第五章 质量保证体系要素

第五章质量保证体系要素1、文件控制本公司编制了《文件控制程序》，用以控制质量保证体系运行和改进所需要的文件，控制的内容包括：（1）各类文件发布前必须经责任人批准，以确保文件是充分和适宜的；（2）每年对文件进行评审，必要时进行修订；对修订的文件加以标识，确保文件的更改和现行的修订状态得到识别；（3）确保在各相关场所都能获得适用文件的有效版本；（4）及时从相关场所撤出作废文件并予以销毁；如需保留，应得到批准并标识；（5）控制文件的编号、标识，严格控制文件（包括外来文件）的接收、发出和收回；（6）控制文件的保管关条件，保持文件的受控状态。2、记录控制质量是指与质量体系有关的记录，包括安装、改造、维修服务、经营和内部管理过程中填制的各种记录。a)记录的分级控制：办公室负责质量保证体系所要求的质量记录的控制及归档保存工作。各相关部门负责本部门相关质量记录的整理、归档、上交储存或保管。b)质量记录填制要求：（1）各部门要认真填写质量记录，确保记录内容真实、完整、准确。（2）记录应清晰，签名、日期完整。（3）各相关部门按照质量保证体系要求，在产品和服务质量控制过程中按要求及时填制相应的质量记录表格。c)记录管理各部门专职或兼职人员应负责做好本部门质量记录管理工作。（1）各部门质量记录要按不同类别收集、汇总，且有利于查阅、使用，做好记录表格填制、审批、整理、立卷、存档、保存工作。（2）记录应采取防蛀、防潮措施，防止损坏和丢失，保持纪录的完整。（3）电子文档记录，结合公司实际，采取特殊措施（如刻录、扫描等）予以保存。（4）公司记录原则上不得外借，如特殊情况的，要办理借阅登记手续，按规定审批后方可借阅。d)记录的文档管理要求：依质量记录控制程序要求执行。电子版做好备份保存工作。建立控制清单：要控制的质量记录，按《记录控制程序》执行。e)相关要求：需上报或保存的记录要按规定格式形成文件，报出前要经过审核。f)过期质量记录的处理：由办公室按规定报批后，统一组织销毁。3、相关文件：《文件控制程序》、《记录控制程序》二、合同控制公司编制了《合同评审程序》以对合同的签订过程进行控制，其控制内容如下：1、与产品有关要求的确定公司销售部应对客户要求进行识别与沟通，并尽可能予以书面沟通和确认。需要沟通或确认的内容是：a)、客户所要求的项目、服务的要求，安装、改造和维修质量，交付控制以及服务支持等；b)、业务服务的一般型常规要求，如产品询价，订单处理，合同变更等；c）、与业务服务责任相关的法律法规要求；d)、公司确定的一些附加要求。公司要保存与客户进行沟通过程中的结论性文件或重要凭证，并对客户要求进行记录，填制客户电话记录。2、业务服务要求评审与签订合同（1）业务服务要求评审目的使公司涉及旅行的相关部门、岗位能准确地理解客户要求，明确履约职责，满足客户的要求与期望，确保本公司所有服务合同的有效性。（2）业务服务要求评审程序a)、合同信息获取1、服务人员定期走访客户，了解客户要求；2、客户发来的合同；3、销售不记录的客户电话记录。b)、评审内容：1、满足合同业务的技术要求及相关法律法规的要求；2、满足合同服务能力，保证合同的交货数量和时间性要求；3、保证合同业务的质量验证标准；4、明确交货时间、方式、违约责任及价格等；5、评审过程中需要与客户联络的事项；评审工作由管理者代表负责主持，评审结束后应对评审结果作出是否合格的明确结论，合同评审合格后，由管理者代表在合同上或协议上签字。c)、与业务服务有关的评审要求：1、业务服务要求评审的出发点是站在客户角度，以准确、全面理解客户要求为前提，对客户需求要有明确无误的约定，并尽可能形成书面文件。（1）业务服务要求评审过程是公司履约的先期协调过程，评审结论在参与评审人员意见一致时作出，意见不一致时，履约责任人要与相关方协商解决好存在的不确定因素或问题。（2）业务要求评审的相关记录，要及时进行传递并予以归档保存。（3）客户电话订单和口头合同、常规合同，由销售部人员自行评审；特殊合同由工程技术部、质量安全部、技术负责人、办公室等参与评审，总经理审批后实施。d)、合同的签订：业务服务要求评审合格后，由具备资格的人员进行签约。合同签订后，由部门负责人登记。e)、合同更改：合同更改分为客户提出的更改和公司提出的更改两种。客户提出的胳膊更改要有书面要求。对于客户口头更改要求；我公司在两个工作日内完成合同更改手续，并交客户确认。公司提出的更改，必须以不损害客户利益并取得客户书面同意为前提，如得到客户口头同意的，在一个工作日内将合同更改内容提交客户确认。合同更改时，销售部及时填制文件更改通知单，交办公室备案（如制作新合同时撤回原合同提交新合同），以便及时变更信息。3、与客户沟通在合同的签订、执行过程中，销售部人员要充分了解客户的期望与要求，并尽可能超越客户期望，对客户要求进行记录，具体应有以下内容：a)、业务信息：对收集到的产品信息，应及时反馈至工程技术部、质量安全部，工程技术部、质量安全部根据具体情况，制定出相关的实施措施；b)、问询、合同或订单的处理，包括对其修改；c)、客户反馈，包括客户抱怨：对客户的反馈与抱怨，应由办公室牵头，及时做好协调工作。其他相关部门应积极配合，认真解决好客户的反馈意见。4、相关文件：《合同控制程序》三、设计控制设计和开发1设计和开发的策划公司编制了《设计控制程序》确保对设计开发进行策划和控制，并编制设计开发计划，包括：a、设计开发阶段的划分（或确定）；b、适宜与每个设计开发阶段有评审、验证和确认活动；c、设计开发的职责和权限分配。公司应对参与设计开发活动的不同工作小组和小组之间接口进行管理，以确保其间有效沟通和职责明确。是以策划的输出应根据设计开发进展情况而随之更改。2设计和开发的输出应确定与电梯改造、安装、维修工程有关的输入，并保持纪录，编制设计开发数日清单，设计开发输入通常包括以下内容：a.工程的功能和性能要求；b.应遵循的法规要求；c.适用时以前类似设计提供的信息；d.所适用的工作环境（必要时）；e.必要的其他方面要求。公司工程技术部牵头组织相关部门对输入的适宜性和充分性进行评审并记录，以确保任何不完整、含糊不清的甚至相互矛盾的要求均已得到解决。3设计和开发的输出设计开发的输出应以能够对照设计开发的输入要求进行验证的方式形成文件，例如图纸、防火等方面的说明及其使用功能说明书等。设计和开发的输出应：a.满足设计和开发输入的要求；b.给出采购、施工和服务提供所需的信息；c.包括引用的验收准则；d.规定工程施工在安全正常使用时所必须的特性。设计开发的输出文件在发放之前必须报请技术负责人批准，执行《文件控制程序》中有关规定。4、、设计和开发的评审在设计开发的各个阶段，公司工程技术部对设计开发进行系统的评审，以便：a.评价设计开发的结果满足要求的能力；b.识别设计开发问题并提出必要的措施。参与设计开发的评审人员，应包括与所评审的内容有关的职能部门代表。设计开发的结果及其随后所采取的必要措施均应记录并保存。5、设计和开发的验证公司工程技术部策划并组织对设计开发的验证活动，以确保设计开发的输出满足设计开发输入的要求。一般地，设计开发验证的方式包括计算机验证、类似验证、实验报告和设计评审等，对于每个设计项目，应采用上述方法中的两种进行验证。6、设计和开发确认公司技术负责人主持对设计开发的确认活动，以证实设计的最终产品能够满足特定顾客的具体使用要求，确认应尽可能在涉及交付前完成设计的确认工作，针对顾客提出的某些特殊要求，到客户的使用现场进行作业性试验。只有设计得到了确认才能进行安装施工。应记录确认的结果及对存在的问题采取的更踪措施。7、设计和开发更改设计开发的更改应形成文件，设计更改由设计人申请，说明更改理由，经设计项目负责人校对，技术负责人审核决定的是否进行评审和验证。更改的评审、验证、审批的结果及任何必要的措施的记录在安装部维保部保存。8、目前公司的改造主要是向电梯生产厂采购部件，本公司只对部分简单的部分进行加工。9、相关文件：《设计控制程序》四备品材料（零、部件）1、材料采购控制a)为保证所采购的产品，符合我公司与客户签订的合同以及质量保证体系要求，公司向供应商采购产品和服务时，要依据《采购控制程序》的要求执行。b)对供应商的控制工作，按照采购控制程序的要求，由办公室填制供应商调查评审表组织评定。c)评定的合格供应商由公司统一登录在合格供应商名录上，并对供应商进行动态管理、分类管理，以利及时增加或剔除供应商，以确保质量控制要求。d)办公室负责对供应商评定记录以及有关采购记录进行归档保存。2、采购信息由销售部根据与客户所签订的合同来编制采购计划或采购合同，经管理这代表批准后实施。采购计划及合同采购标准的各项条款应清楚、明确，并应符合国家相关标准或行业标准的要求以及相关法律法规的要求。采购合同签订前要履行报批手续，并作为采购资料予以保存。当所采购的产品发生质量问题或隐患时，销售部要及时进行记录，以便对产品质量进行动态管理。当采购标准涉及外来标准时，销售部要通过有关渠道获得该标准，并严格按文件控制程序的要求予以控制。3、采购产品的验证在采购过程中，要对所采购的产品或服务进行检验或验证，检验员要按照公司有关标准进行检验或验证，并在检验现场及时根据检验结果填制进货检验报告，确认验货结果，以确保所采购的产品或服务符合要求。4、备品材料（零部件）的管理4、1确保及时供应本公司的用户使用。4、2印版类电器配备件实行以旧换新。4、3专用件及重要备配件由公司统一控制和供应。4、4只零售，不批发。原则上不得对委托安装单位、销售网点销售备配件。4、5备配件的发放应采取先进先出法的原则。5、备配件的储备5、1制定需求计划办公室根据质量安全部、工程技术部的备配件需要申请，制定季度储备量和需求量的计划。5.2提出计划申请工程技术部在每月的20日前，提出“备品配件需求计划（月度）”，经公司管理者代表审核批准后于当月30日前上报销售部备配件管理人员。5.2.1主要电气备配件印版的申请，应根据以旧换新原则办理。在供应时严格执行以旧换新原则。5.3报交入库5.3.1备配件由公司质量安全部专管人员查验清点后入库。5.3.2公司应建立备品配件台账并掌握储存的品种、规格、数量、总金额。6、归口贮存公司应设备配件贮存库，印版等电气配件储存的环境条件为温度小于40℃，湿度小于80﹪。7、供应7.1重要备配件的供应用户向公司求购时，公司在核实用户电梯的合同后，根据被配件库存开出领料单，用户向财务付款后开出发票，仓库凭发票发货。7.2电气备配件（印板）的销售公司在开具发票供货前，应通知用户以旧换新，仓库在取得就被配件后，才能发货或办理托运，特殊情况应经公司总经理批准。7.3常用备配件的供应用户购买时，公司根据库存开出领料单，用户付款后开出发票，仓库凭领料单发票发货。所有供应在出具发票时，发票上的用户名称应填写电梯最终用户的名称。7.4“三包件”的供应保修期内的被配件公司施行以旧换新的原则予以更换，损坏件退还厂里，并向业主解释清楚。8、领用8.1一般被配件的领用公司有偿维修改装项目合同中涉及的备配件领用时，由项目负责人填写领料单，财务人员确认项目合同款到账后盖章交备件仓库管理员发货。8.2印板等重要配件的领用修理、改造项目中涉及印板更换，需领用印板类配件时，需由项目负责人先办理借用手续，经工程技术部经理审核，总经理批准后先从备件库借出，等项目完成后项目负责人以回收的旧板及财务核准的领料单注销借单。如修理项目属增加印版功能，无旧版回收的情况时，由工程技术部经理在领料单上确认，总经理审批。8.4借用：在工程业务中涉及备配件借用时，由借用人员填写借单，由部门经理审核，总经理批准后到备配件管理员处办理借用手续。备配件管理人员每月的10日前汇总上月的借用情况，如超过2个月以上未还的，报告管理者代表，并督促经办人催讨。9、费用结算备配件的供应价格按公司财务部下达得价目表执行。10、相关文件:《采购控制程序》、《备品材料和零部件控制程序》五、作业（工艺）1.业务实现策