论中小企业秘书部门督查工作存在的问题及对策

0目录引言……………………………………………………………………………………………3一、秘书部门督查工作内容概述……………………………………………………………3二、中小企业秘书部门督查工作的突出问题………………………………………………4(一)督查职权不明，缺乏规范性………………………………………………………4(二)督查意识薄弱，存在片面性………………………………………………………5(三)督查思想偏失，忽视合作性………………………………………………………5(四)督查作风懒散，缺乏务实性………………………………………………………5(五)督查方法单一，缺乏沟通性………………………………………………………5三、中小企业秘书应如何做好督查工作……………………………………………………6(一)必须加强制度建设，为督查工作提供根据………………………………………7(二)增强督查意识，及时向领导献计献策……………………………………………7(三)要端正思想，加强合作……………………………………………………………8(四)坚持实事求是，树立务实的工作作风……………………………………………8(五)科学变换督查方法，增加灵活性…………………………………………………9参考文献………………………………………………………………………………………101论中小企业秘书部门督查工作存在的问题及对策中文摘要近年来中小企业发展虽然取得了一定成效，但也面临着体制不顺、政策不公、市场无序、产权不清等困难和问题。问题的产生有外部原因，如上级精神来源多、内容杂，也有内部原因，如体制上的一些矛盾制约。这就需要秘书部门发挥督查工作的作用，及时掌握问题，深入探索解决问题的关键，协助领导，推动决策落实，以适应领导工作的需求，全面推进中小企业的改革与发展。本论文将通过调查中小企业秘书实际工作中的督查工作情况，了解其在督查意识、督查方向、工作作风、方式和方法、等方面所存在的问题，针对问题，提出了中小企业秘书在实际督查工作中，应该加强督查意识，坚持实事求是的工作作风，科学变换方式、方法，逐步改进督查工作习惯，确促督查工作全面进行。[关键词]中小企业；秘书部门；督查工作；问题及对策2Smallandmedium-sizedenterprisesectorsupervisionoftheSecretaryofProblemsandSolutionsAbstractDevelopmentofSMEhasmadesomeachievementsinrecentyears，butalsofacingsystemisimperfectandunfairpolicies，marketdisorder，unclearpropertyrightsandotherdifficultiesandproblems.Problemsarisewithexternalcausessuchashigherspiritualsourceofthemorecomplexthecontent，butalsointernalreasons，suchassomeofthecontradictionsofinstitutionalconstraints.ThisrequirestheSecretaryofsectortoplayitssupervisoryworkinthetimelygrasptheproblem，Exploreindepththekeytosolvingtheproblem，tohelpleadandpromotetheimplementationofdecision-makingtomeettheleadershipneeds，andcomprehensivelypromotethereformanddevelopmentofSME.ThispaperwillinvestigatetheactualworkoftheSecretaryofSMEinspectionwork，tounderstandconsciousnessininspection，supervision，direction，workstyles，waysandmeans，suchastheproblems，solvetheproblem，theSecretaryproposedSMEIntheactualinspectionwork，shouldstrengthensupervisionandawarenessoftheworkstyleofseekingtruthfromfacts，scientifictransformationapproach，methods，andgraduallyimprovethesupervisionworkhabit，dopromoteacomprehensiveinspectionworkcarriedout.Keywords:Smallandmedium-sizedenterprise;Secretaryofthedepartment;supervisionwork;ProblemsandSolutions3督查工作既是一种秘书行为，又是一种领导行为。作为一种秘书行为，主要是通过督查调研为领导决策提供情况、预案、当参谋出主意；作为一种领导行为，督查是领导工作的重要组成部分，是决策执行程序中必不可少的环节，是确保政令畅通及重要工作部署落到实处的重要手段，是领导改进工作作风，提高工作效率的有效措施。通过调查了解，发现中小企业秘书在实际督查工作中存在诸多方面的问题，这些问题得不到解决，对于一个需要提高自身竞争力的中小企业来说是远远不可行的，对于新一代秘书的自身素质和能力的提高来说也是远不足的。作为新时代的秘书，我们有必要对这些问题进行思考，以促进企业和自身的全面发展。以下，笔者将通过分析中小企业秘书督查工作现状，发现其存在的问题，找到解决问题的方法，这不仅有利于中小企业秘书的督督工作，有利于中小企业掌握员工动态，引导合理竞争，实现优化管理，也便于更多的秘书人员在做这一工作时做一参考。一、秘书部门督查工作内容概述督查即督促检查，是秘书部门的重要业务活动之一。秘书人员在实际调研督查中，一类是决策督查，如公司管理层提出执行某一项决策，办公室秘书应及时根据事项执行要求，了解各方面情况，督促执行部门按要求落实决策，将落实情况向管理层反馈，并提出合理化建议；一类是专项督查，也称问题督查、专项查办，是指对上级和本级领导批示和交办的重要事项所进行的督促查办；一类是督查调研，是把督促检查和调查研究结合起来的一种督查形式，通过督查调研，能及时发现决策落实过程中出现的矛盾和问题的深层次原因，从而为针对性地解决矛盾和问题提供科学依据，有效地推动管理层决策的贯彻落实。不管是哪种督查，它在内容上，都有包含以下几个方面：1、围绕企业生产经营现状开展督查；2、围绕企业一个阶段的中心工作开展督查；3、围绕管理层一把手交办事项来开展督查。4、围绕职工反映的带有普遍性、倾向性的问题开展调研。同时，也有关于企业日常经营状况和员工工作状态等方面的督查，它们都是秘书日常工作的重要职责。无论是进行调查了解，综合反映情况，辅助领导决策，起草各种文稿，还是安排一次会议，处理顾客意见信等，都离不开秘书进行广泛、正确、深入的督查。4二、中小企业秘书部门督查工作的突出问题作为中小企业的秘书工作人员，作为领导的参谋和助手，作为单位上下、左右、内外的枢纽和中介，应充分认识督查工作的重要性，主动加强督查，发挥督查工作的推动作用、“桥梁”作用、“耳目”作用以及“外脑”作用。然而，在实际工作中，秘书人员对督查工作却没有那么积极主动，笔者通过调查南宁市豪富房地产经纪有限公司秘书督查工作的情况，发现中小企业秘书在督查中存在几个问题。南宁市豪富房地产经纪有限公司，（以下简称“豪富”）是专业的房地产中介公司，主要从事房地产营销策划、销售代理、二手房租售、银行按揭、物业评估等业务。自2007年11月成立以来，公司以“公平、公正、不吃差价”的理念，为客户买房、卖房、租房、贷款提供专业、规范的服务，以热情的服务态度，全心全意为广大百姓阶层改善住房条件提供优质服务，为活跃南宁市房地产市场作贡献。总公司位于南宁市大型现代化商业广场——五象广场，下设金湖湾、水晶城、天池山、商务区四家分行。总公司统一管理分行各项工作，各分行按地区电脑联网，信息共享，按总公司决策并根据实际情况连锁经营。笔者调查的天池山分行位于仙葫大道中段，主要为客户买房、卖房、租房、贷款提供专业、规范的服务，分行员工共19名，其中2名分行经理，1名分行秘书，A、B两组共有16位置业顾问（置业顾问是在售楼处通过现场服务引导客户购买，促进楼盘销售，为客户提供投资置业的专业化、顾问式服务的综合性人才）。分行秘书作为房产中介公司总部的特设岗位，直属于总公司，其工作性质与一般意义上的秘书不同，主要职责是执行总公司决策，履行监督检查职能，及时向总公司反映情况；协助分行经理制订销售日、周、月报表；对分行员工的出勤考核；管理分行除销售外的日常事务。分行经理与秘书在职责上的关系是：经理管业务，秘书管行政，业务上秘书协助经理，行政上经理协助秘书。通过三个月的调查，笔者发现“豪富”分行秘书在督查中存在以下五方面的问题：（一）督查职权不明，缺乏规范性我们现阶段多数中小企业都没有设立独立的督查部门，有些企业仅把督查看作一项具有“秘书”性质的工作，其主要职责是了解情况，反映情况，“督”没权威，“查”无手段。笔者在“豪富”调查中发现秘书在督促决策落实时，员工有这么一句话：“不拿手枪的督战员，不会有多少人听你话的”，根本不把秘书的这项职能放在眼里。有些企业的领导并没有设立督查根据，仅将督查工作中的诸多职权授予身边的“亲信”，这一行为无论是对5督查者还是被督查者都产生不利影响，对于督查者，在督查时可能会出现目中无人、大摆架子和夸夸其谈等现象，对于被督查者，可能会巴结督查人员，拉帮结派等，不利于企业的规范化管理。（二）督查意识薄弱，存在片面性督查工作贯穿秘书工作的全过程和各个环节，是一种经常性的工作。然而，在调查中发现，中小企业秘书普遍对督查工作采取的是“既来之，则安之”的态度，认为督查没什么用，如果真的要对某个项目进行督查，那就简化督查工作，督查时仅停留在听汇报、看报告、翻数据和查简报上，什么工作都一般性地布置布置，草率反映情况，简单过场而已。秘书人员在平时的工作中，受主要经营决策者的影响，对督查工作仅仅停留在经营情况的汇报上，基本不做相关信息的搜集，他们往往凭个人主观经验或凭偶然打听到的消息来为领导提供决策，根本没有科学系统资料的支持。举个向管理层汇报员工日常工作情况的督查来说，大部分中小企业秘书只汇报说，员工出勤率比较低，工作情绪低落，例会效果不好，也没有向领导提供具体数据，根本没有说服力。这都是由于秘书人员在实际工作中缺乏督查意识，且在督查上存在片面性造成的。（三）督查思想偏失，忽视合作性秘书在进行督查时，极容易产生一些错误认识，一是认为督查工作只是秘书部门的事，不关其他部门的事，也不需要其他部门的帮忙，因而缺乏秘其他部门的沟通。二是把督查工作与其他秘书工作分离，导致督查工作的单打独斗，没有形成督查工作合力。这些都不利于督查工作的开展。据了解，“豪富”的分行秘书在工作的时候常犯这样的错误，妄想凭着自己的力量，将上级的各项决策落实到所属分行经理的置业顾问们身上，结果一是被告越权，二是结仇。这一问题是督查道路上走误区的迹象，在一定程度上削弱了秘书督查工作的作用。（四）督查作风懒散，缺乏务实性秘书在督查工作中，树立务实的工作作风是整个督查工作能否取得成效的关键。据调查，中小企业秘书在督查工作中存在以下作风问题：1、不深入实际真查实访，搞形式主义和做表面文章。如亲眼看的东西较少，听汇报或是其它形式的较多；亲自整理材料的较少，翻阅参考别人的较多；亲自听取员工的呼声较少，做办公室闭门造车的较多。2、督查时，没有明确的目的，随便看看，到处转转，抱着单纯完成任务的