费用报销及帐务基本操作指南

1费用报销审核及账务处理基本操作指南一、费用报销的审核：（1）审核辨别发票真假（根据发票类型特征辨别）：普通的发票具有以下特征：1、发票监制章形状为椭圆形，上环刻制“全国统一发票监制章”字样，下环刻制“国家税务局监制”或“地方税务局监制”字样，中间刻制监制税务机关所在地的全称或简称，字体为正楷，套印在发票联的票头中央。2、普通发票的发票联采用专用水印纸印制，在对光的情况下，肉眼能清晰地看到发票联水印纸上的水印图案为菱形，中间标有“SW”汉语拼音字母，发票联不加印底纹。3、新版普通发票的发票监制章和发票字轨号码采用有色荧光（安全防伪）油墨套印，印色为大红色，用紫外线灯照射呈现橘红色反应。增值税专用发票有以下特征：1、在发票联和抵扣联印有防伪水印图案，即有两组各四个标准的税徽图案组成的环形，中间有正反“税”字的拼音字母“shui”。将专用发票的发票联和抵扣联背面对光检查，可以看到水印防伪图案。有红色荧光防伪标记。发票联和抵扣联中票头套印的全国统一发票监制章，采用红色荧光油墨印制，在紫外线灯发票鉴别仪照射下呈红色反应。2、有无色荧光防伪标志。即在发票联和抵扣联的中间采用无色荧光油墨套印“国家税务总局监制”字样和左右两边各印有花纹图案，上述字样和图案肉眼看不到，用紫外线灯发票鉴别仪照呈红色荧光反应。地方税务发票具有以下防伪标志：1、发票联不加印底纹，用水印纸印制，水印图案为菱形，中间标有“SW”字样。2、发票监制章和发票号码用有色荧光（安全防伪）油墨套印，印色为大红色，在紫外线灯光下呈现橘红色反应。（2）审核费用报销填写及票据粘贴是否符合要求：1）票据填写的要求：1、各种报销单据及资金支付单据必须用黑色水笔书写，不得使用圆珠笔或者铅笔书写。2、报销单据及资金支付单据不得进行刮擦或者使用修改液涂改。如需更正，应将错处用红笔划一横线，然后在上方用黑色水笔正确填写，并需要更正人员签名确认。3、报销单据及资金支付单据各要素必须填写齐全、表述清楚，包括填制的日期、填制人签名、所在部门、金额、附件数量等等。费用类别和费用摘要的填写应当与业务事项相对应。4、报销多种费用时，费用类别要分清楚、逐项填写。25、填写的单据金额应和粘贴的原始凭证金额相等，并且大小写金额一致。6、各种与借款报销有关、特别是涉及金额的证明资料（如项目预算表、借款单等），需要申请人签名。2）票据粘贴的要求：1、原始凭证（主要是发票）必须符合以下要求：①真实合法：取得原始凭证时要注意辨别真假，虚假的原始凭证不能作为报销凭据。②内容完整：单位名称（广州杰赛科技股份有限公司）、填制的日期、填制人签名、经济业务内容的名称、数量、单价、金额等内容必须完整，且必需有税务专用章（财务专用章）和开票单位的专用章。③原始凭证上的大小写金额必须相符，不得涂改。定额发票要有出票单位公章。2、报销所附的原始凭证粘贴应当整齐美观、分类清晰。粘贴要求如下：①原始凭证应粘贴在原始凭证粘贴表(即黄皮纸，自行折制的白纸亦可)上，用胶水粘贴，不得使用订书针、大头钉、回形针串别。按从右到左、从下至上粘贴成阶梯状或鱼鳞状（如下图），粘贴尽可能均匀，与报销单左、上两边对齐，大小以原始凭证粘贴表为准，并在左上角留出装订位置，发票不得超出原始凭证粘贴表的覆盖范围,发票不得直接堆砌。②原始凭证粘贴的归类顺序：ⅰ按票据种类或业务事项归类：原始凭证较多且属于不同费用项目的，按照内容进行分类，如交通费、住宿费、电话费、会务费、业务费、办公用品、邮寄费、房租、水电费、劳务费等等，按照类别分别粘贴。其中差旅费应单独填写差旅费报销专用凭证。(如报销差旅费时,必须分至少三张粘贴表分别粘贴飞机火车票\住宿发票\交通费、大巴及其他)ⅱ按相等金额归类。ⅲ按发生时间归类。③票据比较多时，可使用多张原始凭证粘贴表粘贴（票据数量较少时，可以归类粘贴在同一张粘贴表）。如果同类票据尺寸大小不一样，可以在同一张原始凭证粘贴表上按照金额先大后小的顺序粘贴。原始凭证的上页粘贴不得覆盖下页原始凭证所记载的内容。④对于比原始凭证粘贴表大的票据或其他附件（A4纸张），粘贴位置也应在票据左侧背面，沿装订线粘贴，超出部分可以按照凭证粘贴纸大小折叠在粘贴范围之内。⑤票据粘贴的顺序：报销（审批）单→（对报销单进行补充说明的差旅费/其他费用明细表）→按规范贴好发票的原始凭证粘贴表→附件（如出差申请单等）。⑥票据粘贴完毕后，在原始凭证粘贴表的用途及金额栏上注明报销用途、金额、粘贴原始凭证的张数、大写金额及签名。3二、各项借款、付款、费用报销等帐务处理操作：（1）、账务处理原则按部门区分各类成本费用记入会计科目，再按辅助核算-项目进行项目归集，通过现金流量分配现金流。管理费用：综合部、质量部、总经理办公室销售费用：市场部制造费用：测控部、系统集成部、采购生产部研发费用：军品项目部、产品研发部（2）、日常借款账务处理1、备用金及差旅费、施工费、投标保证金借款摘要：一部+职员名称+借款事由（注：投标保证金要输入具体单位名称）借：其他应收款-个人借款-备用金/差旅费/投标保证金/其他（单位：88不单独核算，部门：01-部门名称，职员：01-职员名称，项目：对应项目）贷：银行存款（工资卡）（单位：88不单独核算，部门：01-部门名称，职员：01-职员名称，对应项目，现金流：备用金、其他——其他费用；差旅费——差旅费，投标保证金——其他）2、采购材料借款摘要：一部+职员名称（预付）单位名称+借款事由借：预付账款—材料借款（单位：单位名称，部门：01-部门名称，职员：01-职员名称，项目：对应项目）贷：银行存款/内部往来-内部银行-经营资金（单位：单位名称，部门：01-部门名称，职员：01-职员名称，项目：对应项目，现金流：支付材料费）3、固定资产/无形资产借款摘要：一部+职员名称（预付）单位名称+借款事由借：预付账款—固定资产（无形资产）借款（单位：单位名称，部门：01-部门名称，职员：01-职员名称，项目：00）4贷：银行存款/内部往来-内部银行-经营资金（单位：单位名称，部门：01-部门名称，职员：01-职员名称，项目：00，现金流：购买固定资产）（3）、日常报销账务处理核算原则:如果有写项目编号，核算到具体项目里，如果没有项目编号，核算到公共项目。注：1）综合部为其他部门服务发生的费用，计入其他部门（如固定电话费、快递费…）2）除各部门员工每月报销的通讯费及笔记本租金外所报费用必须有项目1、差旅费（1）综合部、质量部、总经理办公室人员报销差旅费，包括伙食补贴、住宿费、市交费等其他差旅费用。摘要：一部+职员名称+出差时间+地点+出差事由借：管理费用-运营费用-差旅费-日常差旅费（单位：88不单独核算，部门：01-部门名称，职员：01-职员名称，项目：对应项目）贷：银行存款/其他应收款（单位：88不单独核算，部门：01-部门名称，职员：01-职员名称，项目：对应项目，现金流：差旅费）（2）市场部人员报销差旅费，包括伙食补贴、住宿费、市交费等其他差旅费用。摘要：一部+职员名称+出差时间+地点+出差事由借：销售费用-运营费用-差旅费-日常差旅费（单位：88不单独核算，部门：01-部门名称，职员：01-职员名称，项目：对应项目）贷：银行存款/其他应收款（位：88不单独核算，部门：01-部门名称，职员：01-职员名称，项目：对应项目，现金流：差旅费）（3）测控部、系统集成部、采购生产部人员报销差旅费，包括伙食补贴、住宿费、市交费等其他差旅费用。摘要：一部+职员名称+出差时间+地点+出差事由借：制造费用-运营费用-差旅费-日常差旅费（单位：88不单独核算，部门：01-部门名称，职员：01-职员名称，项目：对应项目）5贷：银行存款/其他应收款（单位：88不单独核算，部门：01-部门名称，职员：01-职员名称，项目：对应项目，现金流：差旅费）2、通信费（1）综合部/总经理办公室人员的通信费，包括固定电话费、移动电话费、网络费等。固定电话费由综合部统计并提供各部门固定电话费，移动电话费按规定给予报销。1）移动电话报销摘要：一部+职员名称+月份通信费借：管理费用-运营费用-通信费-移动电话费（单位：88不单独核算，部门：01-部门名称，职员：01-职员名称，项目：对应项目）贷：银行存款（单位：00001，部门：SUB01-部门名称，职员：SUB01-职员名称，统计：00，项目：00现金流：办公费）2）固定电话费报销（注意按部门进行流量核算）借：管理费用/制造费用/销售费用-运营费用-通信费-固定电话费（88不单独核算，部门：01-部门名称，职员：01-职员名称，项目：对应项目）贷：银行存款（88不单独核算，部门：01-部门名称，职员：01-职员名称，项目：对应项目，现金流：办公费）贷：其他应付款-其他-流量核算（88不单独核算，部门：01-部门名称，职员：01-职员名称，项目：对应项目，现金流：办公费）（2）市场部的通信费，移动电话费按规定给予报销借：销售费用-运营费用-通信费-移动电话费（88不单独核算，部门：01-部门名称，职员：01-职员名称，项目：对应项目）贷：银行存款（88不单独核算，部门：01-部门名称，职员：01-职员名称，项目：对应项目现金流：办公费）（3）测控部、系统集成部、采购生产部人员的通信费，移动电话费按规定给予报销借：制造费用-运营费用-通信费-移动电话费6（88不单独核算，部门：01-部门名称，职员：01-职员名称，项目：对应项目）贷：银行存款（88不单独核算，部门：01-部门名称，职员：01-职员名称，项目：对应项目现金流：办公费）（3）军品项目部、产品研发部人员的通信费，移动电话费按规定给予报销借：研发费用-研发费用性支出-运营费用-通信费用-移动电话费（88不单独核算，部门：01-部门名称，职员：01-职员名称，项目：对应项目）贷：银行存款（88不单独核算，部门：01-部门名称，职员：01-职员名称，项目：对应项目现金流：办公费）3、业务费（1）综合部门人员报销业务招待费，包括礼品、业务招待等招待性质费用摘要：一部+职员名称+事由借：管理费用-运营费用-业务招待费（88不单独核算，部门：01-部门名称，职员：01-职员名称，项目：对应项目）贷：银行存款/其他应收款（88不单独核算，部门：01-部门名称，职员：01-职员名称，项目：对应项目，现金流：业务招待费）（2）市场部报销业务招待费，包括礼品、业务招待等招待性质费用。摘要：一部+职员名称+事由借：销售费用-运营费用-业务招待费（88不单独核算，部门：01-部门名称，职员：01-职员名称，项目：对应项目）贷：银行存款/其他应收款（88不单独核算，部门：01-部门名称，职员：01-职员名称，项目：对应项目，现金流：业务招待费）（3）技术部、研发部、系统集成部、采购生产部人员报销业务招待费，包括礼品、业务招待等招待性质费用。摘要：一部+职员名称+事由借：工程施工-间接费用-运营费用-业务招待费7（88不单独核算，部门：01-部门名称，职员：01-职员名称，项目：对应项目）贷：银行存款/其他应收款（88不单独核算，部门：01-部门名称，职员：01-职员名称，项目：对应项目，现金流：业务招待费）4．办公费（1）综合部门人员报销办公费，包括退票手续费、银行提款手续费、快递费、运费、办公用品费、服装费、名片费、复印装订费、图书费、电脑/打印机配件等低值易耗品等办公性质费用。手续费会计科目核算内容：退票手续费、银行提款手续费、票务费等摘要：一部+职员名称+事由借：财务费用—手续费（88不单独核算，部门：01-部门名称，职员：01-职员名称，项目：对应项目）贷：银行存款/其他应收款（88不单独核算，部门：01-部门名称，职员：01-职员名称，项目：对应项目，现金流：办公费）邮寄快递费会计科目核算内容：快递费、运费等（注意按部门调整流量核算）摘要：一部+职员名称+事由借：管理费用/销售费用/制造费用-运营费用-办公费用-邮寄快递费-邮寄费/快递费（88不单独核算，部门：01-部门名称，职员：01-职员名称，项目：对应