贸易企业管理制度

集团有限公司编号：WXB/B014-2011程序文件版号：A标题：贸易控制程序页码：11.0目的确保贸易过程的顺利完成。2.0适用范围本程序适用各种贸易过程。3.0职能与职责3.1业务员负责整个贸易过程.3.1.1负责与国内外供应商，客户进行联系，安排样品确认；3.1.2负责对供应商进行评估；3.1.3组织给类合同，并负责对其合法性，完整性，明确性和业务协调方面的内容进行评审；3.1.4办理进出口贸易中各类必备的文件；3.1.5安排供应商生产，监督产品质量，货期。3.2单证/操作：3.2.1负责与代理业务客户沟通；3.2.2负责进出口运输的单证制作；3.2.3提供各种文件保证公司安全收汇；3.2.4提供各种文件保证公司安全退税；3.2.5负责与货代之间的沟通协作；3.2.6开具有关进口的信用证；3.3主管经理负责对贸易过程中的监督，审核。3.3.1负责对供应商的评估审核；3.3.2评估审核提供运输服务的货代；3.3.2审核各类合同的合法性，可操作性；3.3.3对每宗贸易成本的核算，对支付货款进行审核。3.4财务：3.4.1负责审核每宗业务成本；3.4.2支付定金，审核发票，支付货款；3.4.3收汇，外汇核销，退税等。3.4.4负责向外汇管理局申领核销单，核销单备案，发放核销单，向操作员催收核销单退回。3.5期货操盘手：3.5.1负责进口产品的行情走势分析；3.5.2进行套期保值的操作。集团有限公司编号：WXB/B014-2011程序文件版号：A标题：贸易控制程序页码：24.0程序流程4.1出口贸易4.1.1出口贸易的分类4.1.1.1（A类）出口一般贸易；4.1.1.2（B类）代理出口贸易。4.1.2样品的确认业务员通过电话，传真，电邮，面谈等方式与顾客进行沟通，获取顾客的需要后，安排生产样品，完成后根据由业务员根据客户需求进行检验，填写《样品检验报告》，提供样品给客户确认。业务员对顾客有关样品的评价记录备案。4.1.3对供应商的评估对所有的出口贸易，业务员都对供应商采取不同方式进行评估，主管经理审核供应商的供应能力是否合格。4.1.4洽谈采购合同、销售合同，代理出口协议业务员对顾客划分不同等级，针对不同等级的顾客采用不同的付款条件。4.1.4.1洽谈外销合同，包括询盘，发盘，还盘和接受四个过程。适用于(A类)贸易，业务员必须根据《合同评审程序》与顾客拟定《外销合同》，由主管经理审核，经总经理审批，以决定是否签约，如果是采用信用证的支付形式，信用证内容必须有主管经理审核。4.1.4.2洽谈代理出口贸易协议适用于（B类）贸易，外贸操作负责与顾客洽谈代理货物名称、规格、数量、型号、价格、付款方式、代理出口时间、代理出口手续费，经双方确认有，拟定《代理出口协议》，由主管经理审核签字。合同未通过评审的，由操作员重新与顾客洽谈。合同评审通过后，呈送总经理审批通过，合同盖章生效，回传客户确认。4.1.4.3洽谈采购合同适用于（A类）贸易，业务员在对外合同签订后，业务员根据《采购控制程序》，洽谈并签订《购销合同》，由主管经理审核，总经理审核通过。4.1.5生产加工产品对（A类）贸易，业务员根据《采购控制程序》及内外合同安排监督供应商生产，控制货期。集团有限公司编号：WXB/B014-2011程序文件版号：A标题：贸易事业部控制程序页码：34.1.6产品检验4.1.6.1对于（A类）贸易，在生产产品过程中，及产品生产完成后，业务员进行中期、尾期查验产品，填写《验货报告书》，安排供应商改进缺陷。4.1.6.2对于（B类）贸易，操作员在顾客通知备货完毕后，对产品规格、数量、型号进行检验核对，审核有无违反国家和海关规定的产品。4.1.6.3对于所有类别的出口贸易，操作员对产品的海关编码进行审核，若海关要求商检的，必须向商检局申请办理。4.1.6.4如顾客指定特别机构（如SGS等）查验及出具特别证书的，操作员需及时向有关部门申请办理。4.1.6.5如顾客要求CO,FORMA,FORMF等产地证的，操作员及时向有关部门申请办理。4.1.7联系运输及出口产品报关4.1.7.1操作员制作发票、装箱单、报关单、代理报关委托书，向外贸财务申领核销单，并通知外贸财务出运港口，金额，发票号码等，以便核销单备案。选择提供运输服务的货代承运产品，报关后取得运输单据。出口完毕，通知顾客装运日期，如由公司购买货物保险的，操作员及时选择提供保险服务的供应商购买相关的保险。4.1.7.2对货代的评估，对所有的出口贸易，操作都必须对货代进行评估，主管经理审核提供承运服务的货代能力，服务，收费是否合理，决定是否与其合作。对于客户指定的货代，业务员事先与客户沟通，非正常收费由顾客承担。4.1.8收汇对应不同的付款方式，操作员制作各类单据，由业务员审核无误后向顾客或银行提交单据。外汇到账号，由财务凭银行水单通知业务员进行审核并记录。4.1.9支付供应商货款，货代费用。4.1.9.1收到外汇后，通知供应商开具增值税发票。通知货代开具发票。4.1.9.2业务员填写《结算清单》并提供内外购销合同、INVOICE、装箱单、报关单、提单、普惠制、L/C等整套单据副本，与增值税发票正本一起申请付款，由主管经理审核，再由总经理审批后，财务支付供应商货款，货代费用，运输费用等。4.1.9.3财务负责出口商品退税。4.2进口贸易4.2.1进口贸易的分类4.2.1.1（C类）进口一般贸易；4.2.1.2（D类）代理进口贸易。4.2.2进口交易前的准备4.2.2.1期货操盘手负责对国内外市场的调查研究；包括商品价格变化趋势。业务员负责调查供应商资信，进口成本核算。业务员填写《进口申请单》，主管经理审核，总经理签字批准。集团有限公司编号：WXB/B014-2011程序文件版号：A标题：贸易控制程序页码：44.2.2.2样品的确认业务员通过电话，传真，电邮，面谈等方式与国内客户进行沟通，获取顾客的需要后，联系国外供应商，安排生产样品，完成后根据由业务员根据客户需求进行检验，填写《样品检验报告》，提供样品给客户确认。业务员对顾客有关样品的评价记录备案。4.2.3对供应商的评估对所有的进口贸易，业务员都对供应商采取不同方式进行评估，主管经理审核供应商的供应能力是否合格。4.2.4洽谈采购合同、购售合同，代理进口协议业务员对顾客划分不同等级，针对不同等级的顾客采用不同的付款条件。4.2.4.1洽谈采购合同适用于（C类）贸易，业务员在对外合同签订后，业务员根据《采购控制程序》，洽谈并签订《采购合同》，由主管经理审核，总经理审核通过。4.2.4.2洽谈销售合同。适用于(C类)贸易，业务员根据《合同评审程序》与顾客拟定《购售合同》，由主管经理审核，经总经理审批，以决定是否签约。4.2.4.3洽谈代理进口贸易合同适用于（D类）贸易，外贸操作负责与顾客洽谈代理货物名称、规格、数量、型号、价格、付款方式、代理进口时间、代理出口手续费，经双方确认后，拟定《代理进口协议》，由主管经理审核签字。合同未通过评审的，由操作员重新与顾客洽谈。合同评审通过后，呈送总经理审批通过，合同盖章生效，回传客户确认。4.2.5进口合同履行的一般程序4.2.5.1信用证的开立,适用于（C类）贸易，业务员根据《采购合同》制作信用证申请书，并交国外供应商确认信用证条款，供应商确认后，由主管经理审核，总经理签字确认，交外贸财务缴纳押金和手续费，由外贸操作向银行申请开证。4.2.5.2信用证的开立，适用于（D类）贸易，操作员联系客户提供购销合同、开证申请，并缴纳保证金和手续费，财务确认收到后，由业务经理审核，总经理签字确认，操作员向银行申请开证。4.2.5.3联系运输及进口产品报关选择已评审通过的提供运输服务的货代承运产品，业务员通知供应商承运商联系方式，如需购买货物保险的，操作员及时选择提供保险服务的供应商购买相关保险。收到信用证单证（正本提单、商业发票、正本装箱单、正本产地证、正本数量和质量证明）后，操作员进行审单和付款，进口报关（正本提单或仓单、商业发票（副本）、装箱单（副本）、原产地证明（副本）、合同（副本）许可证蓝联、正本报关委托书、正本商检委托书、付汇情况表），财务缴纳税款，提货离岸。或者根据实际情况使用保税区。集团有限公司编号：WXB/B014-2011程序文件版号：A标题：贸易事业部控制程序页码：54.2.6生产加工产品对（C类）贸易，业务员根据《采购控制程序》及内外合同安排监督供应商生产/发货控制货期。4.1.6产品检验4.1.6.1对于（C类）贸易，在货物进口完成后，业务员进行抽样查验产品，填写《验货报告书》，安排供应商改进缺陷。4.1.6.2对于（D类）贸易，操作员货物进口后，单证上对产品规格、数量、型号进行检验核对，审核有无违反国家和海关规定的产品。4.1.6.3对于所有类别的进口贸易，操作员对产品的海关编码进行审核，若海关要求商检的，必须向商检局申请办理。4.1.7交付国内客户根据《销售合同》保税区交付的，操作员准备发票、装箱单、提单，重量及质量单等单据与顾客交割。客户指定中国境内交货的，操作员联系车队安排运输。通知顾客装运日期，并填写《商品调拨单》客户签收带回。4.1.8收款对应不同的付款方式，操作员制作各类单据，（境内交货的，由财务开具增值税发票）由业务员审核无误后向顾客或银行提交单据。货款到账号，由财务凭银行水单通知业务员进行审核并记录。4.1.9信用证还款，支付各种运费、货代、税费等费用。业务员填写《结算清单》并提供内外购销合同、INVOICE、装箱单、报关单、提单、普惠制、L/C等整套单据副本，申请付款，由主管经理审核，再由总经理审批后，财务支付供应商货款，货代费用，运输费用等。4.3国内贸易4.3.1样品的确认业务员通过电话，传真，电邮，面谈等方式与顾客进行沟通，获取顾客的需要后，寻找联系供应商，获取样品，完成后由业务员根据客户需求进行检验，填写《样品检验报告》，提供样品给客户确认。业务员对顾客有关样品的评价记录备案。4.3.2对供应商的评估对所有的贸易，业务员都对供应商采取不同方式进行评估，主管经理审核供应商的供应能力是否合格。4.3.3洽谈采购合同、销售合同。业务员对顾客划分不同等级，针对不同等级的顾客采用不同的付款条件。4.3.3.1洽谈销售合同。业务员必须根据《合同评审程序》与顾客拟定《购销合同》，由主管经理审核，经总经理审批，以决定是否签约。集团有限公司编号：WXB/B014-2011程序文件版号：A标题：贸易事业部控制程序页码：64.3.3.2洽谈采购合同业务员在《购销合同》签订后，业务员根据《采购控制程序》，洽谈并签订《采购合同》，由主管经理审核，总经理审核通过。4.3.4生产加工产品业务员根据《采购控制程序》及销售合同安排监督供应商生产，交货，控制货期。4.3.5产品检验在生产产品过程中，及产品生产完成后，业务员进行中期、尾期查验产品，填写《验货报告书》，安排供应商改进缺陷。4.3.6联系运输业务员填写《商品调拨单》受货单位负责人签字确认收货。4.3.7收款对应不同的付款方式，财务制作各类单据（增值税发票、汇票）等，由业务员审核无误后向顾客提交单据。收款到账号，由财务凭银行水单通知业务员进行审核并记录。4.3.8通知供应商开具增值税发票。4.3.9业务员填写《结算清单》并提供采购合同、销售合同、商品调拨单记账联申请付款，由主管经理审核，再由总经理审批后，财务支付供应商货款。集团有限公司编号：WXB/B014-2011程序文件版号：A标题：贸易事业部控制程序页码：15.0记录表单5.1《样品检验报告》5.2《外销合同》5.3《购销合同》5.4《代理出口协议》5.5《验货报告书》5.6《结算清单》5.7《进口申请单》5.8《采购合同》(进口)5.9《代理进口合同》5.10《商品调拨单》