私募份额登记管理制度

XX资产管理有限公司份额登记管理制度XX资产管理有限公司份额登记管理制度第一章总则第一条为规范XX资产管理有限公司（以下简称“公司”或“本公司”）旗下管理基金的份额登记、防范份额登记过程中的操作风险，提高份额登记工作的准确性和工作效率。根据《中华人民共和国证券投资基金法》、《私募投资基金监督管理暂行办法》、《私募投资基金管理人内部控制指引》等法律法规、规范性法律文件及相关监管要求制定本制度。第二条本办法适用于本公司公及公司所有子公司旗下管理的所有基金。第三条根据业务需要，公司可以委托基金服务机构代为办理公司产品的份额登记事项，但相关责任不因委托而免除。委托其他基金份额登记机构办理份额登记业务时，应对基金份额登记机构的行为进行必要的监督；第四条（公司XX部门）应在基金合同中订明份额登记事宜,包括不限于办理基金份额的申购、赎回业务的时间等。第五条公司份额登记部门或外包委托机构应当妥善保存登记数据，并将基金份额持有人名称、身份信息及基金份额明细等数据备份至国务院证券监督管理机构认定的机构。其保存期限自基金账户销户之日起不得少于二十年。第六条公司份额登记部门或外包委托机构应当保证登记数据的真实、准确、完整，不得隐匿、伪造、篡改或者毁损。第七条公司份额登记部门或外包委托机构应通过基金中央数据交换平台交换基金份额（权益）、合同等基金销售信息及相关变更信息。办理私募投资基金份额登记业务的机构应将基金份额（权益）数据集中登记至中国结算。第二章岗位设置与职责第八条份额登记岗位是运营管理部的下设岗位，具体负责投资组合份额登记的运行管理工作。份额登记岗位根据业务需要，分别设立份额登记业务主管岗和份额登记业务经办岗。第九条份额登记业务主管的岗位职责如下：（一）处理、协调与管理份额登记运行业务，对份额登记各项业务工作进行指导和监督；（二）对份额登记业务经办岗位实施业务操作授权；（三）负责对份额登记系统参数设置和日常业务处理进行复核，确保交易重要数据的准确性；复核份额登记业务有关报表；（四）通过日志查询等方式全程参与整个份额登记业务工作流程，并对份额登记业务经办人员日常操作行为进行监督，防范份额登记业务差错风险；（五）对份额登记系统运算结果进行抽样复核运算，如有差错及时上报分管领导，根据实际情况修改系统参数和运算结果，并将此事记录在案，以备查询；（六）依据审计等业务要求，提供投资人名册、投资组合交易等相关信息资料；（七）负责制定份额登记管理制度，规范登记结算行为，防范风险；（八）决定异常业务处理方式和程序，授予业务操作人员权限；（九）负责份额登记结算业务用章的保管使用工作；（十）每日编写业务工作日志；（十一）完成公司领导交办的其他各项工作。第十条份额登记业务经办岗位职责如下：（一）认真贯彻执行份额登记有关管理法律法规及公司内部规定；（二）负责份额登记系统的日常维护和参数设置；（三）负责份额登记业务日常操作，包括数据的传输和接收、投资组合净值日常维护、账户类和交易类业务的处理等；（四）根据主管指令处理异常业务，执行危机应急方案；（五）每日编写份额登记业务工作日志，定期将业务报表、业务管理文档、工作日志等相关资料，分类整理、装订成册并妥善保管。第十一条份额登记工作岗位的设置可依照业务变化情况以及管理需要适时调整。第十二条份额登记工作岗位应当有计划轮换，以便于份额登记工作人员能全面熟悉各项工作，同时了解份额登记工作的内部控制和风险防范的重点。第三章工作程序与规范第十三条每年根据公司经营管理的要求，份额登记业务主管需提出相应工作计划，包括管理计划、培训计划、制度建设计划等等，并将这些计划报分管领导批准后实施。第十四条份额登记业务人员在工作中必须遵守职业道德，树立良好的职业品质，忠于本职工作，严格执行操作规定和操作流程。第十五条在份额登记运作过程中严格遵守操作授权管理制度：第十六条份额登记运作中的各类原始数据以及交易数据的清算结果，必须经过严密的复核程序，只有经过复核后的数据信息才能对外传递。第十七条对交易资料进行审核、查阅和记录管理：第十八条建立份额登记工作日志记录管理与报告制度：第十九条对份额登记各岗位的系统操作进行密码管理，操作员定期更换操作密码。第二十条份额登记业务主管对份额登记工作的有效性、合规性进行内部监督；监察稽核部定期、不定期对份额登记业务运作情况进行内部审计。第二十一条份额登记业务主管通过日志查询等方式，全方位监控份额登记系统的整个运作情况，定期与相关系统核对数据，检查特殊处理是否严格按指令执行，检查汇总报表的勾稽关系是否准确；同时不断总结份额登记业务运行过程中的经验教训（包括公司内和公司外），提出完善份额登记业务运行管理的建议。第二十二条公司监察稽核部依据相关制度对份额登记业务运行情况进行内部审计、检查和评价各项工作制度、工作流程和岗位设置的有效性和合理性。通过内部审计，发挥再监督作用，完善内部控制制度，及时发现问题，堵塞漏洞，有效防止各类风险。第二十三条份额登记系统与销售机构、管理人其他系统之间建立数据对账机制，通过技术和管理两方面来确保数据的正确与安全。如果发现数据错误，恢复清算前备份重新处理。第二十四条公司份额登记业务依照法律法规接受证券监管机关、投资组合份额持有人大会、外部审计机构等相关单位的监督。第二十五条对于份额登记人依照《基金合同》等相关协议收取的相应收入，应接受审计机构的审计监督。第二十六条份额登记工作人员的考核遵照公司相关规定办理，考核成绩将作为份额登记工作人员聘用、晋级、表彰的主要依据。第二十七条公司份额登记业务人员调动和辞职时，须将本人所经管的份额登记工作全部移交，并由份额登记业务主管提交注销其权限和密码的申请，没有办理交接手续前，不得擅自离职。份额登记业务人员离职交接手续须在有关人员监督之下进行。第二十八条份额登记业务人员离职后须对离职移交的资料、文件、磁盘等有关资料的合法性、真实性承担法律责任。第四章行政管理第二十九条份额登记业务印章的使用和管理遵循公司印章使用管理的基本规定。本印章由运营管理部指定专人保管。第三十条本印章使用范围仅限于上海东方证券资产管理有限公司份额登记业务，具体用印事项包括：第三十一条本印章管理人员在用印时，应严格遵守本制度认真核对用印内容和审批记录是否相符。防止只看签字、不看用印内容盲目盖印；严禁在空白凭证、便条或介绍信上加盖印章。第三十二条印章管理人员不得擅自委托他人代为保管和加盖印章。如因故离岗，应指定代保管人，并办理移交登记手续。第三十三条份额登记信息资料是指持有人名册、投资组合交易资料、业务报表等相关资料，它是投资组合交易和份额登记运作的重要历史资料和证据。份额登记工作人员必须遵守相关规定，建立健全份额登记相关资料的立卷、归档和保管措施。第三十四条份额登记岗位人员应及时维护更新投资人的信息，严格遵循投资人信息保密的原则，防范投资人资料被不当运用。第三十五条份额登记工作信息资料以纸质书面数据和磁性介质或光盘等形式存储，保存期限20年以上。第五章委托外包模式主要职责第三十六条公司采取份额登记委托外包模式的，份额登记部门应督促外包委托机构应履行如下职责，并在外包协议条款中予以明确：（一）负责投资人基金账户的开户登记和日常管理；（二）负责代销和直销渠道交易申请数据的收发和备份；（三）负责基金交易数据确认，包括确认份额、确认金额和费用的计算；（四）负责基金份额的登记与管理；（五）负责基金分红、利息划付等权益分配处理；（六）负责非日常交易申请（强增强减、强制赎回等）数据的确认计算；（七）提供基金业务数据和报表，进行手续费计算统计；（八）编制相关会计报表和其他业务报表及业务分析报告；（九）负责份额登记基本信息的日常维护和重要参数的设置；（十）负责新基金发行时TA参数表的制作。（十一）其他相关工作第三十七条公司采取份额登记委托外包模式的，公司份额登记部门应履行如下职责：（一）负责复核外包委托机构提供的交易确认数据和基金行情的准确性；（二）负责维护与代销及直销渠道的联系和信息沟通；（三）负责复核外包委托机构新发契约型基金参数设置，保证新发契约型基金上线销售顺利；（四）负责通知将基金状态变化（申购、赎回等）及时通知外包TA进行参数设置；（五）负责通知外包委托机构进行契约型基金有特殊业务（非交易过户、强制赎回等）；（六）根据契约型基金的合同约定完成基金净值披露工作。（七）督促外包委托机构应在每个季度结束之日起十五个工作日内向基金业协会报送外包业务情况表，每个年度结束之日起三个月内向基金业协会报送外包运营情况报告。（八）通过对TA参数表的确认，明确契约型基金上线发行时的代码、名称、费率、账户、清算规则、交收周期以及发行档期。（八）确保发行数据的准确无误，如发现异常情况应及时预警并更正。（九）通过运营信息通知单的方式通知外包委托机构设置基金销售档期。（十）存续期内契约型基金发生非交易过户，强制赎回等非日常业务时，需要向外包委托机构发出运营事项通知单并同时提供相关的法律协议、充分的交易支持材料；（十一）负责复核交易确认结果的准确性。（十二）存续期内契约型基金如需要进行分红、清盘等业务时，需要向外包委托机构提供根据基金合同相关条款制作的基金分红、清盘方案等说明材料；（十三）确认外包委托机构是否根据要求完成系统参数设置；第六章附则第三十八条本制度由公司XX部门负责制定、修订与解释，本制度未尽事宜，按相应法律法规执行。第三十九条本制度经XX审批通过，自发布之日起实施。