管理信息系统的分析

1第三章管理信息系统的分析系统分析的主要工作是从现行系统出发，定义出可行的新系统功能。本章主要介绍系统分析的目的、结构化系统分析的基本思想、系统的需求分析、系统规划、系统分析的主要工具以及建立系统的逻辑模型等。第一节系统分析的目的在50年代末，计算机就开始应用于企业的信息处理。随着微型计算机的产生，企业经历了一个短暂的人为计算机热的过程，给不少企业造成了设备的浪费和经济损失，也为后期管理信息系统的开发应用带来不良的思想障碍，从而产生了不少的问题。后来，对这些产生的问题进行分析，便产生了系统分析的概念。对于企业利用计算机不当造成的浪费、亏损，究其原因，主要有:1．目标含糊信息系统开发人员对管理信息系统要达到目标，没有明确、全面、定量的概念，“一切想当然”。所以，开发管理信息系统要有明确的目标，要从企业的实际出发，切不可盲目赶时髦。管理信息系统的开发需要投资，而投资是为了出效益。2．通讯误解由于企业管理人员和系统研制人员的专业、经历不同，也不可能完全彼此精通对方的业务，如果缺乏交流，便会产生误解，给系统研制工作造成很大的困难。3．步骤混乱管理信息系统的研制环节前后之间有着内在的逻辑关系，如果顺序颠倒，就会出现问题，造成损失，浪费。如先买计算机，再考虑如何使用，是造成浪费的根源。实践证明:为了是管理信息系统能满足实际要求，首先要认真研究用户“所解决的问题是什么?”这就是系统分析阶段。当用户需要做什么的问题尚未解决，就去讨论系统怎么做，简直是无的放矢!第二节结构化系统分析的基本思想结构化分析（SA），是一种面向数据流的分析方法，采用结构化分析解决问题主要通过“分解”和“抽象”两种方式。“结构化”的含义是指用一组标准的准则和工具从事某项工作。“结构化”一词最早出自结构化程序设计。结构化程序设计的思想启发了人们对系统的开发产生了新的想法。既然一个程序可以用一组标准的方法加以构造，为什么不可以用一组标准的准则和工具进行系统设计呢?因此，结构化程序设计中的模块化思想被引人了系统设计。而要进行结构化系统设计，必须进行结构化系统分析。目前，结构化分析(SA:StructuredAnalysis)方法成为企业有关数据处理及应用软件开发的专业方法。(一)结构化系统分析的主要原则1．用户参与系统开发。2．编写资料应考虑用户的专业水平、阅读、使用的目的。23．使用适当的图表工具，减少与用户交流意见时发生的问题。4．在系统具体设计前，先建立系统的逻辑模型。5．采用“自顶向下”方法进行分析、设计，把系统主要功能逐级分解成具体的、比较单纯的功能。6．采用“自顶向下”方法进行系统测试。7．在系统验收之前，就让用户看到系统的某些主要输出。使用户及时看到结果，提出意见。8．对整个系统生存过程中的费用和收益评价。而不是只对开发、运行的费用评价。(二)结构化系统分析的方针自顶向下，划分模块，逐步求精(三)结构化系统分析的特点1．用画图的方法。2．自顶向下的分解。3．强调的是逻辑而不是物理。4．没有重复性。(四)结构化系统分析的步骤首先，把当前系统的具体模型抽象成当前系统的逻辑模型;然后对当前系统的逻辑模型进行修正、改进，产生目标系统的逻辑模型，最后以系统说明书结束系统分析阶段的工作。其中:具体模型是表达系统某一种具体的实现方式。逻辑模型是用于表达系统的本质。第三节系统需求分析系统分析的初步阶段必须进行足够深入的需求分析，目的是确立企业信息系统的基本框架、发展计划，明确近期目标。一．明确做好系统需求分析系统需求分析是系统设计的基础。它采用一系列行之有效的技术、方法和工具来分析用户需求，通过特定的形式系统地描述拟开发的信息系统的功能、性能，以及行为特征和相关约束，定义所有内外部特征，最后形成既能指导系统设计、又能同用户沟通的系统需求规格说明。它覆盖了系统设计之前的各项活动。二．需求分析的过程需求分析工作是整个系统设计中最关键的一环。有些系统在投入运行后，发现3与实际要求差距较大，甚至没有使用价值，这就是因为需求分析工作没有做好。系统需求分析可分为四个步骤。1．归纳整理用户提出的各种问题和要求，弄清用户企图通过信息系统达到的目的，并把它作为要求和条件予以明确。2．在需求获取的基础上，建立逻辑模型，使用自顶向下、逐层分解的方法，把用户对系统的需求分解成若干子系统或软件成分，将外部需求赋予系统的各个功能成分，定义软件成分的内部功能，并标定它们之间的接口。3．用准确、简练、无二义性的语言将用户需求规格化为系统需求规格说明，使用户和开发人员对拟开发信息系统有共同的理解，它同时还是系统确认、测试、验收和交付的基准。4．通过需求评审，对需求获取、需求定义等进行全面审查，力图发现需求分析中的错误和缺陷，最终确认系统需求规格说明。三．需求分析是系统可靠性的保证需求分析是系统开发的第一步，也是最重要的一步。其工作质量的高低，不仅直接影响后续工作的质量，而且决定着所开发系统的价值。目前，系统需求分析的重要性正日益引起人们的普遍关注和重视，这方面的研究正在大力开展。其中，人工智能中关于知识表示、知识获取与知识处理的研究，似乎对进一步推动需求分析研究带来了希望，我们期盼着它的成功。第四节制定系统规划规划就是人们对要做的事情进行计划、部署和安排，是准备付诸实施的方案，主要是研究“做什么”，系统开发人员总是依据计划来进行系统的组织和控制。成功地进行管理向下系统开发，必须制订好系统规划。一．系统规划的目的和原则制订计划就是要确定目标，并提出实现目标的途径、措施和手段。这实际上是对系统的筹划。因此，在制定计划的过程中，自始至终要运用系统科学的方法。并遵守以下的原则:1．统筹的原则。2．发展的原则。二．系统规划的内容和方法管理信息系统的规划内容包括甚广，主要有组织战略目标、约束及计划指标分析;管理信息系统目标、约束以及计划指标分析;应用系统或系统功能结构、信息系统的组织、人员、管理和运行等。目前，用于管理信息系统规划的方法很多，主要有关键成功因素法、战略目标4集转化法和企业系统规划法等。1．关键成功因素法(CSFS---CriticalSuccessFactors)所谓关键成功因素是指一个组织的关键之处，整个组织要生存和兴旺，这些关键之处的性能必须达到一定的水平。如一个商场可能有以下四个关键成功因素:有适当的商品结构、货架上保持有这些商品、有好的广告吸引顾客上门、合适的定价。因而信息系统就必须对它们进行连续的监测和报告。关键成功因素有四种主要类型:行业因素;竞争战略、在行业中的地位和地理位置;环境因素和时间因素。2．战略目标集转化法(SST---StrategySetTransformation)战略目标集转化方法是把组织总的战略看成一个集合，它包括组织的使命、目标、战略以及其它战略变量(例如，管理水平，是否乐于变化，重要的环境约束等)。然后把组织的战略集转化成管理信息系统的战略集合，它包括管理信息系统的目标、约束和设计战略。具体工作步骤如下:(1)阐明组织的战略集。(2)把组织的目标和战略递交管理人员讨论、批评和修改。(3)把组织战略集转化成信息系统战略集。3.企业系统计划(BSP---BusinessSystemsPlanning)企业系统计划是由包括用户和管理信息系统人员两部分人组成的计划小组来实施的。它基本上包括两个阶段的工作。第一阶段集中在对组织有一广泛全面的理解，弄清目前管理信息系统在组织中的作用，确定为支持组织所需的信息系统结构，以及在这个结构中优先要实现的子系统。这一阶段的工作主要是访问大量的管理人员，收集关于环境、目标、主要的决策问题和已感受到的信息需求的数据。分析集中在组织的业务过程，而不拘束于原来的组织结构。第二阶段的目的是制定一个设计、开发和实现信息系统结构的长期计划，以支持在第一阶段中所确定的业务过程。总之，当原先还没有一个适合的用于确定信息系统的目标和战略的组织规划时，战略集转化发是用于制定战略的比较好的方法。而关键成功因素法和企业系统计划法一般用于组织信息需求发现阶段。而项目计划可以使用计划评审方法等。三.系统规划的组织实施规划制定后，要组织实施，只有组织实施得力，才能取得预期的效果。管理信息系统管理中的组织问题，是指在现有的经费、人员、时间、硬件、软件等工作条件下，如何对员工分工协作和结合，完成目标。系统组织是研究“如何做”。组织实施计划是一个系统工程，根据系统工程原理，在组织过程中必须遵守下列原则:1.分层划分原则。2.结构合理原则。3.协调一致的原则。第五节系统分析的主要工具系统分析的主要工具是用于建立具体模型和逻辑模型的。5一.具体模型的主要工具(一)组织机构图它可以反映出企业内部的部门划分及它们之间的相互关系，即行政隶属关系、物资交换关系、资金交换关系和资料传递关系等，为功能分析准备了必要的资料。(二)组织/业务联系图组织结构图反映了组织内部和上下级的关系，但它不能反映组织内部各部分之间的联系程度、组织各部分的主要业务职能和它们在业务过程中所承担的工作等，这将给后续的业务、数据流程分析等等带来一定的困难。为了解决这个问题，可以引入组织/业务联系图，它可以作为对组织机构图的补充，用以反映组织内部各部分之间的联系程度。(三)业务流程图它是对一个组织的功能和层次的某一部分进行详细的描述。因此，一个系统业务处理的全部细节情况往往需要若干张业务流程图来分别描述。二.逻辑模型的主要工具逻辑模型是对具体模型的进一步抽象化，其反映了系统的功能和数据流。(一)数据流程图数据流程图(DFD:DataFlowDiagram)是管理信息系统开发的主要工具，是组织中信息运动的抽象，是管理信息系统逻辑模型的主要形式。DFD用来描述系统中的数据经外部实体而“流入”系统，再经过加工处理及存储等过程，最后“流出”系统交付外部实体使用的全过程。它不仅可以用来描述现系统，而且可以用来刻划新系统。利用DFD，可以清楚地描述出现系统的输入、输出及系统的数据处理功能，数据处理过程、数据的存储情况等；利用DFD，可以将系统分析员在系统分析中所设计的新系统逻辑模型描述出来，以表达设计者的逻辑方案及新系统的设计思想。因此，DFD是系统设计的主要依据。数据流图具有以下两个特点:·抽象性它把物流内容去掉，也不考虑具体的物理因素，只是抽象地反映信息的流动、加工、存储和使用情况，因而能够更深刻地反映系统信息处理的本质。使我们有可能抽象地总结出管理信息系统的任务及各项任务之间的顺序和关系。·综合性能够得心应手地反映出各种业务处理之间错综复杂的关系，因而具有很强的综合性，能够清晰地反映出系统某一部位的总体情况和全貌。数据流图是利用有限的符号（外部项、数据流、处理逻辑和数据存储）及若干规则来描述系统逻辑模型的。订货与兑货的数据流图。6在绘制数据流图时，不同的国家和组织所使用的标准和符号并不相同，我们将根据英国NCC（NATIONALCOMPUTINGCENTRE：国家计算中心）的标准进行介绍，这种符号比较简单，使用方便，容易掌握，在英国以标准化。DFD的四种基本成分：1.外部项(数据的源点和终点)(SourceorDestinationofData)简称S。是不受系统控制，在系统以外的数据提供或数据获得的组织机构或个人等。它表达了该系统数据的外部来源或去处。例如:顾客、职工、供货单位、财务部门等等。2.数据流(DataFlow)简称F。是指各种各样信息的传输，它包括数据的传递、抽取、存入等等。在物理实现的手段方面，它可以包括报表的传递、电报、信件、对话的收发、计算中各P1订货处理产品数据库存数据客户数据应收款P3提货处理P4支付货款P2生产安排S1客户S2提货人7种磁性介质材料的传送以及使用等。数据流不允许包含对话输入的内容（如选择信息、确认信息、查询条件信息等）；不允许出现物理实体（如货物、人民币、职工等）；也不允许有物理的处理，如签名、清库、物资发放等。数据流用箭头表示。Fn.记述数据流的标号。使用数据流时应注意:.数据流可以从一个处理流向另一个处理，处理流向数据存储，数据存储流向处理，处理流向终点或源点流向处