管理手册(物资管理部).

2016版管理手册物资管理制度（编号：YSJ-ZD-08-01）根据公司修订编制YSJ-2016版“三体四标”整合型一体化管理体系《管理手册》的工作要求，作为公司物资管理主控部门，物资管理部依据《质量管理体系要求》GB/T19001—2015、《工程建设施工企业质量管理规范》GB/T50430-2007、《环境管理体系要求及使用指南》GB/T24001-2015、《职业健康安全管理体系要求》GB/T28011-2011标准，对公司管理手册中的物资管理制度进行了修订、完善。•《工程建设施工企业质量管理规范》第八章工程材料、构配件和设备管理8.1.1一般规定：企业应建立并实施工程材料、构配件和设备管理制度，对工程材料、构配件和设备的采购、验收、现场管理和不合格品的控制做出规定。8.1.2施工企业应对工程材料、构配件和设备的采购、验收、现场管理和不合格品的控制活动实施监督、检查和改进。8.2采购8.2.1施工企业应依据设计文件、法律法规和标准规范的要求编制工程材料、构配件和设备采购计划，经审批后实施。8.2.2在工程材料、构配件和设备采购前，施工企业应对供方进行评价和选择，对供应方的评价内容应包括：1、企业资格和信誉；2、产品质量、安全、环保、节能等技术性能；3、供货能力；4、产品价格；5、售后服务。8.2.3施工企业应依法与供应方订立采购合同。采购合同内容应满足采购计划的要求。•8.3工程材料、构配件和设备的验收•8.3.1施工企业应按规定对进场的工程材料、构配件和设备进行验收，并保存验收记录。验收过程应符工程材料、构配件和设备合同要求。•8.3.2施工企业应确保所采购的工程材料、构配件和设备符合有关职业健康、安全、节能与环保的要求。•8.4发包方提供的工程材料、构配件和设备•8.4.1依据工程合同进行验收。•8.4.2在使用过程中发生的各种变更，施工企业应按合同和有关规定进行控制。•8.5工程材料、构配件和设备的现场管理•8.5.1施工企业应实施工程材料、构配件和设备的储存、保管、发放、使用、搬运、防护过程的控制，保存相关记录。重要工程材料、构配件和设备应进行标识并具有可追溯性。•8.5.2应明确对工程材料、构配件和设备的现场管理要求，施工企业应按规定进行检查，分析和改进相关过程。•8.6不合格工程材料、构配件和设备的控制•8.6.1施工企业应对验收不合格的工程材料、构配件和设备进行记录、标识或隔离，防止误用，并采取措施进行处理，保存相应记录。•8.6.2对发包方提供的工程材料、构配件和设备在验收、安装、使用过程中出现的问题，施工企业应做好记录并及时向相关方报告，重新进行验收或按规定程序处理。•8.6.3未经验收或验收不合格的工程材料、构配件和设备，严禁用于工程施工。本次新版管理制度与旧版相比较，主要有以下几个方面的区别：1、明确了物资管理目标及经济指标；2、识别了管理过程中的主要风险与机遇；3、编制了重要管理节点流程图；4、修改了物资分类标准及细化了物资需用计划流程；5、明确了单位、岗位职责；6、本次修订对我司现行的三个主要材料管理标准《云南四建项目材料供应管理办法》、《云南建工内控管理手册》、《云南建工工程项目经济业务管理工作手册》进行了最大限度的融合，以管理手册统一管理标准，提升了制度全面性、指导性、可操作性。•1.目的及适用范围•为进一步规范公司物资管理工作，明确物资管理职责，加强工程建筑材料、构配件和设备的采购供应、验收保管、消耗使用、处置等环节的控制，保证建筑材料、构配件和设备管理工作的高效有效进行，制定本管理制度。•本制度适用于本公司及公司所属各项目部建筑材料、构配件和设备的管理工作。•3.过程的管理目标•确保外部提供的材料、构配件和设备在采购、验收、保管、领用、处置等过程得到有效控制，满足工程质量、环境、职业健康要求，材料验收合格率达100%；设备完好率100%；对合格供方评价100%；合格供方业绩跟踪、评价达90%。•4.过程的主要风险与机遇•识别下列管理环节的任何一项或几项风险•4.1未明确对合格供方控制类型与程度、对合格供方过程控制有欠缺，特别是绩效的监视与评价的频次，导致项目部的工作出现失误；•4.2合格供方管理部门与实际使用部门信息没有及时传递或出现差异，造成工作失误；•4.3材料预算编制不科学、采购计划不合理，可能导致材料积压或短缺；•4.4验收不按照既定程序和标准执行，可能导致不符合要求的材料进行施工现场，从而给公司带来损失。•4.5采购记录、仓储记录以及相应的会计记录不相符，或者不真实、不正确，可能导致公司采购物资和资金受损。•5.1明确管理职责与权限•5.1.1公司总经济师•公司主管物资管理工作的总经济师负责本制度的有效实施、保持与改进，指导、检查物资管理部的日常工作；负责物资管理相关文件的审批。•5.1.2物资管理部•是本制度的主管部门,负责公司所属各项目部的建筑材料、构配件和设备（简称“物资”）的采购和管理工作；负责制定公司物资管理制度并对制度的实施情况进行指导、检查和监督；负责对公司各项目部自主采购的物资计划、招标询价、合同、资金计划流程的控制与审批；配合公司法律事务部编制公司《合格物资供方名录》。•5.1.3协管部门•法律事务部、费控中心、财务部、纪检检查部、审计部•5.1.4项目部•具体实施本管理制度的直接责任单位；负责在公司《合格供应商名录》中选择供应商并对新增供应商进行评价、再评价并收集相关证据；负责组织本项目部材料采购招投标、询报价采购流程，签定采购合同；负责施工现场建筑材料、构配件和设备的质量验收、现场管理和不合格物资的处置管理以及使用过程中的信息收集、反馈。•（1）直管部材料主管（股长）：负责明确本单位材料人员岗位职责；配合公司及项目部完成项目材料的采购供应，满足施工要求；组织落实公司材料管理制度，严格管控本单位物资管理流程，确保项目材料成本控制达到公司管理要求；提升项目材料管理软件的应用能力。直管部（分公司）更换项目材料主管需打专项报告报公司物资管理部审批备案。•（2）项目部材料组长：负责现场材料管理人员的工作分工，根据材料需用计划、周转材料需用计划及时、保质保量组织施工所需各类材料进场，规范管理现场材料，严格执行项目材料收、发、存、回收制度，确保项目材料成本控制达到公司管理要求。•（3）项目部材料员：配合项目材料组长严格执行项目材料收、发、存、回收管理；每月20日前准确与供应商核对供应往来；及时规范进行信息系统录入以及相应台帐报表的填制，确保项目材料成本的准确性、及时性。•（4）项目部周转材料管理员：配合项目材料组长组织周转材料进出场，合理调配，严格监管，避免积压、浪费；每月20日前准确与供应商核对周转材料租金，及时规范进行信息系统录入以及相应台帐报表的填制，及时核算和掌握项目周转材料使用成本情况。•5.3过程关键控制点及管理要求•5.3.1建筑材料、构配件和设备的采购控制•（1）物资的分类•根据物资对本公司中间工程产品（如分部分项工程）和最终工程产品（如交付的单位工程）的影响、对工程的影响重要程度（如是否影响到工程的正常使用的关键特性或安全性）、是直接影响工程质量还是间接影响工程质量等因素，对物资进行分类。•A类材料：钢材、水泥、商品混凝土、砂石、砖砌块、周转材料（租赁周转材料、层板、木枋等）、油料、沥青、钢绞线、橡胶支座、安全防护用品（安全帽、安全网、安全带）等主要材料；•B类材料：墙地砖、石材、电线电缆、灯具、桥架、太阳能、管材、卫生洁具、防水、涂料、栏杆、土工材料、锚具、波纹管、配电箱、消防系统等大宗材料；•C类材料：油漆、雷管、炸药、氧气、乙炔、硫酸、硝酸等化学、火工材料；•D类材料：外加剂、水泥构件、半成品、金属制品等；•E类材料：库房五金、低值易耗品等其他对工程最终质量影响较小的材料。•（2）采购权限及控制•公司执行采购集权于法人层次，A类材料统一采购的原则。物资供应实行三级采购，集团物流平台为一级采购层次，公司物资管理部为二级采购层次，直管部（分公司）为三级采购层次。•集团物流平台负责集团大项目A类材料中属于集团统供材料的统一供应；公司物资管理部负责公司法人层次A类材料的统一供应；直管部（分公司）负责B、C、D、E类物资的采购。•项目部（分公司）对外采购订货超出规定权限的，必须经公司物资管理部批准，办理授权方可采购批准范围内的物资。•水电安装项目部的物资设备采购，由物资管理部授权水电安装项目部办理，物资管理部负责监督管理。•采购物资应满足如下要求：•1）物资的质量要求应满足承包合同、设计要求、产品质量标准、规范、相关法规及该工程预期达到的创优目标。•2）采购物资应优先选择对人体无害、使用后对环境无污染的环保型物资，不得使用国家明令淘汰的物资。•3）应优先选择安全性能可靠的物资。•（3）物资计划的编制•项目进场前十五天之内，项目部材料组长根据施工设计图纸及项目成本员提出的物资需用量计划编制《施工项目基本情况表》及A类材料和周转材料总需用计划，经项目成本员、项目经理、直管部（分公司）经理审核签字后及时上报公司物资管理部办理主材集中采购或授权采购手续，明确采购权限。•项目建设过程中，根据施工进度，项目部材料组结合现场存货情况在上月25日前编制A类物资月度材料需用计划经项目成本员（或主工长）、项目经理、直管部经理审核签字，报公司物资部后方可执行采购，月度需用计划必须明确每批次材料进场时间。•项目部自行采购的B、C、D、E类材料及经公司物资部授权采购的A类材料，材料员应在材料进场前3天编制材料批次计划经项目技术负责人、执行项目经理、直管部经理审核签字，执行采购。属公司统供材料的批次计划在材料进场前4个工作日通过OA系统报公司物资管理部，由物资管理部主任审批后与项目部签定《内部供需合同》并组织实施供应。由集团统供平台供应的A类材料需提前7个工作日填报OA系统需用计划。•物资需用计划必须写清楚采购产品的名称、型号、规格、单位、数量、质量标准和验收标准。材料需用计划应及时、严谨、避免积压。由于计划延报而造成工期延误的损失由项目部自行负责，月末库存量不得超当月进货量的30%。•（4）物资供方的评价•公司、直管部（分公司）对所负责的采购流程成立采购评价小组，负责对物资供方的考核评价工作。并收集所需物资供方的信息，包括：营业执照（企业经营范围）、企业资质、合格证、样品、相关材质证明文件、相关技术文件等资料，对重要材料或是地方材料，采购前评价小组应对供方进行实地考察；涉及环保节能的建筑材料在评价时应关注其环保性能及节能指标。分包方提供的物资，项目也要保存其相关资料。•评价小组应将评审意见汇总后填写《材料供应商审查表》表并附上相应评价资料，经公司法律事务部、纪检检察科、保卫科、物资管理部共同审核后列入公司《物资合格供方名录》，作为采购物资的依据性文件。•公司、直管部（分公司）必须在《物资合格供方名录》范围内通过招投标、竞争性谈判或是询报价的方式选择供应商；对没有列入公司《物资合格供方名录》的供应商，必须对供方进行资质初审、考察评价，经评价合格列入公司《物资合格供方名录》后方可选择，对供方提供产品或服务的初次评价及业绩跟踪评价应达90%。•（5）物资供方的再评价•以公司法律事务部为主对已完工项目部物资供方或是上一年度使用的物资供方进行质量、履约能力等内容进行再评价，对考核评价结果合格的物资供方，继续列入公司《物资合格供方名录》，对考核评价不合格的物资供方，及时从公司《物资合格供方名录》中删除，在与供方合作过程中出现因供方供应问题造成项目损失或是存在债权债务纠纷的供方，项目部需及时出具情况说明报公司物资管理部、法律事务部审批列入公司《不合格供应商名单》，则全司坚决制止与之再发生采购合作。•（6）采购合同•采购时应以公司发布的材料指导价为依据进行采购，加强市场调研能力，尽量选择生产产家或是具备一般纳税人资格的供应商，减少中间环节，杜绝质次价高的物资。对供货条件相差不多的，可按同等条件多家购买，以便在交货、验收使用过程中进一步比较择优采购。•物资管理部由公司授权代理签订全