组织机构代码档案管理办法20140617

1组织机构代码档案管理办法第一章总则第一条为加强组织机构代码（以下简称代码）档案管理工作，有效地保护和利用代码档案，根据《中华人民共和国档案法》和《组织机构代码管理办法》制定本办法。第二条本办法所称的代码档案，是指各级代码管理机构在办理代码申请、换证、补证、变更、注销等登记业务中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表等不同形式的历史记录。第三条全国组织机构代码管理中心（以下简称国家代码中心）主管全国代码档案的管理工作，对全国代码档案工作实行统筹规划，组织协调，监督和指导。省、自治区、直辖市、计划单列市和副省级市的代码管理机构（以下简称省级代码机构）主管本行政区域内的代码档案工作，并对本行政区域内的代码档案工作实行监督和指导。第四条代码档案管理采取纸质档案与数字档案，现行档案与历史档案相结合的方式。第二章纸质档案第五条代码纸质档案是指各级代码管理机构在办理代码登记中形成的有保存价值的、以纸质形式存在的历史记录。具体包括：2（一）组织机构批准成立文件的复印件，包括企业的营业执照、机关单位的批准成立文件、事业单位的事业单位法人登记证书、社会团体的社团法人登记证书及其它组织机构批准成立文件的复印件；（二）组织机构的法定代表人（负责人）身份证件复印件和经办人身份证件复印件；（三）组织机构代码基本信息登记表（以下简称基本信息登记表）；（四）其它需要归档的纸质资料。第六条各级代码管理机构应对收集上来的纸质材料自业务完成之日起3个工作日内进行归档。第七条各级代码管理机构应在办理登记业务时对组织机构提交的纸质材料进行审查，有下列情况的，应不予归档并重新收集合格的材料：（一）批准成立文件、身份证件等不符合代码登记制度要求的；（二）基本信息登记表填写存在明显错误，必录项填写不完整，或字迹过于潦草，无法辨认的；（三）提交的材料不完整的；（四）提交材料的图象、文字不清晰，无法辨认具体信息内容的。各级代码管理机构应对组织机构提交的涉密材料进行审查，审查后不予留存。第八条各级代码管理机构应为纸质档案提供专用的、符合档案保管要求的场所，确保纸质档案不遗失、不损坏。第九条纸质档案的保存应当排列整齐有序，方便查询。国家代码中心应对地方各级代码管理机构的纸质档案保存情况进行不定期抽查。省级代码机构应对行政区域内的纸质档案保存情况进行不定期抽查。第十条纸质档案的保存期限至少为五年，自归档之日3起计算。五年以后可以销毁。对于保存五年以上的档案，鼓励各级代码管理机构与当地档案管理部门进行合作，将纸质档案移交档案管理部门保存。第十一条销毁纸质档案应经省级代码机构批准，编制销毁清册，登记所销毁档案资料的时间、地点、数量及主要内容，并派两名以上工作人员进行集中、统一销毁。未经批准，任何人不得销毁纸质档案。严禁丢弃、变卖纸质档案。第三章数字档案第十二条代码数字档案是指各级代码管理机构在办理登记业务中形成、接收、查验的，并用数字化设备转化、以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的档案。各级代码管理机构应有计划地为数字档案管理工作配置计算机、扫描仪、复印机、服务器、磁盘阵列等设备，及时研发和更新数字档案管理软件，确保代码数字档案工作的规范有序运行。第十三条各级代码管理机构应在代码登记业务发生后的3个工作日内对纸质档案进行数字化处理，并上报数字档案。数字档案的处理和上报方式，应遵循GB/T28624《组织机构代码数字档案管理与技术规范》国家标准（以下简称《技术规范》）。涉密材料一律不进行数字化处理。第十四条各级代码管理机构在办理申请、换证、补证、变更、注销等登记业务中，均应按照《技术规范》的要求上报相关数字档案。第十五条各级代码管理机构应由对办证材料复印件4进行数字化处理，逐步过渡到对原件进行数字化处理。各级代码管理机构对办证材料原件进行数字化处理后，可以不留存材料复印件。对复印件进行数字化处理的，应将复印件留存归档。组织机构在网上办理代码登记业务的，各级代码管理机构可不留存纸质档案，但在网上审核办证材料时，应确保数字化处理后的数字档案完整、清晰。第十六条省级代码机构每日汇总省内各代码管理机构上报的数字档案，并应安排专人按照《技术规范》的要求对数字档案质量进行全面审核。省级代码机构应将审核合格的数字档案上报国家代码中心，能够修改的不合格数据，应修改合格后上报国家代码中心；无法修改的，返回原上报机构处理后重新上报。第十七条国家代码中心每日汇总省级代码机构上报的数字档案并进行审核，将不合格的数据返回省级代码机构。省级代码机构应在收到不合格数字档案后5个工作日内将其修改为合格数字档案，并重新上报国家代码中心。第十八条国家代码中心定期对省级代码机构的数字档案工作进行考核，并公布考核结果。国家代码中心对省级代码机构数字档案工作的考核指标，包括数字档案的上报比率、数字档案的合格率及上报的及时性等。第四章应用与安全第十九条各级代码管理机构应当不断加强数字档案系统管理，做好数字档案机房的安全建设，确保数字档案的信息安全。省级代码机构应当建立省内代码数字档案信息系统的备份机制。5第二十条代码数字档案信息应在确保信息安全的前提下，积极为代码系统内部的其他信息系统提供支持，并逐步向政府各部门和社会进行开放。国家代码中心应当遵循《组织机构代码数字档案安全管理办法》等相关规定，并按照严格审批、权限分明、按需提供的原则，为国家各部门及全社会提供数字档案的查询服务。第二十一条各级代码管理机构对全社会及个人提供的代码档案查询服务，原则上仅提供最新一份档案，不涉及历史档案。各级代码管理机构应当制定规范的代码档案查询制度，避免误用、滥用，杜绝泄密事件的发生。第二十二条公检法机关在从事执法、司法活动中需要查询代码档案的，各级代码管理机构应予配合，并提供便捷服务。各地政府部门需要查询数字档案数据库，或需要基于数字档案数据库建设相关政务信息系统的，应上报国家代码中心备案，并由省级代码机构负责具体工作的开展。第二十三条代码档案的查询和信息开放应当遵守国家相关法律法规，不得损害国家安全和利益，不得侵犯他人的合法权益。需要批量查询代码档案的，应当与省级以上代码管理机构联系，并本着安全、保密、规范的原则进行。代码数字档案原则上不对外提供批量复制服务，法律另有规定的除外。第五章人员及质量管理第二十四条省级代码机构应安排专人负责本省代码档案的管理工作。代码档案管理人员应当忠于职守，具备相6关专业知识。第二十五条国家代码中心和省级代码机构应定期对代码档案管理人员进行培训，不断提高代码档案管理人员的业务水平。第二十六条各级代码管理机构应建立代码档案工作的检查、考核和评估制度，对优秀的工作人员和突出的服务成果给予奖励。第二十七条代码纸质档案和数字档案管理，纳入国家代码中心对省级代码管理机构的年度目标责任考核。省级代码机构有下列情形的，由国家代码中心根据情节轻重在年度目标责任考核中予以相应扣分：（一）纸质档案管理混乱或擅自销毁、变卖、丢弃纸质档案的；（二）办理代码申请、换证、补证、变更、注销等业务时不上报数字档案的；（三）上报数字档案不及时或上报数字档案质量合格率过低的；（四）对于不合格数字档案不按规定修改或重新上报不及时的；（五）代码数字档案数据丢失或批量外泄的；（六）擅自删除数字档案数据的。第六章附则第二十八条各级代码管理机构在执行本办法时如遇特殊问题，应及时上报国家代码中心。第二十九条本办法由国家代码中心负责解释。第三十条本办法自发布之日起施行。