9001基于过程的现场审核技术指南(2015版)

文件名称：基于过程的现场审核技术指南文件编号：MSWM11-08版本：2015版发布/修订日期：2015-10-23第1页共20页文件修订记录修订内容修订页数修订日期批准新增全部2015-10-23李国振文件名称：基于过程的现场审核技术指南文件编号：MSWM11-08版本：2015版发布/修订日期：2015-10-23第2页共20页目次1、目的2、适用范围3、术语和定义4、基础理论5、对单个过程实施完整审核的技术6、对多个相关联过程实施抽样式审核的技术7、按部门实施的过程方法审核技术8、结合审核时过程方法审核的应用9、审核小组之间的信息交流附录A基于过程的环境管理体系审核补充指南文件名称：基于过程的现场审核技术指南文件编号：MSWM11-08版本：2015版发布/修订日期：2015-10-23第3页共20页1.目的为指导审核组在现场实施过程方法审核，制订本指南。2.适用范围本指南适用于各类管理体系现场审核中过程方法审核的实施。3.术语略4基础理论4.1关于“过程”4.1.1过程的基本要素过程,是一组相互关联和相互作用的活动，这些活动将输入转换为输出。一个过程的基本模型如下图所示：任何一个过程，其最基本的构成要素是：“输入、输出以及活动”，各要素的含义如下：输入：输入是被转化和应用的对象，输入可能是有形的实体，例如被加工的物料或部件，也有可能是无形的，例如能量、信息等等。当然，更多的情况是某一个过程的输入包括了上述的两种情况。这些输入在过程转化完成后，有些将保持其原有状态存在于输出之中，有些将发生变化而存在于输出之中，有些将在转换过程中消失或部分消失（被消耗）。输出：输出是过程的结果，这种结果与输入一样可能是有形的实体，也可能文件名称：基于过程的现场审核技术指南文件编号：MSWM11-08版本：2015版发布/修订日期：2015-10-23第4页共20页是无形的信息、能量等等。此外，有的输出是所期望的，有的输出是不期望的。以洗车为例，这个过程的输出，无论是何种方式，输出都包括了被清洗之后的车辆、污水以及其他废弃物，这其中，被清洗之后的车辆是期望的输出，而污水及其他废弃物是不期望的输出但作为这个过程，这种输出是固有的。活动：活动是将输入转化为输出的这个/些“转化”行为，可能是一个具象的物理、化学作用，也有可能抽象的仅仅是一种存在于人的头脑里的思考决定，也可能是一系列的人、机交互的行为等等，总之，活动存在的作用就是为了实现某种转化。4.1.2过程的其他管理要素除了上述输入，输出以及活动这三个最基本要素之外，过程还具有一些其他必要的管理要素，具体阐述如下：过程所有者：任何一个过程都有其所有者，也就是主管、主控这个过程并为这个过程输出负主要责任的个人或团体，如某个部门。过程绩效：过程运行所获得的结果，可对照目标、指标进行衡量。组织所确定的过程应该存在绩效，过程绩效也是管理评审的输入之一。过程风险：过程的运行或输出的不满足要求将为其接受者、组织、顾客所带来的任何非预期的影响（后果）以及这种情况发生可能性的组合。任何过程均存在风险。接口：一个过程的输出可能是另外一个过程的输入，这种从输出到输入的传递在职能上的反映和安排是过程之间的接口，接口往往也是风险较大之处。实施因素（5M1E）：任何过程的实施，均离不开人、机、料、法、环和测量这六个主要的资源。4.1.3过程的类型过程有诸多的分类方式，如从增值的角度、功能的角度等等，本指南把过程分为业务类、支持类和管理类三个主要类型。具体见《审核计划编制指南》4.2关于管理体系体系（系统）是由过程及其相互的关联关系所构成的网络，而非彼此孤立的管理模块或要素的简单叠加。管理体系为实现某种目标而建立和实施的体系，其重要的组成部分是“过程”。文件名称：基于过程的现场审核技术指南文件编号：MSWM11-08版本：2015版发布/修订日期：2015-10-23第5页共20页5对单个过程实施完整审核的技术针对那些关键、重要的过程，审核计划往往会安排由审核小组在特定时间段内进行单个过程的审核，以确保审核的有效性和深度。在这种情况下，审核小组可以遵循特定的审核模式，对此过程进行完整审核。基于过程管理的特点，针对单个过程实施的完整审核包括PDCA和CAPD两种典型的模式。注：本指南使用术语“过程”、“活动”，但在实际的审核环境中，应遵照受审核方的习惯使用其他的名词或用语替代，例如使用工作、项目、工作事项等等，以免引起不必要的沟通上的困难。5.1遵循PDCA的审核模式“PDCA“是审核员最为熟知的过程管理循环，该循环同样可以运用于对某个过程的审核活动中，构成审核员对某个过程进行审核的路径，即审核员依照PDCA的顺序，对被审核过程的策划、实施、检查和处置这四个方面进行审核，判断该过程管理对标准要求的符合性及有效性，识别改进的机会。下面阐述的是基于PDCA循环典型的审核步骤与技术方法。步骤一、确定审核的“起点”审核的“起点”是指审核员对某个过程进行审核时，首选要去的部门或场所。遵循PDCA循环进行某个过程的审核，其起点一般是在该过程的主责部门，某些特定的生产或服务的过程，其起点也有可能是在生产或服务的现场。步骤二、对过程的P（策划）进行审核虽然一阶段已经对过程的策划进行了审核，但是一般而言，在二阶段的现场审核中，可以对过程的策划展开更为深入的审核，也包括生成审核线索或进行抽样。下表是审核员在实际审核时，所需获得的信息及典型的审核思路顺序所需获得信息典型的审核方法所需进行的判断1过程中的主要活动是什么，它们主要是由哪些部门/岗位来实施；询问、查阅活动及其关联是否明确，职责和权限是否明确2该过程的主要工作依据是什么；同上准则的充分性和适宜性文件名称：基于过程的现场审核技术指南文件编号：MSWM11-08版本：2015版发布/修订日期：2015-10-23第6页共20页3实施这个过程都需要哪些资源、信息，它们都来自于哪里，对这些资源、信息的要求是什么；同上输入及其准则是否明确，接口关系是否明确4该过程的结果是什么、有什么要求，目标和绩效指标都是什么；询问、查阅输出及其准则是否明确、目标、绩效指标是否已得到了建立，它们的适宜性如何5目前目标的实现情况怎么样，绩效指标的表现如何，是如何衡量的；询问、查阅目标、绩效指标及其趋势是否理想，是否存在薄弱环节，衡量的频次与机制是否合理，是否能确保数据的准确性6日常对这个过程和结果是如何检查的；询问，查阅对过程及其输出的监视、测量的准则是否明确7该过程是否与组织所确定的风险和机遇的应对措施有关，若有关，实施的情况如何询问，查阅对措施的落实情况有基本的了解审核员应根据所获得信息随时做出对标准相关要求符合性的判断。在核查记录表上，审核员可以根据（1）所获得的信息绘制有关这个过程最基本的流程图。可以根据所获得的信息确定拟进行的抽样或审核的线索，在核查记录表上进行标注（在步骤三详细描述）。步骤三、根据P的审核确定拟抽取的样本或审核线索一般情况下，审核员可以从以下几个方面考虑后续D阶段的抽样：1)受审核方对过程中活动的描述：可以根据过程的性质、审核所涵盖的时间周期，特别是受审核方的内外部环境、所确定的风险和机遇、审核员专业的判断等等，抽取若干具有代表性意义的样本在后续D阶段沿活动的顺序评价其符合性；2)受审核方对目标、绩效指标情况的描述：针对绩效不理想或目标没有实现的情况，抽取特定的样本，在后续D阶段开展审核；审核员应尽可能延续使用所抽取的样本，将其贯穿至整个后续的DCA的审核中。步骤四、对过程D（实施）进行审核在本步骤中，审核员应进行以下两个方面的审核活动：1、根据P阶段所获得的样本，沿着活动的顺序，对照各活动具体的实施准文件名称：基于过程的现场审核技术指南文件编号：MSWM11-08版本：2015版发布/修订日期：2015-10-23第7页共20页则，确定其实施对准则的符合性。如果被审核的过程是跨部门的，审核员会要访问不同的职能部门或场所。2、审核员根据自身专业上的判断，根据样本验证活动的符合性时，适时抽取某些活动的部分实施因素（5M1E）进行评价，如某个活动，人员是主要因素，除判断该活动对准则的符合性外，还应在此基础上寻找客观证据判断执行此活动的人员能力的符合性，另外一个活动，审核员可能还要判断设备的符合性。步骤五、对过程C（检查）的审核实际上，一般情况下，步骤五和步骤四是同步进行的，当审核员开展对某些活动的审核时，即要根据步骤2.6所获得的信息开展对C的审核。对C的审核主要是根据所抽取的样本判断受审核方对该过程的监视和测量活动是否得到有效实施，审核员可以通过询问、查阅、观察等方式实现客观证据的收集。步骤六、对过程A（处置）的审核围绕审核的抽样或组织自身监视和测量活动所发现的问题，审核员应评价受审核方是否采取了适当的措施，必要时有没有采取纠正措施，通过采取措施所获得的经验是否被转化为了知识在组织中得到识别和运用。审核员也应寻找受审核方主动对该过程进行改进的客观证据。步骤六的实施在时间上可以是前几个步骤完成后，根据所获得的信息，审核员进行再次的抽样，针对特定的问题验证受审核方所采取的措施和对知识的沉淀。上述步骤是围绕单独的某一个过程遵循PDCA循环模式展开审核的描述，起示意作用，在实际审核工作中也鼓励审核员能够探索更加优化和系统的审核方式和方法。在围绕过程的审核实施中，特别在选择抽样或审核线索时，审核员应时刻考虑组织的环境、所确定的风险和机遇等方面的基本背景信息。遵循PDCA循环的审核模式适用于绝大多数过程的审核。5.2遵循CAPD的审核模式与PDCA不同的是，此种审核模式的切入点是过程的绩效，此种审核模式在汽车行业的TS16949审核过程中得到广泛的运用，故在本作业指导书中，对此进行简单叙述。步骤一、确定审核的“起点”文件名称：基于过程的现场审核技术指南文件编号：MSWM11-08版本：2015版发布/修订日期：2015-10-23第8页共20页审核的“起点”是指审核员对某个过程进行审核时，首选要去的部门或场所。遵循CAPD循环进行某个过程的审核，其起点一般也是在该过程的主责部门。步骤二、对过程的C（检查）进行审核此步骤主要实施两个方面的审核活动：1、通过审核收集被审核过程目标的实现程度、绩效指标的实际表现和趋势、监视和测量结果等方面的信息，其目的在于生成后续的审核线索。以下几个方面是审核员可以考虑的审核线索或抽样：1)未达成的质量目标；2)最低的过程绩效指标；3)呈现恶化趋势的过程绩效指标；4)监视和测量结果显示问题严重或集中的领域；具体进行线索或抽样的选择时，审核员要考虑受审核方的内外部环境、所确定的风险等方面的因素。2、确认目标及绩效指标衡量方法与实施的适宜性，确保数据的真实可靠。若受审核方目标的实现情况及绩效指标均显示良好，审核员后续可以跳过步骤三，直接从步骤四开始审核。步骤三、对过程的A（处置）进行审核在步骤二的基础上，围绕所确定的审核线索，审核员应对组织所采取的措施开展审核，主要在以下几个方面：1)确认受审核方是否采取了措施；2)追踪措施的策划、落实与展开并判断对相关要求的符合性；3)评价措施的预期效果；步骤三的实施往往会涉及到多个职能或场所，审核员要对时间和审核节奏有良好的规划和把握。步骤四、对过程的P（策划）进行审核此步骤的实施可参考5.1“步骤二”，但不包含有关目标和绩效方面的内容。步骤五、对过程的D（实施）进行审核此步骤的实施可参考5.1的“步骤三”。文件名称：基于过程的现场审核技术指南文件编号：MSWM11-08版本：2015版发布/修订日期：2015-10-23第9页共20页6对多个关联过程进行抽样式审核的技术很多情况下，受审核方所确定的过程数量比较多、因为受审核人天、审核组的专业能力配备、场所距离等因素的制约，实际的审核计划中会将若干个直接关联的过程作为一个“过程组”安排给某个审核小组在特定时间段内进行审核而非每个过程均要单独进行完整审核。这是因为如果对每个过程均进行完整审核，所需的人天必将远远超出所给定的审核人天。在上述情况下，需要对过程组中的过程进行系统