第1讲建设工程文件和档案管理

建设工程文件和档案资料管理概述工程技术资料收集整理，是建筑施工中的一项重要内容。齐全的工程技术资料，是工程建设及竣工验收的必备条件，也是对工程进行检查、维护、管理、使用、改建和扩建的原始依据。工程技术资料收集整理，贯穿整个工程项目的建设过程，牵涉到参建的方方面面，是一项繁杂的系统工程。多年来，从鲁班奖到省、市优良样板工程的评审中可以看到，技术资料的质量往往滞后于现场实物的质量。为此，建设部和省、市建设部门反复强调要搞好技术资料工作，明确指出：任何一项工程如果技术资料不符合标准规定，则判定该项工程不合格，对工程质量具有否决权。在评审优良样板时，技术资料不合格，则不再安排现场实物评审。一、总说明1.技术资料必须具有及时、准确、齐全和真实性，客观地反映工程质量情况。技术资料是工程的真实记录,它主要由施工人员从施工过程中采录,经资料员整理而成;而所谓靠资料员“做”资料是十分错误的。“回忆录”式的整理方法也是不可取的。2.为防止弄虚作假和违章现象，所有资料的工程名称和建筑面积、层数，自始至终要一致。3.技术资料中所引用的一切法规（规范、规定等）和使用的一切原材料，必须是当前颁布执行的和允许使用的。二、工程技术资料的组卷（一）组卷原则1、组卷必须遵循其自然形成的规律，按其时间的先后，按其专业加以排列。2、单位（子单位）工程原则上按分部工程独立组卷。土建工程一般可分为：⑴总目录⑵工程建设前期法定建设程序文件⑶建筑工程综合管理资料⑷地基与基础工程⑸主体结构工程⑹建筑装饰装修工程⑺建筑屋面工程⑻建筑设备安装工程综合管理资料⑼建筑给水、排水及采暖工程⑽建筑电气工程⑾智能建筑工程⑿通风与空调工程⒀电梯工程⒁竣工验收资料⒂竣工图。（二）组卷规格质量要求1、案卷采用统一的装具和规格尺寸，文字材料规格宜采用A4幅面（297mm×210mm）尺寸不同的要折叠或裱衬成统一幅面。2、竣工图应是新蓝图，图纸宜采用国家标准图幅。所有竣工图均应加盖竣工图章（图章内容包括：“竣工图”字样、施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、现场监理、总监。见《建设工程文件归档整理规范》GB/T50328--2001）。3、文字材料组卷装订厚度不宜超过30mm，图纸组卷装订厚度不宜超过40mm。4、文字材料不得用铅笔、红色和纯蓝墨水，圆珠笔等易褪色材料书写。5、原则上不得用复写纸；双面复写纸绝对不能使用。6、试（检）验报告必须是原件；合格证等可以用复印件，但要注明原件存放处，复印经手人签名并盖保存单位印章。同时要字迹清楚、牢固、能长期保存。（三）建设工程文件和档案资料的验收与移交建设工程文件和档案资料的验收•城建档案管理机构在进行工程档案预验收时，应重点验收以下内容：（1）工程档案齐全、系统、完整；（2）工程档案的内容真实、准确地反映工程建设活动和工程实际状况；（3）工程档案已整理立卷，立卷符合本规范的规定；（4）竣工图绘制方法、图式及规格等符合专业技术要求，图面整洁，盖有竣工图章；（5）文件的形成、来源符合实际，要求单位或个人签章的文件，其签章手续完备；（6）文件材质、幅面、书写、绘图、用墨、托裱等符合要求。建设工程文件和档案资料的移交•列入城建档案馆（室）接收范围的工程，建设单位在工程竣工验收后3个月内必须向城建档案馆（室）移交一套符合规定的工程档案。停建、缓建建设工程的档案，暂由建设单位保管。•对改建、扩建和维修工程，建设单位应当组织设计、施工单位据实修改、补充和完善原工程档案。对改变的部位，应当重新编制工程档案，并在工程验收后3个月内向城建档案馆（室）移交。•建设单位向城建档案馆（室）移交工程档案时，应办理移交手续，填写移交目录，双方签字、盖章后交接。档案验收归档程序•（1）按照规范的要求积累而成的完整、真实、具体的工程技术资料，是工程竣工验收交付的必备条件；•（2）工程技术资料为工程的检查、维护、改造、扩建提供可靠的依据；一、建设工程文件和档案资料管理的意义与职责（一）建设工程文件和档案资料管理的意义•（3）一个质量合格的工程必须要有一份内容齐全、原始技术资料完整、文字记载真实可靠的技术资料；•（4）对于优良工程的评定，更有赖于技术资料的完整无缺；•（5）做好建设工程文件和档案资料管理工作也是项目管理的重要内容；•（6）建设工程文件和档案资料是建设单位对建设工程管理的依据。•建设工程文件归档是指工程文件形成单位完成其工作任务后，将形成的文件整理立卷后，按规定移交档案管理机构。•对一个建设工程而言，归档有两方面含义：一是建设、勘察、设计、施工、监理等单位将本单位在工程建设过程中形成的文件向本单位档案管理机构移交；二是勘察、设计、施工、监理等单位将本单位在工程建设过程中形成的文件向建设单位档案管理机构移交。二、建设工程文件和档案资料的归档范围与质量要求•归档（puttingintorecord）应符合下列规定：•（1）归档文件必须完整、准确、系统，能够反映工程建设活动的全过程。文件材料归档范围详见表1.1（P5）。•（2）根据建设程序和工程特点，归档可以分阶段进行，也可以在单位或分部工程通过竣工验收后进行。•（3）勘察、设计、施工单位在收齐工程文件并整理立卷后，建设单位、监理单位应根据城建管理机构的要求对档案文件的完整、准确、系统情况和案卷质量进行审查，审查合格后向建设单位移交。•（4）工程档案一般不少于两套，一套由建设单位保管，一套（原件）移交当地城建档案馆（室）。•（5）勘察、设计、施工、监理等单位向建设单位移交档案时，应编制移交清单，双方签字、盖章后方可交接。•（6）凡设计、施工及监理单位需要向本单位归档的文件，应按国家有关规定和表1.1的要求单独立卷归档。•立卷（filing）是指按照一定的原则和方法，将有保存价值的文件分门别类地整理成案卷，亦称组卷。案卷（file）是指由互有联系的若干文件组成的档案保管单位。•立卷的基本原则为：立卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。一个建设工程由多个单位工程组成时，工程文件应按单位工程组卷。三、建设工程文件和档案资料的组卷（一）立卷的原则和方法•立卷的方法为：工程文件可按建设程序划分为工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件五部分。工程准备阶段文件可按建设程序、专业、形成单位等组卷；监理文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷；施工文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷；竣工图可按单位工程、专业等组卷；竣工验收文件按单位工程、专业等组卷。•立卷过程中宜遵循以下要求：案卷不宜过厚，一般不超过40mm。案卷内不应有重份文件；不同载体的文件一般应分别组卷。•文字材料按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主体与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主体在前、附件在后的顺序排列。图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列。既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。（二）卷内文件的排列•（1）编制卷内文件页号应符合下列规定：•①卷内文件均按有书写内容的页面编号。每卷单独编号，页号从“1”开始。•②页号编写位置：单面书写的文件在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。折叠后的图纸一律在右下角。•③成套图纸或印刷成册的科技文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页码。•④案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。（三）案卷的编目•（2）卷内目录的编制应符合下列规定：•①卷内目录式样宜符合图1.2的要求。•②序号：以一份文件为单位，用阿拉伯数字从1依次标注。•③责任者：填写文件的直接形成单位和个人。有多个责任者时，选择两个主要责任者，其余用“等”代替。•④文件编号：填写工程文件原有的文号或图号。•⑤文件题名：填写文件标题的全称。•⑥日期：填写文件形成的日期。•⑦页次：填写文件在卷内文件首页之前。•⑧卷内目录排列在卷内文件首面之前。•（3）卷内备考表的编制应符合下列规定：•①卷内备考表的式样宜符合图1.3的要求。•②卷内备考表主要标明卷内文件的总页数、各类文件页数（照片张数），以及立卷单位对案卷情况的说明。•③卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后。•说明：案卷备考表的说明，主要说明卷内文件复印件情况、页码错误情况、文件的更换情况等。没有需要说明的事项可不必填写说明。•（4）案卷封面的编制应符合下列规定：•①案卷封面印刷在卷盒、卷夹的正表面，也可采用内封面形式。案卷封面的式样宜符合图1.4的要求。•②案卷封面的内容应包括档号、档案馆代号、案卷题名、编制单位、起止日期、密级、保管期限、共几卷、第几卷。•③档号应由分类号、项目号和案卷号组成。档号由档案保管单位填写。•④档案馆代号应填写国家给定的本档案馆的编号。档案馆代号由档案馆填写。•⑤案卷题名应简明、准确地提示卷内文件的内容。案卷题名应包括工程名称、专业名称、卷内文件的内容。•⑥编制单位应填写案卷内文件的形成单位或主要责任者。•⑦起止日期应填写案卷内全部文件形成的起止日期。•⑧保管期限分为永久、长期、短期三种期限。•⑨密级分为绝密、机密、秘密三种。同一案卷内有不同密级的文件，应以高密级为本卷密级。•（5）卷内目录、卷内备考表、案卷内封面应采用70g以上白色书写纸制作，幅面统一采用A4幅面。保管期限：对档案划定的存留年限。（永久、长期、短期）永久：永久长期：该工程使用年限短期：20年以下（含20年）•案卷可采用装订与不装订两种形式。装订应采用线绳三孔左侧装订法，要整齐、牢固，便于保管和利用。装订时必须剔除金属物。•案卷装具一般采用卷盒、卷夹两种形式。卷盒的外表尺寸为310mm×220mm，厚度分别为20mm、30mm、40mm、50mm。卷夹的外表尺寸为310mm×220mm，厚度一般为20~30mm。卷盒、卷夹应采用无酸纸制作。•案卷脊背的内容包括档号、案卷题名，式样宜符合图1.5。（四）案卷的装订•城建档案管理机构在进行工程档案预验收时，应重点验收以下内容：•（1）工程档案齐全、系统、完整；•（2）工程档案的内容真实、准确地反映工程建设活动和工程实际状况；•（3）工程档案已整理立卷，立卷符合本规范的规定；四、建设工程文件和档案资料的验收与移交（一）建设工程文件和档案资料的验收•（4）竣工图绘制方法、图式及规格等符合专业技术要求，图面整洁，盖有竣工图章；•（5）文件的形成、来源符合实际，要求单位或个人签章的文件，其签章手续完备；•（6）文件材质、幅面、书写、绘图、用墨、托裱等符合要求。•整理步骤：分类---立卷---卷内文件排列----案卷编目（编页号、编制卷内目录、编制案卷封面、编制卷内备考表）---装订---装盒--案卷排列---编制检索工具•列入城建档案馆（室）接收范围的工程，建设单位在工程竣工验收后3个月内必须向城建档案馆（室）移交一套符合规定的工程档案。停建、缓建建设工程的档案，暂由建设单位保管。•对改建、扩建和维修工程，建设单位应当组织设计、施工单位据实修改、补充和完善原工程档案。对改变的部位，应当重新编制工程档案，并在工程验收后3个月内向城建档案馆（室）移交。（二）建设工程文件和档案资料的移交•建设单位向城建档案馆（室）移交工程档案时，应办理移交手续，填写移交目录，双方签字、盖章后交接。问题解答1、档案装具：一律采用国家标准规定的档案盒(无酸牛皮纸板卷盒），封面、封底格式统一（格式要按照国家标准）。2、装盒问题：所有档案（包括竣工图）要装盒，选择不同厚度的盒子，20、30、40、50mm，案卷厚度不超过20mm，可以少于20mm。3、卷盒填写问题：可以用打印好内容的牛皮纸（不能用白纸）粘贴，也可直接填写。卷盒封面与内封面要一致。4、卷内目录、内封面填写：表格与内容要打印，不能手抄，打印格式按国标。5、备考表填写：表格要打印，除签名外，其它内容可打印，也可手工填写。6、竣工文件份数：一般情况下，竣工图编制两套，竣工文件一套，重要的两套。一套里面，文件只保留一份，在备考表上注明档号相互参见。7、两套如何处理：两