2 嘉禾人寿保险股份有限公司机要文件管理规定

1嘉禾人寿保险股份有限公司机要文件管理规定第一章总则................................................................................2第二章机要文件的界定.........................................................2第三章机要文件的阅读.........................................................3第四章机要文件的收发、传递和制作.................................4第五章机要文件的管理.........................................................5第六章机要文件的清退和销毁.............................................6第七章附则................................................................................72第一章总则第一条为规范公司机要文件的管理，确保机要文件保密，安全，传递及时、准确。根据《中华人民共和国保守国家机密法》，结合我公司实际情况，特制定本办法。第二章机要文件的界定第二条凡内容涉及国家秘密（划分范围见《中华人民共和国保守国家秘密法》、行业秘密和公司秘密，在一定时期内必须严格限读范围的文件均属机要文件。第三条公司机要文件包括：公司股东大会、董事会、监事会、总经理室会议和业务联席会等形成的涉及重大决策的文件材料；公司稽核、人事、财会、投资及业务部门等形成的、需要在一定时期内、限一定范围人员知悉的文件材料；公司的产品开发、各种业务统计报告（表）、计算机软件程序和业务数据等文件材料；公司中长期发展规划、年度工作报告和工作总结；年度公关宣传策略等文件材料；公司日常往来中需要保密的信函、传真和公文等文件材料；第四条机要文件按密级划分为绝密、机密、秘密三极。第五条机要文件密级划分标准如下：（一）涉及公司核心秘密，如果泄露将给公司造成特别严重损失的文件为绝密文件。绝密文件上加盖“绝密”章。3（二）涉及公司重要秘密，如果泄露将使公司遭受较大损失的文件为机密文件，机密文件上加盖“机密”章。（三）公司近期需在一定范围内保密的文件为秘密文件，秘密文件上加盖“秘密”章。第六条机要文件密极的划分由公司综合行政部（或综合管理部）在各部门划定密级的基础上确定。在划分密级时主要是根据文件内容、发放范围，参照文件的归档范围和保管期限综合确定。第七条上级机关机要文件密级的划分严格按照制发机关的规定执行。第八条公司内部密级文件的降密、解密由综合行政部（或综合管理部）负责。综合行政部（或综合管理部）指定专人定期按公文、档案管理规定对密级进行降密、解密，并将需解密的文件报总经理室审批。第三章机要文件的阅读第九条机要文件要按照制发机关规定的范围阅读，不得擅自扩大。第十条绝密文件应严格控制知悉范围。凡收到和发出中国保监会和中国人民银行等上级机关以及公司各部门、各分公司的绝密文件，要首先呈送总经理室领导批准，然后根据其批示意见办理。绝密文件一般不外借，确因工作需要阅读文件的有关人员，要经总经理室领导4批准。绝密文件不得摘抄、复印。第十一条机要文件应在阅文室阅办。如因工作需要在综合行政部（或综合管理部）以外的地方阅办的机要文件，须经综合行政部（或综合管理部）负责人按保密规定批准。第四章机要文件的收发、传递和制作第十二条中国保监会和中国人民银行的急件，机要秘书应随时领取。第十三条上级机关发给公司的信函，一律送给综合行政部（或综合管理部）指定的机要秘书，由其开封、登记和分发，其他人员未经委托，不得代办。第十四条公司机要文件的传真应由机要秘书在专用的传真机上收发。第十五条机要文件的收发、传递应履行登记、签字手续，并逐件清点清楚。传递时要登记编号，并加盖密级图章。第十六条发往上级主管机关的机要文件，应提前一天将文件准备好，送综合行政部（或综合管理部）机要秘书登记、编号、封口，由其送达有关单位，并严格履行签收手续。第十七条公司机要文件的制作由综合行政部（或综合管理部）负责。（一）由发文部门按发文稿纸的要求逐项认真填写，标明密级和5缓急以及保密期限，送总经理室有关领导审批签发。（二）将领导签发后的文稿和电子文档一同交综合行政部（或综合管理部）核稿、制作并发送。原稿及批件留综合行政部（或综合管理部）存档。第十八条综合行政部（或综合管理部）制作机要文件应有严格的保密意识。电脑内应加密加权，并用光盘备份。第十九条机要文件的印制份数要严格按照领导的批示执行，机要秘书在发送时要严格履行签收登记手续。第五章机要文件的管理第二十条公司所有机要文件由综合行政部（或综合管理部）统一管理。机要文件要求建立严格的登记制度，并保存在保险柜内，传阅时要掌握阅读范围，以防丢失和查无下落。第二十一条机要秘书收到机要文件后，应及时登记、分发。第二十二条机要文件应在办公职场阅文室内阅办，并严格办理阅读登记手续；离开办公室时，必须将文件锁好，不得随意乱放。第二十三条总经理室领导批示有关人员可以阅办的机要文件，由总经理室秘书通知有关人员办理，并履行登记、签字手续，以便掌握文件的去向。阅办人员应抓紧时间阅读，并及时退还，不允许长期放在个人手中。如办文需要借阅时，应办理借阅手续，限时退还。6第二十四条不得携带机要文件离开办公职场，如因工作需要携带机要文件外出时，要事先采取安全措施。绝密文件一律不得携带外出。第二十五条复印机要文件，应建立审批、登记、编号制度，严格控制复印份数，并视同原件一样管理。复印机要文件要经过总经理室有关领导批准。第二十六条绝密文件一律不得复制、复印。第二十七条总经理室秘书和机要秘书，如因故较长时间不能上班时，综合行政部（或综合管理部）负责人应临时指定他人代管文件。原经管人员应负责将有关规定向代管人交代清楚，待返回公司时必须认真交接。第六章机要文件的清退和销毁第二十八条总经理室秘书和机要秘书对机要文件要做到：每月清查一次，每季清理一次，发现有不明去向的文件要及时查找；对借出或传阅的机要文件要及时收回，不能积压在个人手中，以免影响他人阅读或丢失。第二十九条公司的机要文件及订阅、赠送的各种内部刊物、资料，需留存的，一律由机要秘书统一管理，并做立卷归档处理；不需留存的，经综合行政部（或综合管理部）负责人批准，并在登记本上注销，统一由综合行政部（或综合管理部）销毁，销毁时要求7有两人以上监销并记录存档。不准将各类机要文件（含各种内部刊物、资料）同废旧报纸混在一起，卖往废品收购站或流动收废品人员。第七章附则第三十条本规定由总公司综合行政部负责解释。第三十一条本办法自公司发布之日起实行。