XJ公司运输流程优化项目建议书初稿郑才林

XJ公司运输流程优化项目建议书一、项目背景安徽XJ物流有限责任公司是安徽省目前规模最大，硬件设施最完备，服务领域最全面的第三方物流企业。作为专业的第三方物流公司，XJ顺应社会发展趋势，发展了各方面的业务。但是仓储、运输与配送依旧是物流公司的基础业务，它们创造的利润占公司总利润的绝大比重。因此为实现公司利润最大化的目标，除了发展新型业务，就应当把公司的基础业务做大做强。在基础业务中，运输与配送又是管理难度较大的部分，要想做好这部分业务，就要制定标准化的业务流程实行标准化的管理。现代企业面临着来自企业内外两方面的巨大挑战：公司外部的挑战主要来自三个方面：个性化的客户需求、日益残酷的市场竞争和环境的变幻莫测；而在公司内部，最大的挑战则来自于组织结构科层化带来的活力不足。XJ公司在一定程度上面临业务流程被部门割裂的难题，反映在效率不够高、成本偏高、竞争力降低等方面。为解决这一难题，以一套标准化的作业流程来明确各部门之间的职责就十分重要。XJ目前在干线运输、配送以及危货运输都有自己的一套运输操作流程，我们团队在分析了XJ物流有限公司的现有运输网络、运输流程以及配送业务流程之后，提出了一系列的优化措施。我们以业务流程再造（BusinessProcessReengineering，BPR）的理念为指导并且结合实际，对XJ物流有限公司的干线运输流程、危货运输流程、以及配送流程进行了标准化和优化，最后形成以XJ公司运输流程优化为目的项目建议书。“业务流程再造（ＢＰＲ）是对企业的业务流程作根本性的再思考和彻底性的重新设计，其目的是在成本、质量、服务和速度等方面取得显著的改善，使企业能最大限度地适应以顾客、竞争、变化为特征的现代企业经营环境。”ＢＰＲ关注的要点是企业的业务处理流程，一切“再造”都是围绕业务流程展开的。所以本项目建议书主要从ＸＪ公司的运输流程着手，提出运输与配送的作业流程再造。通过作业流程的标准化来提高管理效率和业务运作效率，最终达到节约成本、增强基础业务盈利能力的目标。二、干线运输流程优化（一）背景干线运输是利用铁路，公路的干线，大型船舶的固定航线进行的长距离，大数量的运输，是进行远距离空间位置转移的重要运输形式。XJ公司拥有自己强大的干线运输车队。目前，公司自有车辆100余辆，可控车辆在1000辆左右。在车型上，有货柜车、散货车、轻型小货车等。其强势干线以合肥、上海、无锡、广州、济南、天津、成都、重庆等地为中心向周边辐射，形成全国性的干线网络。合肥属于内陆地区，如何建立其独特的干线运输体系，值得深思。在第一利润源泉和第二利润源泉不断深入发掘之后，XJ公司作为第三方物流公司的发展空间开阔。在与同行业竞争的压迫之下，XJ公司积极发展干线运输，开拓服务范围，形成了一个覆盖了华北、华南并逐渐向西部深入的运输网络体系。这种战略化的全国运输网络体系，使XJ公司在同行业中处于领先地位。XJ公司的“开疆扩土”的发展战略使干线运输逐步延伸到全国各地。但随着干线运输网络范围的加大，对XJ公司的内部控制提供了新的挑战，在节约成本和提高效率的驱动下，XJ公司迫切需要一个独特的标准化运输作业流程。对于运输企业来说其干线运输的基本工作流程主要包括确定运输区域、车辆配载、车辆安排、选择最佳运输路线、完成车辆积载。而每一个环节都受到相关因素的制约。图（一）干线运输的基本作业流程1、确定运输区域为使整个干线运输有一个可遵循的基本依据，应首先将客户所在地的具体位置作一个系统统计，以作为以下决策的基本参考。2、车辆配载确定运输区域车辆配载车辆安排选择最佳运输路线完成车辆的积载客户分布地点货物特征货物（体积、质量、数量、其他）车辆（体积、载货量）费用交通状况客户集体位置送货时间限制货物（体积、质量、数量、其他）由于配送货物品种特性各异，为提高配送效率、确保货物质量，必须首先对特性差异大的货物进行分类。在接到订单后，将货物依其特性进行分类，以分别采取不同的运输方式和运输工具，如按冷冻食品、速冻食品、箱装货物、散装货物等分类配载；其次，配送货物也有轻重缓急之分，必须初步确定哪些货物可配于同一辆车，以做好车辆的初步配装工作。3、车辆安排车辆安全要解决的问题是安排什么类型、吨位的配送车辆进行最后送货。一般企业拥有的车型有限，车辆数量亦有限，当本公司车辆无法满足要求时，可使用外雇车辆。在保证运输质量的前提下，是组建自营车队还是以外雇车为主，则需视经营成本而定。但无论是自由车辆还是外雇车辆，都必须首先掌握有哪些车辆可供调派并符合要求，即这些车辆的容量和额定载货是否符合要求；其次，安排车辆之前还必须分析订单上货物信息，如体积、质量、数量、对于装卸的基本要求等。综合考虑各方面因素的影响，做出最合适的车辆安排。4、选择最佳运输路线知道具体客户的区域位置之后，如何以最快的速度完成对这些货物的运输，即如何选择运输距离短、运输时间短、运输成本低的线路，需根据客户的具体位置、沿途的交通情况等做出优先选择和判断。除此之外，还必须考虑有些客户或其所在地点环境对送货时间、车型等方面的特许要求，如有些客户不在中午或者晚上收货，有些道路在高峰时期实行特别的交通管制等。5、完成车辆的积载为了有效地利用空间和货物的装卸顺序，原则上要依照依据“后卸先装”的顺序装车，并考虑货物的性质（怕震、怕压、怕湿）、形状、体积及质量做出适当的调整。XJ作为第三方物流公司的干线运输过程更是复杂多样化的，除了对运输各个流程提出优化措施之外，还要求各个部门的协调工作，并依托于强大的信息系统。目前，XJ公司专营干线运输部门主要包括物流营销部、运输运作部和仓储配送部以及其强大的信息中心OA办公系统。各部门协调拓展业务使公司的业务做大做强，新的物流观念要求成本更低、服务质量更优，为此我们对XJ公司的干线运输系统提出了几点优化措施。（二）优化措施XJ公司的干线运输采用多部门协调合作的模式。这种多部门合作使干线运输的各个环节更加专业化。各个部门发挥自己的核心优势，集中主力攻克自己控制环节的瓶颈，并配合其他部门完成整个干线运输。这样更好地使工作层次分明、权责异于区分，并充分发挥了运输个部门的核心竞争力。而对外，也提高了XJ公司的服务能力，降低了运输以及管理成本。然而，这种工作模式给公司带来了极大的挑战。首先，运输部门各部门的工作相似性极大，在没有分清工作层次的情况下极易出现窝工和重复工作。其次该模式对各部门之间的磨合程度要求非常大，现今，一般的制造业和服务业的上层管理机构都能够将业务分割，下达各部门协调完成，但是，成效却天壤之别。各部门工作的协调程度越来越反应了企业的管理水平，并直接影响了企业的运营成本，企业也迫切需要一套标准化的红做机制。基于此，笔者主要对XJ多部门协调干线运输设计一套标准化工作流程。1运输管理工作流程优化1.1运输管理工作流程图表格1运输管理工作流程图安徽XJ物流有限公司运输管理工作流程图单位名称运输运作部流程名称运输管理工作流程层次2任务概要运输方案、途径的决策与执行单位运输主管物流营销部运输运作部仓储配送部客户节点ABCDE12345678910111213公司名称安徽XJ物流有限公司共页第页编制单位欣欣团队签发人签发日期1.2对运输管理工作流程图解释该图是根据XJ的实际工作情况建立的，其中运输主管属于XJ的开始签订合同审批审核运输计划与方案是否需要提货审批签字开具提货单凭提货单领货在发货单上签字按计划组织运输中途意外事故调整运输方案继续组织运输到货结束审批签字配合准备货物发货经理层，物流营销部、运输运作部（运输运作部还包含了XJ的另一个部门运输分公司）、仓储配送部是经理层的三个子部门，客户是独立于XJ公司内部机构的另一个部门。图中所列举的几个部门是XJ公司承担干线运输的几个主要部门，并不是所有部门，例如，对干线运输有影响的还有信息中心和综合事务部的。这里所提出的模型是针对完成干线运输的几个主要部门，并独立于其他部门的一种理想化模型。在特殊情况下，XJ公司可以跳出一些环节，同时也可以增加某些具体环节。标准化流程图只是客观地设计了一套工作方案，该方案的运行还需要一套行业标准和管理制度。以下将在各个物流环节提供具体的重点工作内容以及标准。2、运输管理工作标准化2.1、运输管理工作标准表格2运输管理工作标准安徽XJ物流有限公司运输管理工作标准任务名称节点任务程序、重点及标准时限相关资料运输计划与方案的B2E2程序1.《物流合同》2.《物流计划》物流营销部与客户签订物流合同随时运输运作部根据合同要求，编写运输计划与运输方案2个工作日制定C3B3A3物流营销部对运输计划与运输方案进行审核，检查是否符合要求1个工作日运输主管对运输计划与运输方案进行审批1个工作日重点运输计划与方案的制定标准制定及时、可行提货手续办理C4C5A5C6D7C7程序1.《物流合同》2.《物流计划》如果需要从仓储部提货，运输运作部开具相应的提货单1个工作日物流营销部根据物流合同规定，在提货单上签字确认即时提货单交运输主管审批1个工作日运输运作部凭手续齐全的提货单到仓储部提货即时仓储配送部检查提货单，并发放相应的货物即时运输运作部在发货单上签字即时重点提货手续的办理标准手续齐全，无遗漏意外事故处理C9C10A10C11程序1.《物流合同》2.《物流计划》如果运输途中发生意外事故，运输运作部及时通知物流营销部及相关领导即时物流营销部就意外事故通知客户单位，商讨解决办法依情况定运输运作部及时制定解决措施2个工作日运输主管对解决措施进行审批1个工作日运输运作部落实领导审批的解决措施，继续组织运输重点意外事故的处理标准处理及时妥当到货程序《物流合同》运输运作部按要求，将货物运抵目的地即时货物接受单位在接收单上签字确即时C12E12认运输运作部将接收单送交市场开发部1个工作日物流营销部凭接收单，向客户索要物流余款重点到货手续的办理余款的结算标准手续办理及时余款结算及时2.2对运输管理工作标准图的解释该图结合具体的实务对以上提出的干线运输流程图进行补充。主要是根据《物流合同》、《物流计划》以及相应的物流准则补充说明具体流程工作中所要注意的重点问题，行业标准。XJ公司在操作中要在相应的时限内完成相应的工作标准，保证流程准时、按质地向下运行。当然，实务中遇到的问题是不定向的。例如在进行划款结算时出现短款，企业应及时在流程图相应的节点上向经理层反应，并由经理层做出决策，使流程未完成的部分损失最小化。以上说明了干线运输在企业各个部门的规划以及工作流程，在企业管理层面偏向于宏观，而具体落实到每一笔业务，又要求企业把具体的业务安排得更透彻。为了加强运输管理，提高运输作业的运作效率和服务水平，保证运输货物及时、准确、安全送达目的地，完整交付给收货人。下面提出更为微观的干线运输流程图。3干线运输流程图XJ公司专门执行干线运输的人员包括运输主管、运输专员、运输调度员、运输核算员和驾驶员。在充分保证每笔干线运输业务落实到各方面人员的基础上，就能使整个企业的干线运输业务能力得到提升。因此，在整体优化XJ公司的干线运输流程时，还有必要规范每笔经济业务。3.1干线运输流程图安徽XJ物流有限公司运输管理工作流程图单位名称运输运作部流程名称干线运输流程层次2任务概要运输方案决策与执行承运人运输主管运输专员装卸搬运工驾驶员核算员签订《托运协议》选择运输路线选择运输方式车辆安全检查填写运输单据组配货物货物跟踪回单审核协助装车货物交换回单审核记账报表回单公司名称安徽XJ物流有限公司共页第页编制单位欣欣团队签发人签发日期XJ物流公司完成单笔运输的工作步骤承运人与运输主管签订合同，明确双方的权利和义务，激活整个干线运输流程运输主管根据托运货物，制定《运输计划书》，确定最优化的运输路线和合适的运输车辆。在完成《运输计划书》的当天，合理调配车辆、安排运输人员，相应的运输员在出车前对车辆进行检查。运输专员填制货物运输单证，办理货物运输手续。运输专员根据货物的安全性、合理性、节约费用、先急后缓四原则对货物进行配装在装卸搬运工