第六章管理信息系统分析

第六章管理信息系统分析Thesystemanalysisisintheessentiallinkofmanagementinformationsystemperformancehistory,alsoisadecisivestep.Thischaptermainlyintroducesthecontent,methodsandtoolsinsystemanalysis,includingorganizationchart,operationflowcharandthemajorprinciple,methodandsteptodrawdataflowdiagram,datadictionary;italsoincludesthebasicknowledgeofstructurelanguage,decisiontreeanddecisiontable;partitionsystembyU/Cmatrix,finallywritesthesystemanalysisreport,laysthefoundationforthesystemdesign.Thechapteremphasizesonhowtodraworganizationchart,operationflowchart,dataflowdiagramanddatadictionary.第一节需求调查一、需求调查的内容需求调查是管理信息系统开发的一个重要步骤，其内容主要包括用户需求、现行系统的组织结构、现行系统运行状况等几个方面。㈠用户需求的调查用户需求是指用户对新系统应具有的全部功能和特性的要求。主要包括：⑴功能要求。确定新系统要做什么，这是最主要的需求。⑵性能要求。给出所开发新系统的技术性能指标，包括存储容量限制、运行时间限制、安全保密等。⑶环境需求。系统运行以及所处环境的要求。用户需求既包括了用户明确表达出来的需求，也包括了用户没有明确提出的需求。用户虽然对自己的业务工作非常熟悉，但要清楚地表达需求非常困难。系统分析员虽然是系统开发方面的专家，却由于缺乏专门领域的业务知识，使得系统分析员和用户之间由于缺乏共同语言而无法进行良好的沟通。这就要求系统分析员在调查时要认真、仔细地确认用户的要求，这样才能保证开发的管理信息系统的与用户提出的要求相吻合。㈡现行系统组织结构的调查要了解现行系统的整个活动状况，首先应从组织结构调查入手，了解现行系统概况。现行系统组织结构调查的主要目的是了解现行系统组织机构的划分及其相互关系。调查结果可用组织结构图的形式表示，具体内容在第二节组织结构和功能分析中讲述。对组织结构的调查要掌握现行系统中信息处理的具体情况和系统内部的功能结构，以便设计出一个结构合理的新系统逻辑模型，为新系统的设计工作打好基础，保证整个系统开发的质量。㈢现行系统运行状况的调查新系统的开发是在现行系统的基础上进行的，因此必须对现行系统运行情况进行详细的调查。系统运行现状调查主要包括以下几点：①收集并整理各部门使用的票据、表格；②调查这些部门信息的产生过程和处理过程（处理方式，涉及人员）及归档；③调查各部门的要求意见；④将调查结果绘制成业务流程图；⑤整理收集的信息，为数据文件产生提供条件；⑥对业务流程进行某些改动，使业务流向更趋于合理。通过系统运行现状的调查分析，可以发现系统中存在的主要问题和薄弱环节，并提出解决问题的初步设想，使新系统设计功能更强，效率更高。二、需求调查的方法㈠调查表格法对于那些结构性强、指标含义明确并且有具体内容的调查，适合使用表格来调查。一般可使用以下六种表格来进行调查：①了解机构的目标、实现目标的关键成功因素以及存在问题的目标调查表；②了解机构的设置和职责、人员配备等基本情况的组织机构调查表；③了解业务部门的业务内容、业务处理相关流程的业务调查表；④收集和了解与本部门有关的上级、同级、本部门、下属单位各类文件的数量和信息量的文件类信息调查表；⑤了解报表的种类、用于何种任务、特性、保留期限以及信息量的报表数据调查表；⑥了解计算机应用情况和水平的计算机应用项目调查表。调查表格法中重要的是问题的设计，设计合理的表格不仅可以收集到所需要的资料，而且便于统计分析。㈡谈话调查法谈话调查法是一种通过调查人员与被调查人员面对面的有目的的谈话获取资料的方法。谈话应从上而下，从概括到细微，先从领导开始，然后经中层至下层管理人员，甚至还可以扩大到全体职工。这样不仅能了解战略信息需要，而且能了解具体任务的信息需要。这种方法的成功与否主要取决于系统分析员的提问水平。㈢查阅档案资料法该方法通过查阅组织的各种文件和档案资料，例如通过查阅组织的年度计划、年度工作总结、销售和生产经营报告等可以了解组织的发展目标和经营情况。㈣业务实践法业务实践法是一种了解当前系统最有效的调查方式，即系统分析员深入到调查环境中去，对调查对象在现行系统中的作业流程和方式进行观察和记录，可以较深入地了解现行系统中数据的产生、传递、加工、存储和输出等环节的工作内容。通过业务实践，可以增加系统开发人员的感性认识，有助于加快对业务流程和业务活动的理解。在实际的调查活动中，可以根据需要选择某种方法，也可以互相结合，取长补短，以获取最全面最可靠的调查资料，为新系统的设计提供准确的基础资料。第二节组织结构和功能分析系统组织结构与系统功能分析通过组织结构图和功能体系图来进行描述。一、组织结构分析组织结构分析的目的是了解组织的主要功能、管理模式、层次关系、管理职能分配，以及不同部门之间信息的应用、处理和传递关系，为确定信息系统的宏观结构提供依据，也为进一步详细了解业务流程信息提供线索。对一个组织作调查研究，首先接触到的具体情况就是系统的组织结构状况，也就是一个组织内部的部门划分以及它们的相互关系。将组织内部的部分划分以及这些部门之间的相互关系用图形表示出来，就构成了一个系统的组织结构图。调查中应详细了解各部门人员的业务分工情况和有关人员的姓名、工作职责、决策内容、存在问题和对新系统的要求等。某眼科医院的组织结构如图6-1所示。图6-1某眼科医院组织结构图二、功能分析在一个组织中，经常会有组织的各个部分并不能完整地反映该部分所包含的所有业务的情况。在实际工作中，组织的划分或组织名称的确定一般是根据最初同类业务人员的集合而定的。随着生产的发展，生产规模的扩大和管理水平的提高，组织的某些部分业务范围越来越大，功能也越分越细，由原来单一的业务派生出许多业务。这些业务在同一个组织中由不同的业务人员分管，其工作性质已经逐步有了变化。当这种变化发展到一定的程度时，就会引起组织本身的变化，裂变出—个新的、专业化的组织，由它来完成某一类特定的业务功能。如最早的质量检验工作就是由生产科、成品库和生产车间各自交叉分管的，后来出于产品激烈的市场竞争和管理的需要，原有的那种各自交叉分管体系已经远远不能适应组织的发展和统一管理的需要，这时质量检验科产生了。对于这类变化，虽然人们事先无法全部考虑的到，但是对其功能则是可以发现的。如果人们都以功能为基准去分析和设计系统，那么系统将会对组织结构的变化有一定的独立性，将获得较强的生命力，所以在分析组织情况时还应该对其业务功能进行调查与分析。这样做一来可以使我们在了解组织结构的同时，对于依附于组织结构的各项业务功能也有一个概貌性的了解；二来对于各项交叉管理、交叉部分各层次的深度以及各种不合理的现象有一个总体的了解，在后面的系统分析和设计时进行改进。系统有一个总的目标，为了达到这个目标，必须完成各子系统的功能，而各子系统功能的完成，又依赖于下面各项更具体的功能来执行。功能结构调查的任务，就是要了解并确定系统的这种功能构造，因此，在掌握系统组织体系的基础上，以组织结构为线索，层层了解各个部门的职责、工作内容和内部分工，就可以掌握系统的功能体系，并用功能体系图来表示。功能体系图是一个完全以业务功能为主体的树形图，其目的是描述组织内部各部分的业务和功能。三、组织与功能关系分析通过绘制组织功能关系图分析组织与功能之间的关系，如图6-2所示。图6-2组织功能关系图第三节业务流程分析组织机构图描述了系统边界之内的部门划分以及这些部门之间的关系，而功能分析图则反映了这些部门所具有的管理功能，这些都是有关信息系统工作背景的一个综合性的描述，它们只反映系统的总体情况而不能反映系统的细节情况。但是，从这两张图上，我们可以看出信息处理工作集中在哪些部门以及这些部门的主要职责是什么，因此，下一步的任务就是要弄清这些职能是如何在有关部门具体完成的，以及在完成这些职能时信息处理工作的一些细节情况，这项工作称为业务流程分析。在对系统的组织结构和功能进行分析时，需要从一个实际业务流程的角度将系统调查中有关该业务流程的资料都串起来作进一步的分析。业务流程分析可以帮助我们了解该业务的具体处理过程，发现和处理系统调查工作中的错误和疏漏，修改和删除原系统的不合理部分，在新系统基础上优化业务处理流程。恰当的业务流程分析结果将会给后续工作以及系统设计工作带来很多便利。业务流程分析的具体内容包括以下五个方面：⑴详细了解各个业务管理环节的任务、工作对象、工作方式、工作的内容（需要的信息、数量和处理过程）；⑵与其他机构和部门之间的信息关联（输入报表、产生的单证及其格式、输出报表等）；⑶异常情况的处理（如临时性的需求以及发现错误、紧急情况的处理等）；⑷有无冗余和无用的处理过程；⑸哪些处理环节适合使用计算机代替人工处理。业务流程分析则是在业务功能的基础上将其细化，利用系统调查的资料将业务处理过程中的每一个步骤用一个完整的图形串起来，在绘制业务流程图的过程中发现问题，分析不足，优化业务处理过程。所以说绘制业务流程图表是分析业务流程的重要步骤。一、业务流程图㈠业务流程图的定义业务流程图（transactionflowdiagram，TFD）就是用一些规定的符号及连线来表示某个具体业务处理过程，即是一种表明系统内各单位和人员之间的现实的业务关系、作业顺序和管理系统流动的流程图。现实业务活动中的一些弊病很难凭空指出，而利用业务流程图可以细致地分析其业务流程的合理性、存在的问题及从何处入手进行修改。业务流程可能在一个部门或一个单位中，也可能是跨部门的，要视具体情况而定。现状业务流程图可以自底向上归并，即把下层图作为上层图的一步作业来画更粗的业务流程图。有关业务流程图的画法，目前尚不太统一，但也只是一些具体规定和所使用的图形符号有些不同，而在准确明了地反映业务流程方面是非常一致的。㈡业务流程图的基本组成及符号业务流程图的符号如图6-3所示。业务处理单位业务处理单位业务处理业务处理功能描述功能描述表格／报表制作表格／报表制作数据／文件存档数据／文件存档收集／处理数据收集／处理数据信息传递过程信息传递过程图6-3业务流程图的符号二、表格分配图为了传递信息，管理部门经常将某种单据或报告复印多份分发到其他多个部门，在这种情况下，可以采用表格分配图来描述有关业务。表格分配图表达清楚，可以帮助系统分析员描述系统中复制多份的报告或单据的数量以及这些报告或单据都与哪些部门发生业务联系。如图6-5。三、业务流程图实例⒈顾客将订货单交给某企业的销售部门，经业务员检验后，不合格的订单要由顾客重填；合格的订单交给发货员确定发货量并产生发货单，发货单交给仓库员，该仓库员查阅库存明细帐，如果有货则出库给发货员，发货员根据订货单发货给顾客；如果缺货，则用缺货通知单通知采购部门采购。销售及库存业务流程如图6－4所示。图6-4销售及库存业务流程图⒉某饭店餐饮服务流程如下：⑴为了便于管理，顾客点菜的单据一式四联；⑵第一联送到吧台，用于为顾客准备酒水。顾客用完餐后，用于统计顾客的总消费；⑶第二联送厨房传菜员，用于为顾客送菜，送一道菜后，在这项上画勾；⑷第三联送厨房配菜员，用于配菜；⑸第四联顾客保留。服务员上完一道菜后，在该项上画一对勾，以免发生上错菜、漏菜的情况，同时可以方便用户检查结算结果是否正确。餐厅服务的表格分配图如图6-5所示。图6-5餐厅服务表格分配图第四节数据流程分析数据流程图就是组