第3章表的操作知识要点(简)

第三章表的操作知识要点第1页共9页《Access2003应用基础》第三章表的操作知识要点3.1建立表3.1.1表的基本概念1、表：用于存储数据的数据库对象，是一个二维表格。分成表结构和表数据两部分。只有表结构没有表数据的表称为空表。每个表都有一个不允许相同的表名，一般由字母、汉字、数字和部分特殊字符(除句号、感叹号、方括号、中重音符号等外)组成。命名时最好做到“见名知义”。最多64个字符2、记录：表中行称为记录，也称元组。一个表有多少行就有多少条记录。3、当前记录：当前正在操作的记录，当前记录的显示标记是，同一时刻只能操作一条记录，系统默认从第一条记录开始。4、字段：表中列称为字段，也称为属性，用于表明数据的特征。字段包括字段名、字段类型、字段大小。一个表最多允许有255个字段(255列)。5、字段名：标识字段的名称。每个字段有唯一的字段名。【命名规则】由字母、汉字、数字和部分特殊字符(除句号、感叹号、方括号、前导空格、不可打印字符单引号等外)组成，长度为1-64个字符。字段名最好能体现改字段存放数据的特征。6、字段类型：用于定义存储数据的字段特征。系统提供10种（字段类型）数据类型（文本型、数字型、货币型、备注型、日期/时间型、自动编号、是/否型、OLE对象型、超链接型、查阅向导）。7、字段大小：又称字段长度，是允许存放数据的最大长度，不同数据具有不同的字段大小。3.1.2数据类型(字段类型)1、文本型(Text)：这种类型允许最大255个字符或数字，Access默认的大小是50个字符，而且系统只保存输入到字段中的字符，而不保存文本字段中未用位置上的空字符。可以设置“字段大小”属性控制可输入的最大字符长度。2、数字型(Number):这种字段类型可以用来存储进行算术计算的数字数据，用户还可以设置“字段大小”属性定义一个特定的数字类型，任何指定为数字数据类型的字段可以设置成“字节”、“整数”、“长整数”、“单精度数”、“双精度数”、“同步复制ID”、“小数”7种类型。在Access中通常默认为“长整型”。3、货币型(Currency)：这种类型是数字数据类型的特殊类型，等价于具有双精度属性的数字字段类型。向货币字段输入数据时，不必键入人民币符号和千位处的逗号，Access会自动显示人民币符号和逗号，并添加两位小数到货币字段。当小数部分多于两位时，Access会对数据进行四舍五入。精确度为小数点左方15位数及右方4位数。4、备注型(Memo)：这种类型用来保存长度较长的文本及数字，它允许字段能够存储长达65535个字符的内容。但Access不能对备注字段进行排序或索引。5、日期/时间型(Date/Time)：这种类型是用来存储日期、时间或日期时间一起的，每个日期/时间字段需要8个字节来存储空间。第三章表的操作知识要点第2页共9页6、、自动编号(AutoNumber)：有系统为每一条新记录指定唯一的顺序号。分为递增和随机。占4个字节。自动编号一旦被指定，就会永久地与记录连接。如果删除了表格中含有自动编号字段的一个记录后，Access并不会为表格自动编号字段重新编号。当添加某一记录时，Access不再使用已被删除的自动编号字段的数值，而是重新按递增的规律重新赋值。7、是/否型(Yes/No)：这种字段（1个字节）是针对于某一字段中只包含两个不同的可选值（是/否、真/假、开/关）而设立的字段，通过是/否数据类型的格式特性，用户可以对是/否字段进行选择。8、OLE对象型(OLEObject)：这个字段是指字段允许单独地“链接”或“嵌入”OLE对象。添加数据到OLE对象字段时，可以链接或嵌入Access表中的OLE对象是指在其他使用OLE协议程序创建的对象，例如WORD文档、EXCEL电子表格、图像、声音或其他二进制数据。OLE对象字段最大可为1GB，它主要受磁盘空间限制。9、超链接型(Hyperlink)：这个字段主要是用来保存超级链接的，包含作为超级链接地址的文本或以文本形式存储的字符与数字的组合。当单击一个超级链接时，WEB浏览器或Access将根据超级链接地址到达指定的目标。超级链接最多可包含三部分：一是在字段或控件中显示的文本；二是到文件或页面的路径；三是在文件或页面中的地址。在这个字段或控件中插入超级链接地址最简单的方法就是在“插入”菜单中单击“超级链接”命令。（UNC或URL）（最多64000个字符）。10、查阅向导(LookupWizard)：这个字段类型为用户提供了一个建立字段内容的组合框，可以在组合框中选择所列内容作为添入字段的内容（占4个字节）。3.1.3创建表一、对创建数据表的认识：在Access中创建表对象分为两个步骤：1、创建表结构2、向表中输入数据创建表结构，就像按设计图纸在地皮上建楼房中的一个个房间，定义表结构中的字段如同“房间”中添置的存放数据的各种类型的“柜子”。二、创建数据表的方式：1、利用向导创建表；2、利用设计视图创建表；3、复制表；4、导入表；5、链接表；6、利用数据表视图。三、主要步骤：打开数据库，选择“表”对象，单击“新建”，再“新建”对话框中选择创建表的方式.3.2编辑表3.2.1表的打开与关闭（数据表视图）1、打开表有两种方式：1）、在数据库窗口中，选择“表”对象，单击工具栏中的“打开”按钮；2）、在数据库窗口中，选中需要打开的表对象，双击需要打开的“表”的名称。2、表的关闭：注意会提示是否保存。1）、单击“文件”菜单中的“关闭”命令；2）、单击窗口的“关闭”按钮关闭表。第三章表的操作知识要点第3页共9页3.2.2修改表的结构表新建后，有可能考虑不周详或操作错误，导致表的结构不能满足实际应用，需要对表的结构进行修改。对表的结构进行修改，可能导致数据的丢失，所以在修改表的结构时要小心。修改表的结构在设计视图中完成。注意涉及修改字段、删除字段、增加字段、移动字段等操作。(一)、修改字段：包括修改字段名、数据类型、字段大小。1、修改字段名：1)、在“设计视图”的“字段名称”列中选中需要修改的字段名，重新输入新字段名。2）、“数据表视图”中双击字段名后直接输入新字段名。2、修改字段类型（数据类型）：在“设计视图”中“数据类型”列选择数据类型。3、在“设计视图”中先选中需要修改字段大小的字段，再在“字段属性区”的“字段大小”文本框中输入字段大小或在“字段大小”组合框中选择。(二)、删除字段：删除表中不再需要的字段，以节省存储空间，同时加快数据库运行速度。字段删除后，该字段的所有数据也将删除。1、在“设计视图”中，选中要删除的字段，单击“编辑”菜单中的“删除行”/“删除”命令，或者单击工具栏中的“删除行”按钮，或者单击右键选择“删除行”命令。系统提示是否永久删除该字段，单击“是”按钮，完成字段删除。(提示保存)2、在“数据表视图”中选中需要删除的字段，单击“编辑”菜单中的“删除列”命令，或者单击右键选择“删除列”命令。系统提示是否永久删除该字段，单击“是”按钮，完成字段删除。（不提示保存）(三)、增加字段：1、在“设计视图”中，选中插入新字段的位置，单击“插入”菜单选择“行”，或者单击工具栏上的“插入行”按钮，或者在单击右键选择“插入行”命名。在所选位置上方插入新字段。然后给新字段命令和选择数据类型设置字段大小。2、在“数据表视图”中，选中插入新字段的位置，单击“插入”菜单选择“列”，或者单击右键选择“插入列”，即可在选中位置前插入新字段。然后给新字段命名。(四)、移动字段：1、在“设计视图”中，单击需要移动的字段左边选择器上的三角形标志，按住鼠标左键并拖动到需要的位置并放开。注意：A、黑线的位置即是字段移动后的新位置所在；B、拖动过程中鼠标指针右下角有一个虚线的矩形；C、可以拖动左键选中多个字段或按shift键+左键选中连续多字段，或者按ctrl键+左键选中不连续的多个字段，执行多字段移动。2、在“数据表视图”中，选中需要移动的字段，拖动鼠标左键到新位置后放开左键。在拖动过程中黑线的位置即为字段移动后的位置。3.2.3、设置字段属性第三章表的操作知识要点第4页共9页【字段属性】：字段大小、格式、标题、默认值、输入掩码、有效性规则、有效性文本、必填字段、允许空字符串、索引、输入法模式、智能标记、unicode压缩、IME语句模式。【常用字段属性介绍】1、标题：此属性要和字段名相互区别，如字段名为xm，标题为姓名，则最终显示姓名。默认情况下，不设置标题则用字段名充当标题。2、字段大小：用来控制允许输入的最多字符数。无论是一个汉字，字母还是数字均为一个字符。A、文本型数据大小：默认50个字符，最大值255，取值0~255。B、数字型数据大小：7中数字字段大小类型，默认长整型。C、自动编号数据大小：长整型和同步复制ID，默认长整型。3、格式：用于设置数据输出方式，可以使数据显示统一美观。a)数字：7种(常规、货币、欧元、固定、标准、百分比、科学计数)。b)日期/时间：7种(常规日期、长日期、中日期、短日期、长时间、中时间、段时间)c)货币：7种(同数字)d)自动编号：7种(同数字)e)是否：真/假、是/否、开/关4、默认值：用来显示字段数据内容相同或含有相同内容部分，来减少数据输入量，提高数据输入速度。可以将出现较多的值作为该字段的默认值。如：将性别字段的“男”作为默认值。（OLE对象和自动编号不可设置默认值）5、有效性规则：“有效性规则”是一个表达式，用于指定输入的数据必须满足的条件，当输入的数据满足表达式时，条件为真，则允许输入。文本型：like“????”（限制输入4个字符）数字型：between100and200//=100and=200//[字段名]=100and[字段名]=2006、有效性文本：用于指定数据不符合有效性规则时的提示信息。7、输入掩码：是用户为输入数据定义的格式，通过输入掩码的设置，可以规定数据输入格式，以保证输入数据定义的格式。文本、数字、日期/时间、货币可以设置“输入掩码”，其中文本和日期/时间设置时可使用“向导”。如：输入邮政编码的掩码为：000000(0表示必须输入0-9的数字)8、索引：使用索引有助于提高在表中查找记录和对记录排序的速度。分为唯一索引、主索引、普通索引。索引的值分为无、有(无重复)、有(有重复)。唯一索引的值不能相同，即没有重复。唯一索引可以有多个，其中一个可以作为主索引，但主索引只能有一个。普通索引可以有重复。可以在索引对话框中设置索引情况。3.3记录操作3.3.1改变当前记录当前记录即为操作记录，一个表只有一条当前记录。1、使用导航栏改变当前记录。1）位置：“数据表视图”下边。“导航栏按钮”。第三章表的操作知识要点第5页共9页2）按钮功能：转到第一条记录；转到当前记录的上一条记录；转到指定记录（ENTER）转到当前记录的下一条记录；转到最后一条记录在表尾插入新记录（转到此记录处）2、使用光标键、方向键改变当前记录：PageUp：当前屏首记录（同列）PageDown：下一屏屏首记录（同列）Home：当前记录首条数据End：当前记录最后一条数据Tab：当前记录后一条数据←：当前记录左面一条数据↑：当前记录上面一条数据→：当前记录右面一条数据↓：当前记录下面一条数据3、使用菜单命令关闭当前记录单击“编辑”菜单→“定位”命令，选择记录。列表：首记录、尾记录、下一记录、上一记录、新记录。3.3.2录入数据.1、输入数据步骤。1）在数据表视图中打开表；2）移动光标到需要输入数据的字段处；3）按不同数据类型输入数据。2、不同数据类型的数据输入。1）OLE对象数据：A、菜单输入：选中字段，单击“插入”→“对象”命令，选择插入方法(新建、由文件创建)，选择“对象类型”。B、右键输入：选中字段，单击右键，选择“插入对象”命令选择插入方法(新建、由文件创建)，选择“对象类型”。说明：新建—打开需要程序创建新内容；由文件创建-已有文件。2）超链接数据：选中字段，单击“插入”→“超链接”命令，在弹出对话框中，选择、查找相应的内容。3）是否型数据：执行