财务部-5S运行管理制度

文件名称：华银国际大酒店-财务部5S运行管理制度主责部门：财务部版本：1.0版关联部门：财务部各岗位信息化管理编号：优化记录：0次优化密级：A生效日期：2014年8月为给公司员工创造一个干净、整洁、舒适的工作场所和空间环境，营造华银国际大酒店-财务部特有的工作氛围，达到提高员工素养、财务部整体形象和管理水平的目的，特制定本制度。本制度适用于财务部全体员工。一、5S活动实施：整理1、每月对文件（包括电子文档）作盘点，把文件分为必要（有效）和不要（过期无效）的，不要的全部销毁。2、每月对表单记录（包括电子文档）作盘点，盘点后的有效表单记录统一交相关会计负责。3、对所辖区域的物品、设备、空间做盘点，并区分其“要”和“不要”具体分类如下：4、设备：电脑、打印机、复印机等；5、空间：柜架、桌椅、储物箱等；6、物品：个人用品、装饰品、文具、书籍等；7、依据《必要品的使用频率和常用程度基准表》决定物品的“要”与“不要”；8、“不要”物品经财务部负责人判定后，集中报废或处理‘必要品的使用频率和常用程度基准表使用频率常用频率处理方法低过去一年都没有使用过的物品，而且不能再用丢弃中在过去的6个月中只使用过一次的物品，一个月使用一次的物品集中存放（例如归档或存放在库房中）高一周使用一次的物品、每天都使用的物品、每小时都要使用的物品保存在办公桌或随身携带整顿1、办公桌：桌面除文件、电脑、水杯、电话、文具外，不允许放其他物品；文具必须竖放。办公用品一般的常用品：笔、订书机、涂改液、即时贴、便条纸、橡皮、计算器，可以集中放在办公桌的一定区域内，电脑线、网线、电话线有序放置；人离开半小时以上应将桌面收拾干净。2、抽屉：抽屉里应保持整洁，私人物品与公司物品分类存放。3、座椅：靠背、座椅一律不能放任何物品，人离开时椅子调正，离开半小时以上，椅子应放回桌洞内；4、电脑：电脑置办公桌相应位置，竖式主机置桌面下；5、垃圾篓：罩塑料袋，放置于制定位置；桌子下不得堆积杂物；6、报刊：必须上报架，或阅完后放入办公桌内；7、饮水机：放指定地点，不得随意移动；8、外衣、手袋：请置挂于衣帽间或抽屉内，严禁随意放置办公桌椅上。9、文件、资料管理整顿：（1）将文件按照待处理、处理中和已处理分类放置，此外还有机密类文件。根据应用情况应将分为每日必用、常用和常不用三种，常不用的文件要尽快处置；（2）硬盘里的电子文档、资料分类必须条例清晰，电子文件需要永久、长期保存的，应形成纸质和办公软件等双套介质材料归档保存；（3）存储公用信息的U盘、移动硬盘采取保护措施，使大家都自觉地小心使用。清扫公共区域（如楼道、楼梯、卫生间）、办公室及办公室走廊由本部门安排值班人员清扫，员工负责清扫个人办公区域：抽屉、文件架；办公设备：电脑、传真机、复印机、打印机等等。清扫基准对象清扫标准要求周期清扫时间部门区域部门办公区域干净整洁，无灰尘蛛网，各类物资定置摆放每天每天上班前/下班后个人区域桌面物品摆放有序、干净整洁，抽屉内无垃圾、杂物遗落每天每天下班后办公设备主机和重点部位的正面、背面、送风口无污垢每周一次每月15号大扫除文档桌面上、电脑中不能有失效文件，不可轻易看到机密文件；超过保管期限的表单装订归档；无用的手稿与工作无关的文件等应及时处理，不得有破旧的卡片、册子、档案、报每月一次月末刊素养财务部所有员工应自觉遵守公司各项规章制度及《华银国际大酒店员工手册》等有关规定。1、5S活动每日坚持且效果明显。2、仪容仪表依华银国际酒店规定，并感觉有活力。3、遵守华银国际酒店管理规定，发扬主动精神和团队精神。4、时间观念强，下达的任务能够在约定时间前做好。5S检查和考核：部门为有效推行5S管理，特成立5S检查小组。5S检查小组组长由部门经理担任，副组长由财务主管（2人）担任，成员为当日值班人员。部门定期展开自查，在自查过程中查出问题由岗位当事人立即予以纠正。二次以上检查未改的，对岗位当事人进行处罚扣绩效2分/次，并在财务部门例会上予以公布，并以此作为奖金奖励对连续两个月排名第一的个人。个人得分最高者评为“5S先进个人”，并给予精神、物质奖励。对于不主动配合或阻碍5S活动的员工给予警告，情节严重者给予50元以上的罚款。附件：《办公室5S要点》《5S管理检查表》办公室5S要点月每天每周每月不定期◎正确穿着工作服，保持整洁◎进行一次文件柜和个人物品柜、抽屉整理，清理不要物◎根据工作任务调整文件/物品的定位与标识◎整理新产生的文件资料◎桌面物品随手归位，摆放整齐◎对办公室暂放物进行处置，办公桌椅整齐◎提出改进工作效率和质量的方法◎文件处理后及时归档，处理中的文书叠放整齐◎将待处理文件和临时性的参考资料处理或废弃◎及时更新信息栏的内容，去掉过期的多余张贴物◎经常清扫地面，不随地掉纸屑和扔烟头◎更新破损/脱落/卷角/模糊/过期的标识◎经常使用礼貌用语，待人有礼◎清洁用具摆整齐，及时倒垃圾，并保持垃圾篓本身的清洁◎清洁窗户、墙角、物品架等不常触及的部位◎擦拭桌面、文件柜、窗台和照明开关，保持清洁◎对电脑、文件夹和文档进行整理，删除“垃圾”文件◎及时清理电脑台、传真桌和茶几上临时摆放的文件、纸张和物品◎及时清理茶几上的一次性水杯和其他物品◎接打电话使用电话礼仪◎下班前关窗锁门断电停水，个人桌面清理干净5S检查表部门：年月日整理得分：项次查检项目查检标准（每项10分）成绩责任人备注1办公桌上、下及抽屉D不适用的物品杂乱。C半个月才用一次的也有。B一周内要用，但过量。A每日使用，但杂乱。A+桌面及抽屉内均最低限度，且整齐。整顿得分：项次查检项目查检标准（每项10分）成绩责任人备注1图纸、资料D过期与使用中的杂在一块。C不是最新的，但随意摆放。B是最新的，但随意摆放。A有卷宗夹保管，但无次序。A+有目录，有次序，且整齐，很快能使用2文件、档案D零乱放置，使用时没法找。C虽显零乱，但可以找的着。B共同文件被定位，集中保管。A以电子方式处理而容易检索。A+明确定位，使用人能随时使用。清扫得分：项次查检项目查检标准（每项10分）成绩责任人备注1办公桌D文件、工具很脏乱。C桌面满布灰尘。B桌面虽干净，但破损未修理。A桌面很干净整齐。A+桌面、椅子及四周均干净亮丽。清洁得分：项次查检项目查检标准（每项10分）成绩责任人备注1办公桌、椅子、架子、会议室D很脏乱。C偶尔清洁。B虽有清理，但还是显得脏乱。A自己感觉很好。A+任何人都会觉得很舒服。素养得分：项次查检项目查检标准（每项10分）成绩责任人备注1日常5S活动D没有活动。C虽有清洁清扫工作，但未坚持执行。B开会有对5S宣导。A平常能够做得到的。A+每日坚持且效果明显。2服装D穿着脏，破损未修补。C不整洁。B纽扣或鞋带未弄好。A工作服依规定要求。A+穿着依规定，并感觉有活力。3仪容D员工衣服太脏。C男员工头发、胡须过长，女员工浓妆艳抹。B有按规定整理，但没保持。A均依规定整理，保持良好。A+依规定整理，并感觉精神有活力。4行为规范D举止粗暴，口出脏言。C衣衫不整，不守卫生。公共场所吸烟。B自己的事可做好，但缺乏公德心。A公司规定均能遵守。A+有良好的主动精神，团队精神。5时间观念D很多事缺乏时间观念。C稍有时间观念。B不愿时间约束，但会尽力去做。A约定时间内会全力去完成。A+约定的时间内会提早去做好。注：D：-5—0分；C：1—2分；B：3—5分；A：6—8分；A+：9—10分