质量记录保存期限管理制度

质量记录保存期限管理制度发布部门品质部版次A0文件编号WR-QP-070页数共3页生效日期2016-1-1编制童永平审核批准修订记录版次修订详情修订日期A0新制定2015.12.29为确保您使用的文件为“最新有效”，请只使用带红色“受控”印记的版本。1编制和适用范围本程序由品质部负责编制，适用于与质量管理体系有关的所有记录的管理，包括来自供应商的记录。2术语2.1质量记录：指产品、过程和质量管理体系符合要求及有效性运作的证据，具有可追溯性。3职责3.1品质部是质量记录的归口管理部门，负责指导各部门建立、保存和管理有关的记录；负责质量记录表式的编号管理。3.2各部门负责按本程序规定的要求具体实施相关记录的控制。4工作程序4.1记录的控制范围与分类4.1.1记录的控制范围包括:各质量管理体系文件中规定提供的记录,以及在质量管理体系运行中形成的其他记录，也包括来自供应商的记录。1）三层次支持性管理文件规定的质量记录表式及其它自用的质量记录表式，由部门自行编制（编号由品质部提供）、管理并监督实施。2）公司程序文件中规定的（或一些重要的）质量记录表式，由品质部组织编制、管理并监督实施。4.1.2记录的分类包括：各项管理记录、各项操作记录、各种监视和测量记录和各种报告等。4.2记录的格式及内容由各负责部门根据记录的用途设计格式，提出内容要求，纳入各有关程序文件控制之中，设计时要注意确保能起到可追溯性的作用，并经部门领导审批后执行。4.3记录的填写4.3.1按记录设置的项目逐项填写,不得缺项，某些项目不需要填写时，必须用“/”明示。4.3.2填写记录时，应用钢笔/签字笔/圆珠笔填写，填写时字迹要清晰、整齐、能准确识别，填写人员签名时必须签全名。4.3.3记录的内容要完整、齐全，提供的数据、资料要准确，语言要简练。4.3.4各项管理记录和各种报告要及时填写，各项操作记录、监视和测量记录应随时整理，不得后补、伪造。4.3.5记录一经填写完成，原则上不允许任何部门或个人涂改，以确保其原始性、可追溯性和证明作用，并为制定纠正/预防措施提供依据。如系笔误或经证实原有记录不准确，可在原始记录上采用“划改”形式进行更改，但应保留原有记录的可识别性。凡涂、贴、刮方式改动的记录一律作废。4.4记录的标识4.4.1各质量管理体系程序规定的记录的编号按WR-QP-01《文件控制程序》第4.2.2.4质量记录表式编号要求执行。4.4.2各种记录可根据需要编制顺序号，标注的方式和位置按表格具体规定的要求执行。4.4.3质量活动中形成的声像记录如磁带、照片及软盘等，在其包装上标识该记录的名称内容、制作时间、制作人等相关信息。4.5记录的归档、贮存和管理4.5.1各部门按质量管理体系文件规定而形成的记录，由各类人员负责填写，经审核后，按规定的时间和要求向有关部门和人员传递。4.5.2各记录保存的责任部门负责收集和管理本部门在生产经营和管理活动中形成的记录，并按记录编号进行分类汇总，立卷保管；收集和保存的记录用原始件（包括记录表格本身规定的复印件）。各部门要将记录贮存在资料柜中，做好防火、防盗、防潮等工作。4.5.3对手写记录，由各部门文控专员定期按编号或日期装订成册，并建立台帐。台帐标明每册编号、名称、保管日期等。4.5.4所有记录保存方式应便于存取与检索，保管设施应提供适宜的环境，以防止损坏、变质和丢失。4.5.5质量记录保存期一般为1～3年，重要的或利用价值高的为十年或永久保存，合同对保存时间有要求的按合同规定执行，具体期限由记录归口部门组织确定。质量记录的保存期具体按WR-QP-072质量记录一览表中的要求执行。4.5.6所有质量记录原件一律不外借，因工作需要需查阅质量记录，经保管部门负责人同意，可在保管部门查阅，若确需长期借阅，由文控专员提供复印件，并办理借阅手续。4.6质量记录的处理4.6.1每年末各部门对所有质量记录进行一次性清查，对超过保管期限的应列出清单，报部门领导审核签名认可后，填写WR-QP-073质量记录处理审批单，即可销毁。5相关文件5.1WR-QP-01《文件控制程序》6相关表式6.1WR-QP-072质量记录一览表6.2WR-QP-073质量记录处理审批单