第一章文秘工作概论

第一章文秘工作概论第一节文秘工作的历史和发展一、新时期我国文秘工作的发展方向周恩来同志在建国初期曾指出，秘书工作第一要保密，第二要准确，第三要迅速。“四个转变”成为文秘工作的发展方向；1、是从偏重于办文办事转变为既办文办事又出谋献策。2、是从单纯收发、传递信息转变为综合处理信息；3、是从凭经验办事转变为科学化管理；4、是从被动服务转变为力争主动。江泽民同志也指出文秘工作的四项任务；1、为领导提供情况；2、在领导决策以后协助贯彻实施，3、是协助领导协调矛盾，做好文件把关，4、是承担处理领导机关的一些日常事务。二、文秘工作的职业特点文秘工作主要内容有日常工作、信息工作、会议工作、接待工作、随从工作、通讯工作、保密工作、公文处理与归档工作等1、辅助性2、从属性3、服务性4、综合性5、灵活性三、文秘工作人员的能力1、口头表达能力2、书面表达能力3、办事能力4、应变能力5、心理调适能力6、洞察能力四、文秘工作人员的道德要求1、忠于职守、敬业爱岗2、严守机密、求真务实3、恪守信用、严谨细致4、甘当助手、任劳任怨5、富有主动性和创新意识第二章文秘工作实务第一节日常工作一、值班工作的任务、工作制度任务：1、承接上级指示2、负责电话应对3、接待来访人员4、掌握领导的行踪5、承办临时事项6、确保机关安全7、编写值班材料制度：1、岗位责任制度2、请示报告制度3、交接班制度4、保密制度5、安全防范制度三防是防特、防盗、防火二、印章刻制、颁发、使用、保管要求印章的刻制：1、印章刻制权限。应发按照党政军最高领导机关和其他各级领导机关的有关规定执行。法定组织的成立，由批准该组织的上级领导机关刻制颁发公章，本组织无权刻制公章。2、印章刻制的规格由形状、尺寸、字形、图形、排列等项目组成。一般都是圆形。直径大小，因机关的级别高低而不同，从中央到基层，由大到小，主要分6厘米、5厘米、4.5厘米、4.2厘米四个级别。印章所刻名称，应为本组织的法定名称，字数过多者，可适当采用通用简称。民族自治地方的印章，应当刻汉文和当地通用民族文字。印章的印文，一般用宋体字和规范化的简化字，从左至右环排或横排。正式公章的图形有四种一是中央部级以上国家机关和各级人大常委会、人民政府、人民法院、人民检察院的公章，由机构名称、国徽和边线组成；二是各级党委的正式公章，由机构名称、党徽和边线组成；三是各级国家机关下属的职能机构的正式公章，由机构名称、五角星和边线组成。其他领导机构的正式公章，一般都参照相当于党政领导机构同级印章的图形刻制。现用正式公章一般有铜质和塑料两种材质。对领导签名章也有明确规定。印章的颁发和使用1、印章的颁发；领取印章要有二人同行，持介绍信或领导手迹。2、印章的使用；使用印章，一般应经本机关领导批准，办理签批手续，文秘人员不要擅自作主。文件用印，以文件领导签发字为准；常规用印，有文秘部门负责人批准即可；可一般事务性的介绍用印，文秘人员可依照惯例承办，不必事事请示。要正确用印，印章应加盖在落款的年、月、日处，“骑年盖月”3印章的停用因机构改革变动等原因停用印章，要及时发出印章停用通知，按通知要求停止使用，清查印章。然后，报请领导审定印章的处理办法，做好停用印章的上交、清退、存档或销毁工作。停用印章也要登记，写清停用机关，原因、时间。印章处理要区别情况，根据主管机构的意见上交，保存或销毁。印章的保管：1、印章必须有专人保管，不可随意交给他人代管，更不可“齐抓共管”。保管人因事外出，经批准交他人代管，不论时间长短，均需在印章档案卡片上登记清楚。2、印章使用应在办公厅室内进行，不可带出办公室，以防丢失或被坏人利用。3、有印时，文秘人员应亲自盖章，不可由他人代劳。铅印或胶印文件套印时，保管人应到场监督。4、印章要定期清洗，保持清洁。印章使用次数多了，字隙会被一些脏物和印泥的纤维堵塞，盖出印痕就会模糊不清。5、印章必须严加保管，严防丢失，也不可放在办公桌的抽屉里，以防撬窃。三、领导交办事项的办理要求1、态度和蔼，协商解决，不要打着领导的旗号发号施令。2、坚持原则，按章办事，不要违法乱纪，更不能为达到目的而不择手段。3、一视同仁，不分亲疏，不要看人办事，有失公平。四、机要文件打印要求文件、资料的打和印是机关机要工作的两个重要环节。高级领导机关设有微机打字室和文印室，打印分开，一般机关打印集中一室1、打字：经过领导签发的机要文件送到微机室，必须进行登记，指定专人打字和校对。2、复印：文印室接受机要文件也要登记，并注明复印的时间和份数。规定专人承印，与一般文件、资料分开，对印后的腊纸和废印文件要当场销毁。四、机关保卫工作的范围重点1、文件资料和机要室；机关的档案室、馆、库；章印保管室；会计室；办公设备；物库、油库、车库；武器弹药；水电煤气消防通迅等系统；高级领导的办公室会议室和接待室都是机要的地方；某些重要或秘密会议会场；机关住宅区；机关附属的宾馆招待所五、危急事件的处理程序和方法P22-23危急事件是指由自然或人为原因引发的危险而紧急的事件。程序如下：1、现场保护和报告2、调查和判断3、预测与监控4、处理和重建*1、值班工作的作用一是联络作用。二是过滤作用。三是应急作用、四窗口作用*2、印章的作用一是权威作用二是代表作用三是凭信作用*3、领导交办事项的特点和范围特点；一是保密性二是内部性三是实务性四时间不定性范围；一是广泛性二是临时性三具体性四紧迫性。*4、机要秘书的工作事项工作事项如下；一是收到文电后，进行分类、编号、登记、填写办文单，送秘书长或办公室主要领导过目，提出意见，呈送有关领导阅示或传阅。二根据领导的批示，将电文主要内容和领导批示转告有关方面，或请他们前来阅看文件，也可摘录其内容，并将办理情况报告有关领导。三承办领导的电话事务，或领导交办的其他事务四替领导查阅资料，摘录有关信息等五收存领导的讲话稿，清理领导身边的文件、资料、特别是机要文件，以防散失六了解领导的日常活动和去向，便于有急事联系七有的机关机要秘书负责掌管或兼管机关印章，负责做好监印工作。领导身边的机要秘书，还应随从领导外出，协助做好警卫工作，关心领导的生活和健康等。*5、机要工作及其特点一般地说，凡是内部不宜公开或一须公开的运作程序，凡是涉及党、国家和军队等机密的事统称机要。处理这类事务的工作称为机要工作，从事这些工作的人员称为机要人员，有的叫机要秘书。机要工作的范围，有两种意见；广义说为，应包括文书收发、文印工作、会议记录、领导批件办理等，同保密、档案工作等作为一个有机整体，纳入机要工作的范围，由机要部门实施建设、协调、统一管理。持此说者称为大机要。狭义说认为，机要工作仅指有关机要通信及相关工作，持此议者称为小机要特点；保密性、内部性、实务性、时间不定性*6安全保卫工作的任务一是宣传教育，增强法制观念，依靠群众做好四防防火、防贼、防谣、防特工作。二加强内部治安管理，同刑事犯罪活动和其他危害行为作斗争，查破案件。三严密各项防防措施，保卫要害部门的安全。四协助有磁部门做好保密工作，同出卖、盗窃党和国家机密的行为作斗争五领导本机关本单位的警卫人员，保安人员，内保人员以及消防队，护卫队和治安保卫组织。六监督、考察在本单位的补依判处管制，剥夺政治权利、缓刑、假释监外执行的罪犯和被监视居住、取保后审的被告人。*7、危及事件的特点危急事件是指由自然或人为原因引发的危险而紧急的事件。特点：突发性、偶然性、意外性、危害性*8、祝贺、颁奖事务工作内容和程序一与会人员进场二贺奖仪式开始三宣读贺奖的有关决定、贺词四颁发奖品等五有关人员致词六授勋活动*9、宴请活动的工作程序一准备宴请活动（1）确定宴请的对象、规格、范围（2）确定宴请的时间、地点（3）宴请的通知方式（4）定菜（5）现场布置二宴请活动流程（1）迎宾（2）进休息厅（3）入席（4）致辞（5）就餐交流第二节信息工作1、信息获取的范围、渠道、方法信息获取是指文秘人员利用各种渠道和方法获得领导工作所需要的信息。范围；上级信息、内部信息、社会信息、同业信息、历史信息、国际信息渠道；1、信息网络渠道2、文书渠道3、书刊渠道4、调查渠道5、会议渠道6、科研渠道7、信访渠道8、档案渠道。方法；网络查询法、文字阅读法、收看收听法、会议记录法、相互交流法、专题调查法、随时观察法、索取求购法2、信息加工的方法一是归纳法二是浓缩法三纵深法四扩充法五对比法六转换法七图表法八是剪接法3、信息工作的概念、作用、特点信息工作，特指文秘人员获取、加工、传递、储存、利用和反馈信息的一系列活动。信息特征；客观性、无限性、时效性、共享性、可传输性、可加工性、可扩散必性、可塑性作用：一是辅助领导正确决策二是协助领导科学管理三是领导与文秘人员的思路四提高文秘人员工作效率工作特点；服务性、综合性、针对性、适时性4、信息工作的要求敏锐、准确、及时、全面、适用、经济5、信息简报的编写一要标题醒目、主题集中、内容新鲜、结构简单、篇幅简短、语言简洁6、信息提供的对象和方式对象：信息提供是指文秘机构将加工方式：简报递送、电报递送、传真递送、网络传送、电话报送、音像制品递送7、信息工作的主要制度一是信息专报制度二信息报送数量定额制度三是紧急信息报送制度四信息稿件送审制度五是信息采用通报制度六是信息专题分析制度七是信息业务培训制度八是信息工作奖惩制度8、信息存储的方式一计算机存储二信息简报存储三多媒体存储四信息资料存储五缩微胶片存储*1信息的概念和特征信息有广义的和狭义的，广义的是对各种事物运动特征的客观描述，狭义的是指通过一定的物质载体反映出来的新的有用知识信息特征；客观性、无限性、时效性、共享性、可传输性、可加工性、可扩散必性、可塑性*2、信息提供的要求一是针对性二是多样性三是适时性四是保密性*3、信息存储的要求一认真筛选二科学分类三系统完整四坚持不懈五便于检索*4、信息的深加工一是要有高度二是要抓重点三要找规律四要提对策*5、信息存储的意义信息存储是指文秘机构和文秘人员将有参考使用价价值的信息资料经过整理后，以一定的方式保存起来，便于以后利用。一有利于充分利用信息资源。二有利于开发深层次的信息三有利于提高文秘人员工作效率第三节调研工作1、调研工作的概念所谓调研工作，在此专指文秘人员为有效辅助领导活动而开展的调查形容业务。它是调查研究在文秘活动中具体体现。2、文秘人员调研的原则（1）点上调研与面上调研相结合（2）定性调研与定量调研相结合（3）直接调研与间接调研相结合（4）信息与调研相结合3、选题的原则（1）、针对性原则；一是当前领导工作中带有普遍性、向性的问题。二是领导工作中急需解决的问题，这些问题不解决势必影响全局的政治稳定和经济建设。（2）、创新性原则；主要有两种情况一是新出现的或过去曾出现过但一直未引起人们注意的问题，二是过去别人研究过的问题，但变换了研究的角度和方法，对问题有新的理解。（3）、可行性原则；必须处理好几个关系一是大与小的关系。二是难与易的关系。三是需要与兴趣的矛盾。4、调查的方式、方法四种调查方式：全面调查、重点调查、典型调查、抽样调查。方法：个别交谈法、开调查会、现场观察法、问卷调查法、文献调查法、统计调查法、专家调查法5、研究的方法比较法、分类法、类比法、归纳法、演绎法、分析法、综合法、抽象法比较法：是对彼此有某种联系的事物加以对照，从而揭示他们之间的共同点和差异点的一种研究方法。一是纵向比较二是横向比较三是相同点的比较四是相异点的比较五同异综合比较类比法：是根据两个或两类对象之间在某些方面的相似或相同，从而推出它们在其他方面也可能相似或相同的一种研究方法（1）实体类比（2）拟体类比（3）喻体类比（4）质体类比。注意以下几点：一寻找具有更多共同属性的两个或两类事物进行类比二寻找本质属性相似或相同的两个或两类事物进行类比三寻找共有属性之间相关程度较高的两个或两类事物进行类比。分析法：是把研究对象分解为各个方面、部分、阶段、属性或层次，并分别加以考察，从而认识这些要素的本质及其在整体中的地位和作用的一种研究方法。一是定性分析二是定量分析三因果分析四典型分析五矛盾分析六系统分析综合法：是把研究对