第2节人事管理规定

第二节人事管理规定一、事务处理细则（一）总则第一条本办事细则依照本公司组织规程制定。第二条本公司一般业务行政管理，悉依本细则规定办理，其未经规定事项，适用有关作业程序。（二）分层负责第三条为提高工作效率，严密管理业务与行政，实施分层负责办法，特划分各级主管职责，以处理所属业务。第四条总经理职责：依据有关规定，领导监督所属部门人员，管理本公司全盘业务。第五条总经理助理职责：1．对于个案研究分析与可行性方案拟议。2．本公司重大兴革事项建议。3．协助总经理处理公司重要业务或特定业务。第六条总经理秘书职责：1．协助总经理处理公司公文行政作业事项。2．文稿的撰拟、修校、翻译与档案保管事项。3．公司会报议程编排及法律事务联络。4．协助总经理追踪、查催各部门应办事项。第七条专案工作人员职责（简称专员）：1．执行总经理交办专案的研究、企划、分析、调整。2．必要时可应各部门主管申请或总经理指派，对各部门主管提供建议或技术支援。第八条室、部负责人职责：1．承总经理或副总经理指示，负责处理职责有关各项业务。2．业务范围内各项规定及其工作方案的拟议。3．业务范围内工作进度、业务绩效及其利弊兴革的报告与建议。4．对所属人员（含配属）的工作绩效与生活行为考评。5．审核有关作业文件，视其性质内容，决定初步处理方式，并对所属人员提出要求。6．业务范围内紧急事件权宜处理或立即转呈核示等。7．业务内涉及其他单位的协调联系。8．向总经理提供政策性建议。9．代行文稿或以室、部、科等一级单位名义行文范围：（1）处理要点已经签奉核准，按照规定程序具备手续，其业务内不涉及其他部门职责。（2）研究计划方案，撰述工作报告所需资料的搜集或其意见的征询。（3）查催该业务有关文书报表。（4）其他规章所示授权该室、部、组（科）自行处理的文件。第九条各部门副部长主管或专案工作人员职责：1．依据作业程序所示要求及上级主管指示，处理该部门经常业务。2．工作范围内作业程序的研拟。3．妥善分配所属及配属人员工作，并确实督导达成工作要求，考核其工作表现与工作成果。4．择拟签稿，并就所属人员签拟作业内容、引用规章体例、措辞等，审阅其是否翔实妥当。5．业务内有关各项应用资料搜集、汇总、分析。6．业务内定期作业报告统计资料编制。7．业务范围内重要工作动态核签。8．主管业务的检查改进与研究发展。（三）业务分工第十条为明确划分各部门业务权责，分别制定下列条例。第十一条综合管理办公室掌理下列事项：1．公文处理程序的拟订与实施事项。2．公文的收发、登记、编号及分送事项。3．文稿的撰拟、修校、翻译、封发与档卷保管事项。4．公文查催与追踪事项。5．公司会报议程的编排及记录印发保管事项。6．各项通知撰拟协调事项。7．总经理办公会有关文书处理，会议程序编排，记录印发保管事项。8．综合性计划、报告撰拟事项。9．有关本公司印信事项。10．法律事务联络处理。11．公司重要合同保管与联系及条文增删修改的建议事项。12．公司大事纪要汇总记载。13．专案研究、调查、计划的建议处理事项。14．秘书业务及一般性公共关系。15．图书、文物的搜集、整理、保管。16．与顾问联系协调事项。17．总经理临时交办事项的协调处理。第十二条资产财务部负责下列事项：1．财务管理与会计制度的研究、设计。2．年度预算的拟订、执行。3．财务计划的拟订、执行及控制。4．年度预算的汇编、控制及执行分析。5．会计凭证的编制、审核及保管。6．会计账册的登记、处理与保管。7．税务会计事项的处理。8．成本的计算及分析。9．结算及决算报告的编制。10．账目及存货的盘查。11．应收账款的整理及催收事项。第十三条本公司综合管理办公室下属行政、IT信息管理人员负责下列事项：1．资产管理事项。2．电脑化内部档案系统作业事项。3．人事、日常事务的企划及管理事项。4．每天财务收支管理事项。5．本公司行政事务注意事项。（1）关于厂区人员、物品等出入管理事项。（2）关于厂内安全卫生事项的维护。（3）关于员工伙食的供应事项。（4）关于厂区其他事务的处理事项。第十四条商务部负责管理：1．开发客户的计划及其实施。2．客户订单的接洽、估价及其联络事项。3．客户订单作业、设计完稿的处理联络事项。4．客户订单印刷及运送处理事项。5．客户货款收缴及催收事项。6．客户间的联络及维持长期关系所必须注意的处理事宜。7．同业行情收集、研究并反馈给公司。8．达成业务目标是一切努力的最终目标。（四）服务守则第十八条各级工作人员应遵守的规定：1．恪守员工服务准则。2．各级工作人员对该部门业务有关的作业规定、专业知识决定其业务的发展，所以应力求充分了解，并须经常研习。3．各级工作人员均应遵照本公司各种规定与要求，根据上级指定分配的工作与职责，接受上级指导，达成任务，同时尊重同事的职责，本着分工合作精神，互为联系，力求配合。4．各级工作人员处理公司业务，选拟文稿应注意下列要点：（1）处理具体事务必须全面了解情况。（2）提供的建议、意见必须确实可行。（3）各项要求必须贯彻始终。（4）人力、财力必须合理运用。（5）观察评判必须公正客观。（6）称谓、数字必须准确无误。（7）确保业务机密。（8）不得积压公务。（9）恪尽职责，防止一切可能发生的危险及损害。（10）对每一问题多加思考，积极献策。（11）维护公司权责与荣誉。5．各级工作人员对于该部门业务研究处理，应有自己的处理方法，除有特殊事故，或规定欠明，不能自行决定外，不得事事呈请上级核示，推诿责任。6．各级工作人员差假外出，必须觅妥代理人或由该部门主管指定代理人，代理期间的职权行使，应由代理人负责。7．各级工作人员，均应按照规定工作时间到达工作场所，公务闲暇时自行研习业务有关书刊，不得有影响工作形象及妨碍他人工作的不当行为。8．服务成绩优异者或违反以上守则规定者，应由主管部门查证事实，分别视其情节轻重，依据人事规定，给予奖励或惩处。（五）综合核实第十九条各部门负责的各项业务，均应悉心斟酌，就其工作内容、工作要求、工作方法、作业流程等分别制定管理规章、业务范围、工作程序等呈准施行，作为该部门处理业务的准则。第二十条各级工作人员，应就该部门主管交付的任务，按照有关规定，具述职责内容（工作说明书）送请人力资源部详鉴查核，以专责成。第二十一条本公司为谋业务行政的兴革、改进及经营事业的发展，可视个别事实需要，临时指定人员设置小组或委员会，待相关工作结束，即行解散。第二十二条本公司定期或不定期召集主管及有关人员举行业务交流，决议通过的事项应严格执行。第二十三条有关室、部定期或业务会报比照办理，但会报决定事项关系到业务成败的，仍须签报上级核准办理。二、人事作业程序（一）总则第一条为使本公司人事作业正规化、制度化，能在有序可循的情况下，使本公司人事统一、脉络一贯，并加强人力资源部与各部门间的了解，借以更密切配合，提高工作效率，特制订本程序。（二）职能第二条人力资源部设部长一名，负责下列全盘人事业务。1．依据公司业务需要，研究组织职责及权责划分的改进方案。2．配合公司经营目标，依据人力分析及人力预测的结果，拟订人力资源发展计划及人员编制数额，并根据人力发展计划，筹划各项教育及训练。3．设计、推行及改进人事管理制度及其作业流程，并确保其有效实施。4．经与各部门主管会商，拟定每一职位的工作标准及其所需资格、条件，以求适才适所。5．依生活水准、薪资市场情况及公司政策，建议研订合理的员工待遇。6．制定各项员工福利与工作安全措施，并维持员工与公司间和谐关系。第三条人力资源部另设专员及办事员各若干名，分别负责下列工作：1．专员：（1）行政公文处理；（2）员工征信调查及对保工作；（3）招募行政工作；（4）考绩行政工作；（5）培训工作。2．办事员：（1）资料档案管理；（2）劳保行政工作；（3）考勤行政工作。第四条人力资源部组织关系：1．受总经理任指挥及监督，并向其直接报告。2．以诚恳友善的态度与其他部门协调、联系，并就其所提出的有关本部门工作的询问、质疑予以解答。3．在权限内督导各部门有关人事事宜。4．为达成本公司的任务，与其他有关方面建立并保持必要的联络。（三）组织第五条为了完成本公司的任务与目标，而将应处理的工作做适当安排，对所有员工贯彻执行，制定本公司“组织系统表”，并视情况每年定期检查修订。（四）体制第六条区分组织中纵的性质与横的程度及其交错的结构体制，据此而设定本公司“职位（等）及职称配置表”作为人事管理基础。（五）工作分析第七条公司确立组织体制及人事措施实行前，须将各项工作职责的任务，以及工作人员的条件等予以分析研究，做成“职务说明书”作为人事行政的依据。（六）分层负责第八条为明确划分各层人员的人事权责，拟定“人事权限划分表”，表中所列的权责，各层人员均应确实负责办理，不得借故推诿，实施时如遇困难或特别事情发生，应向上一级人员请示后予以处理。（七）编制第九条本公司为推行业务及基于人事预算控制，对各部门可设职称及可用人员数量予以规定，订立各部门编制汇总表并视情况每年定期检查修订。（八）人力控制第十条根据编制，本公司定期召开人力检查会，就现有人员适职与否、流动率、缺勤情况及应储备人力及需求人力做正确、客观的检查建议，作为人力资源部研订人力计划，办理开拓人力来源的参考依据。第十一条人员拨补申请作业程序如下：1．各部门如须增补人员，先至人力资源部领取“人员增补申请单”，填妥后汇人力资源部办理。2．人力资源部接到申请单后，应调查所申请人员是否符合编制需求，其职位薪资预算是否在控制内，其需要时机是否恰当等问题。3．人力资源部调查后，即就申请人员的来源做正确的拟办建议，呈总经理核准后，根据指示办理招募预备工作。4．人员拨补申请单经批示完毕后，均应转回申请部门，人力资源部凭副本办理。（九）人员招聘与甄选第十二条人员招募作业程序如下1．人力资源部收集一定时期内的求职人员信息，即行拟订招募计划，内容包括下列项目：（1）招募职位名称及名额；（2）资格条件限制；（3）职位预算薪金；（4）预定任用日期；（5）通报稿或登报稿（信息发布方式）拟具；（6）资料审核方式及办理日期（截止日期）；（7）考试方式及日程安排（含面谈主管安排）；（8）场地安排；（9）准备事项（通知单、海报、公司宣传资料等）。2．信息发布：即将招募消息告诉大众及求职人，内容如下：（1）登报征求：先拟广告稿，估计刊登费，决定何时刊登何报，然后联络报社。（2）同仁推荐：以海报或公告方式进行。3．应征信处理：（1）诉求消息发出后，会收到应征资料，经审核后，对合格应征者发出“初试通知单”及“甄选报名单”，通知前来本公司接受笔试或面试。（2）不合格者的应征资料，归档一个月后销毁，但有要求退件者，应给予退件。为了给社会大众一个好的印象，对所有未录取者发出“谢函”也是应有的礼貌。4．考试：新进人员甄选考试分笔试及面谈两种方式。（1）笔试包括下列内容：①专业测验（由申请部门拟订试题）；②定向测验；③领导能力测验（适合领导级）；④智力测验。（2）面谈：由申请部门主管、人事主管、核定权限主管分别或共同面谈，面谈时应注意：①要尽量使应征人员感到亲切、自然、轻松；②要了解自己所要获知的答案及问题点；③要了解自己要告诉对方的问题；④要尊重对方的人格；⑤将口试结果随时记录于“面谈记录表”。（3）如初次面谈不够周详，无法做有效参考，可再发出“复谈通知单”，再次安排约谈。5．背景调查：经初试合格，初步决定的人选，视情况应做有效的背景调查。6．结果评定：经评定未录取人员，先发出谢函通知，将其资料归入储备人才档案中，以备不时之需，经评定录取人员，由人事主管及用人主管会商进用日期后发给“报到通知单”，并安排职前训练有关准备工作。7．注意事项：应征资料的处理及背景调查时应尊重应征人的个人隐私权，注意保密工作。（十）任用第十三条经核定录用人员，由人力资源部依据甄选报名单发给“报到通知单”，请于报到时携带下列资料：1．员工资料卡；2．本人证件相片×张；3．户籍誊本；4．身份证复印件；5．体检表；6．学历证件复印件；7．专业技术任职资格证书复印件；8．其他必要资料。第十四条领导层人员