第十三章办公效率与时间管理

第十三章办公效率与时间管理【知识技能要点】●时间资源有效性因素；●秘书时间管理的方法；●运用时间表进行时间管理，编制并管理本人和上司的工作日志；●制定计划表，建立承办周期制度，提高时效；第一节时间资源与时间管理在信息爆炸的今天，作为一名现代秘书，在资讯空间在无限地扩展，面临竞争的压力、客户高品质的需求，你是否感觉时间紧迫，时间过的太快呢？由于时间所具有的独特性，时间在各种资源中往往容易被忽略，所以没有引起足够的重视。大凡能够在事业上做出卓越成绩的人都是时间管理的专家，格里在威格利南方联营公司当了20多年的总经理，该公司是美国最成功的超级市场之一，他获得了许多值得引证的荣誉。第一，他的工作历程记录几乎为所有的总经理所羡慕，这个记录中包括连年不断的销售记录和利润记录。第二，他毫不松懈地连续应用计划、组织、授权、激励、评价和控制等项目基本原则，显示了他专业管理的精神。第三，他献身时间管理原则的事迹已经得到大量文章的赞扬。在格里看来，正确的管理的基础是良好的时间管理。一、时间是特殊资源时间是物质运动顺序性和连续性的表现，是一种不可缺少、又无可替代的宝贵资源。没有它们参与，任何物质的运动都是不可能的。时间是效率和速度的分母，是价值的本质，是社会一切生产活动的限制因素。美国著名的经济学家彼·德鲁克提出，管理者的有效性不是从他们的任务开始，而是从掌握时间开始。很显然，这是管理者的基本功，也是秘书管理工作的起点。时间决定有效性的因素，是因为有效性是管理者的素质（包括理论、文化、技术智力水平、经验、性格等），社会因素（包括政治、经济形式、家庭环境、工作条件及上、下级等）和时间之比。其公式是：管理者素质+社会因素有效性＝__________________________时间二、时间管理的概念所谓时间管理，是指在同样时间耗费的情况下，为提高时间的利用率和有效性而进行的一系列控制。这种控制是应用现代科学技术的管理方法，对时间消耗进行计划、实施、检查、总结评价和反馈等程序，以达到预期的目标。具体内容为：1.决定时间的耗费标准，选定目标，制定规划；2.用分割与集中的方法来增加自由时间，使时间耗费日趋合理；3.诊断自己时间的耗费情况，找出非工作性时间和浪费的时间，并尽量消除之；4.应用现代系统论、控制论的方法定量使用时间，以提高工作时间的有效性；5.对工作时间合理安排进行控制。总之，秘书人员时间管理的目的在于发现时间的各种规律，从而科学地安排和使用时间，而避免被时间所支配。二、时间管理与管理者的成败前些年，国外的管理者越来越注重研究时间管理对自身成败的关系。美国对3000名管理人员的调查中，发现多数成功都能做到：1.精于安排时间，使时间的浪费减少到最低限度；2.善于限定自身的工作范围，并将范围内的工作尽量做好。美国的许多企业都已把时间管理列入企业管理人员的训练课程，哈佛管理百科全书对时间的利用列入成熟管理者的9项标准之一。这样，使训练者自由支配的时间大幅度增加，给他们增加了成功的希望。秘书辅助管理的工作也是一门科学，需要有一定能力和知识的基础。但是，才能和知识本身并不能代表成功。成功的管理者并不过分依赖自己的才能，因为他知道有才能不等于有效，才能只有通过有条理、有系统的工作，才能有效。时间是才能转化为有效的限制因素。因此，才能转化为成功，只有通过有效的时间管理，才可达成。如图所示：成功外向管理内向管理才能通过＋达到图14-1有效的时间管理三、时间管理要素1、强烈的时间观念。所谓的时间观念就是管理、运用时间的自觉性。时间观念的强弱，决定了管理者能否灵活有效地利用时间，并把利用时间和提高效率紧密地结合起来，是否真正了解时间的价值。秘书作为辅助领导进行决策，必须十分珍惜时间，要有强烈的事业心和成就欲，对时间要有极强的紧迫感。从某种意义上说，时间的损耗就是生命的损耗，时间的流逝就是事业的流逝。因此，必须自觉地认识到没有时间观念就不能很好地对时间进行管理，这种认识有时比时间管理本身更为重要。因为只有具备了强烈的时间观念，才能对时间进行科学的管理，否则，对时间的管理就会是盲目的，因而也是低效的。2、清晰的时间成本效益观念。所谓时间成本效益，是指某项工作取得的效果与完成该项工作耗用时间之比。现代管理重视成本效益，一定量的投入，必须获得尽可能多的产出。时间管理也是这样，也必须考虑成本效益，也就是说，做某项工作耗费的时间越少，时间成本效益就越高。秘书人员要不断地提醒自己：提高自己时间及工作有效性的目的是什么？合理地利用时间并不是目的，目的是提高效率和效果，时间本身的价值也是由效果决定的。因此，要把时间视为用以投资的一项资源，迫使自己在规定的时间内完成任务，尽量多出成果，或在取得满意成果的情况下尽量减少时间支出。可见成本效益是时间管理的目的，是秘书人员必须具备的现代管理观念。3、时刻牢记时效观念。所谓时效观念，就是不要错过时机，抓住机遇。对于现代管理来说，永远是机不可失，时不再来。一项工作，有一定时间内会产生令人瞩目的效果，然而时机一过，就会大大贬值，甚至毫无价值。只有抓住时机，才会取得良好的经济效果。海尔实行著名的“日事日毕，日清日高”的管理模式（OverallEveryControlandClean）它要求：“今天的事，今天必须做完，今天的事应该比昨天做得好，明天的事应该比今天更好。”海尔称之为1%工程，如果每天工作都能提高1%的话，那么100天以后的工作就可以翻一番。日事日毕解决基础管理问题，日清日高解决加速度的问题。这一理论也称为海尔发展定律。4、定量控制自己时间的能力。管理者对时间的系统管理，主要表现在定量支出自己的时间上。秘书人员要敢于向时间挑战，改变在时间面前无所作为、任其摆布的局面，成为自己时间的“主宰”。这种控制的关键在于定量支出，即采取计划手段。5、区分关键和一般事情的能力。秘书人员时间的有限性与面临的大量工作始终是一个矛盾，这就要求秘书人员能够把自己所控制的时间全部用到关键的地方。因为关键工作影响到全局，在关键性工作和一般工作发生冲突时，一定要放弃一般工作或委托给别人去做，自己去做关键工作。工作的关键性在于它与全局的关系，因此，只要抓住了关键性工作，全局工作就会改观，这是秘书人员必须具备的判断能力。6、节约和灵活运用时间的技巧。秘书人员应学会和掌握各种节约时间的技巧，如只做自己权力范围的事，而不参加无意义的工作和争论；学会授权，调动下级人员分担自己的一部分工作；隔绝、集中与分割时间的方法等，目的在于尽量扩大自由时间，并使若干不可控的时间变为可控时间，不断对时间管理进行创新。7、完成工作的熟练技能。完成工作的熟练技能是科学利用时间的基础，是秘书人员缩短完成工作的时间，提高工作的可靠性，运用和调度时间的依据，是减少时间消耗的手段。上述素质是秘书人员提高时间利用率，加强时间有效性所必须的。一般管理者虽然认识到时间可贵，仍是顺水推舟，处于被动地位。而成功的管理者都能排除干扰，以坚忍不拔的毅力将自己的决心贯彻到底，直到成功。四、时间分类秘书人员的时间大致可分为两类，一类是不可控制的时间，即受限于职权的要求而不能自由支配的时间，一般是例行工作的时间；另一类是可以控制时间，即在自己权限内可以自由支配的时间。从各发达国家情况来看，管理者的不可控时间多于可控时间，这个差距随着管理职务的升高而加大。如下图所示：职高可控时间随职务务升高而降低低可控时间图14-2可控时间与职务关系秘书人员对时间管理的成功，不在于其在不可控时间中表现如何良好，而在于尽量把不可控时间变为可控时间。让可控时间随便溜走的现象，是低能管理者的显著特征之一。五、时间管理的一般原则利用时间是一个极其高级的规律，存在着一般原则。这些原则是：1.用精力最佳时间干最重要的工作。人和自然界的其他生物一样，各项生理活动都带有明显的时间节律，人的智力、体力、情感都不断发生着周期性的变化，这就是人体内“生物钟”的作用，科学家研究证明，人的一生要受100多种生物钟点的支配，各种生物钟的周期长短不一，但对人的影响很大。每个管理者都应该熟悉自己体内的生物钟，（可以通过科学的方法或积累经验测明），找出自己精力最旺盛的时间，用来处理最重要、最困难的工作，而把例行公事放在精力稍差的时间去做，这样可以提高时间利用率和有效性。2.消费时间要计划化、标准化、定量化。消耗在某工作上的时间要依这件工作对目标的作用程度来制订标准，预测出每项工作各需要多少时间，进行时间的定量分配，制订出耗时计划。秘书人员应以最有效的方式，利用定量的时间，有秩序地从一种行动转换到另一种行动。3.保持时间上的弹性。文武之道，一张一弛。使用时间要注意劳逸结合和精力的调节。“连轴转”是低能管理者的作法，只能劳命伤财，适当调节才能使工作有持久性，保证高效率。一般人都有这样的体会：较长时间紧张工作后，抽支烟，喝杯茶，甚至伸几次懒腰，都可以使精神为之一振，提高工作效率。4.反省浪费的时间。养成定期检查时间利用情况的习惯。可充分利用台历、效率手册、时间耗用卡片、记事簿、计算机（包括台式电脑、手提电脑、掌上电脑）等工具，随时记录时间耗费情况，及时检查，力求发现浪费时间的因素并消除之。5.保持时间利用的相对连续性。集中你的时间，切不可把时间分割成零星碎片，是合理利用时间的一个原则。心理学家认为，当人们正在专心致志做一件工作或思考某一个问题时，最好能够一气呵成，不要中断。因为中断的干扰会破坏人的集中力，要经过相当长的一段时间，才能使精神和思维重新集中起来。6.一般工作“案例化”，固定工作“标准化”。秘书部门对凡已经有条例、规定的要按章办事。科学管理之父—泰罗提出了一个管理“例外”原则，就是管理者只管条例、规章制度中没有规定的例外事件。同样的问题反复出现后，把结果和处理记录下来，列入规章制度，使其“案例化”，下次再处理，就有了新的标准，处理办法则标准化了。这是使管理人员摆脱琐事的有效方法。同时，要大力推进业务程序的标准化，把每项工作通过标准化的业务流程规定下来，使工作达到事半功倍的效果。如下图所示：图14-3固定工作业务流程图7.严禁事必躬亲。事必躬亲是小生产的管理方法，不懂得授权，而满足于自己的辛辛苦苦，往往顾此失彼，干不到点子上，实际上是放弃管理职责。要从日常繁忙的工作中解放出来，增加可控时间，以用到重要的工作上去。8.坚持从现在做起的信念。时间管理的目的是为了提高工作效率，取得更大的工作成果。因此，对已经过去的时间不应作过多的追究，应当重视的是，今天的工作不能等到明天来做。要时时向自己提出：这项工作的效率能否再提高？9.保留自我时间管理的最低批量时间。任何成功的管理者，都必须每天或隔一段时间给自己安排一段最低批量的自我时间管理的时间，用以计划、检查、总结自己的时间管理状况。六、约见的时间管理假设现在是周一早上8点，你正穿过走廊要去做一件自己可支配的任务，正当你沿廊走过时，走廊的另一端迎面而来的是你的下属小张，张对你说：“刘秘书，早上好，我有些问题要找你！”。这句话让你停下脚步。大家都知道你不是一个逃避问题的人，所以你站在走廊里听着张小姐当面将问题的来龙去脉向你说了一遍。张小姐遇到的问题的确有些复杂，听她说着目前所遭遇到的问题毫无头绪。她一边说着，你发现自己也陷入混乱之中，最后被卷入问题的漩涡里，仿佛才过了5分钟，其实已过了30分钟，你对他说：“等一下，张小姐，现在已经过了30分钟，我正要到别的地方去，我已经迟到了。这个问题很重要，但我们只是触及皮毛而已。现在我无法处理，我们一定得做进一步的考虑。所以，我会再约见你，并告诉你该怎么做”。可见没有事先约见，你没有任何思想准备，只有胡乱应付一下。秘书安排上司的约见也是同样的道理。合理安排上司的约见，使上司井然有序地工作，处理好繁忙的公务，这就大大提高上司利用时间的有效性。因此，秘书在约见的时间管理上首先要和上司有良好的沟通，并对上司的工作习惯、业务、朋友和各种社会交往有足够的了解，加上使用恰当的约见技巧，就可以得心应手的安排好上司的约见，节省上司的时间。常用的约见方法有：1、面约。即秘书受领导的委托与服务对象当面约定