行政工作标准(2014514修改稿)

1连云港兴隆实业集团有限公司行政工作标准二〇一四年五月1前言为推进行政制度建设，建立规范有序的行政管理体制，集团行政人事部在《连云港兴隆实业集团有限公司规章制度汇编》修订版的基础上，制订《行政工作标准》。旨在促进集团总部及各所属企业行政工作的规范化、标准化、程序化。本行政工作标准按照内容分为两个部分：第一部分是行政工作标准。主要包括印章管理、证照管理、档案管理、公文管理、计划管理、合同管理、法务管理、车辆管理、接待管理、会议管理、出差管理、网站管理、办公用品管理、工作牌管理、卫生管理、名片印制管理、通讯录管理、文案标准等；第二部分是人事工作标准。主要包括岗位编制、招聘录用管理、员工异动管理、出勤管理、劳动合同及薪酬管理等。行政工作标准由行政人事部负责起草、解释。连云港兴隆实业集团有限公司二〇一四年五月1目录第一部分行政工作标准第一章印章管理………………………………………………1第二章证照管理………………………………………………2第三章档案管理………………………………………………3第四章公文管理………………………………………………7第五章文印管理………………………………………………9第六章计划管理………………………………………………10第七章合同管理………………………………………………11第八章法务管理………………………………………………12第九章车辆管理………………………………………………14第十章接待管理………………………………………………18第十一章会议管理………………………………………………19第十二章网站管理………………………………………………23第十三章办公用品管理…………………………………………24第十四章办公资产管理…………………………………………25第十五章工作牌管理……………………………………………29第十六章卫生管理………………………………………………30第十七章名片印制管理…………………………………………31第十八章通讯录管理……………………………………………32第十九章文案管理………………………………………………331第一部分行政工作标准第一章印章管理第一节印章刻制一、印章刻制流程使用部门→《印章刻制申请表》→经部门负责人签署意见→分管领导审核→总裁审批→行政人事部联系刻制→使用部门办理签领手续。二、工作标准1、集团印章由行政人事部负责统一刻制。各所属企业印章由企业行政部门统一刻制。2、印章刻制需求部门应提前2个工作日，填写《印章刻制申请单》报部门审核后，提交至行政人事部。3、印章管理员接到《印章刻制申请单》后核实申请单内容及审批手续是否完整，将原印章收回。并在2个工作日内联系公安部门指定刻制单位完成印章刻制工作。4、办理机关单位名称变更的，原单位印章由行政职能部门收回后，经办人需重新刻制新的企业印章。5、印章领取后，印章管理员在半个工作日内通知申请部门领取印章并办理印章领用登记手续，留存印模。印章管理员将申请印章的材料和印模等立卷归档保存。2第二节印章使用一、工作流程经办人→填写《用印申请单》→经部门负责人审核→行政人事部核定→填写《用印登记汇总表》→印章管理人盖章。二、工作标准1、印章管理员接到《用印申请单》后，核对用印内容及审批手续是否完整，并登记《用印登记表》后方可用印。2、对一些行文不规范（字迹潦草、有明显涂改痕迹、落款单位不明）的文件资料，印章管理员有权拒绝加盖印章。3、加盖印章，应“骑年盖月”（印章的左边缘与落款日期的年相齐，月、日盖在印章的下面）；盖章时要用力均匀，落印要平衡，印泥要适度，保证印迹端正、清晰。4、经营证照类复印件加盖公章的，印章管理员需在盖章处标注该复印件的使用范围，并标注“再次复印无效”字样；凡二页及二页以上合同文书加盖公章的，需同时加盖骑缝章。一律不得在空白纸页、表格、信函、证件上盖章。5、特殊情况急需使用印章的，由使用人的主管领导电话告知印章管理员，说明事由后方可先行用章，但公章使用人应在事后半个工作日内补办用印手续。6、每月5日前印章管理员将《用印申请单》及《用印登记表》移交档案室归档。3第三节印章保管1、集团公章、合同专用章由行政人事部机要人员保管。公司财务专用章、法定代表人印章由法定代表人指定专人保管。集团党支部印章由党支部指定专人保管。2、各部门印章由各部门负责人或负责人指定专人保管，未经部门负责人批准，不得私自转交他人代管。3、印章保管员要建立“印章使用登记表”，并按规定程序使用，严禁私自交于他人。因事离岗时，须指定专人暂时代管。4、确因工作需要，公章带出公司印章管理人需随同，并确保用章的安全。5、机构撤销等原因停止使用原印章时，使用部门必须将原印章上交行政人事部存档，印章管理人按规定移交档案室。第二章证照管理一、工作流程（一）借阅流程：需求部门→填写《证照借阅登记表》→经档案管理人核定→办理证照借阅。(二)年检流程：证照管理员→办理证照年检→证照归档。二、工作标准1、档案管理员负责集团总部和连云港所属企业证照的4借阅、年检工作。2、借阅人提出借阅需求，档案管理员应核实《证照借阅登记表》登记的时间、借阅人、用途等内容。3、证照借阅时间一般不超过一周。档案管理员每个工作日核对《借阅登记表》，超出借阅期限没有归还的，督促借阅人归还证照；需延长借阅时间，需办理续借手续。4、凡使用证照复印件的，档案管理员应在复印件关键处注明“再次复印无效”印章，并注明复印件的使用范围。5、证照归还时，档案管理员应认真检查证照完好性，如出现损坏或丢失，应及时向主管领导汇报，并在损坏或丢失1个工作日内修复或申请补办手续。同时追究证照借阅人责任。6、每年1-6月办理证照年检手续。证照包括（营业执照、组织机构代码证、税务登记证、开发资质证、社会保险证及其它企业合法所需的各种证照）。7、证照管理员每年要及时根据各所属企业注册地点，范围、分阶段、分区域办理年检工作。准备年检所需的各种资料，避免延误。8、证照年检材料报送后，证照管理员及时跟进年检进度、年检结果。对于需要补充材料的，应及时予以补齐。年检结束后的1个工作日内，移交至档案室存档。9、证照管理人因工作需要而调动岗位时，应填“证件5移交清单”，移交人和接交人在证照清单核对无误后签字确认。证照移交时，行政部门负责人为监交人。第三章档案管理一、工作流程（一）借阅流程：借阅人→填写《档案借阅登记表》→档案管理员核定→档案归还。（二）归档流程：相关部门→按归档要求定期归档→档案管理员核实→归档完毕。（三）销毁流程：档案管理员→依据档案保管时间→定期整理档案→废旧档案→登记造册→申请销毁。二、工作标准1、档案室管理员负责档案的借阅、归档、销毁工作。2、档案管理员凭《档案借阅登记表》借阅档案。借阅机密档案者，需经行政副总裁批准；借阅绝密档案者，需经总裁批准；档案借阅时间一般不超过一周。3、档案管理员每个工作日核实《借阅登记表》，超出借阅时间未归还者，档案管理员督促借阅人归还；如需延长借阅时间，借阅人需补办续借手续。4、档案在借阅期间出现丢失，借阅人应立即报档案管理员。档案管理员在接到报失档案1周内，重新补办档案，对于难以补办的档案，应立即报告主管领导。65、借阅人员归还档案时，档案管理员应认真清点核对，检查案卷有无损坏、遗失。6、对于移交档案室的文件资料，归档人应填写《归档登记表》，档案管理员需仔细核对，确认无误后双方签字移交。7、每年3月初，机关部门、所属企业应整理上一年度形成的档案，集中移交档案室。移交时，归档人和档案管理员需办理交接手续。档案管理员对归档的文件资料进行全面清点检查，交接双方应认真核对移交清册，经确认后履行签字手续，移交清册双方各留一份备查。对于内容不全的，档案管理员有权要求归档人补齐。8、电子文档应随纸质文件一并存档。纸质文件归档时，档案管理员根据档案年份编制文件目录，并将归档文件分类存放于档案柜内。电子文件归档时，档案管理员应将电子文件刻制光盘，注明光盘内容、年限、部门。9、纸质文件应装入档案盒内归档，非纸质文件应注明文件类别，指定某个区域存放归档。档案存放时，档案管理员根据归档文件的年限依次存档。10、档案管理员每年3月整理档案保存期限，凡超出档案保管期限内的或期限未满但已无继续保存价值的档案，登记造册，申请销毁。11、档案销毁前，档案管理员填写《档案鉴定表》，经7部门负责人审核，报集团领导审批，经鉴定确无保存价值的档案方可销毁。12、档案销毁时，必须化为纸浆或焚毁，不准出卖或做它用。《档案销毁清单》和《档案鉴定表》应归档保存。第四章公文管理第一节收文程序一、工作流程外来文件→行政人事部签收→载入《收文登记薄》→填写《收文处理笺》。二、工作标准1、集团一切外来文件统一由行政人事部签收。签收文件时应核对文件数量、封皮是否拆分，是否破散，检查无误后方可签收。2、文件签收后10分钟内，签收人填写《收文登记薄》注明来文时间、来文事项、来文性质、来文要求。3、重要文件在收文10分钟内，填写《收文处理笺》并将所收文件附后，经行政负责人提出拟办意见，报分管领导阅示。4、重要类传真应留存复印件归类存档。5、《收文处理笺》批办的，转交承办人。承办人要及时8办理，办理结果应及时报告批办人。6、《收文处理笺》批办后需要传阅的，行政人事部填写《文件传阅单》组织传阅，传阅时间一般不超过2个工作日，文件传阅后按分类存档。7、其他部门文件，文件登记后，移交相关职能部门处理。范围不明的文件，不涉及公司范围的，由行政人事部妥善处理。第二节发文程序一、工作流程拟稿人→部门负责人审核→集团领导签发→行政人事部编写文号→印发→存档。二、工作标准（一）文件起草标准1、以集团总部名义对内发出的行政公文，由行政人事部拟稿、用印、印发。机关部门以集团名义对外发出的公文，由部门自行拟稿，报集团领导审批，将电子文稿交行政人事部印发。2、集团综合性文稿（决定、报告、通报、总结）由行政人事部负责人组织起草。对多部门联合发文的，提前与相关部门协商，取得一致意见后方可行文。（二）文件审批标准1、对内发文：9（1）拟稿时限：一般性文稿，半个工作日内完成；重要文稿，1个工作日内完成；重大文稿，3天内完成。（2）拟稿经部门负责人审核无误后，填写《公文审批单》报分管领导审核、总裁审批。在《公文审批单》审核后半个工作日内完成公文编号、打印、用印、分发、归档工作。2、对外发文：（1）拟稿人在接到对外发文通知半个工作日内拟定初稿，需调研的文稿2日内完成初稿；经部门负责人审核无误后，填写《公文审批单》报分管副总裁审核、总裁审批。（2）《公文审批单》审批后，拟稿人办理用印手续，并将《公文审批单》及文稿原件提交行政人事部归档。第五章文印管理1、集团行政人事部打印机、复印机由行政人事部负责维护、管理。机关各部门打印机、复印机由各部门指定专人管理。2、凡使用行政人事部打印机打印文稿的，应由行政人事部专人操作。3、复印文件时，根据文件的轻重缓急统一复印。复印单页文件时，可直接复印。复印二页以上文件的，应将文稿装订针拆卸后，单页复印。4、复印文件发生错误时，需要重新复印的，应将错误10报告销毁，调整复印格式后重新复印。复印非重要文件产生的废弃纸张，文印人员应将废弃纸张保留，以便再次使用。5、复印内部文件，需双面双印。复印草稿文件时，可使用单面完整的废弃再生纸张复印。复印文件时，禁止使用非复印纸或已经皱折、超出复印尺寸的纸张。6、复印文件卡纸时，打开右边侧门，取出纸张。查看纸张是否完整，如果残缺，请仔细查找纸张剩余，取出剩余纸张后，关严右边侧门。7、复印机需要添加粉末时，及时联系供货商予以补充。私人材料不得在公司打印、复印。8、打印二页以上文稿时，在打印范围内点击文稿的奇数页码。当面文稿打印后，点击文稿的偶数页码，实现文稿双面打印。打印草稿文件，应选择废弃的可再次使用的纸张打印。9、文稿打印时，如出现卡纸时，应立即停机，并将废弃纸张取出，销毁。第六章计划管理一、工作流程各部门、企业报送工作计划→行政人事部汇总→分管副总裁审核→总裁审批。二、工作标准111、行政人事部每月1日下班前收集机关部门、