第四章行政公文写作知识概述

第四章行政公文写作知识概述本章在学习上编应用写作通论的基础上，学习行政公文（以下简称“公文”）写作的有关知识。第一节公文的格式在应用文书中，公文是最讲程式化的文种。公文的程式化，在很大程度上通过书面文字材料形成的相对固定的格式以表现。法规与规章文书在文面上表现为章条式，诉讼文书和部分经济文书（如合同）在文面上也有一定的格式性，其余的应用文书在文面上相对来说具有较强的灵活性、多样性。一份完整的公文，由文头、主文、文尾三部分组成，公文格式主要是这几部分内容的组成与写作规定。公文格式如图4—1所示。一、文头格式公文的文头，又称版头，包括文件名称、发文字号、签发人、紧急程度、秘密等级和份号等项内容。位于公文首页上端，一般约占A4型公文纸的1/3或2/5面积。（一）文件名称文件名称，由发文机关全称或规范化简称后加“文件”两字组成。如“××省人民政府文件”、“××公司文件”。（二）发文字号发文字号又称发文号、文号、文件字号，是指某一公文在发文机关一个年度内发文总号中的实际顺序号。位于发文机关标识下空2行处、间隔线上面居中位置，紧靠间隔线。发文字号使用与正文相同的字体。发文字号由发文机关代字、年份、序号三部分组成。发文字号中三个部分的书写顺序是：先写发文机关代字，接着是年份，最后是序号。如“粤科院字〔2006〕14号”，表示是广东省科学院在2006年度内发的第14号文。发文号中的年份，要用阿拉伯数字完整书写，用括号括起来。不能把“2006”简化为“06，括号须用六角括号“〔〕”，不能用半圆括号“（）”。联合行文的发文字号，只标主办机关的发文字号。发文字号的作用主要有三个：一是便于登记；二是便于分类、归档；三是便于查找、引用。（三）签发人上报的公文需在首页标识签发人姓名。“签发人”是指批准发出公文的机关领导人，标明在发文字号右侧空两字位置处。（四）秘密等级（密级）秘密等级是指公文内容涉及秘密程度的等级。秘密等级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。秘密等级标注在版心右上角第1行，两字之间空1字。如需同时标识秘密等级和保密期限，则顶格标识在版心右上角第1行。秘密标志为★，无密不标。前标密级，★后写保密期限，如“机密★5年”。（五）紧急程度（急度）紧急程度是指送达和办理公文的时限要求，分“特急”、“急件”。紧急程度顶格标识在版心右上角第2行，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行。（六）份号份号，又称份数序号，是指将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。如需标识公文份数序号，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。二、主文部分公文的主文，包括标题、题注、主送机关、正文、发至级限、附件、发文机关、签署、印章和成文年月日等。（一）标题公文的标题即公文的名称，是公文内容和作用的高度概括。完整的公文标题由发文机关名称、公文事由（或公文主题）、公文种类三部分组成。概括事由是公文拟题的关键。事由要避免意义含混，令人不知所云，要体现概括性，不能面面俱到，臃肿庞杂。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。公文标题的三个组成部分一般要写完整，也有部分省略的情况：一是单位内部使用的公文，标题中可省略发文单位；二是省略事由，如《新大地公司通知》。（二）题注题注即注释、说明标题的文字。它位于标题之下、主送机关以上，一般用来注明法规性文件或经过讨论通过文件的法律程序、会议时间、地点。有的题注用括号括住，有的用破折号标识。（三）主送机关主送机关，又叫做“抬头”、“受文机关”或“上款”，是指公文的主要受理机关。位于正文之前，标题之下，顶格写。如主送机关不止一个时，同类型、相并列的机关之间用顿号间隔，不同类型、非并列关系的机关之间用逗号间隔，最后用冒号。如人事部《关于开展国家公务员普通话培训的通知》的主送机关：各省、自治区、直辖市人事（人事劳动）厅（局），教委（教育厅），语委（语言文字工作机构），国务院各部委、各直属机构人事（干部）部门，新疆生产建设兵团人事局：普发性下行文，主送机关较多，一般使用泛称，如“校各直属单位”。上行文的主送机关一般是一个。请示、批复、意见、函的主送机关只能是一个。一些行文方向不定，没有特指主送机关的公布性公文，如公告、通告及一部分通知，则不写主送机关。（四）正文正文是公文的核心部分，用来表述公文的具体内容，除个别极简短的公文外，正文内容分开头（又称原由或引据）、事项、结尾三部分。（五）发至级限发至级限指文件发至层次，一般写在正文后，落款的左上方，也可将其放在主题词上面、落款的左下前部附注的位置。发至级限要用圆括号括上。（六）附件附件是公文正文附属材料的顺序和名称的标注。附件是公文的组成部分，指随文发送的文件、报表、材料等，作为正文的补充说明或参考材料。不是所有公文都需附件，根据需要而定。附件必须写所附内容的标题或名称，附件若不止一件，则应标序号。序号使用阿拉伯数码（如“附件：⒈××××”）。附件名称后不加标点符号。“附件”写在正文下一行，左空两字，加冒号。有的公文是专为报送一份材料或专为批转、转发、颁发某个文件而拟制的，被批转、转发的文件是公文的主体，正文只起按语或说明、批准、发布的作用，正文文本已写清这些文件、材料的名称，因此不必再标“附件”。（七）发文机关发文机关，是公文的作者或发出单位。发文机关要写全称或规范化简称。若是联合行文，主办机关排列在前。（八）签署签署是签发文件的领导人在公文正文落款处的签字或盖章。签署在发文机关位置、领导人职务名称后空一格书写。（九）成文时间一般文件，以领导人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关领导人的签发日期为准；会议通过的公文，以通过日期为准；法规性公文，以批准日期为准，或以专门规定的具体生效、开始执行的日期为准。成文时间关系到公文的时效。成文时间要用汉字将年、月、日标全；“零”写为“O”。不能用阿拉伯数字书写。成文时间，一般位于正文尾发文机关名称下一行右侧位置，会议通过的文件，则标在公文标题下。（十）印章公文，除会议纪要和以电报形式发出的以外，都应加盖印章。印章要盖得端正、合乎规范。上不压正文，下要压年、月、日。联合上报的非法规性文件，由主办机关加盖印章。联合下发的公文，联合发文机关都应当加盖印章。三、文尾部分文尾部分格式，包括主题词、抄送机关、印发机关、印发日期、附注和页码等内容的规定。（一）主题词主题词，是指标识公文主题、文件类别的并经过规范化处理的名词或名词性词组。标引主题词必须使用有关主题词表（如《国务院主题词表》、《教育类公文主题词表》等）。主题词的位置在附注下方、文尾横线上端。一份文件选用2至3个主题词，最多不超过5个，词与词之间，不写标点，空1个字的间距。（二）抄送单位（抄送机关）指除主送机关外需要执行或知晓公文内容的其他机关。应当使用全称或规范化简称、统称。公文如需抄送，则在主题词下一行写明抄送单位。抄送机关之间用逗号隔开。（三）印发机关、印发日期和印数印发机关，即印发公文的机关，要写全称。印发日期，以公文付印的日期为准。印发机关和印发日期位于末页页码上端，同置一行。前面左空1字写印发机关，最后写印发日期。印发日期右空1字。印数，是指公文的实际印制份数，位于印发时间的正下方，写“共印××份”，用圆括号括上。（四）附注附注用于说明其他项目不便说明的事项。如说明有关引文的出处；解释有关名词术语。发至级限，有时也以附注的形式来说明。“请示”应当在附注处注明联系人姓名和电话。附注应当加括号标注。位置居左空2字，在成文时间下一行。（五）页码页码，即公文的页码顺序，在一页公文的最下端。（六）书写与用纸文字从左至右横写、横排。少数民族文字按其习惯书写、排版。在民族自治地方，可并用汉字和通用的少数民族文字。公文用纸一般采用国际标准A4型纸（210mm×297mm），左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。有关公文的其他格式规定，请参见《国家行政机关公文格式》（中华人民共和国国家标准GB/T9704－1999）。博客网版权所有2006.10.2008:14作者：deadonce收藏|评论：0应用写作分类:默认栏目第二节应用文书语言的主要表达方式表达方式，即古人所称的“笔法”，今人称之为表达手法、表现方法。人们写文章的表达方式通常有五种，即叙述、议论、说明、描写、抒情。由于受应用文书的文体特点和写作目的的制约，应用文书语言的表达方式主要为说明、叙述和议论。本节介绍应用文书语言的主要表达方式：说明、议论和叙述。一、说明所谓说明，是用简明扼要的文字，对客观事物或事理的状态、性质、特点、功能、成因、关系、功用等属性，加以客观的解释和介绍的表达方式。（一）说明的作用以说明的方式来介绍背景材料和环境，可以为叙述起好铺垫作用。总结、简报、调查报告、工作报告对某些基本情况的介绍，表彰、处分决定或通报对有关人员或单位的介绍等，常用说明这种表达方式。条例、规定、制度、公约等法规、规章和管理规章文书、介绍信、证明信等专用书信以及启事、经济合同、广告等，也常用说明的表达方式。用说明方式来介绍背景，交代情况，可以为议论提供必要的依据。（二）应用文书说明的特征1.应用文书的说明常与议论、叙述结合使用。2.应用文书常多种说明方式同时使用。（三）应用文书常用的说明方法1.比较说明即是利用相同事物、事理之间的异同，或不同事物、事理之间的异同来突出说明被说明对象的方法。例如：世界上最深的淡水湖——俄国的贝加尔湖，由于污染，湖中的水生物至少比50年前灭绝了一半。用于比较说明的事物之间一定要有可比性，且比较的标准要一致。否则，对客观事物的说明就会出现片面性乃至错误。2..举例说明即是列举具体的例子以说明事物特征的方法。通常有典型举例和列举性举例两种。前者能使被说明的事物更为具体、清楚；后者能使被说明事物的范围更清楚。举例说明要求所选例子真实、具体，有代表性，否则不能达到变抽象为具体、变复杂为简明的目的。3..数字说明即是用数据来说明事物、事理的方法。例如：在经济快速增长的基础上、城乡居民生活水平显著提高。城镇居民家庭人均生活费收入由1544.3元提高至4377.2元，扣除价格因素，年均实际增长7.2%；农村居民家庭人均纯收入由708.6元提高到1926元，扣除价格因素，平均实际增长5.7%，是建国以来城乡居民收入增长最快的时期之一。4..分类说明即是对事物或问题，按同一的标准，划分为不同的类别或不同的方面，逐一加以说明的方法。例如：营业税设置了三档税率。交通运输业、建筑业、邮电通讯业、文化体育业税率为3%；金融保险业、服务业、转让无形资产、销售不动产税率为5%；娱乐业多属于高消费的范围，因此规定了5%至20%的税率，各省、自治区、直辖市人民政府所属税务机关可在税法规定的幅度内实行较高的税率。5..定义说明即是简要说明事物的概念或本质属性的方法，即讲明事物、事理“是什么”。例如：《现代汉语词典》给“人”下的定义：“人是能制造工具并使用工具进行劳动的动物。”定义说明“是”的前面和后面的内容可以互换。6.图形说明即是用图形说明事物、事理的方法。图3-1图形—背景交替图图形说明具有其他说明方法所没有的直观性。如上面这幅“图形—背景交替图”，说明了人们在感知事物时存在“图形—背景交替”现象。当读者注意图的白色部分时，图形是一个高脚酒杯，黑色部分成了背景；而当注意图的黑色部分时，图形则是双人侧面像，白色部分成了背景。读者通过观看图面经历过如此的感知过程后，他不仅能领会感知事物存在的“图形—背景交替”是怎么一回事，而且还会留下不易忘记的印象。对这一现象如果单用文字来说明，即使说得再详细，读者也不一定能很快理解或完全理解，更不用说能留下形象鲜明而深刻的印象了。7.引用说明即是引用一些有关的论述、文件资料来说明事物或问题的性状、特点、本质和规律的方法。除上述的说明方法外，应用写作还偶尔使用比喻说明、描写说明等。二、议论所谓议论，是作者对某件事情或某个问题进行分析、推理、评论，表明自己的立场、观点、意见的一种表达方式，也就是讲道理的方式。（一）议论的作用应用文书对人或事作出自己的评价、判断，阐明处理某些公务活动或社会事务的立场观点