第三章办公事务管理

第三章办公事务管理第一节办公事务岗位职责一、办公事务主管岗位职责办公事务主管负责对日常行政事务进行计划安排、组织实施、信息沟通、协调控制及检查总结等方面的工作。通过对办公事务进行有效管理，可以提高办公人员的工作效率，进而提升公司的综合竞争力。其主要职责如图3-1所示。图3-1办公事务主管岗位职责二、办公事务专员岗位职责办公事务专员作为办公事务主管的主要助手，是公司日常办公事务的主要执行者，负责职责1组织制定公司办公用品、固定资产、资料和档案管理等制度，报上级领导审批后严格执行拟订办公事务季度、月度发展计划，送交部门经理审核后，组织实施并监督计划的执行组织做好办公用品的登记、采购、发放以及控制成本费用等工作负责公司的各种公章证照、文书档案资料的登记、管理工作负责做好本部门的安全、卫生和消防等各项工作负责向行政部经部经理提请对办公事务人员绩效考核的建议组织做好公司往来信件、传真和邮件等相关资料的处理工作职责2职责3职责4职责5职责6职责7职责8按照公司经费预算，严格监督和控制办公费用支出，并确认费用分摊范围办公用品、办公设备和档案管理等工作。其主要职责如图3-2所示。图3-2办公事务专员岗位职责三、行政办公秘书岗位职责行政办公秘书的工作内容包括收发公文、接待来访、协调公司内外关系等。其主要职责如图3-3所示。职责1协助领导草似各项办公事务管理制度，并监督、检查各项制度的执行情况统一协调、购买公司办公物资，并对其进行登记、造册、盘点、维护和保养协助办公事务主管严格控制办公费用支出，并确认费用分摊范围协助办公事务主管做好公司重要会议筹备、重要来宾接待等工作负责管理公司计算机信息资料，确保信息资料准确无误提出办公事务方面的合理化建议，不断改进工作负责登记、归档和管理公司图书、合同等资料监督检查其他部门的办公事务性工作，对不符合办公事务管理规定的行为提出修改建议职责2职责3职责4职责5职责6职责7职责8图3-3行政办公秘书岗位职责第二节办公事务管理制度一、办公设备管理制度以下是某公司办公设备管理制度，供读者参考。制度名称办公设备管理制度编号执行部门第1章总则第1条目的为了保证公司电话、电脑、打印机、复印机和传真机等办公设备的正常运转，提高办公设备的工作效率和使用效率，特制定本制度。第2条适用范围本制度适用于对公司内部所有办公设备的使用管理。职责1安排接待来宾处理电话、邮件和传真等组织、安排各类会议，撰写和整理会议纪要负责收发公司内、外各种来往文件协助上级领导完成对外联络事宜，跟进各项事务性工作的进层情况并及时整理汇总负责有关文书资料的起草、打印、登记和存档等工作协助上级领导与公司各部门进行联络、沟通与协调，做好上传下达工作职责2职责3职责4职责5职责6职责7第2章办公设备购买第3条各部门在年初部门计划中统一将购买办公设备的费用列入预算，经公司领导审批后由办公事务部门统一购买。第4条对于临时需要的办公设备，要经总经理审批通过后方可购买。第3章电脑使用管理第5条专人专管1．每台电脑指定专门人员负责日常操作，非操作人员不得随意上机。2．电脑使用人员要设置开机密码，密码属公司机密，未经批准不得向任何人泄露。第6条操作规定1．严禁在公司电脑上从事与本职工作无关的事项。2．不得使用未经病毒检查的软盘、光盘，防止公司电脑“感染”病毒。3．严禁私自拷贝、泄露涉及公司机密的文件资料。第7条病毒防护1．尚未联网的计算机，由电脑室负责安装软件。2．任何电脑安装软件前，须由相关专业负责人提出书面报告，经部门主管同意后，由专业人员安装。3．所有电脑不得安装游戏软件。4．数据的备份由相关专业负责人管理，备用的软盘由专业负责人提供。5．在使用软件前，必须进行杀毒，确保软件无病毒后方可打开。6．任何人未经同意，不得使用他人的电脑。第8条硬件保护1．除负责硬件维护的人员外，任何人不得随意拆卸电脑设备。2．硬件维护人员在拆卸电脑时，必须采取必要的防静电措施。3．硬件维护人员在作业完成后或准备离去时，必须将所拆卸的设备复原。4．各部门负责人必须认真落实所辖电脑及配套设备的使用和保养责任。5．各部门负责人必须采取必要措施，确保电脑及外设始终处于整洁和良好的状态。6．对于关键的电脑设备应配备必要的断电、继电设施以保护电源。第9条电脑保养1．严禁在电脑前吸烟、吃东西，严禁用手或尖锐物体触摸屏幕。使用人在离开前应退出系统并关闭电脑，盖上防尘罩。2．定期（每月末）对电脑内的资料进行整理，做好备份并删除不必要的文件资料，保证电脑有足够的的运行空间。备份的磁盘由电脑管理员保管。3．定期（每月一次）由指定的专业电脑维护公司对电脑进行维护和保养。第4章电话使用管理第10条电话由行政部统一管理，各部门主管负责监督与控制使用情况。第11条各种外线电话须配置“长途电话记录表”，逐次录使用人、受话人、起止时间、联络事项及交涉结果。该表每月转办公事务主管审阅。第12条长途电话限主管以上人员使用，其他人员使用长途电话时需先经主管批准。第13条禁止因私事拨打长途电话。第5章打印机、复印机使用管理第14条打印机、复印机由专人负责管理，其他人员未经批准不得擅自使用。第15条打印、复印文件资料要办理审批手续，详细填写打印及复印的时间、标题、份数和密级，经主管批准签字后方可进行。第16条凡需打印的文件、表格等，字迹要清晰，语句要通顺。打印的文件由拟稿部门负责校对。第6章传真机使用管理第17条传真机由专人负责保管，其他人员不得自行使用。第18条不得使用传真机传送个人材料，机密文件需经公司领导批准后方可传真。第19条建立传真登记、签收制度，并立档备案。第20条每天下班后，将传真机设置为自动接收状态，以防止遗漏重要文件。第7章其他办公设备使用管理第21条公司所有办公设备都要指定专人管理，其他人员必须经设备主管人员批准后方可使用。第22条办公设备要定期养护，以免因老化而影响使用。第23条办公设备使用人员要保证设备的安全，如果因使用人员过失造成办公设备丢失或损坏，要追究相关人员的责任。第8章办公设备使用监管第24条公司办公事务部门负责对办公设备的使用情况进行不定期检查。第25条公司办公事务部门对违规使用办公设备的人员有提请处罚的权力。第9章附则第26条行政部对本制度拥有解释权。第27条本制度自公布之日起实行。编制人员审核人员批准人员编制日期审核日期批准日期二、办公用品管理制度以下是某公司办公用品管理制度，供读者参考。制度名称办公用品管理制度编号执行部门第1章总则第1条目的为规范办公用品的发放流程，让员工按照节约的原则领取、使用办公用品，特制定本制度。第2条适用范围本制度适用于公司所有办公用品的发放和管理工作。第2章办公用品的申请第3条对于日常易耗品的申请，直接由申请部门填写“申请单”（如下表所示），经主管领导签字确认后，到行政部登记领取。公司易耗品申请单部门领用人领用时间序号物品名称规格数量单位用途单价总价领用人（签字）：主管领导（签字）：年月日年月日第4条各部门如需申购办公用品，还必须另填一份“订购审批单”（如下表所示），经办公事务部门确认审核后，由办公事务部门统一购买。公司办公用品订购审批单部门使用人填表时间序号物品名称规格数量单位特殊要求需求时间订购原因：部门主管审批意见：签字：年月日行政部审批意见：签字：年月日如果金额超过审批权限须请行政总监签批意见：签字：年月日第5条“申请书”中要写明所需物品、数量、质量和规格。第3章办公用品的购买第6条办公事务部门统一购买办公用品，如有特殊情况，允许各部门在提出“办公用品订购审批单”的前提下就近采购，由办公事务部审核，并且把审核结果连同“审批单”一起交付监督检查部门保存，作为日后《办公用品使用情况报告书》的审核与检查依据。第7条根据办公用品的库存情况以及消耗水平，确定订购数量。第8条办公事务部门在购买办公用品时，要货比三家，选择其中价格、质量最优者。第9条办公事务部门必须依据“订购单”，填写“订购进度控制卡”（如下表所示），卡中应写明订购日期、订购数量、单价以及物品来源等。订购进度控制卡项目物品名称订购日期订购数量单价物品来源到货日期办公事务人员（签字）：主管领导确认（签字）：第10条收到办公用品后，办公事务部门要按“送货单”验收，核对品种、规格、数量与质量，确定无误后，在“送货单”上加盖印章，然后在“订购进度控制卡”上登记，写明到货日期、数量等。第11条收到办公用品后，办公事务部门要对照“订货单”与“订购进度控制卡”，开具支付传票，经主管签字、盖章，做好登记，转交出纳室支付或结算。第4章办公用品的核发第12条办公事务部门依据申请部门的“申请单”，在所需物品全部到库后，填写“办公用品分发通知单”。办公用品分发通知单需求部门需求人到货时间物品名称规格数量单位用途单价合计今物品已于____年____月____日到达本部门，请于____年____月____日之前领取接收人员（签字）：主管领导确认（签字）：第13条办公事务专员核对后，把全部用品备齐，分发给各部门。第14条办公用品分发后办公事务专员需做好登记，写明分发日期、品名与数量等。将一份“申请单”连同“办公用品分发通知单”转交办公用品管理室记账存档；另一份作为办公用品分发通知，连同分发物品一起返回各部门。第5章办公用品的保管第15条办公事务部门必须对所有入库办公用品一一填写台账（如下表所示）。项目物品名称编号数量单价入库时间备注第16条办公事务务专员必须掌握办公用品的库存情况，并经常整理与清扫，必要时要做好防虫等保护工作。第17条办公用品仓库一年盘点两次。盘点工作由办公事务主管负责。盘点要求做到账物相符，如果不相符必须查找原因，然后调整台账，保证两者一致。第18条印刷制品与各种用纸的管理以盘存的台账为基准，随时记录领用数量并进行加减，计算余量。一旦用完一批消耗品，应立即写报告递交办公事务主管。第19条非易耗类办公用品如有故障或损坏，应以旧换新，如遗失应由个人或部门赔偿。第20条非工作原因严禁将办公用品带出公司。第6章办公用品的报废处理第21条对于各部门提交的“报废物品清单”（如下表所示），办公事务专员要认真审核，确认其不能再次利用后，经办公事务主管签字方可作报废处理。报废物品清单物品编号物品名称数量单价出厂时间使用时间报废类型报废原因以上物品本部门申请报废处理：部门主管（签字）：办公事务专员□同意报废处理□不同意报废处理办公事务专员（签字）：办公事务主管□同意报废处理□不同意报废处理办公事务主管（签字）：第22条对于决定报废的办公用品，办公事务专员要做好登记，在“报废处理册”上写清用品名称、价格、数量及报废处理的其他有关事项。第23条不得随意丢弃报废品，应集中存放、集中处理。第7章办公用品使用的监督第24条办公事务部门应定期核对“办公用品申请单”与办公用品的实际使用情况。第25条办公事务部门要不定期核对办公用品领用传票与办公用品台账。第26条办公事务部门要对各部门办公用品的使用情况进行不定期检查，杜绝浪费办公用品的行为。第8章附则第27条本制度自发布之日起实行。编制人员审核人员批准人员编制日期审核日期批准日期三、办公文书管理制度以下是某公司办公文书管理制度，供读者参考。制度名称办公文书管理制度编号执行部门第1章总则第1条目的为确保公司文书事务能够正常进行，提高公文处理的效率和公文的质量，特制定本制度。第2条管理原则准确、快速。第3条适用范围本制度适用于对公司内部所有公文文书的管理。第2章文书的种类第4条文书的范围本公司文书包含公司业务工作中的往来公文、报告、会议决议、规定、合同书、专利许可证书、电报、各种账簿和图标参考书等一切业务用书与公文。第5条文书保密等级划分1．绝密，指极为重要且不得向无关人员透露内容的文书。2．秘密，指次重要且不能向无关人员透露内容的文书。3．机密，指不宜向公司以外人员透露内容的文书。4．普通，指非机密文书。如果附有其他调查问卷之类的重要资料，则另当别论。第3章文书制作规范第6条文书的制作要领1．文书内容必须简明扼要，一事一议，语言、措辞力求准确规范。2．起草文书的理由包括起因以及中间交涉过