采购流程规范1019

采购流程规范为规范原材料的采购程序、节约采购成本、满足经营的需求、提高经济效益、特制定本制度。第一条基本原则1．廉洁自律，严格供应商选择、评价、甑选以保证供应商供货质量，处理好与供应商的关系，不接受供应商礼金、礼品和宴请；2．严格遵守采购规范流程，按流程办事，能及时按质按量地采购到所需物品，在满足公司需求的基础上最大限度降低采购成本；3．加强采购的事前管理，建立完善的设备价格信息档案，做好采购相关文档的存档、备份工作，以有效地控制和降低采购成本并保证采购质量；4．所有采购必须事前获得批准，未经计划并报审核和批准，急购需副总经理、总经理特批方可进行采购；5．凡具有共同特性的物品，尽最大可能以集中办理采购，可以核定物品项目，通知各申购部门提出请购，然后集中办理采购；6．采购物品在条件相同的前提下应在正在发生业务或已确认的供应商处购买，不得随意变更供应商；第二条供货商的确定原则1．初选供货商：要深入细致的进行市场考察，要从所在城市找出三家以上有代表性的供货商，进行综合考察，在考察中要重点了解供货商的实力，专业化程度，货物来源，价格、质量极其目前的供货状况。2．试用供货商：对于同类商品找出两家同时供货，重点从质量、价格、服务三方面来进行比较尝试。3．确定供货商：在使用两个月的基础上、由财务人员、厨师长、采购人员提交效果报告，由公司审批确定。4．签定供货合同：确定供货商后，由总经理或运营副总经理与供货商签定供货合同，合同的期限不得超过一年。供货合同一式四联：一份供应商；一份财务部；一份运营部；质保部。合同应确定定价时间、供货质保金、货物的质量要求、结算方式、发票等。5．供货商的更换与续用：在合作的过程中，如发现供货商有不履行合同的行为，在合同期满前，由审查小组集中讨论决定是否更换、续用。第三条市场调查原则1．设立寻价员：由厨师长、仓管员、质检员组成，三人每月初、月中旬分两次入市场寻价，在市场询价的基础上，每半月对供货商价格进行对比，询价后需有调查记录，写明调查人员，调查时间、地点及调查结果，由全体人员签字后交会计存档。2．调查时间、地点的选择，每项15天调查一次，以批发市场早市开市期间为调查区间，不能选择雨、雪天及极端天气情况后的当日或次日调查。市场的调查以供货商所在的市场为准。3．调查的方法和程序。调查组应遵循先蔬菜、鲜货、后干杂调料、粮油、酒水的原则，单项货品的调查不应低于三家。调查中要坚持集中调查的原则，调查时应实行看、闻、摸等手段、必要时可进行采样。对被调查的商品要详细的了解产地、规格、品种、生产日期、保质期等。在询价后要进行讨价还价，切记只记录买方一口价。4．除实地调查外，当地的报刊、杂志、电视、网络等所刊出的价格，同行报价也是调查的手段和依据。5．调查结果由质保部结合实地调查结果和咨询结果进行与入库材料进行对比并提出异议。6．零星物品的调查由总经理或委托其他人（采购人员除外）实施。第四条申购程序(一）耗用物品的审购程序1、对于经常性项目的采购应由所需部门每月固定时间定期报计划，申购单一式四联（后厨、采购员、仓管员、财务部各一联）。写明所需物品的品种、数量、规格等，经副总经理、总经理审批后，交由采购部门办理。2、需临时采购的零星低值物品由店长填写申购单，经部门负责人同意后方可办理（尽量避免零星采购，采取集中采购）。（二）自购批量材料的申购程序1、对成本较大的原材料进行决策性的采购，由公司管理部门/总经理，与供货商签订采购合同。2、日常储备冻品采购由厨师长提出用量申请，库管核实库存余量，交由采购员与协议供货商进行采购。3、库管人员应随时检查库存，当存货降到最低存货点时，库管人员应以书面形式通知采购人员进货。第五条采购数量的确定原则为提高经济效益，降低成本，减少资金占有，应根据勤进快销的原则，按单采购的原则来确定日常的采购数量。（一）鲜货、蔬菜、水发货的采购数量。1、此类原料实行每日采购，一般要求供货商送货。2、用上述原材料的部门每日18:00点前，根据存货、经营情况、储存条件及送货时间，提出次日的采购数量，市场部应在18：00点跟厨师长沟通次日需求。（二）库存物品（干杂、调料、燃料、粮油、烟、酒水、低质易耗品等）的采购数量。1、此类物品的采购数量应综合考虑经济批量、采购周期、资金周转、储存条件等因数，根据最低库存量和最高库存量而定。最高库存量不得超过15天的用量，最低不得低于一天的用量。第六条：货物的验收原则（一）验收的质量标准：根据本公司制定的标准进行验收（是否有规定）？（二）验收的数量标准：根据采购人员收取的当日采购申请单上写明的数量据实进行验收。（三）验收人员：库房人员、领用部门负责人、监督员等最少2人共同验收。（四）验收时间：每日上午9：30---10：00下午4：30？（五）验收程序：1、由库管人员根据“申购单”清点商品物资的数量，由货物领用部门负责人、库管员签字生效。2、对不符合标准和数量超过“申购单”的商品物资（菜品），使用部门有权拒绝收货。第七条仓库管理（一）、负责入库货物的验收，保管及发放工作。（二）、货物入库1、认真验收，查核货物的数量、质量、保存有效期等。符合要求的方能入库。2、开出入库验收单3、及时登记帐卡，每天结出数量合计数，并录入电脑。（三）、库存保管1、合理利用仓库条件，分门别类保管好各类货品。2、做到先进先出、防止积压变质。3、设“慢流动表”，凡是库存超过100天，都要上“黑名单”，上报厨师长。（四）、发放管理1、直入厨房：以收货验收后直接入厨房的鲜活食品、蔬菜等，凭经厨师长签字的“收货单”数量标准直拔。2、仓库发放，厨房各班组必须填写领货单，经厨师长签字认可后出货，店面大堂经店长签字同意后出货。第八条付款要求：1、提供经确认的采购合同，采购单位资质，三家比价表格并注明联系方式；2、填写付款申请单，经流程签字审批后钉钉审批；3、定期结算的供货商：由采购人员，附送货单（后厨和库管签字）、发票和供货商联系方式，到财务部填写付款申请单，由财务部付款至供货商。4、当月采购物品单据应及时报送，月末最后一天务必将所有单据报送财务部。