融资担保公司业务档案管理制度doc

业务档案管理规程1.目的为了加强担保公司业务档案管理，确保公司资料的完整性，促进业务经营的合法性和公司担保资产的安全性。依据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国担保法》、《中华人民共和国物权法》以及《档案管理制度》等有关规定，并结合公司实际，特制定本规程。2.适用范围本规程适用于担保公司业务类档案的管理、归档。3.业务档案管理总则3.1档案管理遵循“明确职责、科学管理、有效利用、严禁损坏”的基本原则。3.2档案管理的目标是“在收集中整理，在补充中完备”。3.3档案管理将根据档案的移交、立卷、归档、调阅、提取、保管、人员交接等流程执行，做到及时移交、分类科学、方便查阅，严防毁损散失，确保档案完整与安全及相关法律手续完备、有效。3.4档案按担保客户或项目建立，分类编序管理。公司内部管理资料实行集中管理。4.业务档案的分类业务档案按重要程度分为三级管理：4.1一级档案权证类主要包括抵（质）押物的权属证书及相关抵（质）押反担保物的文件、清单、证明、保险单、评估书等，该类档案业务结清后需要退还给客户的，档案管理人员应留存复印件入档，以备日常查用。4.2二级档案要件类：办理融资业务过程中产生的能够证明融资业务的合法性、合规性的基本要件，包括产品说明书、与客户签订的《委托担保合同》、《反担保合同》以及股东会决议、承诺函、公证书等补充性文本；与银行等金融机构签订的合作协议、《保证合同》、《保证金质押》等合同以及公司对外签订的各种业务类合同文本等。4.3三级档案管理类：公司对客户基本情况、财务状况、生产经营情况、信用信誉等方面形成的基本资料，包括：客户身份证明、营业执照、公司章程、客户融资业务尽职调查报告、调查表、业务审批表、担保意向书、征信报告以及保后管理资料等。5.业务档案的保管期限一级档案、二级档案要求永久保存，三级档案在项目结清之日起保存2年。6.业务档案的管理部门6.1一级档案对融资业务的顺利履行起着至关重要的作用，在融资担保业务放款之日起10个工作日内，业务部门将项目的一级档案交由风险管理部进行保管。6.2二级档案是业务合法性存在的前提，在融资担保业务放款之日起10个工作日内，业务部门将项目的二级档案交由风险管理部合规专员进行保管。6.3三级档案是公司对业务开展与否进行判断的基础，由各资料所属部门分别保管。6.4一级档案、二级档案在保管纸质资料的同时须留存电子版本，三级档案由各业务部门视档案的重要性选择纸质或电子版本保存。7.业务档案的归档7.1担保项目解除后，业务部门提取项目的一级档案，并留存复印件后退还给客户。业务部门将复印件连同担保项目解除相关证明资料一并交由风险管理部合规专员处。7.2风险管理部合规专员对项目一级、二级档案整理，完成项目档案统一装订，并将解除担保责任或履行期限届满的档案不定期移交财务综合管理部进行归档。8.业务档案存放地点要求8.1一级档案等有价单据必须存放于保险柜中，由专人保管。8.2二级档案须存放于档案柜中，由专人保管。档案柜需达到防水、防火、防潮等要求。8.3三级档案可由各资料归属部门存放于档案盒、档案袋或其他电子资料存放媒介。9.业务档案管理要求9.1保密性要求涉及国家、公司和企业的秘密，档案管理人员、调阅人员和其他相关人员均需严格执行保密制度。9.2专门性要求一级、二级业务档案资料必须由专人、专柜、专门用具进行保管。9.3业务档案归档要求9.3.1归档的业务档案原则必须为原件，如有特殊情况，无法取得原件的，在不影响担保公司权益的前提下，可以存放复印件或扫描件。存放复印件的，信贷专员应将复印件与原件进行核实，在复印件上签署“经核对与原件一致”字样，核对日期并签名确认。风险管理部合规专员需依照一定的顺序排列资料，并制作目录放在卷首，以便查阅；9.3.2.同一笔业务的原件及附件形成同一档案，应放在一起组卷；10.档案的调阅、外借、保管、销毁10.1档案的调阅：相关人员调阅档案应进行登记，登记调阅人姓名、日期、内容等需经本部门经理签字同意。10.2档案的外借：业务档案的调阅原则上只能现场调阅，不得外借，如遇特殊情况，需报总经理批准才能外借，并详细登记外借人姓名、日期、内容、原因和归还日期等，权证类档案一律不得外借。10.3档案的保管：档案管理人员需对业务档案妥善保管，严格遵守保密制度，定期检查担保档案的保管情况。11.责任对未按规定履行职责，造成档案损坏、遗失及擅自销毁，擅自对外提供、涂改、伪造和透露担保业务信息的行为，视情节轻重对责任人给予行政处分，责令赔偿损失，构成犯罪的依法追究刑事责任。12.附则12.1本规程规定的担保业务档案内容是担保管理部门至少应包括的基本内容，不仅限于此。12.2本规程自签准下发之日起实施生效。12.3本操作规程具体条款由风险管理部负责解释。二零一五年五月十五日