邹立ERP项目管理方法研究0

1ERP项目管理方法研究邹立邵培基[电子科技大学管理学院成都610054][摘要]本文研究和分析了ERP项目管理的重点和方法。指出项目组织建设、进度控制和风险控制是项目成功实施的重点。文中运用组织行为学的理论研究ERP项目组织的建设，提出用网络图法和甘特图法相结合来控制项目进度，在分析了ERP实施的风险的基础上，指出PDCA法和故障树法是控制和分析风险的重要方法。本研究可供我国ERP供应商和准备应用ERP的企业有参考价值。[关键词]ERP；项目组织；进度控制；风险ERP在企业中的成功应用是一个项目管理的过程。它不仅是企业内部的一个项目，同时也是ERP供应商的一个项目。二者有效而合理的配合，才能最终保证ERP项目的成功实施。一个ERP项目管理的重点在项目的组织、进度控制和风险控制三个方面：1.项目的组织是ERP项目实施成功的组织保证。2.项目的进度控制决定项目实施的周期和费用，也与项目的成功有密切关系。3.项目的风险控制则是关系项目实施的质量，推动项目走向成功的关键因素。本文从这三个方面进行研究，来探讨一个ERP项目应该如何实施，才能保证项目在合理的时间和合理的费用下，有效而成功地在企业中应用。一.ERP项目组织项目管理的首要职责是建立高效的项目管理组织机构，确定命令系统和工作制度，这是项目成功的保证。1.1ERP实施需要建立有效的组织机构组织结构是组织各部分之间的关系模式，它由组织的目标和任务以及环境的情况所决定［2］。领导重视并作为“一把手工程”来抓，建立有效而规范的组织机构是ERP成功应用的前提。这是因为：(1)ERP的实施难度很大，需要有实施方法的指导。(2)ERP实施要对企业进行业务流程重组（BusinessProcessReengineering,BPR），理顺和规范企业管理。(3)ERP实施要协助用户进行信息标准化和规范化编码。(4)ERP实施要求在实施过程中也能根据用户的特殊业务处理需求对软件进行客户化改造。(5)ERP的实施是一个耗费时间、人力与资金的过程。1.2项目组织结构(1)项目组织ERP的实施是一个系统工程，需要组织上的保证，由具有丰富ERP系统项目实施和企业流程管理经验的咨询人员和企业内部的管理人员、业务人员以及技术人员一起组成项目实施小组，共同进行项目实施工作，可以提高ERP系统实施的成功率，缩短实施周期，减少实施风险。ERP项目组织结构如图1。2实施企业项目经理ERP项目领导小组ERP公司项目经理ERP公司项目实施人员实施企业项目小组业务小组业务小组业务小组图1ERP项目组织结构图ERP项目组织机构ERP项目组织机构关系监督协作关系图例这是一个直线职能制式的组织结构。直线职能制的特点是，在保证直线统一指挥的前提下，充分发挥专业职能机构的作用[2]。这个组织结构人员的组成：①领导小组，一般由企业的一把手牵头，并与系统相关的副总（如财务、营销、生产、产品开发、物料供应等）一起组成领导小组。②项目实施小组，主要的大量的ERP项目实施工作是由他们来完成的，一般是由项目经理来领导组织工作，其他的成员应当由企业主要业务部门的领导或业务骨干组成。③业务小组。每个业务小组必须有固定的人员，带着业务处理中的问题，通过对ERP系统的掌握，寻求一种新的解决方案和运作方法，并用新的业务流程来验证，最后协同实施小组一起制定新的工作规程和准则，以及基层单位的培训工作。④组织制度的建立。在项目的实施中，必须建立一套切实可行的项目管理制度来保证整个项目实施的有序进行。一般而言，项目管理制度应是项目管理原理、企业／行业特点和项目规模／性质、企业开发文化／素质等各种因素综合的产物。1.3项目组织沟通ERP项目组织沟通是ERP项目实施小组之间的信息交换以实现成功实施目标的活动。它是项目成功的关键，也是项目管理的难点和重点。沟通的成功和顺利与否，同项目信息的交流成功与否有密切关系。ERP实施中，参加的不仅有ERP公司的项目实施小组以及被实施企业项目负责小组的人员，其实，任何一个ERP项目的实施，不仅涉及到ERP公司的尽乎所有的人，从销售人员、售前服务人员到实施人员，再到开发人员、测试人员和负责联系的项目跟踪人员，当然也包括做决策的公司领导者；而且也与被实施企业的相关部门、人员、企业负责人有着广泛的接触。正因为ERP实施关系着众多的人，所以，必须作为一个项目来管理，用科学的项目管理的理论和方法来指导和操作。这也更加突出了ERP实施中组织沟通的重要性。二.ERP项目进度控制进度控制是指在限定工期内，以先拟定的合理且经济的项目进度计划为依据，对整个项目开展过程审核、监督、检查、引导、调整的行为过程[1]。实施进度控制不仅是时间计划管理和控制的问题，而且是综合考虑成本、产品、服务细节的需求相互间可能发生矛盾进行平衡，把实施可能遇到的风险降到最低，确保项目成功实施的问题。ERP项目管理是本着整体规划，分步实施的原则，对项目所有方面的计划、组织、管理和监控,是为了达到项目实施后的预期成果和目标而采取内部和外部的持续性的工作程序。一个典型的ERP实施进程主要包括以下几个阶段，如图2所示。3ERP的实施过程的各个阶段是密切相关的，一个阶段没有做好，决不可操之过急进入下一个阶段，否则，只能是事倍功半。值得注意的是，在整个实施进程中，培训工作是贯彻始终的。除了第一个阶段的领导层培训和ERP原理培训外，培训还贯穿于实施准备、模拟运行及用户化、切换运行、新系统运行过程中，如软件产品培训、硬件及系统员培训、程序员培训和持续扩大培训。因为只有员工才是系统的真正使用者，只有他们对相关的ERP软件产品及所要求的硬件环境有了一定的了解，才能够保证系统最终的顺利实施和应用。2.1项目进度控制中的职责分工经过研究表明，在管理目标和方法上，ERP公司、客户对实施进度控制是一致的，即千方百计地保证在合同规定的工期内使项目成功实施，但由于ERP公司、客户各自的职责不同，他们对实施进度的管理内容、管理深度、工作方法各有差异。(1)ERP公司在项目进度控制方面的职责ERP公司的任务是编制项目进度计划；组织ERP理论培训；开展ERP软件的功能介绍和操作培训；对客户现有业务流程进行调研，并对照自己的系统进行差异分析，给出调研报告，提出解决建议；指导客户准备基础数据，协助各个部门进行流程分析和相关工作的开展；项目经理定期向公司和客户负责人报告实施进度和执行计划情况，为客户提出建议网络计划，帮助客户安装系统；负责系统的模拟运行、试运行和正式运行的检测和改进；在计划执行过程中将实际进度与计划进度进行比较，定期检查、调整进度计划。对ERP公司来说，保证项目能按合同规定时间如期完工非常重要。因为它一方面可使公司得到应得利益，并及时将力量投入到新的项目上；另一方面也可避免由于延误工期影响今后的投标竞争。(2)客户在项目进度控制方面的职责客户需要为项目顺利进行开创条件。ERP项目是“一把手工程”，突出显示了其实施的阻力和难度，客户主要领导人的支持和不断地关注，甚至是主要负责项目的实施，对项目的成功起着至关重要的作用。客户应从行政角度加强对项目进度的控制，确保阶段性目标的完成、下达有关项目进度的重大决定，如审批修订进度计划、指定项目相关负责人和要求部门给与支持等。客户要参与项目计划的制定，批准项目进度计划及监督执行情况；根据实际情况督促进度计划的执行；监督各4各个部门间的工作协调情况等。积极主动按照ERP公司的要求准备基础数据和业务流程图，并依据ERP公司的建议做出相应修改，以适应软件的要求。项目实施阶段ERP公司（尤其是项目经理）与客户的真诚而广泛的沟通，积极地协调，对ERP项目的成功起着至关重要的作用。2.2项目进度控制方法的采用在项目实施过程中会出现项目所需时间超过计划或合同规定的时间的状况，造成项目进度拖延。项目进度拖延的原因分为ERP公司造成的、客户造成的。但不论是什么原因造成的，都会给ERP公司和客户带来经济损失，对ERP公司还可能造成声誉的影响。因此要尽量避免。选用合适的进度控制方法来避免项目周期拉长，这是进度控制的焦点。(1)网络图法网络图技术出现于50年代末，由于这种方法是建立在工作关系网络模型基础上，将研究和开发的项目及其控制过程作为一个系统来加以处理，将组成系统的各项工作通过网络形式，对整个系统统筹规划、合理安排，有效地利用人力、物力，以最少的时间和资源消耗来达到整个系统的预期目标，是一种十分有效的进度管理方法[3]。①网络图在某电子有限公司ERP项目管理中的应用在某电子有限公司ERP项目中采用网络图对各子工作进行工期的计算，而在整体项目中还没有采用。现拟用网络图法对该项目做进度计划。某电子有限公司ERP项目活动分析如表1所示。表1某电子有限公司ERP项目活动分析表A领导层培训1天B企业诊断A15天C需求分析B2天D项目组织A3天EERP原理培训C、D3天F基础数据准备D15天G产品培训E10天H系统安装调试D2天I模拟运行及用户仳F、G、H15天J系统验收I1天K分步切换运行J30天L改进，新系统运行K15天5图3某电子有限公司ERP项目网络图512367891011412A1D3B15E3F16H210GG10I151JK30C2L15关键路径所需时间＝3＋16＋10＋15＋1＋30＋15＝90天（图3中加黑部分）。②在运用网络图做计划时，我们要体现一个系统分析的思想。ERP项目实施是由多种工作按一定层次组成复杂的系统。其任务由多个方面、多个部门承担和影响，因而各项控制活动只有组成一个既明确分工，又相互协调配合、紧密衔接的有机整体才能达到既定的风险、进度、费用控制目标。运用系统控制的思想，在对ERP项目进度控制分解的基础上要注重综合管理，在分工的基础上也要注重协调，这样才能把项目的进度控制好。(2)甘特图法甘特图也叫横道图，是ERP项目进度管理中最常用的方法之一。应用这种方法进行项目进度控制的思路是：首先编制项目进度计划，再按进度计划监督、检查工程实际进度，并在甘特图上作好记录，据此判断项目进度的实施情况，提出控制措施的完整过程[3]。甘特图以横坐标表示每项活动的起止时间，纵坐标表示各分项作业，按一定先后作业顺序、用带时间比例的水平横道线来表示对应项目或工序的持续时间，以此作为进度管理的图示。ERP项目中已经广泛采用了甘特图法制定进度计划。图4为某电子有限公司2003年1月至3月按周划分的甘特图计划，是一个很粗略的一个计划。2003年1－3月时间工作安排1234567891011121314企业需求调研原理、软件培训安装，数据准备模拟运行试运行正式运行图4某电子有限公司ERP项目横道图使用甘特图做计划要考虑分工协作的问题。由于ERP项目的构成内容、技术、涉及人员的复杂性，要求必须进行专业分工，对项目进行细化（ERP项目的计划甚至要制定到“天”），明确责任，强调协作。在ERP项目中，可以综合采用上述两种进度计划方法，从而更好地控制时间、费用和风险。2.3项目进度控制的过程6项目进度控制的过程是指项目进度的计划编制、审查、实施、检查、分析处理的过程。ERP项目进度控制以项目进度计划为基础。项目进度计划由ERP公司与客户协商编制、经监理审核后执行[1]。经过研究，笔者建议ERP项目实施进度控制采用甘特图法，明确各个作业之间的先后顺序，具体做法如下：由ERP项目经理编制时间进度计划甘特图，编制完成并批准实施后，随着实施作业的进程，将各个项目或工作的实际进度画在甘特图相应工作的计划进度横道线的下方。对比甘特图上各工作的计划进度和实际进度，能十分清楚的了解计划执行的偏差，进而对偏差进行处理。同时配合网络图法，它充分提示了各工作项目之间的相互制约和相互依赖关系，并能反应进度计划中的矛盾。从中找出关键路径，对其进行重点控制。用网络图法记录各项工作实际作业时间和起止时间，在网络图上用色彩标明已完工工作，可与未完工工作分开，一目了然。另外在实施过程中，ERP项目经理还要按进度计划编制实施进度报告，定期对项目进度向客户负责人和公司进行书面报告，方便存档和检查。三.ERP项目风险控制