，人们可对词条必要段落做开放编辑。办公自动化一词，目前已有较全面表述，系统论述了概念、办公室自动化、软件、内涵和外延、层次、意义、功能、程度、适合使用的情境、历史演变、发展方向、数字化办公、应用需求、解决方案、误区、系统功能、人机接口、办公自动化与WEB、相关专业等。2.张锐昕主编，《办公自动化概论》，清华大学出版社2004版【拓展理据】对办公自动化理论阐述较系统、全面，在分析办公室管理理论的基础上，较系统地探讨办公自动化理论基础、技术支撑、办公自动化系统环境、系统集成与安全问题，最后介绍四个典型的政府和企业的办公自动化系统开发案例。3.上海市计算机应用能力考核办公室，《办公自动化（第六版）》第一章办公自动化概述复旦大学出版社2010版【拓展理据】该书第一章办公自动化概述，简要介绍了办公自动化的定义和特点、系统的要素和目标、系统功能和办公自动化系统的层次模型。4．赵命柱编著，《办公自动化概论电子书》，中国经济出版社1993版【拓展理据】该书较早地总结了办公自动化发展的基本经验，介绍了其指导思想、实施办法、组织惯例等具体方法。超星读书提供免费在线阅读全文。（二）信息安全1．选择OA软件的十大误区【拓展理据】精选企事业单位选择办公自动化系统的十大误区，予以精辟的分析。2．黑客攻击与防范技术【拓展理据】该演示稿介绍了网络中存在的安全威胁、黑客的概念、典型的攻击步骤、技术和防止黑客攻击的技术。三、互动创新（一）教学互动（二）改进创新（一）教学互动1．组织方式学员每6~10人为一组，组内讨论、交流。2．互动主题（1）概述本章理论；（2）交流本章学习心得体会；（3）交流本章学习中的困惑、问题及解决办法。3．选用可行方式报告小组互动创新成果（1）每组推选一位代表上台限时报告。（2）每组书面报告组内互动成果。（3）以邮件、微博、论坛、留言、面谈等方式，加强同学、师生互动。（二）改进创新1．修改办公自动化的定义。2．办公自动化理论该如何发展？3．办公自动化概述的理论有哪些亟需解决？4．找出既有理论的不足，尝试发展办公自动化理论。本章总结本章概述办公自动化的理论，介绍办公系统，提炼了办公自动化的概念、特点，概述了办公自动化的发展状况、系统要素和主要功能后，论述了办公信息化系统，对办公自动化的层次、尤其是办公系统的安全与保密，给出了精要的介绍。最后，给出了办公自动化的拓展导向信息。思考实训（一）思考题1．什么是办公自动化？2．OA在我国的发展经历了哪几个阶段？各阶段的标志是什么？3．办公自动化系统的层次模型有哪些？4．办公自动化概论该怎样发展更适合本专业需要？5．办公自动化系统的安全与保密，该如何改进更有效？（二）实训题1．用种差+属概念的科学定义范式，试对办公自动化做新的定义。2．收集办公自动化系统的近两年文献，整理出主要论点。3．就近调查办公自动化系统安全与保密的制度和规范，感受和体会办公自动化系统安全与保密的重要性和艰巨性。4．收集办公自动化系统安全与保密的相关文献。谢谢秘书办公自动化课件格式表级别字体字号链接按钮返回按钮章黑粗44节黑粗-40一、黑粗-36末尾空格（一）宋粗28-32末尾空格1.宋粗-24末尾空格（1）正文宋粗-20附1秘书办公自动化课件模板说明整体风格：系统、精练、清晰，简易设施也能顺利教学。知识要求：知识准确、文字精练、系统展现。层次清晰：统一按“章”、“节”、“一、”、“（一）”、“1.”、“（1）”和“正文”七级纲目，准确、精要演示教材内容，各级结构层次清晰，字体格式按照上表统一制作（以“秘书办公自动化课件.pot”模板制作，效率更高）。链接按钮：共设三种，相应选用：1.箭头按钮。各章第1-2张为章节片，整体展示章节，各节后以箭头按钮链接至节目片。2.末尾空格。“一、”以下需链接的，在标题后推空格至行右边界，选全空格链接至讲授片。3.返回按钮。在各层知识末尾片右下角，设置上表相应返回按钮，返回上层总述片。附2（二）事务型办公自动化系统的配置1．硬件电脑和网络+输入设备+轻印设备+音像设备2．软件通用软件和专用软件可图形化（二）决策型办公自动化系统的配置1．硬件2．软件*+大型知识库以知识管理为核心，增强决策支持能力待图形化