讲义_有效沟通的设计

讲师：吕烈威2012-10讲师简介：吕烈威商务技能培训顾问资深微软认证讲师（MCT）专注于职场商务技能领域数据分析商务演示思维与决策2培训日程PPT概述模板-版式图示设计图表设计演示技巧简报大纲3读屏时代4旧时代的文档Word以纸张媒介，适合记录原始信息包含文字、图片、图表等多种静态内容适合深度阅读5新时代的文档PPT以屏幕为载体，进行重点、要点的展示提供了多媒体、视觉化表达方式信息碎片化6信息的容器PPT整合信息！7PPT的分类演示型文档型8为什么众多的商业简报让人困惑？9如何设计逻辑清晰、易懂的商务简报？结论！标题目录概述节标题小标题10怎样让幻灯片信息展示井井有条、层次分明？11商业简报如何让数字说话？12培训日程PPT概述模板-版式图示设计图表设计演示技巧创建大纲13设计PPT的习惯一：+++…14设计PPT的习惯二：15PPT设计的2种习惯从局部开始从整体开始+++…16大纲的结构标题节的标题小节的标题1.编号段落·1.1项目符号1.1.1主题一二三17在PPT里构思、创建大纲从大纲窗格中添加或编辑幻灯片标题18关于大纲视图窗格PowerPoint大纲视图，能够让您快速撰写简报内容提要，将注意力聚焦在内容要点上，暂时忽略幻灯片的格式设计借助快捷键能够快速调整大纲中标题层次，或是调整不同层级标题的视图方式调整标题层级关系的快捷键：–Tab对所选标题降级；–Shift+Tab对所选标题升级；19从Word导入大纲到PPT的关键步骤提示：1.对Word文档的重点文字内容进行标题样式设置；2.选择“开始”选项卡【新建幻灯片/幻灯片从大纲】命令，导入Word大纲3.Word文档的“标题一”将作为幻灯片标题出现，“标题二”将作为幻灯片文本框中的标题出现；对于其他的文字内容，可复制到备注窗口中怎么从Word中导入大纲？20培训日程PPT概述模板-版式图示设计图表设计演示技巧简报大纲21关于模板大纲模板22PPT模版PPT模板是后缀名为.potx的一种文档格式，只能通过“打开”命令开启模板文件进行编辑PPT模板的要作用：管理版式，统一PPT的格式幻灯片模板幻灯片母板幻灯片母板讲义母板备注母板标题页幻灯片版式主题目录页节标题页正文页尾页配色方案字体样式图形样式图片样式23PPT模板标题页转场页内容页尾页24转场页节标题页也被称为转场页，它可以建立幻灯片之间的视觉联系，在受众的脑海里建立锚点…………………………25PowerPoint2007/2010幻灯片母板幻灯片母板是指用来统一幻灯片背景、页眉页脚、占位符格式及位置的PPT整体格式编辑环境；PowerPoint2007的母板整合了版式设计的功能26PowerPoint2007/2010幻灯片母版卡1.编辑母版：可以在当前母版中插入幻灯片版式，也可以在当前提案中插入一套或多套新的母版2.母版版式：允许用户插入不同类型的占位符来设计幻灯片的版面构成3.编辑主题：在母版中应用主题中的相关设计元素（包括颜色、字体、效果等）4.背景：可调整母版整体的背景，也可单独调整某一母版版式的背景5.页面设置：设计幻灯片的页面大小与方向性27DEMO：模板设计与应用28关于幻灯片版式「自然热爱简洁与统一」约翰尼斯·开普勒（天文学家）29好的版式设计：格式统一化在简报中每张幻灯片内容变化可以很大。重复使用相同的页眉页脚、颜色、字体和版式，将所有内容的布局保持统一，让幻灯片呈现的视觉风格具有一致性。统一的对齐方式统一的文本格式统一的页眉或页脚30好的版式设计：信息层次化将幻灯片划分为不同的区域，保持对应的内容在各自的区域内。一般可将每张幻灯片划分为2～3个信息层次，如幻灯片标题、副标题、内容区域。第一层第二层第三层31幻灯片版式设计工具：网格系统32PPT配色技巧1：同色系法同色系法配色，主要是通过选定一种颜色后，通过不断调整该颜色的亮度后得到的系列颜色。同色系法配色极为简洁，且不会发生颜色冲突的情况。33PPT配色技巧2：近似色法相邻的颜色我们称为近似色。这种颜色搭配产生了一种令人悦目、低对比度的和谐美感。近似色非常丰富，在PPT设计时应用这种搭配同样让受众产生不错的视觉效果。34培训日程PPT简史模板-版式图示设计图表设计演示技巧简报大纲35PPT图表主要分为两类：36图示表达的第一步：信息的分解划分信息层次，提炼关键词关键词分类、重新排列组合37信息的重组AB12两维法主要是按照两个纬度或者要素对表述目标进行分类说明的方法两维法法可以从多维问题的事件中，找出成对的因素，排列成两维法，然后根据两维法来分析问题，确定关键点的方法，它是一种通过多因素综合思考，探索问题的好方法。38幻灯片常用图示：矩阵图1.矩阵图2.流程图3.甘特图4.组织结构图5.概念图6.地图39矩阵图示例2：“管理素质-业务素质”矩阵图管理素质业务素质一区不宜任分公司经理四区不符合分公司经理素质要求，如能提高可担任七区基本符合分公司经理素质要求，需提高二区五区基本符合分公司经理素质要求，需提高八区符合分公司经理素质要求三区六区九区符合区域总经理素质要求业绩上升分公司经理平均值业绩下降分公司经理平均值分公司经理平均值区域公司经理平均值低中高低中高40文本段落矩阵化实例收入结构中各种形式的固定和变动部分起着不同的作用收入部分内容意义固定工资占月收入的80%，主要取决于职务重要性、所负责任、个人资历水平以及市场薪酬水准等因素–保证员工基本收入水平，给予一定的工作稳定感–“有什么能耐(职能)，干什么活(职务)，拿什么钱(工资)”考核工资(浮动)占月收入的20%，根据个人当月综合表现考评结果确定浮动比例–拉开部门内不同岗位之间的收入差距，形成内部良性竞争机制项目效益奖励限于项目部人员，根据每个项目完成情况提成，具体提成比例与分配方法分别由管委会和项目经理确定–项目部人员的一部分收入直接与项目收益挂钩，不仅提高了这些人员的工作积极性，而且赋予项目经理实际权限，与项目经理负责制相匹配年终分红根据公司整体效益情况结合各个部门对整体收益的贡献大小(具体比例由董事会讨论决定)确定部门整体奖金，然后由各层经理根据当年个人考评总和分配下属年终分红金额–将员工收入与公司整体效益直接挂钩，提高工作积极性–具体体现出不同部门在产品价值链中等重要性，并直接反映到个人收入中41幻灯片常用图示：流程图1.矩阵图2.流程图3.甘特图4.组织结构图5.概念图6.地图42流程图简单的说，流程图就是按照过程发展的连续顺序，用特定图形语言和结构将过程的各个独立步骤及其相互联系展示出来的图表工具。流程图有时也称作输入-输出图。该图直观地描述一个工作过程的具体步骤。流程图对准确了解事情是如何进行的，以及决定应如何改进过程极有帮助。这一方法可以以便直观地跟踪和图解企业各项业务的运作方式。43流程图示例1:公章使用管理流程人事行政部使用单位总经理填写签审单签审单分管副总签审签审单行政科登记经办人签字使用保管签审单总经理章和法人印章终审44幻灯片常用图示：甘特图1.矩阵图2.流程图3.甘特图4.组织结构图5.概念图6.地图45甘特图甘特图（Ganttchart）又叫横道图、条状图(。它是以图示的方式通过活动列表和时间刻度形象地表示出任何特定项目的活动顺序与持续时间。它是在一战时期发明的，以甘特先生的名字命名，他制定了一个完整地用条形图表进度的标志系统。甘特图内在思想简单，基本是一条线条图，横轴表示时间，纵轴表示活动（项目），线条表示在整个期间上计划和实际的活动完成情况。它直观地表明任务计划在什么时候进行，及实际进展与计划要求的对比。管理者由此极为便利地弄清一项任务（项目）还剩下哪些工作要做，并可评估工作进度。123456789101112Month1Month2Month3ActivitiesA.B.C.46幻灯片常用图示：概念图1.矩阵图2.流程图3.甘特图4.组织结构图5.概念图6.地图47概念图概念图主要是说明一种方向或者阐述一个概念阶段战略提升期战略布局期战略扩张期2006-2007年2008-2010年2011－2015年争创国内领先，致力成为具有国际竞争力的企业愿景夯实基础做精做强开拓创新战略布局阶段目标战略扩张跨越发展48幻灯片常用图示：地图1.矩阵图2.流程图3.甘特图4.组织结构图5.概念关系图6.地图49地图地图主要用来表示相关内容在地理意义上的分布50地图实例1：某产品区域目标市场分布一级目标市场二级目标市场三级目标市场阿根廷巴西智利秘鲁墨西哥南非市场中东市场俄国中国东南亚市场美国市场澳洲市场西欧市场东欧市场南美市场日本市场北美市场51幻灯片绘图工具的应用我欲善其事，必先利其器52Office绘图工具1：形状库您可以在PPT中添加一个形状，或者合并多个形状以生成一个绘图或一个更为复杂的形状可用的形状包括：线条、基本几何形状、箭头、公式形状、流程图形状、星、旗帜和标注添加一个或多个形状后，您可以在其中添加文字、项目符号、编号和快速样式53Office绘图工具2：快捷键快捷键•移动对象时，按住Ctrl键•移动并复制该对象•缩放对象时，按住Ctrl键•从对象的中心点开始，缩放该对象•按住Shift键•水平或垂直移动对象•移动或缩放对象时，按住Alt键•精确移动或缩放该对象•缩放对象时，按住Ctrl+Alt键•从对象的中心原点开始，精确缩放该对象•Ctrl+D键•直接复制对象功能介绍54Office绘图工具3：对齐与分布选中多个幻灯片对象后，通过“格式”选项卡中的对齐与分布选项，可以快速调整多个对象之间的排列，从而实现复杂图示的创建。55图示工具：Office2007&2010SmartArtSmartArt图形是信息和观点的视觉表示形式。可以通过从多种不同布局中进行选择来创建SmartArt图形，从而快速、轻松、有效地传达信息。56创建SmartArt的方法1.先将相关要点整理为文字列表形式的文本框中，并通过Tab或ShiftTab键调整列表文字层级；2.鼠标右键点击文本框后选择“转换为”SamrtArt”命令；3.选择对应的SmartArt版式培训日程Office2010UIExcel2010PowerPoint2010Word2010Office2010UIExcel2010PowerPoint2010Word2010Outlook201057培训日程PPT简史模板-版式图示设计图表设计演示技巧简报大纲58小测试：怎样用图表说话？想像一下你现在正在听取一份简报，一连串的数字信息流入到你的耳中：1.目前公司在国内各地区的营收比例：东部5%；南部18%；北部53%；中部24%；2.公司去年的营收是5320万，而主要竞争对手A公司是7700万、B公司1950万、C公司4800万；3.公司近7年的营收情况如下：2003年880万、2004年1620万、2005年2530万、2006年3500万、2007年4370万、2008年4160万、2009年5320万回到现实：此刻的你，是否已经开始想打瞌睡了？以上3份数据资料都是能用一句话就能传达的概念，如果每份数据资料能用一个设计专业的图表表达，将能够更精确地传达这些信息。59三个关键步骤，准确制作图表在商务简报中，善于应用图表的经理人，能够用一张图表表达1000个文字；反之，如果图表没有经过设计且粗燥，非但无法有效传递信息，有时甚至会混淆视听。麦肯锡公司的图表专家基恩.泽拉兹尼（Gene.Zelazny）提出了制作图表的三个步骤，引导图表设计者正确地传达概念，以利于受众迅速厘清信息。Step1先讲结论Step2确认比较方法Step3选择图表类型60Step1先讲结论制作图表之前，务必从原始数据资料中归纳出你想传达的“信息”，并把它放在图表的标题。一般人制作图表常犯的图表错误，就是把标题当做“资料陈述”而无“结论”，听众无法抓住你想表达的重点是什么。图表是数据资料的呈现形式。同一份数据资料，不同