第三章秘书职能环境

1第三章秘书职能环境教学目标：准确理解和把握秘书职能的两个方面，即“辅助管理、综合服务”；准确理解和把握秘书职能环境，主动营造良好的职能环境，从而达到高效履行职能的目的。导入：人类的全部活动都是在一定的环境条件下进行的，秘书的职能环境是他从事职业活动、履行职能的基石。创造良好的职业环境氛围，与各方面建立正常、稳定的职能关系，并主动依靠和强化这种职能关系，就能有效地行使和实现自己的职能。第一节职能环境构成环境是一个开放的大系统。所谓职能环境，即指职业个人在履行社会职能时必须与之发生职能关系的相对稳定的职能对象。秘书职能环境是指从事秘书工作的秘书个人，在履行秘书职能时的有利于自身健康、成长和提高工作效率的物质生活环境和与之发生职能关系的相对稳定的职能对象的总称。秘书职能环境的重要性：改善物质生活条件和工作条件，优化各种职能关系，为自己的事业创造“天时、地利、人和”的客观环境，使自己的工作能等到各有关方面的理解、信任、支持和合作，才能正常、顺利、有效地行使自己的社会职能。其职能环境优化的程度愈高，秘书的职能活动也就愈顺畅，效用也就愈显著。秘书职能环境与其他环境系统一样，具有整体性、层次性、动态性。一、纵向层次（一）秘书机构内部环境秘书机构的人员构成、管理制度、分工协作状况、气质和谐状况、人际关系、秘书部门负责人的影响力，以及办公设备、办公条件等要素，构成秘书机构的内部环境。（二）组织内部环境秘书所在组织内部环境，是秘书组在组织内部一切影响秘书、秘书机构工作的各种因素的总和。（三）组织外部环境秘书组织外部环境是一个庞大的、具有层次的、开放的相互联系的系统。宏观的国内经济政治环境。二、横向要素：社会经济环境、社会政治环境、社会文化环境、科学技术环境。三、营造优美的工作环境秘书工作的主要场所是办公室，办公室布置得如何，美化的程度如何．足衡量一个秘书能力、水平的标尺之一。注意布置环境，创造一种和谐舒心的气氛，使内部成员充满朝气，使外来人员产生好感，有利于提高工作效率。优美的工作环境，可以激发人们愉快、高昂2的情绪，使其专心致志地投入工作，还有利于消除紧张和疲劳。（一）秘书工作场所秘书的工作场所，即各机关、单位的秘书按照一定制度、并借助于一定手段处理公务的地方。它应根据秘书工作的性质、特点和基本职能特别应根据服从并服务于领导工作的需要和外来人员办事联络的需要来合理设计，如应考虑到秘书的活动范围、作业姿势和办公用具的安置以及物理方面（如气候、光线、声音、颜色等）的因素，做到各办公室的位置排列科学、房屋的面积适当、室内空间适度、座位应按工作流程顺序同向排列、不宜紊乱无序或任人自由选择，以免相互干扰。（二）秘书工作场所的布置模式1、总体办公型两种模式敝开式：就是将秘书集中在一间大的办公室里，按照工作流程，以工作台为中心进行排列。敝开式办公室又可分为对称型和不对称型两种，这是目前世界各国比较流行的排列模式，它便于集中管理，能节约行政开支，节省办事时间，有利于相互合作，但容易相互干扰，也有碍于身体健康。半封闭式：即在敝开式的办公室内用组合式家具或其他材料，将分工不同的秘书部门的小单位和人员隔开，形成以工作台为中心的若干个“工作单元”。其长处如上，缺点是经费开支较多，也不便于管理和监控。2、职能分工型模式又称“分散式”：就是将秘书部门的各小单位和人员分散地安排在机关、单位领导人办公室周围的专门房间里，从事其职责范围内的秘书职能活动。这是我国传统的工作方式，它有利于密切人际关系，有利于分级管理，也有利于保持工作环境的安静，但它不利于信息沟通，不便于工作协调，不便于监督检查，也不利于提高工作质量和效率。办公室布置的原则，1采用一大间办公室，对于光线、通风监督、沟通，比采用同样大小的若干小办公室为优。2使用同样大小的桌子，可增进美观，并促进职员相互平等感。3使同一地区的档案柜与其他柜子的高度一致，以增进美观。4采用直线对联的布置，避免不对称、弯曲与成角度的排列。5工作流程成直线，避免倒退、交叉与不必要的文书移动。6相关的部门，应置于相邻的地点，并与性质相同的工作便于联系。7将通常有许多外宾来访的部门置于入口处；倘不可能时，应规定访客须知，使访客不致干扰其他部门。8将自动售货机、喷水池、公告板置于不致引起职员分散心力及造成拥挤之处。9应留充分的空间，以备最大工作负荷的需要。10应使工作方便工作者，而非工作者方便工作，并使工作者的移动减至最小限度。11主管座位应位于部属座位之后方，指点发生的事情。12使全体职员的座位面对同一方向，不可面对面。13自然光应来自桌子的左上方或斜后上方。14避免在总办公室相邻之处设私人办公室，因其易切断总办公室的自然光。15勿使职员面对窗户、3太靠近热源或坐在通风线上。16采用屏风当墙，因其易于架设，且能随意重排。又，采用平滑或不透明玻璃的屏风可提供良好的光线及通风。17装设充分的地板电源插座，使办公室设备与机器够用。18将需要使用设备与机器的单位，设于防声之处，以避免干扰其他部门。19常用的设备与档案，应置于附近。20档案柜应背对背放置。21考虑将档案柜放置于墙角的可能性。22倘可能时，应设休息处，作为公余休息用膳处所。23供应便利充分的休息室设备。24对未来的变化，须加预测并加防备，使布置易适应变化。由于地域和物质条件的不同，以上原则不一定照搬，但重视办公室布置，却是秘书人员的职责。办公室首先要市置得整齐清洁，使一切都显得有条不紊。华盛顿国会图书馆天花饭上有诗人波普所写的话“秩序是天国的第一律”，可见井井有条是必不可少的。办公室的主要设备是办公桌、文件柜、各种器具以及用品，要把它们放置在合适的地方，以方便使用。同时，光线、颜色、音乐、空气、声音等也要调配得当。现代化的办公室布置被叫做“办公室美化”。按照这种美化布置，办公室是个大的敞开的空间。它没有墙，只用各种不同高度的隔板，把空间按需要分成若干小空间(与上面原则相近)，使职员的工作不受干扰。为使办公室不显得单调，可买或租一些油画及工艺品，并不定期进行更换，但要选择上乘的，切勿用那些廉价宣传品和粗俗的工艺品。随着“文明”大量涌入办公室，有些秘书人员出现了“办公室综合症”。症状是：当他们想到办公室时，就萎靡不振。因为办公室会使他们头晕、嗓子难受、皮肤干燥、胸口发闷，有时甚至觉得呼吸因难，昏昏欲睡，浑身乏力。产生这些症状的原因是：办公室内的污染源很多，如空调设备的大量使用，化学地毯、塑料家具、地板蜡、粘合剂、油漆等在日光照射下散发的有毒气体。据美国国家室内研究所测定，现代办公室内空气中某些化学毒气的成分，要比室外高出数十倍。这就是说，办公室的小气候环境遭到了破坏。因此，要加强通风，谨慎使用空调，尽量减少污染源，还可在办公桌附近或临窗处放置几盆月季、吊兰、天丝葵等能吸收有毒气体的植物，既能净化空气，又美化了环境。（三）秘书办公自然环境因素要1、空气环境：温度：保持在20℃-25℃左右；湿度：保持在40%-60%；通风；控制在0.3m/s-0.4m/s；另还要控制热辐射（绿化）和气压。2、色彩环境：色彩是指光波刺激人眼所产生的视感觉。色彩对人的生理、心理会产生特有的视觉效果，红、橙、黄色具有热烈、温暖的视觉效果，是为暖色；蓝、绿、紫色具有寒冷、沉静的视觉效果，是为冷色；黑、红、橙色给人以重的感觉；白、绿、蓝色给人以轻的感觉。一般说来，深颜色有收缩感，使人感到大、厚、近；浅颜色有扩张感，使人感到小、薄、远。秘书工作场所的色调宜以白、乳白、浅黄、天蓝、浅蓝为基本色，这能减轻人眼的疲劳、提高识别事物的能力和速度，提高工作效率和质量，而且还能使室内环境变得赏心悦4目，给人带来精神上的轻松感、愉快感和舒坦感。3、光线环境：光线环境和色彩环境合称为视觉环境，是通过人的视觉器官（眼睛）所感知的空间性环境。人们获取信息80%来自视觉。秘书工作的环境应根据工作的性质、时间的长短、空间的大小、位置的不同，进行科学、合理的安排，配置充分、合理的采光照明系统。4、声音环境：声音环境又称听觉环境。听觉：是指声波振动动物耳朵鼓膜所产生的感觉。一般情况下，50分贝以下的环境是安静的；75分贝以下对人体没什么影响；85-90分贝对人有轻度影响；95分贝以上的噪音对人可构成危害；130分贝会引起病态感觉；150分贝是人体忍受的界限；180分贝能够破坏金属；再高10分贝，就足以把铆钉从金属结构中拔出来。秘书室内工作环境的基本要求是保持安静，要隔绝噪音。5、室外环境室外环境是是指秘书所在机关、单位的整个自然环境状况，即庭院环境。各机关、单位应根据环境美学和人类生态学的规律和要求，创造机关、单位的自然环境美，为秘书和所有员工提供一个卫生、整洁、安全、安静、方便、舒适、优雅、美观的生存和生活环境。机关、单位的选址要远离污染，布局要规整合理，周围应绿化、净化、美化。四、优化良好的人际关系环境有了秘书人员必备的品质、心理素质、能力及知识是否就一定能胜任秘书工作了呢？不一定。秘书还要学会与各类人打交道才行。因为秘书部门实际上就是一个协调上下左右内外的协调部门，要想做好秘书工作就得有一定的协调沟通能力，就得学会处理各种人际关系，学会与各类人相处打交道。（一）人际关系：也称人群关系，是指人们在进行物质交往和精神交往过程中发生、发展和建立起来的人与人之间的关系。理想的人际关系环境，应是一种充满亲密、和谐、团结、协作的氛围，具有凝聚力、向心力和感召力的集体。（二）秘书的人际关系：秘书的人际关系是一种业缘人际关系（或称工作关系），是由于人们从事共同的或有关联的社会工作而结成的人际关系。构成业缘人际关系的媒介是人们在社会群体中所从事的职业。（三）秘书人际关系环境氛围的类型1、和谐型是指机关、单位各部门之间、感情融洽，能相互理解、相互信任、相互支持、相互照应，各项工作都能默契配合，步调一致，因而心情舒畅，工作干劲大。和谐的人际关系是最佳发挥秘书职能作用的人际环境氛围。秘书不仅要珍惜和利用和谐的人际环境，而且应协助领导形成和优化良好的人际环境。具体要注重以下三方面：要加强上情下达，下情上达，左右沟通，内外沟通，促进人与人之间的相互理解与信任，促进相互支持与配合；要将贯彻领导意图与真实反映群众意愿有机结合起来，加强团体意识；要把服务于领导工作与服务于全体组织成员相结合，促进共识，整合整体利益。52、淡漠型指机关、单位各部门、各成员之间以及与上下、兄弟单位之间缺乏感情联系和思想沟通，除了工作上的一般接触外，就再没有其他的什么接触了，各职能部门之间只是业务上的往来，按程序办事，工作人员虽有明确分工，也能按时到位，但公事公办，不求有功，但求无过，事不关己，高高挂起，谈不上相互支持和协作，很少有考虑组织总体目标的实现进程，也很少关心人与人之间思想感情的交流与沟通，显示出一种“平淡如水“的状态，人们的工作主动性和积极性都不高。在淡漠的人际关系中，秘书工作会受到消极影响，其各项职能活动得不到必要的理解、支持和协作；辅助领导工作也缺乏良好的群众基础。秘书针对淡漠的人际环境要注重以下四个方面：要注重加强桥梁纽带作用，把群众的意见和要求及时集中起来向领导反映，使领导和管理举措符合民意，增强团体凝聚力；协助领导加强与群众的联系，开发群体潜能，激发群众开拓事业的热情；要将领导的正确意图及时向群众传达和宣传，强化群众对领导工作的理解和认同；协助领导妥善处理各种矛盾和问题，化解各种隔阂，谋求协调与和谐，逐渐形成和谐的人际关系。3、紧张型指的是机关、单位处于一种磨擦不断、矛盾突出的人际关系环境氛围。在这种氛围中，或由于领导班子不团结、互不买帐，各吹各的号、各唱各的调；或是职能部门从各自的小集团利益出发、相互掣肘、推诿扯皮；或是同一职能部门的成员之间人际关系紧张，“各人自扫门前雪，不管他人瓦上霜”，配合失调；或由于人们价值观念的不同而造成认识上的分歧；或由于个人恩怨和利益冲突而戟指怒目；或由于领导偏听偏信、处事不公而产生埋怨心理；或由于机构臃肿而“人闲出是非”，这种环境氛围使得秘书干什么工作都难，极费周折，而且往往是费力不讨好。在紧张的人际关系环境里，秘书应该意：不介