项目管理软件Dotproject-使用手册

项目管理软件DotprojectGeneralXU使用手册第一章简单介绍DotProjectDotProject是一个在1996年左右,由开源组织自发组织人员开发的一个开源的项目管理软件系统,基于Web,可以部署于局域网广域网的办公环境中,客户端不需要安装任何软件,只要有IE,Firefox,Opera等浏览器即可,强大,小巧.被翻译为了大约40多中语言,应用于100多个国家,可见它的简单易用的程度.DotProject具有以下的特色：1.可运作于多种的作业平台：DotProject这套软件所使用的开发工具，皆是兼容性很高的工具，MySQL很容易连结多种语言，也可以在很多种作业系统下运作良好，可以在多种平台上面运行。2.WebServerBase：由于是以JavaScript、PHP的工具所开发出來的工具，所以可以支持项目成员在不同的地点，都可以更新、掌握项目进度，适合用于群体使用，很符合项目管理的需求。3.可制作出多种不同的报表及图表，将项目中繁多的资料作适当的处理。4.本软件属于开放原始码（opensourcecode）的软件，提供免费使用。5.本软件的功能界面，可以透过不同的步骤操作相同的功能；并且软件设计者，将相关的功能配置在同一个操作画面，让使用者可以不必另外绕道选择功能安装dotproject的基本环境：windowsXP或者WindowsServer系列OSLinux/UnixOS只要能够跑AMP的OS,都可以(AMP指Apache,Mysql,PHP)第二章管理模块2-1安全管理Ⅰ：新建用户与角色设定当项目管理系统要正式可以运作前，给每位使用者合法的登入身分，设定其使用权限是非常重要的一项工作，透过此一程序，组织得以确保每位使用者皆在授权范围内使用这些资料，维护组织及客户的权益，保护商业机密，使项目管理的运作过程可以顺利。●新增使用者作法：用户管理→添加用户→填入基本资料→设定名称及密码→设定角色→提交首先，点选系统工作列上「用户管理」（图2-1-1），再点选右上角「添加用户」，将会出现一些使用者的基本资料表格，系统会请你填入该使用者的一些基本资料，系统会依这些资料所呈现的属性将使用者分类，以作为软件运作的基础。图2–1–1例如:当我们填入某使用者隶属于某公司之后，该使用者便成为该公司可分配任务的人力。由于项目管理需要成员间频繁的互动，此时键入的联络资料（电子邮件、电话）便作为系统预设的的沟通管道，另一项工作是为使用者设定其登入的名称及密码，填好后就会出现图（2-1-2），图2–1–2●修改用户资料∕删除用户打开用户管理，在用户表的第一栏中有如图2-1-1中左边红线部分所示，从左到右为修改用户基本资料，为修改用户权限及角色，为删除该用户2-1安全管理Ⅱ：设定用户权限系统用户权限分为以下四种：系统管理员，项目人员，访客，匿名。他们的角色设定如下表示：角色权限适用对象权限系统管理员全功能公司内部的系统管理者、项目经理大小项目人员除了管理功能供货商、项目成员访客外部访客应有的查看存取功能顾客匿名仅能查看公司权限最低的访客统管理员的权限，就是在这个软件里面所有的功能皆可以使用，除了项目管理会用到的日历、项目、任务的功能（称之为非管理模块），再加上用户管理及系统管理的功能（称为管理模块）。而项目成员的权限则是在非管理模块下可做新增、删除及修改的动作，（请注意：项目成员及其以下权限登入的画面中，并不会显示管理模块的选项让使用者点选）而访客则是可以储存和查看在非管理模块下的资料，当访客点选超越其权限所可以浏览的资料时，画面并不会显示任何资料。匿名则是一种仅让人登入，却几乎无法察看任何资料的角色，系统预设此角色的用意，应是让系统管理员在此基础上往上增加权限。至于如何对权限作进一步的设定，将会在下面作更详尽的介绍。权限设定的项目及方式：可设定的项目可设定的方式备注说明公司讨论区存取可以不可以看见这个项目，若禁止某人存取「「文件」，那么他的页面上并不会显示文件的功能可以点选专案问题追踪查看可以点阅此选项来看。若我今天设定禁止某人查看的话，就是当某人点选文件时，文件的内容会是空白的。任务使用者管新增理日历系统管理删除文件联络人修改系统权限如下：1．在用户管理界面的用户表中点，进入用户权限管理界，（如图2-1-3）在增加权限那栏中，点模块右侧的下拉清单，选择所要增加的权限。由于此系统中所有的功能皆与公司有密切的连接，不管在项目﹑任务﹑日志等主要功能中，都以点选公司作为筛选依据，只要禁止用户选其他公司，便可防止用户看到其他公司的资料图2-1-32．若想要删除已设定的权限，只要在左半边的窗口，找到该设定，点选该项后面设定后的垃圾桶图示即可。经过此一设定，当此用户登入时，即使他在项目处选择全部的公司，他还是只能看见属于他们公司自己的项目2–2系统管理在系统管理中，有许多可以让系统管理员自行修改的系统设定，如电子邮件的主机、操作接口、和工作时数等…，其中有些修改必须牵涉关连式资料库的语法，在此不多做介绍●工作时数与天数的设定在项目管理过程中，时间是一个很重要的因素，我们以事先定义好的工作时数为标准，再比较实际的工作时数与预期的差异，来衡量目前项目是否跟上进度，本系统具备一项功能：当你输入一项工作所需耗费的小时数和起始日期，系统便可以帮你计算该项工作应该完工的日期，其运算公式如下：完成日期＝开始日期＋工作时数÷每日工作时数其中，每日工作时数与每周工作天数，可由管理者自行设定。（低版本中没有发现）设定方式如下：1．打开系统管理的「系统配置」，将页面往下拉，直到「daily_working_hours_title」的选项，这个项目即为每日工作时间，系统预设的每日工作时间为八小时，可依照自己的需要，在该选项的框格里直接键入想要的工作时数。2．一样在系统配置中往下拉，直到「cal_working_days_title」的选项，此项目为每周工作天数，0代表星期日假设一个星期工作七天，只需要在后面的框格中键入「1,2,3,4,5,6,0」即可，而系统原本预设工作天数为一周五天。●用户个性化设置设置系统界面基本的显示格式，其缺省设置如图2-1-4所示：图2–1–4●自定义范围编辑在这个界面中是添加公司﹑项目﹑任务﹑日历，点开图中的就会打开一个界面，可以在其上添加模块●查看模块打开模块中的「查看模块」，修改模块用于激活模块，修改模块的“菜单状态”用于决定是否在导航菜单中显示模块的链接（如图2-1-5）图2–1-5●用户角色此本系统提供的四种角色模板外，若还须要其它典型的角色，可自行设定一种新的角色，选择其权限。但在此要注意的是，这种角色的设定并无法达到以上那种进阶权限设定的细微程度，仅能针对整组模块进行全面的禁止或是允许，不能够针对单一公司或是文件进行设定。其设定做法如下：系统管理→用户角色，便会出现如图2-1-6所示界面，在图中红线框住部分中填入所需角色ID和概述，点击「添加」，点可对用户进行权限设定图2–1–6第三章项目初始功能设置一个成功的项目，初始的「规划」是很重要的，虽然通常实际状况难免有出所出入，但是好的规划却可降低不确定性对项目绩效的影响。3-1建立公司部门●建立公司公司→新建公司→添加资料→提交进入系统后,打开「公司」,便会出现如图3-1-1所示,就可以针对公司填入相关资料,打开右上角的「新建公司」,就会出现如图3-1-2所示的画面,填入基本资料,点「提交」,新建的公司就会出现在图3-1-1中在如图3-1-1中,可看到公司类型有客户、厂商、供应商、顾问、政府、公司内部,点选公司名称,便可看到该公司的状况图3–1–1图3–1–2点选公司名称后,就会出现图3–1–3的画面,进入浏览公司界面,上半部分是公司的详细信息,下半部分是部门、用户、联系人和项目信息。在这个界面中点「新建公司」就会出现如图3-1–2所示界面。图3-1–3●建立部门建立部门可在浏览公司界面中点选「部门」，在此界面中，可打开右上角的部门下来清单选择要查看的部门名称，就可看到其详细信息。点「新建部门」（如图3-1-4），就进入如图3-1-5所示界面，可在其中填入要建部门的资料图3-1-4图3–1–5还可以在浏览公司界面中选部门那一栏，点其右下角的「新建部门」3–2建立联络任务进入系统后，点选「联系人」就可进入如图3-2-1所示界面，点选右上角的「新建联系人」，出现图3–2–2所示画面，在其中填入相应资料，点「提交」即可。然后在图3-2-1中就可看到相应信息。若想快速找出某人的信息，在搜索栏中填入姓名，回车即可图3–2–1图3–2–2直接点联系人帐号，就能看到用户资料。若要修改联系人资料，直接点联系人帐号后的「修改」就连接到了同图3-2-2相同页面。而点联系人油箱地址就可给他发邮件。点就可导出联系人卡片（如图3-2-3），但用中文出现的就是乱码图3–2–33–3项目与任务规划●项目进入系统项目页面（图3-3-1），在这个页面中有很多标签（「全部」、「未定义」、「已提议」、「计划中」、「进行中」、「暂停」、「完成」、「摸板」、「已完成」、「甘特」），点开每个标签，都会出现相应的项目。以全部标签为例（图3-3-1），标签旁的数字是显示项目数目，颜色那一栏是项目完成的百分比，项目的状态有计划中、进行中、未定义、已提议、暂停、完成、摸板、已完成。在这个标签中可一览所有的项目的开始时间、结束时间、实际时间、优先级、所有者、状态图3–3–1直接点击项目名称，出来的是该项目的详细信息和它的全部任务（如图3-3-2）图3–3-2新建项目：方法一：项目→新建项目→填入信息→提交新建项目的页面如图3-3-3所示，注意：页面中带*的项（图中红线框住的部分），为必填项！图3–3–3方法二：公司→公司名称→浏览公司→新建项目→填入信息→提交●任务每个项目底下都有很多任务打开系统中任务栏后，会弹出如图3-3-4所示页面，打开用户栏的下拉菜单，选择要查看的用户，可以快速搜索用户的任务。「任务过滤器器」中有我的任务、我的未完成的任务、所有未完成的任务……，在里面可以过滤任务，看起来简单，明了些图3–3–4新建任务：方法一：任务→新建任务→填入信息→保存注意：看图3-3-5和图3-3-6中红色框线，蓝色框线部分。若红色框线中是“—”，则没有「新建任务」栏图3–3–5图3–3–6进入新建任务界面（图3-3-7），在其上半部分填入任务名称、优先级、进度、状态；下半部分有四个标签：详细信息、日期、依赖、人力资源，均是安排重要任务的设定图3–3–7【详细信息】（如图3-3-8）包括任务所有者、任务类型、能否访问、选择联系人、部门、预算指标、父任务。其中，「父任务」的功能，若选择表示其附属在某一任务下，而成为其子任务，于是在系统会自动的为您设置项目开始的时间。图3–3–8【日期】则是设定任务开始及结束时间（图3-3-9），其中任务开始时间会根据在「详细信息」和「依赖」功能中的设定来自动设定开始时间。而完成日期则有两种设定方法。方法一：点完成日期后面的，运用日历选择完成日期，点「计算」的，系统会自动计算完成期限方法二：在「预期的期限」中，直接输入完成所需小时，系统会自动计算完成日期和时间图3–3–9【依赖】（图3-3-10）则是设定项目之间的前后关系，是否会互相影响，例如有时候要等A任务完成后，才可执行B任务。在本功能中，可以设定任务之间「依赖」的关系，运用增减，同时也可以选择是否要「通过前置任务设定任务开始时间」的功能；此外，可选择「依赖项目跟踪功能」设定，如果是重要的任务，就要选，以随时掌握任务状态。图3–3–10【人力资源】（图3-3-11）左页面是分配给哪些人，他们该放多少心力在这个任务上；右页面则是是否要通过邮件通知任务人，空白地方则可写附加邮件注释内容。注意：此注释邮件内容容易出现乱码！图3-3-11中红线框住部分，是增加或删除分配给的任务人，方法是：点选想要选择的人，然后按或。而则是通过其下拉菜单来选择任务人该放多少心力在此任务上图3–3–11把【详细信息】、【日期】、【依赖】、【人力资源】填好后，