行政部管理制度和程序(SOP)

ExecutiveDepartmentOrientalFragrantSpringVacationHealthGarden东方香泉度假养生苑SOP体系行政部标准操作程序第1页共27页2019-12-18行政部标准操作程序ExecutiveDepartmentStandardOperationProcedure机密文件（暂行）ExecutiveDepartmentOrientalFragrantSpringVacationHealthGarden东方香泉度假养生苑SOP体系行政部标准操作程序第2页共27页2011-11-19目录行政部组织机构图行政部经理岗位职责行政部秘书岗位职责行政后勤专员岗位职责车队驾驶员岗位职责PA工作岗位职责宿舍管理员岗位职责餐厅管理员岗位职责医生岗位职责行政部经理每日工作规程行政部秘书每日工作规程车队驾驶员每日工作规程文印工作程序发文管理程序收文程序出车检查工作程序营运工作程序接待工作规定收、发文规定文件传阅规定档案管理制度办公会议制度办公室保密管理规定印信管理规定文印管理制度车队服务要求车容标准驾驶员组织纪律制度车辆保养检查制度行政用车管理制度驾驶员管理规定员工宿舍管理规则员工餐厅管理规则目标管理制度ExecutiveDepartmentOrientalFragrantSpringVacationHealthGarden东方香泉度假养生苑SOP体系行政部标准操作程序第3页共27页2011-11-19行政部组织机构图行政部经理行政后勤专员医务室车队员工宿舍员工食堂行政部PAExecutiveDepartmentOrientalFragrantSpringVacationHealthGarden东方香泉度假养生苑SOP体系行政部标准操作程序第4页共27页2011-11-19JobDescription岗位责任制岗位名称行政部经理级别__________编辑人_______直接上司行政总监管理对象__总经理秘书、车队、员工宿舍、员工食堂、医务室岗位概述：负责总经办和车队的日常管理，协助总经理完成酒店日常的内部沟通及部门间的工作协调，做好行政总监的参谋和助手；岗位职责：1、负责酒店总经办和车队的日常管理工作，并制定本部门各项管理制度，组织完成本部门各项工作任务；2、认真贯彻执行酒店的各项决议，负责酒店日常行政性事务的处理工作；3、负责总经理室对外公务联络，监督各种来往信件、电函的落实情况，负责接待有关领导、来宾；5、负责有关业酒店中层管理人员社保办理；6、传达上司的决策、指令，并监督有关部门的贯彻、落实情况；7、负责确定酒店每周的中、高级管理人员行政总值排班表、中层管理排休表；8、协助总经理进行酒店各部门运转手册的收集、整理、修改等工作；9、负责本部门员工的聘用、使用、调动工作，定期对本部门的员工进行工作考核，并做出评估报告；10、负责制定本部门员工的培训计划，审批有关经费开支；11、负责公关礼品的选样及管理工作；12、负责酒店年度业务报告、工作总结、计划等重要文件的起草工作；13、负责总经理室对内、对外行文的最后核定及外单位来文的处理意见；14、负责对酒店内外各种信息、资料的收集和汇总，为总经理的经营决策提供依据；15、负责行政用车的审批工作，搞好客务用车的经营管理工作，参加有关VIP接待会议，制订有关接待方案，并及时向车队布置接待任务，监督任务的完成情况；16、对客务用车的投诉做好调解工作，加强对车队员工进行教育，保证客务用车服务的质量。17、统筹负责后勤工作：员工宿舍、员工餐厅、医务室ExecutiveDepartmentOrientalFragrantSpringVacationHealthGarden东方香泉度假养生苑SOP体系行政部标准操作程序第5页共27页2011-11-19JobDescription岗位责任制岗位名称总经理秘书级别__________编辑人________直接上司行政部经理管理对象工作内容所涉__________岗位职责：1、根据总经理批示的要求，起草日常公文、函件，发文要做到文字通顺，符合公文要求；2、负责对上报、抄报总经理的文件、资料的登记、传递，并在总经理阅后对文件、资料进行分类整理和保管；3、严格执行保密，及时做好行政和业务资料及文件材料的归纳、整理、立卷、登记、保管工作；4、根据总经理的要求，安排好各类会议、活动日程、访客预报、来访约见及接待等有关工作；5、整理有关信函、电报、电话，并做好记录，及时上传或下达；6、负责对各项工作指令完成情况的跟办；7、完成上司交办的其它日常行政事务性工作。ExecutiveDepartmentOrientalFragrantSpringVacationHealthGarden东方香泉度假养生苑SOP体系行政部标准操作程序第6页共27页2011-11-19JobDescription岗位责任制岗位名称行政后勤专员级别编辑人_________直接上司行政部经理管理对象员工食堂、员工餐厅、保洁岗位职责：1、制定后勤各项工作计划并负责组织实施2、负责员工宿舍、员工餐厅及员工浴室的管理工作3、负责组织酒店后勤区域的保健工作4、负责酒店员工的医疗保健工作5、组织落实酒店各项行规章制度与工作计划的执行6、组织酒店行政接待、电话接听、转接工作7、根据领导安排，组织编制酒店文书行进上传下达8、负责部门办公物品的保管、发放和登记工作9、负责酒店车辆证照的年检、保险的购买和办理工作10、管理酒店各种证照，并负责证照年检工作11、督促行政PA做好总办区域内卫生12、完成领导交派的其他后勤工作ExecutiveDepartmentOrientalFragrantSpringVacationHealthGarden东方香泉度假养生苑SOP体系行政部标准操作程序第7页共27页2011-11-19JobDescription岗位责任制岗位名称驾驶员级别__________编辑人__________直接上司行政部经理管理对象工作内容所涉_________________岗位职责：1、严格执行酒店车务管理的各项规章制度，完成行政用车或客务用车任务；2、接到车单后，应比预订时间提前十分钟到达指定地点，并及时通知用车人员（酒店各部门具体用车人或租车客人），绝不能鸣笛催人；3、与宾客见面时，面带笑容，热情问好，以礼相待，并视具体情况使用各种礼貌用语（详见酒店礼貌服务用语）；4、客人下车时，要先主动下车，为客人打开车门，同时用手挡住车门上框，（具体动作严格按照酒店服务规程进行）避免碰伤客人的头（泰国人除外）；5、客人若携带行李，应主动帮助提拿，搬装；6、驾驶车辆时要平稳，如遇凹凸不平的路面，应提醒乘客坐好、扶稳；7、载客时，如遇塞车，应事先征得客人同意方可绕道行驶；8、载客时，如遇客人要求停车的禁停路段，驾驶员应委婉地向客人耐心解释，以求得客人的谅解；9、宾客要求驾驶员停车等候时，应耐心等候，不得私自离车，更不能私自翻动客人遗留在车内的物品；10、客人包租时，应严格执行酒店的有关规定，不准以任何借口向客人索要额外费用；11、驾驶员载客到达终点后，应礼貌地请客人在出车单上签字，并主动下车为客人拉门，用手挡住车门上框，微笑地请客人下车；12、客人离开车前，应主动提醒客人带齐随身物品，并对客人乘坐本酒店的车辆表示感谢，欢迎客人再次乘坐；13、客人下车后应迅速检查车内有无遗留物品，如发现应设法及时归还客人，如找不到失主，应及时向酒店总服务台汇报，以求妥善处理；14、服用麻醉、兴奋作用的药物后，在药力未过的情况下不准驾驶车辆；15、严禁酒后开车；16、使用过期的驾驶代理证，未办理车辆驾照的年审或遗失了驾照尚在办理中不得驾车营运；17、出车前必须按照《香泉温泉度假村车辆管理办法》，对车辆进行认真的安全检查，发现安全隐患应及时排除，严禁病车驾驶。ExecutiveDepartmentOrientalFragrantSpringVacationHealthGarden东方香泉度假养生苑SOP体系行政部标准操作程序第8页共27页2011-11-19JobDescription岗位责任制岗位名称PA级别__________编辑人__________直接上司行政后勤专员管理对象_________________岗位职责：1、负责行政部所属区域内卫生的清洁工作；2、及时报修所属卫生区域内设备设施的保养、维护、报修工作；3、随时巡视行政部所属区域内的卫生状况，发现问题及时清理；4、严格控制易耗保洁用品的使用量，节约成本；5、做好员工淋浴间的供水设备的检修，发现故障及时报修。ExecutiveDepartmentOrientalFragrantSpringVacationHealthGarden东方香泉度假养生苑SOP体系行政部标准操作程序第9页共27页2011-11-19JobDescription岗位责任制岗位名称宿舍管理员级别__________编辑人__________直接上司行政后勤专员管理对象_________________岗位职责：1、协助行政后勤专员制定酒店员工宿舍作息、卫生等各项管理制度；2、制度住宿员工执行员工宿舍管理制度；3、分配和协调员工房间；4、清理离职员工宿舍卫生；5、负责员工宿舍用水、用电管理，督促员工节约用电、用水；6、负责员工宿舍区域内设备设施的保养、维护、报修工作；7、做好员工宿舍公共区域内卫生工作；8、负责员工宿舍安全保卫工作，严禁外来人口进出度假村员工宿舍。ExecutiveDepartmentOrientalFragrantSpringVacationHealthGarden东方香泉度假养生苑SOP体系行政部标准操作程序第10页共27页2011-11-19JobDescription岗位责任制岗位名称医生级别__________编辑人__________直接上司行政经理管理对象_________________岗位职责：1、负责药品的管理，合理定制医疗器械、药品的购置计划；2、负责医务室进购药品、器械的验收、登记及领用工作；3、负责药品的每月盘点工作；4、负责酒店医疗保健、预防宣传、普及保健、防病及紧急救护知识；5、组织酒店员工定期体检工作；6、为酒店患一般疾病的员工提供及时的医疗服务；7、为住店客人提供力所能及的医疗服务。ExecutiveDepartmentOrientalFragrantSpringVacationHealthGarden东方香泉度假养生苑SOP体系行政部标准操作程序第11页共27页2011-11-19JobDescription岗位责任制岗位名称员工餐厅管理员级别__________编辑人__________直接上司行政后勤专员管理对象_________________岗位职责：1、协助行政后勤专员拟定并落实员工餐厅管理制度；2、按照食品卫生安全办法保证员工餐厅食品质量和安全；3、负责员工餐厅的成本核算、合理控制就餐成本；4、负责员工餐厅的卫生清洁工作、确保就餐安全；5、负责每日就餐员工数量的统计；6、及时提交员工餐厅采购计划，保证餐厅食品供应准时；7、负责员工餐厅设备设施的维护、保养、采购计划并报行政后勤专员审核；8、负责员工餐厅原料的采购计划，报行政后勤专员审核。ExecutiveDepartmentOrientalFragrantSpringVacationHealthGarden东方香泉度假养生苑SOP体系行政部标准操作程序第12页共27页2011-11-19PoliciesStandardsProcedures政策标准程序题目行政部经理每日规程部门行政部程序：1、阅读每天的营业日报、参加每日晨会并做记录，了解酒店经营和管理的情况；2、阅读上级部门或其他政府管理部门下发之文件，并根据酒店实际工作情况提出意见后转给总经理或驻店总经理批阅；3、审核、修改以酒店名义发出的所有报告、文件，并转报总经理或驻店总经理处签发；4、安排酒店行政总值工作；5、