销售与收款管理制度

1关于印发博深工具股份有限公司《销售与收款管理制度》的通知[财]010-2007各有关部门：为加强博深工具股份有限公司销售及收款业务的规范管理，保证应收款项的安全，特制定了《销售与收款管理制度》，现予印发，请各部门遵照执行。附件：《销售与收款管理制度》博深工具股份有限公司二○○七年十月二十五日2销售与收款管理制度第一章总则第一条为加强对博深工具股份有限公司（以下简称公司）销售与收款业务的内部控制，预防销售与收款过程中的各种弊端，提高销售与收款业务的质量，根据《中华人民共和国会计法》和《内部会计控制规范——销售与收款》等法律法规，制定本制度。第二条本制度适用于公司及下属子公司、分公司。第三条本制度所称销售与收款是指商品销售和劳务供应及其收款行为，包括接受客户订单，核准客户信用，签订合同，发运商品，开具销售发票，收取款项等内容。第二章岗位设置原则与分工第四条岗位设置原则（一）办理销售、发货、收款三项业务的部分分别设立。（二）不得由同一部门或个人办理销售与收款业务的全过程。（三）办理销售与收款业务的人员应当具备良好的业务素质和职业道德。（四）销售与收款业务部门根据具体情况对办理销售与收款业务的人员进行定期岗位轮换。第五条职责划分（一）销售部门（包括国内销售部、国外销售部及市场部）主要负责销售谈判、处理订单、签订合同、货物发运报关、销售单据收集审核、执行销售政策及信用政策、催收货款等。（二）包装车间主要负责根据发货指令包装产品，并堆放在指定发运点。（三）财务部门主要负责开具销售发票、结算与记录销售款项、督促销售部门回收货款，并对回款情况进行分析汇报。第三章销售预算管理3第六条公司销售业务执行预算管理制度，销售部门根据年度经营计划及市场情况，编制年度销售预算，经股东大会审议通过后执行。第七条市场部、外贸部分别负责国内及国外产品销售价格的确定、编制价目表、制订折扣政策、信用政策及销售退回政策，由主管副总经理审核，报总经理批准后执行。第八条销售价格、折扣政策、信用政策及销售退回政策在编制年度销售预算过程中同时制订，一经批准，原则上一年内不得变动，因经营需要确需变动的，应按原制订程序履行相关审批手续。第九条财务部门按月对销售预算、销售价格、折扣政策、信用政策及销售退回政策的执行情况进行分析，形成书面分析报告，提交经理办公会并抄送经营办公室，作为公司对相关部门的考核依据。第四章销售过程控制第十条公司各相关部门应当按照严格的程序办理销售和发货业务。通常情况下，销售业务需经过销售谈判、合同订立、订单录入、组织发货、开具发票等环节。第十一条销售部门通常应就每笔销售业务与客户签订销售合同。长期合作且业务频繁确实无法单笔签订销售合同的，可以采取每年签订一份总销售合同的形式，对全年销售金额、销售政策及信用政策等进行约定。第十二条公司分别授权主管国内销售副总经理、主管国外销售经理负责国内及国外销售合同的签订。金额超过全年销售收入5%（按国内、国外销售收入分别计算）的重大销售合同，由财务经理会签。销售部门签订的全部销售合同，需在签订完成后五日内将副本交财务部备案。第十三条在签订销售合同前，应由主管副总经理（销售经理）或其指定专人在总经理批准的各项政策范围内就销售价格、折扣政策、信用政策、销售退回政策、发货及收款方式等具体事项与客户进行谈判。谈判人员至少应有两人以上，销售谈判的全过程须有完整的书面记录。4第十四条对于特殊销售业务，销售价格、折扣政策及信用政策等确实无法按规定执行的，应由销售谈判或合同签订人员提出书面申请，经主管副总经理审核后报总经理审批。第十五条销售部门应要求客户以销售订单的形式提出订货要求。接受客户订单后，销售经理需对客户订单根据合同约定内容进行审核，指定专人将审核后的销售订单录入ERP系统，并向包装车间下达发货指令单。销售订单的录入，应严格按照ERP系统管理的相关规定执行，财务部与信息中心对销售订单的处理情况进行检查与监督。第十六条包装车间应当严格按照经审批的发货指令单所列的发货品种和规格、发货数量、发货时间、发货方式组织发货，并建立货物出库、发运等环节的岗位责任制，确保货物安全发运。第十七条货物发运人员在发货时必须经过严格的检验，不得随意调换货物，交与货运公司时，需当场核对发货凭证及实物，确保货物运送的安全性和及时性。第十八条财务部门指定专人负责销售发票的开具，其他任何部门及个人不得随意开具发票。销售发票记录的购货单位名称、货物名称、数量、金额等必须与ERP系统中销售订单完全相符。为节约发票的用量，销售部门可在不违反政策法规的前提下，制订发票开具的时间，原则上可将多笔订单合并开具一张开票，但不得将一笔订单拆分开具多张发票。需开具发票时，销售人员编制销售发票通知单，并经销售经理审批后送达财务部门，财务部门根据销售发票通知单开具销售发票。销售发票的传递及相关职责按公司发票管理办法执行。第十九条销售部门需对客户退货进行严格控制，对客户非质量问题等原因长期无法实现销售的，可根据货物各部件的回收改造价值采取折价方式向客户采购。销售部门需按ERP系统采购管理的相关规定进行订单录入、货物入库等操作，并在规定时间内取得购货发票。第二十条对符合合同约定条件的销售退回货物，需经质量办整理检验和仓储部门5清点后方可入库。销售部门需按规定取得购货方红字增值税专用发票或相关合法凭据，财务部门对退货接收单以及红字发票等凭据进行审核后开具发票及办理退款。第二十一条销售部门、财务部门、包装车间必须建立完整的销售登记制度，在销售与发货环节进行相应的记录，并加强销售合同、销售订单、发货指令单、发货凭证、运货凭证、销售发票等文件和凭证的相互核对工作。第二十二条销售部门、财务部门、包装车间应妥善保管销售合同、销售订单、发货指令单、发货凭证、运货凭证、销售发票等文件和凭证，尤其要加强对空白发票的管理。任何部门和个人不得擅自篡改、隐匿、销毁销售合同和销售发票等文件和凭证。第五章销售收款第二十三条公司销售业务可采取现销或赊销方式。采取赊销方式的，销售部门应充分了解和考虑客户的信誉、财务状况等有关情况，降低货款回收中的风险。第二十四条公司应加强对赊销业务的管理，销售部门需按照经批准的信用政策决定赊销。国内销售赊销期不得超过60天，国外销售赊销期不得超过90天，赊销期自发货凭证记载的日期开始计算。第二十五条财务部门负责办理销售收款业务。办理销售收款过程中，应严格按照《现金管理暂行条例》及公司《资金管理制度》等规定执行，销售货款应及时入账，不得账外设账，不得擅自坐支现金。第二十六条公司建立应收账款账龄分析制度和逾期应收账款催收制度。销售部门负责应收账款的催收工作，财务部门按月编制应收账款账龄分析表，对超过规定赊销期尚未收回的应收账款，及时督促销售部门进行催收。第二十七条超过一年尚未收回的应收账款，财务部门应及时以书面形式报告总经理，由总经理指定专人进行审查，确定是否可能形成坏账。对确实发生的各项坏账，应查明原因，明确责任，并在履行规定的审批程序后作出账务处理。第二十八条公司核销的坏账应当进行备查登记，做到账销案存。已注销的坏账又6收回时应当及时入账，防止形成账外款。第二十九条财务部门与销售部门以及销售部门与客户之间应对往来款项至少每月核对一次，对账可以采用书面或口头形式，但至少每年以书面询证函形式与客户确认一次，询证函需加盖双方公章（或财务专用章），并由核对经办人签字。第六章监督检查第三十条公司按照销售与收款内部控制建立监督检查制度，由内部审计部门进行定期或不定期检查。第三十一条内部审计部门应通过实施符合性测试和实质性测试检查销售与收款业务内部控制制度是否健全，各项规定是否得到有效执行。第三十二条销售与收款内部控制监督检查的内容主要包括：（一）销售与收款业务相关岗位及人员的设置情况。重点检查是否存在销售与收款业务不相容职务混岗的现象。（二）销售与收款业务授权批准制度的执行情况。重点检查授权批准手续是否健全，是否存在越权审批行为。（三）销售的管理情况。重点检查信用政策、销售政策的执行是否符合规定。（四）收款的管理情况。重点检查销售收入是否及时入账，应收账款的催收是否有效，坏账核销和应收票据的管理是否符合规定。（五）销售退回的管理情况。重点检查销售退回手续是否齐全、退回货物是否及时入库。第三十三条对监督检查过程中发现的销售与收款内部控制中的薄弱环节，公司应采取措施，及时加以纠正和完善。第七章附则第三十四条本制度由财务部解释、修订，经总经理批准后施行。第三十五条销售部门应在不违背本制度的前提下制订各项销售管理制度实施细7则，并经总经理批准后报财务部备案。