秘书档案管理知识点

11公文的特点:（简答）特定作者---公文由法定或多元化作者制成发布;特定效用---公文具有法定权威和现实执行效用;特定体式---公文具有特定文体和规范格式;特定程序---公文制发与生效须履行法定程序与手续2公文的种类（选择）按形成和作用领域分类：通用公文和专用公文通用文书包括法定通用公文和内部通用公文专用公文包括外交文书（国书，照会），外事文件（外事函件、外事专用批文），纪检监察文书、财务文书（发票、账簿、报表），保险文书，税务文书，计划文书，司法文书，行政处罚文书（处罚决定书），人事工作文书（人员登记表）等按涉密程度分类：绝密，机密，秘密，限制和公开五个等级，并采取相应保密措施按行文方向分类：上行文，平行文和下行文按公文稿本分类：草稿，定稿，正本，副本，不同文字的稿本2.1法定公文文种及其使用范围(填空选择)决定：适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项公告：适用于向国内外宣布重要事项或者决定事项通告：适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项请示：适用于向上级机关请求指示、批准批复：用于答复下级机关的请示事项函：适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项纪要：适用于记载会议主要情况和议定事项3文书的地位：文书处理时形成公文并使其产生实际效用的手段，其作用不可替代。一）文书处理是机关单位行政信息管理工作的重要组成部分，是一项基础性管理工作。二）文书处理是档案工作和国家档案事业的基础。三）国际社会对于文件管理（文书处理）工作十分重视4文书工作的基本原则：依法行文原则，实事求是原则，准确规范原则，精简高效原则，安全保密原则，集中统一原则5组织形式文书工作组织形式指在机关单位内对于文书处理的机构与各个工作环节予以分工组织安排的形式。确定组织形式的依据：1、工作性质、任务和职责范围2、工作规模，即内部机构设置的层次与数量3、年收发文件的数量4、各机构的驻地分散或集中，各机构（部门）与综合职能机构（中心机构）的距离远近。5、工作人员的数量以及文书人员的配备情况等5.1文书工作的主要任务（填空，名解）详见P45收文办理、发文拟制和办理、公文管理、办毕公文处置6行文关系是指机关之间文件往来所构成的关系。它是根据机关的组织系统、机关职权范围和机关之间不同的工作关系确定的，机关之间文件的授受关系。行文关系的确定详见P607选对行文方式（一）确定行文方向：上行文、下行文、平行文（二）根据行文方向选择行文方式1、正式行文与非正式行文2、对内行文与对外行文3、直接行文与间接行文4、单独行文与联合行文5、职权行文与授权行文6、按机关隶属关系和公文发送、产生效力范围分为逐级行文（一般）、多级行文、越级行文（特殊）和直达行2文什么情况下用各种行文，详见P63)8什么情况越级行文P659发文流程图10审核亦称发文核稿，指公文草稿呈送负责人签发前对文稿进行全面审查与修正的环节。内容：做法：行文关直接修改内容关退回修改形式关会稿修改11签发签发即由机关单位负责人或被授予专门权限的部门负责人对审核后的文稿进行终审，签署核准意见、姓名和完整日期的环节。签发类型：做法和要求：正签分层签发，明确权限代签先核后签，规范操作会签核签草签会商详见P7312收文办理13拟办即由综合办公部门、业务部门负责人、秘书及有关承办人员对部分收文的办理提出请示性、建议性处理意见，供负责人决策审批时参考选择的环节。14承办即通过对公文的阅读传达、贯彻执行与办理（回复），具体办理和解决其内容所整对的事务和问题的环节。发出、公布对外催办、督查起草会商审核签发复注核发印制用印签署核发办毕公文处置签收收文登记初审退文分办加工拟办批办承办注办答复办毕公文的处置传阅催办（督查）315注办即由承办人在办理完毕的公文上或收文处理单的“办理结果”栏目中简要注明办理经过和结果以备忘待查的环节。实质是承办环节的善终。16传阅即由办公室及专（兼）职文书人员将公文在多部门或多位负责人之间传递，使之得到迅速有效的阅知办理的环节。传阅分办件传阅和阅件传阅。有效采用多种传阅方式：循序传阅、同时传阅、转送传阅17核发即公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发，包括按照有关规定和要求，拣配和分装待发公文，进行登记和装封，以证实对外发出的一系列环节。工作内容：拣配和分装、登记、装封、发出（传递）做法与要求：普通邮寄、邮政机要通信、机要交通、城市机要文件交换站、专人传递、电信传递。18国家秘密，是指公文内容关系国家的安全利益，依照法定程序确定，在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项。秘密级不超过10年，机密级不超过20年，绝密级不超过30年。18.1保密程度分类五个级别：公开级，限制级，秘密级，机密级，绝密级P11619确定文件的分类方法：（通常以“件”为单位）（一）年度分类法（二）机构问题分类法，包括机构分类法和问题分类法（三）保管期限分类法即目前机关文书档案的保管期限已经改定为永久、定期两种。其中定期一般分为30年、10年。（四）复式分类法1、年度—机构（问题）—保管期限（适用于现行文件的整理归档，特别是推行部门整理归档的机关单位）。2、保管期限—年度—机构（问题）分类法（适用于内部机构虽有变化，但不复杂的现行机关文件的整理归档）。20填空，选择现行文件是档案的前身，档案是一部分现行文件的归宿。文件管理是档案管理的基础，档案管理是文件管理的延伸。21文件的生命周期理论：美国档案学者詹姆斯·B·罗兹认为：“文件生命周期是指从文件的产生，经过作为履行组织职能的工具进行活动和工作的阶段，一直到其现实效用的消失，或者当其全部使用目的已经达到时，对其进行销毁，或者因其具有永久保存的价值，而把它们作为档案，赋予新的使命的整个周期。”@中国档案学者陈兆祦教授认为：“文件从其产生到成为档案以至消亡是有一个过程的，这个过程就是文件的运动周期，也可以称它为‘生命’周期。”研究文件从最初形成到最终销毁或永久保存的整个运动过程的理论被成为文件生命周期理论。文件的生命周期理论内容概括..1.文件从形成、使用到销毁或作为档案永久保存，是一个有机联系的由规律可循的完整运动过程。2.文件的全部运动过程可以划分为若干阶段，划分的主要依据或标准，通常有文件的价值形态、作用对象、目的与范围、存在形式等诸方面。3.对于具有不同特点的各阶段文件，管理和利用工作的方式，方法必须有的放矢，有所区别。22流派：研究文件生命周期理论的学者分为三大流派：1、美英流派，代表人物主要有美国档案学者T·R·谢伦伯格、詹姆斯·B·罗兹和英国档案学者迈克尔·库克等，该派学者把文件分为现行文件、半现行文件、档案文件三种类型。2、拉丁语族流派，代表人物阿根廷档案学者曼努埃尔·巴斯克斯教授。他提出文件生命周期“三阶段论”：第一阶段，办理形成阶段，分为计划期与办文期。第二阶段，行政利用阶段，分为现行期与安全保存期。第三阶段，历史阶段3、传统中国流派，代表人物陈兆祦，他所提出的文件运动四阶段论，是生命周期理论传统中国流派最具代表性的观点。第一阶段是文件的制作（产生）阶段。第二阶段是文件的现实4使用阶段。第三阶段是文件的暂时保存阶段。第四阶段是文件的永久保存阶段。23文件连续体理论：1996年出版的澳大利亚国家档案标准中的定义是：“从文件形成（包括形成前，文件管理系统地设计）到文件作为档案保存和利用的管理全过程中连贯一致的管理方式。”这一定义事实上体现了对文件形成、保存与长久利用全过程实施一体化管理的理念。主要特点：非线性、互动性、连续性和时代性24档案：中国人民共和国档案行业标准《档案工作基本术语》对档案定义的表述是：“国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。”。25档案价值是档案客体对人类主体需求的满足程度，可以划分为不同价值形态。1、凭证价值和情报价值（根据档案价值的实现领域和效果不同划分）2、现实价值和潜在价值（根据档案价值的存在状态或表现形态划分）3、原始价值和从属价值（根据档案价值实现主体的不同划分）26档案管理的基本内容包括：收集、整理、鉴定、保管、检索、编研、利用服务与统计。27档案工作的基本原则：一）全国档案工作实行统一领导、分级管理的原则。这是我国档案工作的组织原则和管理体制，是我国档案工作基本原则的核心二）维护档案完整与安全三）便于社会各方面的利用这是档案工作的根本目的，也是检验档案工作效果的重要标准。。28档案馆按照档案保管范围的差异进行区分，我国档案馆主要包括历史档案馆、各级综合档案馆和专业档案馆29档案室档案室是机关、团体、企业、事业单位中负责管理本单位档案的机构，是国家档案事业系统地基层组织。30文件中心文件中心产生于二战时期的美国，是一种过渡性的文件保管机构，它介于文件形成单位和档案馆之间，负责保管文件形成单位不经常使用但还不能最后处理的文件。31全宗是一个独立的机关、组织或人物在社会活动中形成的档案有机整体。来源来源首先是指档案形成者，包括机关、组织和个人来源原则指的是档案馆按照档案的来源进行整理和分类，要求保持同一来源的档案不可分散、不同来源的档案不得混淆的整理原则。档案管理的来源原则：1、尊重来源2、尊重全宗的完整性3、尊重全宗内的原始整理体系32档案实体管理包括收集、整理、鉴定和保管四环节。(若是简答，加上具体内容，详见P151)33、复式分类法（1）年度－－组织机构分类法适用于立档单位内部组织变化不复杂的单位。（2）组织机构－－年度分类法适用于撤销机关档案。（3）年度－－问题分类法多用于组织变化复杂，或由于机构之间分工不明确、文书工作不正规等原因难以区分文件所属机构，以及没有内部机构或内部机构非常简单而无必要按组织机构分类等情况。总之，在不可能和不适于按组织机构分类时，往往采用它。（4）问题－－年度分类法多适用于撤销机关档案和历史档案34全宗卷是档案馆（室）在管理档案全宗过程中形成的、能够说明该全宗历史情况的各种文件材料所组成的专门案卷。全宗卷是档案馆（室）管理全宗的一种工具，可以为该全宗档案的整理、鉴定、统计和利用服务提供帮助，为进一步收集该全宗档案提供重要的依据，是档案工作人员掌握全宗情况不可缺少的材料。35档案鉴定：包括档案真伪鉴别和档案价值的鉴定。在档案实体管理工作中，档案鉴定主要指的是档案保存价值的鉴定，即指档案实体管理机构按照一定的原则、标准与方法，判定档案的价值，进而确定档案保管期限的工作。（需祥看档案鉴定）536档案保管期限表的结构顺序号（在各条款前固定条款排列位置的号码，它可以作为鉴定工作人员档案保管期限表引用条款的代号）；条款（条款是同一组类型相同的文件的标题反应文件的来源内容名称和形式特征）；保管期限；附注（是对保管期限表中某些条款及保管期限所做的必要注释说明）；说明保管期限文书科技档案1）永久保管2）定期保管：30年和10年《会计档案1永久保管2）定期保管3年，5年，10年，15年，25年档案保管期限表：是用表册的形式列举档案的来源、内容和形式，并指明其保管期限的一种指导性文件37档案价值鉴定的方法1、直接鉴定法这种方法要求鉴定人员直接地、具体地审查每一份文件，从其作者、内容、文种、时间、可靠程度、完整程度等各方面进行考察，然后根据鉴定原则和标准判定其保管期限。2、间接鉴定法把鉴定标准侧重于文件形成者和文件所从属的职能、任务或活动，由此出发去推断文件的潜在价值。38字迹材料的耐久性（1）字迹材料色素成分的耐久性碳黑：最耐久的色素成分。颜料：属于比较耐久的色素成分。染料：属最不耐久的色素成分。（2）字迹色素与纸张结合的牢固程度结膜方式、吸收方式、粘附方式3）影响档案字迹材料耐久性的其他因素光、空气中的氧化剂39《中国档案主题词表》是一部由反映档案内容的规范词目组成的词典，是进行档案主题的标引和主题检查的词语控制工具，是供档案馆及文处处理部门标引和检索档案、文件资料专用的主题检索语言。40档案著录就是在编制档案目录时，对档案内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。41著录条目格式是指