费用报销管理办法2005

常州市XXXX有限公司文件XXX（2005）（总经）修字（GL-004）号费用报销管理办法目的：为促进公司各项工作的顺利开展，明确费用报销的标准、程序，特制定本办法。适用范围：本公司相关费用报销人员。具体项目：一：费用报销审批二：差旅费开支三：部门费用预算见附表：5四：财务报帐核决权限表见附表：6五:本规定的生效及废止六:附表:1、附表:2、附表:3、附表:4、附表：5、附表：6制定：XXX审核：核准：第1页共7页第一节费用报销审批1、公司报销费用包括办公费、招待费、差旅费、车辆使用费、通讯费、房屋租赁费、咨询顾问费、低值易耗品购置费和职工培训费等支出。2、公司各部门应于年初根据业务需要制定本部门年度费用预算并报人力资源部，审查平衡后报公司执行总经理审核，总经理核准后下达费用预算定额。年度费用预算执行过程中，人力资源部将视情况对费用预算做适当调整。3、开支各项管理费用时，属各部门预算内的正常支出，由各部门最高主管审核，预算外向执行总经理申请审核，报批总经理核准，根据《核决权责划分规定》办理。4、各部门报销有签字权的为部门最高主管。部门最高主管出差时，可以授权职务代理人签字，并书面通知财务部。5、公司部门正职本人业务报销须经公司执行总经理审核，总经理核准；公司执行总经理本人业务报销须经总经理核准。第二节差旅费开支1、公司差旅费包括交通费、住宿费、出差补助和邮电通讯（小灵通话费报销38元）等其他费用。第八条公司差旅费报销根据公司任职和出差地区不同，采取实报实销与定额补助相结合的办法。第2页共7页2、公司员工出差，须先行确定地点、任务，天数、人数及费用预算，以保证差旅费在年度预算定额内节约使用。出差天数在三天以内的，由部门正职批准，超过此期限的,总经理核准。3、出差地区划分为一般地区与特殊地区（特殊地区指深圳、珠海、厦门、广州、汕头、上海、北京等市区内），出差天数按自然天数计算（出发、返回当日均算）。4、公司职工出差到外地，按乘坐车、船，飞机(１０００公里以上)及补助标准（见附表1），特殊情况不宜执行上述标准时，应由公司总经理核准。5、出差人员根据职等夜间（晚7：00至次日凌晨7：00）乘坐火车超过6小时，或白天连续乘车超过10小时的，可购买同席硬卧车票。6、公司总经理，执行总经理出差，各项费用根据标准实报实销、其他人员出差，住宿费在规定标准以内部分，按住宿发票实报实销，超过标准的部分由本人自负：科长及科长以下人员，同性别两人以上出差，须合并住宿，执行总经理以下人员出差每人每天给予出差补助（一般地区/特殊殊地区同等），出差补助包括在外地的市内交通费和伙食费。职工每次出差如在同一地点驻留五日以上者，自第六日起比照规定标准的80％给予报销。附表：27、经批准开车出差，当日往返者，按每天出差补助１／2给予补助。8、公司员工与公司领导共同出差，总经理将视具体情况确定报销标准；聘请公司以外的人员与公司员工共同出差办事，聘请人员的报销标准比照陪同人员的报销标准。第3页共7页9、员工外地出差发生的宴请费，原则上应按本规定于出差前申请，特殊情况应事先电话请示总经理，回单位后补办手续。出差发生宴请的扣除陪宴人员宴请当日一半的出差补助。10、员工长途出差发生的邮电通讯费公司每天补贴20元、文印费，信用卡异地提现手续费等杂费支出按票据实报销。11、公司员工为分公司出差办事，差旅费在总公司报销，报销标准按公司有关规定执行。12、公司员工在本市内出差办事，根据等级标准报销市内交通费出租车除外。13、出差人员预借差旅费，应填写“出差暂支单”；若申请出差宴请费的，还应同时附上”招待费审批单”，经出差人员所属部门正职核定。14、出差人员返回后，应在三日内到财务部办理报销手续。第三节招待费支出1、业务招待费包括：招待来访客人的茶叶、水果、饮料等费用；宴请客人（包括工作餐）的用餐、食品、酒水等费用；赠送客人、客户的纪念品等费用。2、总公司用于接待来访客人的茶叶、水果。饮料等统一由采购专员负责采购、财务保管、发放及费用控制，部门主管控制本部门接待不得突破费用预算限额。3、以公司名义制作的纪念品，礼品，统一由采购专员负责订做，财务仓库管理，各部门需领用时，必须通过本部门最高主管审核，人力资源部核准。4、公司年末举行对外联谊活动所需费用或公司举办大型活动的费用由人力资第4页共7页源部申请，执行总经理控制，总经理核准5、公司各部门一般性招待用餐和礼品等费用一次支出在3000元以下的，由各部门正职在人力资源部下达的费用预算内严格掌握，执行总经理审核,总经理核准。6、公司各部门确因工作需要，必须宴请的，按下列原则和办法办理。1）。提倡勤俭节约，反对铺张浪费，年度招待费用总额不得突破人力资源部下达的预算；2）．限制陪餐人数，陪同人员不得多于来宾人数；3）．严格执行公司制定的宴请标准（见附表3）；4）．必须事先填写招待费审批单，并经执行总经理审核、总经理批准；5）．凡违反上述原则，未事先申请或突破申请标准的宴请，拒绝报销一切费用。7、公司各部门全年各项管理费用预算执行情况，由财务部定期审核公布。8、本规定由人力资源部负责解释和修订。各分公司可参照执行，亦可在不高于本规定标准的前提下另行制订管理办法，报执行总经理核准(根据审核权限总经理核准的由总经理核准)后执行。第四节车辆（费用）管理一:审批权限及安全保养1、公司每年根据各部门核准计划内所有费用进行费用报销，由部门最高主管控制本部门年度计划内费用，公司每年底将剩余车费补贴核发至部门，超出部分由所在部门承担。第5页共7页2、本公司车辆都必须在指定的修理厂维修，出差维修报总经理核准。3、需申请用车部门，由用车部门经办人提前填写《派车申请单》（临时、紧急情况除外），经部门副总经理审核后，交人力资源部经理确认方有效（部门副总未审核人力资源部不于派车）。若部门副总经理不在时由部门副总职务代理人直接代签，否则警卫有权不予放行，经人力资源部经理确认后的《派车单》由总务助理统一统筹管理，做到合理的安排人员和车辆运行，增加车辆使用的效能与效率。车辆返回时由警卫填写反程时间.4、公司车辆未经总经理同意，任何人都不得以任何理由当作私用。5、驾驶员每日必须认真填写行车日志，经使用者签认实际使用时间及里程后，于每星期一9：00前交总务助理审核，行车日志、派车单作为油费、路桥通通行费报销的依据，否则不予报销。6、车辆调度原则上以派车单送达先后顺序及事务的轻重缓急程度安排车辆。二:用车权限1、公司员工出差用车原则上以公共交通工具代步为原则.2、部门经理以上人员用车100公里以内必须提前一天提出申请、100至200公里提前两天，由总务助理执行车辆调度，200公里以上由副总经理以上领导核准。所有车辆必须经人力资源部确认后由总务助理安排车辆。3、部门经理以下人员出差,公司不安排用车计划，按费用报销管理规定(职等)报销公共交通工具车费（部门计划内费用报销，总经办不另给补贴）。第6页共7页4、出差常州市内打的费用报销（在计划内由部门承担，总经办不给补贴）：（1）部门经理以下干部不报销打的费用（以公交车代步）。（2）部门经理以上领导在出差前向部门最高主管核准，回程后予以报销。三：部门费用预算见附表：5四：财务报帐核决权限表见附表：6第五级:本规定的生效及废止本规定自2005年01月01日起生效，原《费用报销管理办法》同时废止。第7页共7页附表1(出差长途交通费)级别乘坐标准飞机火车轮船总经理、执行总经理,经济仓软卧/软坐头等仓副总经理、部门经理经济仓卧铺/硬坐二等仓其他人员经济仓(出国)空调硬坐三等仓附表2(出差住宿、外地交通、餐费)级别单人住宿标准人/天（一般地区/特殊地区）同性两人住宿标准人/天（一般地区/特殊地区）餐费及交通费/元总经理、执行总经理500/800内实报——200国外出差按牛化(2003)第13号出国人员费用包干规定执行副总经理、部门经理150/300元内实报——100科长、主任100/150内实报80/100内实报70科员60/100内实报50/80内实报50员工40/70内实报40/70内实报30附表3(交际接待费)级别标准附表4(小灵通话费/移动通讯)附表：5(2005年部门年度预算)/万元部门差旅费办公费电话费印刷交际费车补香烟费餐厅补助总计总经办20.025.023.975116.671.210.6157.785财务部0.231.090.418.451.353.8515.38生产部1.180.1280.940.520.450.393.608品管部1.160.240.1380.450.150.152.198采购部1.342.910.791.760.50.377.67项目管理部0.60.150.364.50.50.386.49人力资源部1．40．80．7545().0.5.0.51．22859．55开发部1.120.480.10.440.250.212.6安保部0.220.660.326.820.2252.2910.535营销部25.216.7153.729.230.5552.7248.15戴相勇0.30.3营销策划部2.4650.0850.261.70.120.565.19法制办0.20.2合计311.656高级业务单位、贵宾（副总及以下宴请）总经理核批标准部门经理、一般宴请/公司餐厅50元内/人1.所有人员小灵通每月38元由厂支付,移动手机不报销.2.出差到外地按出差天数每天20元补助电话话费.注：一：报销流程申请人申请分管部门副总初核财务核对执行总经理审核总经理核批二：用车流程申请人申请分管部门副总核准人力资源部经理确认总务助理车辆调度三：费用权责报销流程经办人申请分管部门副总初核财务核对执行总经理审核总经理核准四：采购流程：申请部门申请部门最高领导审核总经理核准报采购寻价采购按质量比价（相同质量价低采购应有采购决定权，严禁因领导私人关系定价）报总经理定价返回采购员捏定采购单（以前未有）总经理核准采购采购跟踪时间、质量被采购物品到位，会同需求部门、技术人员或品管验收在送货单上签字采购根据供应商对帐单、发票报采购主管初核财务审核总经理核准供应商领取