NB供应链采购流程标准

46第五章研究結果與分析在本章中，作者將以文本描述(narrative)的方式，逐步來呈現論文的研究結果與研究分析。首先，作者將描述NoteCom公司採用供應鏈系統的背景。包括：(1).NoteCom公司的採購活動過程、(2).SupplyLink系統的功能與特性，以及(2).SupplyLink系統所擁有的運作實務等。其次，在SupplyLink系統被用以支援採購活動的狀態下，作者將再說明：(1).供應商採購活動的實務內涵，以及(2).NoteCom與供應商之間，整個採購實務背後的條件與原因。最後，從雙重的研究分析中，作者將呈現：(1).SupplyLink系統與供應商採購實務的不契合，以及(2).SupplyLink系統與整個採購實務背後之條件與原因的不契合。進而由這兩方面的不契合，能夠理解SupplyLink系統為何會發生採用困難的原因。第一節NoteCom採用供應鏈系統的背景一、NoteCom採購活動的過程NoteCom是一家筆記型電腦的專業設計與代工製造大廠，也就是一般所謂的ODM/OEM廠商。由於ODM/OEM廠商的企業活動，涉及包括產品設計(OEM無此活動)、系統整合、製造設計、採購、生產製造與運送等，可以說從產品設計開始，代工廠與供應商之間即有合作關係的建立。故對於零組件材料的採購而言，採購關係的發生，並不是從有材料需求那一刻才開始。為此，以採購活動為核心，從採購活動的整個過程來看，NoteCom的採購活動可區分為兩個階段：量產前的採購與量產後的採購，如下圖5-1所示。(一)量產前的採購量產前的採購，又稱採購規劃，是指包括：「供應商選擇」、「材料規格確立」、「價格與配額協商」等三項活動。由於NoteCom本身是一家OEM/ODM的筆記型電腦代工廠，所以當他們正式從客戶手中接單，從事筆記型電腦產品的量產製造之前，有一段產品發展的過程。這個產品發展的過程，包括：新穎性產品規劃，及商品化產品研發兩個階段。首先，新穎性的產品規劃階段是指，NoteCom研發部門的產品企劃人員，會根據市場趨勢的發展，試圖規劃出2~3年內，各類具市場潛力的產品規格，給國際品牌客戶做ODM的選擇。例如：更輕巧造型的機型、使用奈米材質組成的機殼、手寫的螢幕面版介面等的產品規格。一位負責產品開發的人員解釋：當XX客戶對我們下單的時候，很多時候他們甚至不知道自己要賣什麼產品……。XX客47戶幾個產品企劃的人經常都是兩手空空的跑來，先聽完我們產品規格的簡報後，他們自己再回去做市場評估。不過通常來說，因為我們研發部本來就有一組人是專門做市場評估的，每一季都會去分析整個市場的走勢，然後提供建議給產品開發，所以沒市場潛力的產品，我們也不會做，只要XX客戶來找我們，我們給的規格他們大概都會同意。量產前採購量產後採購材料與供應商選擇價格與配額協商研發人員在產品發展中，以產品設計需求選擇供應商，並進行材料零件的承認採購資材人員與被選擇的各供應商，進行材料價格的協商與採購配額(allocation)的分配研發人員依據產品製造所需的各式材料建立零件需求表(BillofMaterial,BOM)採購訂單確認與更新採購人員根據客戶下給生產廠的訂單需求，要求各供應商提供材料採購人員對生產廠的材料需求進行追蹤，隨時更新材料需求的相關訊息採購人員應付供應商材料供應上的突發事件，並隨時掌握供應商材料供應的狀況，確保產線運作的順暢追料圖5-1：NoteCom的採購活動過程其次，商品化的產品研發階段則是，NoteCom研發部門會將上述產品規劃中較為成熟、經客戶認可，或客戶同意的產品規格，轉化為可實際大量製造的商品。一位負責產品開發的人員，提出他的說明：產品開發被客戶同意的規格，其實不過是描述產品功能和特性之類的東西，很像你在產品說明書看到的那些東西一樣，和實際的商品之間還有一大段距離……。一些技術的問題，比如說：系統架構、功能設計、線路設計等，都需要等你拿到實際的材料，做一些試驗之後，由效能的結果來判定，怎麼樣才是可行的。所以在這個階段中，研發部門會向供應商們取得非常多種類的材料或零組件，由研發工程師做交叉的產品原型製造與測試，並根據不同原型製造與測試的結果，選擇出適當的材料，組裝成產品樣本，以投入後續生產線的製造。當研發部門進行產品原型製造，欲將零組件材料組成某型號的筆記型電腦時，對於材料的選擇，通常有兩種情況出現：第一種情況是，研發部門在製造原型時，若認為該項產品所需的材料，皆可由現有的合作供應商所提供，那麼研發部門就會直接找現有的供應商來進行「零件承認作業」，發出通知請各家供應商48提供他們的零件樣本，和研發工程師配合，組裝成產品原型並做研發測試。第二種情況是，對一些創新性高，新型號或高檔規格的產品，研發部門在製造原型前，若發現所需材料，無法由現有的供應商所提供時，研發部門就會進行「開發供應商」的活動。一位產品設計人員，有這樣的解釋：筆記型電腦中，很多材料與技術以前根本沒有，單一的技術，像是手寫輸入或觸碰式螢幕，或是整台機器都走輕薄短小的路線。產品發展的時候，如果某些材料或技術的使用可能是一個市場趨勢，或是客戶有這樣的需求，那我們必須設計出那樣的產品。產品開發的時候，我們會去問看看，有沒有什麼廠商可以配合我們的設計。如果有，就把他們找過來談談看，了解他們的技術是不是我們需要的。在「開發供應商」上，當NoteCom的研發部門選擇使用某一供應商的材料時，NoteCom的研發部門會與品管部門、採購部門組成小組，實地到供應商的生產廠調查，收集供應商生產過程的品質數據與資料，以判定該供應商的品質條件是否合格。一位採購人員，說明供應商調查的目的：如果研發那邊覺得想要用這家供應商的材料，而他又不是我們vendorspool的廠商，那我們就必須去對這家供應商做調查。調查的目的，是要對供應商做控制，因為在供應商進來後，必須和供應商簽合約，才能有正式合作。所以「開發供應商」過程中，一定要把供應商的狀況弄清楚，包括：產能的問題、生產廠環境的問題、工廠作業方式、材料品質的問題、材料配送的問題、服務的問題等，我們要越詳細越好，才能評估出這個供應商的等級，以及責任歸屬，不然到時候一合作下去，有些事情弄不清楚，出問題就沒有辦法解決。而一旦供應商通過上述的評估與審核後，供應商對NoteCom公司而言，即成為可合作的供應商夥伴(進入到vendorspool中)，NoteCom的研發部門就可以使用他們材料來組裝成產品原型。對於量產前的採購而言，因為筆記型電腦需要有上述的產品發展與研發過程，所以通常「供應商的選擇」，和「材料規格的確立」，會先由NoteCom研發部門的工程師，根據產品開發與設計上所需的技術，以及產品規格上的需求，來選擇供應材料的廠商，以及相關的材料項目。然而，供應商選擇及材料規格確立，雖然是先由研發工程師來主導，可是也由於研發工程師屬於產品技術的專家，只重視產品設計的技術問題，普遍忽略材料價格或成本控制的議題。為此，NoteCom基於有效控制材料成本，在研發工程師建立零件需求表(BillofMaterial,BOM)的過程中(表中載明所需的材料項目與可供應材料的供應商)，NoteCom的採購部門人員就會開始涉入和供應商之間，進行材料價格的協商(議價)，以及採購數額(allocation)的分配。一位負責此工作的採購資材人員表示：在材料價格協商與採購配額分配上，我們(採購)部門裡的資材人員，會和供應商之間進行詢報價(RequestforQuotation，RFQ)的活動。過程中，我們會依據供應商給我們的材料價格、材料的品質、配送方式與合作關係(即供應商先前合作的表現)，針對每一種材料選出49差不多7~8家的供應商，來與他們談有關材料供應的事情，然後再從中選出條件最好的2~3家。接下來，對每一種材料，即使決定要合作的供應商是這2~3家，但因為供應商可以承諾給我們的產能和配合度都是不一樣的，所以我們對這些確定要合作的供應商，還會再去分first、second和third，來決定各供應商供應材料的數額比例，例如：50%、30%、20%。最後，當研發部門的工程師與採購部門的資材人員，建立產品的零件需求表，並確定所有材料供應商的採購數額後，為要找出適當的生產製造模式，研發部門會再和生產部門合作，做2~3次的小眾試產，直至小眾試產的產品也獲得客戶同意後，研發部門就會將此產品正式的零件需求表和生產製造模式，分別移交給採購部門，及負責產品製造的生產廠，依據客戶實際的產品需求量，進行量產的材料採購與生產製造工作。(二)量產後的採購量產後的採購，又稱採購執行，是指「採購訂單確認(下訂單)」，以及「採購追料」的活動。一般來說，雖然在量產之前，NoteCom的採購人員已經與供應商之間，就當下量產的產品型號，協議好欲採購的材料配額。但是由於NoteCom採取接單後生產(buildtoorder,BTO)的製造模式，所以對於每一種產品究竟應該生產多少，NoteCom需要看每一段時間內，當下客戶所給的訂單需求和市場狀況來決定。一旦市場發生變化，如消費者的需求增加或降低，客戶下給NoteCom的訂單自然就會發生改變，連帶NoteCom產品製造的數量與速度會隨之調整，進而影響到NoteCom對於各項材料的需求。所以，量產後，採購人員下給供應商的每一筆訂單(purchaseorder,PO)，在材料需求數量與日期項目上，都會依據情況，再做隨時的調整與確認。一位採購人員表示：我們下給供應商的訂單，一下子加單，一下子砍單，那是常態，像是材料的需求期限、交貨日、項目、數量等，我們會一直修改…。因為基本上，我們給供應商的訂單，是依據生產廠給我們的材料需求，而生產廠給的需求，它又是根據客戶給的訂單計算出來的，所以客戶的訂單怎麼變，我們就要跟著變。除了下訂單的活動外，NoteCom量產後採購的另一個活動重點是追料。對於NoteCom的採購人員而言，進行追料活動有兩種情況：第一種情況是，供應商在材料供貨的過程中，本有很多臨時突發的情況會發生，而這些突發的狀況，如果採購人員沒有進行追料的處理，那麼將會造成NoteCom生產線的中斷。一位採購人員表示：量產的時候，供應商供貨其實會發生很多臨時的狀況。例如：供應商產能吃緊來不及出貨、供應商送來的物料有問題(送錯料)，或是供應商送來的材料瑕疵品太多，過不了材料50檢驗那關等。所以這個時候對我們buyer(採購人員)來說，就要負責去追料。我們可能會立刻通知供應商重送材料、叫供應商補上缺的材料數量，或找secondsource(後備的供應商)出貨。第二種情況是，筆記型電腦生產組裝使用的材料種類很多，而材料之間因為材料本身生產的時間不同，所以很有可能會出現材料補給時間點上的不一致，或某一材料有補給線上的不連續或缺口。在這種情況下，由於產品的生產組裝，所有相關材料皆缺一不可，故材料採購上，NoteCom的採購人員為要確保產線運作時，所有的材料都是準時到位的，他們必須對供應商做追料的動作，來避免可能因為某些材料供應的不濟，而造成生產線中斷。一位採購人員表示：有些材料像chipset，它們的leadtime(生產前置時間)比較長，所以必須在一個半月前就先下單給供應商，怕供應商來不及做。但有些材料的leadtime很短，所以在2週前下單給的供應商就ok。可是就因為這樣，所以像是chipset，下給供應商的訂單一定不會很準。常發生的情況是，到了材料訂單快要到期的時候，才發現那些leadtime比較長的材料，原先下單給的數量和實際要的數量差一大截，所以對於我們來說，我們就要趕快對應商進行追料，希望供應商能夠盡量補足我們原先下單和實際需求數量之間的差額。另外，對於「採購訂單確認」和「採購追料」的活動而言，除了有上述的基本問題，需要由採購人員處理及解決外，NoteCom的量產採購還有一項非常重要的特色，那就是NoteCom採取近乎零庫存的作法，向供應商進行採購。和其他代工廠不同，NoteCom在進行量產階段的採購上，本身沒有大量材料緩衝(buffer)的動作，所以NoteCom的採購人員，向供應商要求送貨的材料