集团公司合同管理制度1

下发时间：1集团公司合同管理制度合同是集团公司与外界交往的依据和纽带，是集团公司利益的载体，为规范合同管理，维护公司合法权益，根据《中华人民共和国合同法》等有关法律法规，结合集团公司的具体情况，制定本制度。1内容与适用范围1.1本制度规定了集团公司合同管理的职责、审核签订权限、管理程序等内容。1.2集团公司下属各分子公司应根据本制度原则制订合同管理细则。2管理职责2.1集团公司法律顾问是集团公司合同管理的主管部门，负责合同的签订、履行、变更、终止等过程中的协调、指导及检查，具体职责如下：2.1.1制订、执行集团公司合同管理制度及相关业务的标准流程，促进集团公司合同管理的标准化、制度化。2.1.2审核各分子公司合同管理细则，保障其规范性、严密性、可行性。2.1.3通过培训、咨询等形式宣传相关法律法规及合同签订技巧，提高集团公司整体法律运用水平及法律意识。2.1.4建立合同履行信息反馈机制，定期或适时检查业务部门签订、履行合同情况，提供总结意见和建议，预防纠纷或对可能的纠纷制定妥善应对方案，制止不符合法律、法规及违背集团公司利益的合同行为。2.1.5拟定经常性合同范本条款，提供合同及相关补充协议标准文本，保障合同起草的规范性、合法性及效率。2.1.6参与集团公司及各分子公司重大合同的谈判、起草与签订，针对相关事务提供法律意见。2.1.7代表集团公司、各分子公司组织有关部门及人员参与对合同纠纷的协商、调解、仲裁、诉讼等活动。2.2分子公司各分子公司作为合同管理实施单位，其具体职责如下：2.2.1根据公司业务情况制订合同管理细则。2.2.2指定专人负责分子公司合同管理，明确其职责。2.2.3分子公司合同管理员应接受集团公司法律顾问业务指导，遵守其规章制度和业务规程。2.2.4分子公司签订、变更合同，应在签订、变更2日内将原件报集团法律顾问备案。2.2.5分子公司在履行合同中，应每月填写《XXX集团合同签订履行台帐》，据实记录合同履行进展情况。2.2.6按照归档范围向集团公司法律顾问移交合同备份原件及履行过程中的下发时间：2相关文件资料。2.2.7接受集团公司法律顾问及审计监察部门对合同签订、履行、存档等情况的检查。2.2.8配合集团公司法律顾问组织的仲裁、诉讼等活动，根据其要求收集、提供相关证据资料，以顺利解决履行过程中的纠纷。2.3其它部门2.3.1集团公司所有业务都必须在开展前签订书面合同，集团公司财务部应根据已签订生效的合同进行款项收支，不得超前预支款项。2.3.2印章主管人员在加盖合同专用章前，应检查是否通过合同审核流程，是否已经按照审定人意见完成修改。3合同的审核3.1审批流程3.1.1重大合同包括：对外借款、投资、担保，公司合并、分立、收购等合同，由集团公司统一控制，审批流程：经办人——项目负责人——主管副总——集团财务总监——法律顾问——集团总经理，由集团总经理予以审定。3.1.2集团公司各职能部门业务合同的审批：a.标的额10万元人民币以内（含10万元）的合同审批流程：经办人——部门负责人——集团财务负责人——法律顾问——业务主管副总裁，由业务主管副总裁予以审定。b.标的额超出10万元人民币的合同审批流程：经办人——项目负责人——业务主管副总裁——集团财务负责人——法律顾问——集团总管理部——集团总裁，由集团总裁予以审定。3.1.3分子公司合同审批流程a.由分子公司总经理直接审定的合同审批流程：经办人——主管副总经理——分子公司财务负责人——法律顾问——总经理，由分子公司总经理审定。b.须由集团总裁审定的合同审批流程：经办人——主管副总经理——分子公司财务负责人——法律顾问——总经理——集团总裁，由集团总裁予以审定。c.分子公司经办销售代理、金额在５０万元以上的策划、年租金在１０万元以上的合同必须经集团法律顾问审核。3.2审核职责3.2.1经办人：确定对方资信条件、草拟合同文本、保证合同内容符合业务流程需要。3.2.2部门负责人：确认合同符合项目业务进展目标、确认合同内容符合业务技术流程及技术标准。下发时间：33.2.3专业职能部门负责人：确定成本、技术标准、专业协调性等。3.2.4财务负责人：确认合同付款条款符合财务要求、时间符合业务部门预算及公司资金状况。3.2.5法律顾问：确定合同内容的合法性、严密性及法律可行性。3.2.6分子公司总经理：综合评价各审核部门意见，决定合同的执行与否。4合同履行情况的检查4.1集团公司法律顾问、审计监察部有权对合同履行情况进行随时检查，集团公司各分子公司应在每月5日前向集团公司法律顾问提交《XXX集团合同签订履行台帐》（见附件七），并附《XXX集团合同履行完毕情况总结表》（见附件五）。4.2集团公司相关部门有义务针对其它部门未能按规定进行合同管理的情况造成损失的情况报送法律顾问。4.3法律顾问应建立合同签订情况台帐，监控、总结合同履行情况，并提供相关建议和意见报主管副总裁。5合同纠纷的处理5.1各分子公司在履行合同过程中如发生纠纷，在协商阶段即应书面报送集团公司法律顾问。5.2集团公司法律顾问应根据纠纷具体情况在两日内提出处理建议及注意事项；情节严重并可能影响相关部门业务进程的，集团公司法律顾问应通报相关部门，以采取预防措施。5.3对经协商无法解决的纠纷，经集团公司总裁批准后，由集团公司法律顾问组织起诉或仲裁。5.4集团公司内部各分子公司之间发生的合同纠纷，由集团公司法律顾问组织协商解决。5.5合同纠纷涉及的相关部门应及时向集团公司法律顾问提供下列证据原件，并根据集团公司法律顾问的要求及时补充：5.5.1合同文本原件（包括变更、解除合同的协议、电报、信函、图表、视听资料、广告、授权委托书，介绍信及其他有关资料等）。5.5.2送货、提货、托运、验收、发票等有关票证票据。5.5.3货款的承付、托收凭证、有关财务账目。5.5.4产品的质量标准、封样、样品或鉴定报告。5.5.5其它与处理纠纷有关的材料。5.6对方当事人逾期不履行已发生法律效力的调解书、判决书，由集团公司法律顾问依法向人民法院申请强制执行。5.7合同纠纷处理完毕，集团公司法律顾问应及时将有关材料汇总，归档下发时间：4查考。6合同资料的存档6.1合同编制统一编号。编号依次由集团公司、分子公司、部门、签订日期、序号四个部分组成。a.集团公司为J；b.XXX房地产公司D；东方皇冠公司为H；东方银联为Y；三浦威特公司为S；物业公司为W；c.部门编号如下：编码部门A总负责人管理B战略研究C产品(项目)研发D资源整合（公共关系）E人力资源F规划设计G评估造价H取地（前期）I营销（招商、市场、推广）J客户关系K建设(工程)管理L采购M财务管理(投资管理)N法律事务O综合管理P行政（文秘、公文、档案、会议、网络、知识管理）管理Q后勤（车辆、餐厅、住宿、物品管理）R审计监察例：三浦威特公司工程部在2003年7月签订的第二份合同，编号应为“JSK2003-7-2”。6.2集团公司财务部存档原则上由具体执行付款的财务部留存原件，其上级财务部留存复印件。6.3集团公司法律顾问和财务部要建立经济合同台帐，及时做好存档记录，以便有关人员随时查询合同的签订与履行情况。6.4合同归档范围：a.合同原件。下发时间：5b.预算、结算报告。c.招投标文件。d.履行会议纪要及来往信函。e.合同履行过程中的重点事项记录。f.合同成果报告。7附则7.1本制度由集团公司法律顾问负责拟定和解释。7.2本制度由集团公司总裁签发，自发布之日起执行。7.3自本制度下发之日起，原《合同管理制度》废止。附件一：XXX集团总部合同管理流程附件二：XXX集团分子公司合同管理流程附件三：XXX集团分子公司合同管理流程（需集团总裁签批）附件四：XXX集团公司经济合同审批表附件五：XXX集团合同履行完毕情况总结表附件六：合同起草注意事项附件七：XXX集团合同签订履行台帐下发时间：6附件一：XXX集团总部合同管理流程部门名称法律顾问流程名称合同管理流程各部门主管副总裁法律顾问财务经理财务副总裁总管理部集团总裁ABCDEFG123456NY起草提供法律意见提供财务意见提供经营意见审批盖章接收执行存档留存检查留存审核提供业务意见下发时间：7节点说明：节点A1：确定对方当事人资信条件、草拟合同文本、保证合同内容符合业务流程需要；根据各审核人的意见进行修改。节点A3：经办人应切实履行合同，保证公司利益不受损害；如履行过程发生纠纷应及时征求法律顾问意见。节点A6：经办部门应建立合同档案，保存合同履行过程中的相关来往文件及履行纪录。节点B1：主管副总裁确认合同符合业务进展目标、确定成本、相关专业协调性、内容符合技术流程及标准。节点C1：法律顾问确定合同内容的合法性、严密性及法律可行性。节点C4：经办人在合同盖完印章后交法律顾问接收，并办理交接手续。节点C5：法律顾问建立合同档案，留存合同原件。节点C6：法律顾问负责检查各部门合同履行及存档情况，并根据需要适时提供适当意见。节点D1：财务负责人确认合同付款条款符合财务要求、时间符合业务部门预算及公司资金状况。节点D4：财务部留存合同文本。节点E1：财务副总裁确定合同内容符合公司经营战略目标及计划进程要求。节点F1：集团公司管理副总裁对合同内容进行审核。节点F3：由总裁秘书负责审查合同是否已经根据总裁批示完成修改，并加盖合同印章。节点G1：总裁综合评价各审核部门意见，决定合同的执行与否。下发时间：8附件二：XXX集团分子公司合同管理流程部门名称法律顾问流程名称合同管理流程各部门主管副总经理财务负责人法律顾问总经理印章管理员ABCDEF12345YN起草提供财务意见盖章执行存档留存检查存档批示法律咨询提供业务意见下发时间：9节点说明：节点A1：确定对方当事人资信条件、草拟合同文本、保证合同内容符合业务流程需要；根据各审核人的意见进行修改。节点A2：经办人应根据合同内容切实履行合同，保证公司利益不受损害；如履行过程发生纠纷应及时征求法律顾问意见；协商变更合同内容时，应向法律顾问提交《XXX集团合同履行情况变更表》。节点A5：经办部门应建立合同档案，保存合同履行过程中的相关来往文件及履行纪录。节点B1：主管副总经理确认合同符合业务进展目标、确定成本、相关专业的协调性、合同内容符合技术流程及标准。节点C1：财务负责人确认合同付款条款符合财务要求、时间符合业务部门预算及公司资金状况。节点C4：财务部建立合同档案，保存合同文本。节点D1：若需要，由法律顾问就合同内容的合法性、严密性及法律可行性提出咨询意见。节点D3：法律顾问建立合同档案，留存合同原件及履行过程中的相关来往文件及履行纪录。节点D5：法律顾问负责检查各部门合同履行及存档情况，并根据需要适时提供适当意见。节点E1：分子公司总经理综合评价各审核部门意见，决定合同的执行与否。节点F1：合同管理员审查合同是否已经根据总经理批示完成修改；加盖合同印章。下发时间：10附件三：XXX集团分子公司合同管理流程（集团总裁签批）部门名称法律顾问流程名称合同管理流程各部门主管副总经理财务负责人法律顾问总经理集团总裁印章管理员ABCDEFG12345YNYN起草提供财务意见盖章执行存档留存检查存档审核法律咨询提供业务意见签批下发时间：11节点说明：节点A1：确定对方当事人资信条件、草拟合同文本、保证合同内容符合业务流程需要；根据各审核人的意见进行修改。节点A2：经办人应根据合同内容切实履行合同，保证公司利益不受损害；如履行过程发生纠纷应及时征求法律顾问意见；协商变更合同内容时，应向法律顾问提交《XXX集团合同履行情况变更表》。节点A5：经办部门应建立合同档案，保存合同履行过程中的相关来往文件及履行纪录。节点B1：主管副总经理确认合同符合业务进展目标、确定成本、相关专业的协调性、合同内容符合技术流程及标准。节点C1：财务负责人确认合同付款条款符合财务要求、时间符合业务部门预算及公司资金状况。节点C4：财务部建立合同档案，保存合同文本。节点D1：若需要，法律顾问就合同内容的合法性、严密性及法律可行性提出咨询意见。节点D